用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃,強化感情的7個技巧


好朋友問我說:

「有沒有可以和家人一起管理行程、規劃活動、共享重要資料,增進家人彼此感情的好工具?」

我自己和老婆之間,是透過 Google 日曆Evernote Google 相簿來彼此共享生活中需要的各種家庭計劃和文件(可參考:共享數位溫情:我和老婆喜歡這樣一起做的數位應用)。但如果只能選一個簡單易用並且統一解決上述問題的管理工具,那麼或許「 Google 日曆」是個簡單易用的好選擇。

其實也有專門的工具來解決上述的問題,例如一款日本開發,叫做「 TimeTree 」的行事曆服務,他有漂亮的介面,專門針對「家庭朋友共享」而設計的行事曆功能,像是可以根據好友圈、家人圈、特殊私密圈建立不同行事曆,在行程底下好友們可以一起留言討論、張貼照片等等。

不過我跟老婆多年來都透過 Google 日曆就能把上述問題全部解決,所以這篇文章,就來分享透過 Google 日曆管理家庭生活與計畫的心得經驗,並總結看看有什麼優點與必備的技巧。





1.家庭日常瑣事同步管理與提醒,避免誤會


在 Google 日曆網頁版中同樣可以建立「多個行事曆」,並且這些行事曆可以「跟不同的人共用」,例如我們可以建立一個跟家人共用的行事曆,把家人邀請進來,以後在這個行事曆上新增的行程,所有的家人都可以在自己的 Google 日曆上看到。

方法很簡單,在 Google 日曆的網頁版左方,新增一個行事曆,選擇要「共用這個行事曆」。



然後在共用設定中,把家人的 Google 帳號輸入,就可以開始共用行事曆了。



於是,我和老婆就會把需要讓彼此知道的行程,都放入這個共用行事曆中,彼此提醒。例如我太太預約了來家裡幫忙洗洗衣機的服務,她就會直接把這個行程加入我們共用的家庭行事曆中,我就會看到。



這樣一來,家庭生活裡大大小小的生活瑣事,例如什麼時候要繳費、什麼時候要去申請什麼手續、什麼時候要去採買什麼、什麼時候要去拜訪哪個親友等等,都可以在共用的 Google 行事曆上一清二楚。

我和老婆都感受到這樣做的好處就是,避免很多時間上的誤會與吵架:

不用一直去跟另一半確認與提醒事情,也不用怕忘記哪件瑣事然後彼此責怪。

只要把事情寫上共用的行事曆,那麼這件事情就一定會被兩個人記得。





2.互相知道彼此私人行程,時間不再難喬


而且我和老婆也都有一個習慣,就是我們不只會把家庭瑣事寫入這個共用行事曆,我們還會把「各自工作上、私人朋友間的行程」,第一時間也都寫上這個共用行事曆。

例如我週末常常有講座、課程邀約,我都會把這些活動寫入我和老婆的共用行事曆中。我的老婆也會把像是她要出國出差,或是要跟朋友一起喝下午茶的活動,寫入我們的家庭共用日曆。



我們不會覺得這是彼此監視,因為這樣做更大的好處是:讓共同的家庭生活時間更好喬、更豐富

例如老婆想要跟我約一個時間去幫我的岳父處理搬家,老婆就會先看一下我們的共用行事曆,知道哪些時間我已經安排了行程,可以更快安排出我可以的時間。或是我們想安排一次家庭旅遊,就可以很簡單的避開我或老婆有事情的時間,找一個我們都有空的時間事先約定。

所以我和老婆幾乎不會為了對方為什麼沒時間而吵架,也不會為了對方為什麼臨時有事而吵架,因為我們都會「事先」把自己的行程寫入我們的共用行事曆,讓我們彼此知道對方什麼時候有事、什麼時間有空?

這樣一來,要約出有空的時間去一起做某件事,就會變得簡單很多。





3.家庭計畫共同規劃,留下家庭時光


而當共用家庭行事曆後,對於生活裡的一些大計畫,例如一次長途旅行、重要的生日節日(私人的節日),或是像最近我們的小孩剛剛誕生,這些長期的、循環的計畫,都可以在 Google 日曆上留下規劃。

一來可以讓家庭成員們知道共同的目標,二來這樣的紀錄,常常變成我和老婆一起回憶許多重要家庭生活事件的好材料。



多年前的哪一天去了哪裡旅行?
某一次週末利用空檔做了什麼小約會?
某個節日去哪裡吃了大餐?

