取代郵件即時通溝通,6 個雲端協同合作案例幫你提升職場效率


之前讀到一篇文章:「「速度」怎麼幫助企業增加競爭力,前Google應用程式總裁的2點建議」,裡面提到一段話:「千萬不要等待前一個人把事情做完再開始執行自己的部分,不要用連續性的思維來工作,要用平行的方式思考,各自執行自己的任務!」而這正是善用雲端工作裡的「協同合作」的價值。

這裡所說的「協同合作」,是指比起一來一往的訊息溝通、資料傳遞,比起等前一個人完成任務後傳給我繼續接手,不如有一個「共同的工作平台」,讓團隊合作者可以在這個「工作平台」上一起看到需要的資料,一起進行編輯、整理與執行,反而可以:

「降低不必要的溝通次數」,並且「增加彼此的一致性與正確性」,與「同步進行提升工作效率」。

目前很多可以協同合作的雲端服務,都具備類似的效果,像是 TrelloQuipEvernoteOnenote 等等,今天就以我真實工作經驗裡發生過的協同合作案例來舉例,看看如何善用這些雲端協同合作的功能,來改進我們的工作流程。




  • 這篇文章的前因後果:

「前因」:我之前曾經針對「不是協同合作」和「是協同合作」的工作流程,會如何簡化你的工作步驟,如何提升效率與正確率,畫了一張圖解說,有興趣的朋友可以參考「一人之力為何有團隊之效?我的 Google 圓心工作策略 」一文。

「後果」:「協同合作」功能行之有年,大多雲端工具都具備這樣的功能,可是我實際上看到有好好善用協同合作的人卻還是不多,大多數朋友還是會停留在:

「面對面開會討論」、「用郵件和即時通交換檔案與想法」,但這樣做卻很沒有效率。

而且協同合作也並非只能用在工作,像是生活中的規劃也可以好好「協同合作」:「如何和朋友一起規劃自助旅行?我的旅行 App 協同合作經驗分享」。




1.用「 Google 文件」協同合作文件修改:


郵件與即時通是「有效」的任務傳遞機制,但是這樣的工作流程裡也存在著一些「低效率」的環節。

溝通雖重要,但很多溝通實際上是不必要的。

例如為了確認一份文件的修改,不斷用電子郵件重新寄送文件檔案,寄了10封郵件,就多了10個同文件不同版本的附加檔案,這樣一來,占用信箱空間、容易混亂,而且修改文件時多了很多要重新下載、覆蓋、傳送的動作,這些都是我們在改進工作流程時,可以思考「如何減法工作」的地方。

如果把上述的流程,改進成直接透過「線上文件協同合作」,讓多人可以同時去編輯那一份文件,那麼我就不需要寄出 10 封郵件、也不需要 10 個附加檔案,只要一開始寄出 1 封通知信邀請大家到線上文件進行「協同合作編輯」,每一次修改大家都可以在線上完成確認或建議,檔案版本統一而不混亂,工作步驟中省下一直重新交換檔案的眾多步驟,讓流程更精準也更快速,這就是「減法工作」,也是「協同合作」帶來的好處。

我自己通常會利用「 Google 文件」來完成這樣的協同合作,當我要請客戶修改某份資料時,我會使用「協同合作文件」,讓作者或客戶直接在線上文件跟我修改、討論,而不要用郵件即時通來來回回傳送不同的修改好檔案,這可以節省我們彼此很多的時間。




2. 用「 Quip 」協同合作企劃討論:


有時候要跟客戶討論某個企劃,以前的方法是我們用郵件和即時通(或是實體開會也一樣),想到什麼就丟個幾句話討論一下,大家回想一下,這樣的工作經驗會不會讓討論非常零散,而且無法聚焦。

所以有一次我要跟客戶討論某個企劃案,我就改成利用「 Quip 」建立一份線上企劃大綱,然後請客戶直接在這份企劃大綱上跟我討論,看是要如何修改企劃內容?有什麼新的點子?想到什麼要解決的問題?不要用即時通來說,而是全部都整理到這份「協同合作」的企劃大綱。

我們發現這樣比起原本的即時通溝通還要有效率,所有企劃想法和討論都聚焦在 Quip 的那份「線上企劃大綱」中,我們也可以清楚看到彼此持續增加的想法,也能從大綱裡凝聚出我們的共識和目標,最重要的是這個流程真的簡潔有力太多了。




3. 用「 Google 日曆」協同合作專案時程:


我最近才寫過「最簡單的專案管理工具: Google 日曆,專案團隊應用實例教學」,而其中核心的價值就在於「協同合作」。

很久之前我曾經發生過這樣的麻煩:我和某個團隊一起合作一個一年份的長期專案,我們常常要開會,有很多共同的活動行程,並且每個月都有很多專案進度要準時達成,那時候我們就是每次開會時確認好上述每個任務的時間,或是後續用郵件來溝通時間。

但慢慢的我們發現問題來了,當任務的時間要調整、當行程的地點要修改,當專案進度的時程要微調,這時候就看到我們的信箱裡充滿了來來回回「改時間」的郵件,搞得大家最後的時間進度混亂而不一致,甚至有發生過因為改了時間地點,導致有人沒改到而跑錯行程、記錯會議。

後來我就建議,其實就是我們一起「共用一個 Google 日曆」,透過協同合作,把我們要一起進行的專案進度、會議時間、行程地點,加到我們的共用行事曆中,要修改也直接在共用日曆上改,這樣大家在各自的 Google 日曆上都能同步看到最新最正確行程,上述混亂的問題就不會再發生了。




4. 用「 Evernote 」協同合作專案資料庫:


在一個專案中我總是需要跟客戶共享大量的資料,例如我們要一起辦一個大型的活動,在合作的過程中,我們需要交換活動海報設計、場地佈置細節、要準備的道具、活動規劃的想法、邀請講者的資料、各種合約與文件、社群宣傳的圖文素材、每次開會的紀錄等等,非常非常多的資料內容需要合作,而且這些資料可能來自各種數位紙本型式。

這時候,我就很喜歡利用「 Evernote 共用記事本」來跟對方一起協同合作這些資料,當我這邊邀請了講者,就把講者資料與講題規劃丟入共用筆記本。當客戶那邊確認了場地,就把場地照片、場地規劃、場地細節丟入共用筆記本。當設計者那邊正在構思海報設計,我們就把需要用到的圖片素材與文案丟入共用筆記本。

後來我們都發現這樣很有效率,因為我們都能隨時上「共用筆記本」找到需要的資料、素材,或是某次開會的想法

客戶要確認講者主題,就上共用筆記本找。我要給講者場地介紹,就上共用筆記本找。我們減少了很多「要一直跟別人要某個資料」的次數,並且可以一起在這個共用筆記本中整理出整個專案的資料庫(整理時可以善用 Evernote 目錄整理法)。




5. 用「 Trello 」協同合作團隊任務進度:


有時候要解決的問題是團隊合作時任務很龐雜,每個任務都在不同的進度上,並且要讓不同的人負責,還要追蹤每個任務的執行狀況,這時候也「一定不要」只是開會時或用郵件來交代任務,這會讓大家漏東漏西,而且還要不斷催促提醒。

我自己在面對這樣的情況時,很常使用「 Trello 共用看板」,在 Trello 建立團隊協同合作的任務看板,在看板上規劃出整個專案的執行進度與任務分類,然後把需要執行的任務都丟上看板,並且指定任務給負責的成員,這樣在一個共同的看板工作平台上,每個人都知道有哪些任務、誰要執行、執行到哪裡

不用再一直用郵件溝通和交代,在共同看板上,每個人都能明確知道任務。(這部分可以參考我用 Trello 和朋友一起規劃自助旅行的經驗:如何用 Trello 規劃自助旅行?我的 Trello 行程計畫使用技巧教學




6. 用「 Google Keep 」協同合作任務進度:


還有一次,是別人主動利用「協同合作」的技巧來跟我合作,讓我覺得很開心,執行過程也真的非常簡單舒適。

那一次是有雜誌來採訪我,並且邀請我協助他們完成一個專題企劃,他們主動的利用「 Google Keep 的協同合作筆記」,列出了一份待辦事項清單:什麼時候採訪?採訪要準備什麼東西?我需要提供哪些資料?他們會準備什麼素材?全部的細項都在我們協同合作的清單上。

然後他們還請我把我想到的延伸任務,也直接列在協同合作清單。

這樣我們就不用透過郵件或即時通瑣碎的討論,只要看著共用清單,就能掌握彼此需要的任務步驟了

  • 如果你是搜尋而來,說不定你想找的,還想學的是:




當然,還有很多可以協同合作的工具與方法,甚至可以說「協同合作」已經是現代工具必備的功能,無論是專案進度、任務分配、時程安排、文件修改、資料收集等等需求,彼此以前用郵件或即時通討論,使用「協同合作」才是真正能加快速度、提高準確性的方法。

只是你也有在工作上盡可能地運用「協同合作」嗎?如果尚未開始,那麼希望這篇文章的經驗分享,可以幫助你好好發揮協同合作的效果。

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(轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:取代郵件即時通溝通,6 個雲端協同合作案例幫你提升職場效率

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