這些紀錄都留在我們共用的家庭行事曆上,而且真的偶爾我們聊天時就會回憶一下,這樣擁有彼此家庭時光與記憶的感覺是很棒的。





4.彼此預約時間,同心協力


更重要的是,一些重要的家庭計劃,透過共用的 Google 行事曆就能一起「提前」規劃,一起為重要家庭活動「事先預留」時間,大家都能付出,並且知道什麼時候要付出時間,不會到了重要活動時有誰總是無法抽身,這樣家庭同心協力的感覺,對家人的感情有很大的幫助。

時間,是要「預先約定」的承諾。(請參考:承諾日曆,幫你實現 2017 年願望的有效合約

如果只是等到事情發生了才去幫那件事情找時間,那麼永遠都會沒時間,永遠都是手忙腳亂,而在需要為彼此共同付出時間的家庭生活中,就會變成雙方付出不對等,感覺到對方不夠用心等等的問題。

所以我老婆和我自己,都很服膺我寫過的「進攻型行事曆」的作法,如果家庭生活中即將有什麼大事件要發生,我們一定早早在共用行事曆「把彼此的時間預約下來」,這樣對方就會知道這個時段要空出來,有更重要的家庭生活必須去完成。





5.確認誰要參加家庭活動?


即使是家人的共用行事曆,如果家庭成員很多,那麼也不一定每個活動或計畫每個人都要參加,這時候,要怎麼讓家人知道哪個活動誰要參加呢?

很簡單,假設五個家人一起共用行事曆,我寫上一個行程,這五個家人都會看到,但是這個行程只需要我和老婆參加,這時候我就利用 Google 日曆本來的「邀請對象」功能,單獨把老婆邀請到這個行程,這樣家人看到這個行程時,就知道只有我和老婆需要參加了。





6.彼此留言,溝通細節


若是行程上有一些需要彼此註記、說明、討論的細節,也想要在 Google 共用行事曆上完成的話,就可利用 Google 編輯行程中的「說明」功能,把想仔細說的事情寫下來即可。





7.插入需要文件,誰都不會漏帶資料


還有家庭生活中常常需要處理一些手續,例如要幫小孩辦戶口、要申請什麼保險資料、要買什麼機票等等,如果這些也都想要在 Google 日曆上用家庭共用行事曆規劃,那麼就可以把這些「手續需要的文件」插入你的行程中。

例如要辦戶口需要的出生證明文件,在 Google 行程中選擇「新增附件」,就可以把圖片或文件或各種檔案上傳到 Google 日曆的行程中(其實是存在你的Google 雲端硬碟),這樣到時候無論由誰去辦理這個手續,都可以在這個家人共用行程中(要使用 Google 日曆網頁版或 Google 日曆手機 App ),找到需要的文件資料。

當這樣做,也可以減少許多因為某個失誤而造成的小摩擦



以上,就是我這幾年和老婆一起利用 Google 日曆經營、管理家庭生活的經驗分享,都是真實發生,並且常常發生的使用案例,透過這樣簡單的合作,不僅是增加效率,更是讓我們「順暢溝通」的好方法,提供給大家參考。

最後,你還可以參考我的其他更完整的 Google 日曆使用技巧(參考:Google日曆不是日曆,你沒想到的10種活用案例教學),也都可以回頭用在家庭共用行事曆上,做出更有效的管理喔!

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留言

  1. 你們夫婦有爭吵的時候嗎?wwww

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    1. 幾乎沒有耶,感謝我老婆也是跟我一樣更擅長理性溝通的人

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  2. 請問陰曆有什麼好的方法可以很快地設立重複提醒,譬如每年的陰曆生日提醒?

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    1. 我是用這個:
      https://play.google.com/store/apps/details?id=io.github.scola.birthday
      不是很滿意,但滿足基本需求

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  3. 謝謝分享GOOGLE實用技法,但是 TimeTree 也很想了解一下,是否之後會有使用分享呢?

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  4. 手機版行事曆看不到新建的分享日曆?

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    1. 應該可以啊,要不然就是要到網頁版先檢查看看有沒有勾選他人分享給你的日曆

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  5. 請問共用日曆,我如果用提前提醒是只有我這個帳號會而已,還是要怎麼設定讓共用的帳號都會提醒呢?

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    1. 共用的帳號可以到自己行事曆設定去調整「所有行程在60分鐘前都提醒」,用這樣的設定即可讓每個行程都有提醒,但提醒確實是各自帳號各自設定的

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  6. 很棒的文章,但使用上有問題想請教您:
    請問您自己實際與您太太共用使用的日曆是新建一個新的or使用您個人的日曆(預設日曆,如文章圖片所示的01.個人行程)?
    若是一起使用您個人的日曆,那在同一個時段您與您太太都各自有私人的行程,日曆上會呈現二個行程,這樣使用上是否會有困擾呢?

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    1. 這就看每個人的工作特性,我是直接使用我的私人日曆,因為我太太私人行程不多,而主要是我工作外的私人行程比較多,需要讓家人知道這些時間

      但如果雙方「工作時間」都有很多會議要安排,那麼會建議另外建立一個家庭日曆。

      因為家庭日曆的目的主要是「工作外」的時間要讓家人知道,這時候就算有兩個私人行程一起,例如某個晚上我要講座,我太太要跟朋友聚會,那也沒關係啊,反而是符合了家庭日立的目的。

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