Google Docs全新協作功能上線,即時多人編修與對話通訊窗口

googledocs-00 (by 異塵行者)

所謂的「文書編輯」,對於大多數人來說,都是以「文書」為重,而非以「編輯」為重。這是什麼意思呢?這就是說,絕大多數人需要的就只是一個可以「打字」、「畫表格」、「插入圖片」,具備「基本大綱樣式」的文書處理軟體而已。

微軟的Office系列確實是很優秀的辦公室套裝工具,不過也因為它太好用,導致在我們的刻板印象中文書處理工具就等於Office,而進一步的誤以為OpenOffice這樣的免費軟體,或是Google Docs這樣的線上文件服務無法滿足我們「其實很簡單」的需求。加上很多媒體評論、宣傳廣告似乎也都灌輸著我們Google Docs、OpenOffice在功能上仍然輸給微軟Office的印象?

但是為什麼一個免費文書服務應該跟微軟的商業Office套裝一樣呢?專業媒體的分析大多是在商言商,但我們身為用戶應該要問的只是這款工具能不能滿足我的需求?如此而已。而就我個人的使用經驗來看,例如Google Docs線上文件服務,拿來作為草稿撰寫、內容筆記、表格製作、簡報處理都能滿足基本工作要求,而我們大多時候真的就只是需要基本文書功能而已。

 

今天想要討論的是Google Docs這樣的一個線上文書服務,除了前面所提到的,Google Docs可以滿足我們大多數人絕大多數時候需要的基本文書功能之外,Google Docs作為一個純線上文件工具還能解決長久以來文書管理上的一個不便之處:那就是文件的分享合作需求

我記得以前學生時代,常常要和同學一起做課堂報告,每次要整理、討論大家儲存在各自獨立文件檔案裡的內容時,總是要不斷重複轉存動作,而即使利用郵件大家互相轉寄各自的資料,因為郵件本身沒有文書編輯功能,所以還是免不了檔案交換時的那些轉存動作;更別提無法大家一起針對某一份文件進行「即時的」討論與編輯。但是,現在利用Google Docs這樣的服務,這種即時分享、即時協作的問題就能被解決。

 

而不斷進步的Google Docs服務,在原本的文書編輯協作功能上,進一步推出了「預覽版」全新文件編輯工具即時協同合作功能。總結來說這次的新版Google Docs有以下的改進:

  • 1.全新設計的文件、試算表編輯工具列,加入尺規功能
  • 2.上傳電腦文件檔案後,可以更符合原始格式的轉換成可編輯的Google Docs格式。
  • 3.真正即時的協同編輯,其他協作者編輯文件時你可以看到每一個字的同步更新(舊版要隔一小段時間才會把一段更新顯示到你的文件中;而新版裡你可以立即看到對方最新打出來的每一個字)。
  • 4.加入即時通訊列,可以和合作者一起獨立針對內容開會討論。
  • 5.在原本的文件、試算表、表格、簡報編輯工具外,增加一個新的繪圖工具

googledocs-01 (by 異塵行者)

 

下面我們就來實際操作看看Google Docs的新版功能。首先因為這個功能還在「預覽」中,所以並沒有直接整合到Google文件服務裡,當我們登入Google Docs後,必須利用網頁右上方的「文件設定」,進入「Editing」頁面中,勾選「Google文件新版本:使用最新版的文件編輯器建立新的文字文件」,按下〔儲存〕。這樣才能使用上述新功能。

googledocs-02 (by 異塵行者)

 

接著,你之前已經建立的舊文件也無法使用上述的新功能,必須是全新建立的新檔案才行

利用左上方的〔新增〕,就可以建立一般文件、試算表等檔案格式。而在檔案上點右鍵,選擇【共用】,就能邀請他人一起來協同編輯這份文件。

googledocs-03 (by 異塵行者)googledocs-05 (by 異塵行者)

 

另外這邊叉題一下,如果你有興趣開始利用Google Docs作為小組合作討論的橋樑時,我推薦一定、一定要試試看Google Docs的「資料夾共用」功能!當你將某個資料夾設定成與他人共用,以後所有丟進這個資料夾的文件檔案,所有的小組成員都能即時共享編輯,在協同工作時非常的好用(而且別忘了,現在的Google Docs可以上傳「任何格式」的檔案,不限於文件的共享)。

googledocs-06 (by 異塵行者)googledocs-07 (by 異塵行者)

 

假設你已經設定好新的共同合作文件後,你和其他人可以同時在不同地方上線編輯,這時候文件編輯視窗右上方會出現一個可以展開的通訊列,會顯示目前哪些合作者開啟或關閉這份文件的編輯,利用下方的輸入欄位,就可以像即時通一樣與他人進行對話討論。這個「通訊列」的新功能,讓協同編輯文件時大家可以更容易的交換意見,我覺得非常實用。

另外,新版中每個協作者的編輯動作都會「即時同步,不會像以前一樣打完一段才同步,現在你可以看到對方最新輸入的每一個字。而且更棒的是,新版中會把每個協作者目前的「游標輸入位置」顯示出來,當你滑鼠移動到該定位游標上還可以看到這是屬於哪位協作者,讓你看到其他人正想要處理哪個段落。

googledocs-04 (by 異塵行者)

 

上圖是一般文件裡的協作畫面,下圖則可以看到在試算表工具中也同樣整合了新版協作功能,除了同樣擁有通訊列之外,當其他人正在編輯某個表格欄位時,這個欄位會「即時鎖定」,讓其他用戶無法編輯,避免了即時協同合作時的衝突。

googledocs-08 (by 異塵行者)

 

除了新增的文件可以擁有新版功能外,新上傳」的檔案也可以具備上述的新版協作工具。你可以上傳電腦中的各種Office文件檔案,記得勾選「將文件、簡報,以及試算表轉換為符合「Google文件」的格式」即可。

googledocs-09 (by 異塵行者)

 

  • 小結:

我自己平常的使用情況是,辦公室主要使用微軟的Office(有正版授權,不用白不用),家裡主要使用Open Office(免費,可以編輯微軟Office文件,需要的功能幾乎都有),然後上述兩個地方都會搭配使用「Google Docs」。一方面當我只想要簡單撰寫草稿、草案時,利用Google Docs除了簡單快速,還可以享受網路同步的好處。而另外一方面,當我需要和其他工作伙伴一起討論內容時,不管是把已有文件上傳到Google Docs,或是新增文件,都能讓協同工作更順暢。

而在新版Google Docs中,協同合作的特色更被明顯的增強,現在你真的能「即時」的看到其他合作者的編輯動作,而新增的通訊窗口也讓對話討論更簡單。或許下次你需要和小組討論報告時,可以試試看Google Docs。

留言

  1. 試算表功能可以切換成新版本喔!
    只有文件功能不能夠直接升級。

    回覆刪除
  2. 雖然這二款Office是免費的,但用微軟Office編輯時,格式都亂了

    回覆刪除
  3. 請問你如何解決排版、格式不相容的問題?
    你的合作伙伴對於偶發的格式錯誤會感到不滿嗎?

    我自己有使用Open Office與Google docs,但工作時我只敢使用MS Office,希望能指點一下。

    回覆刪除
  4. 這個困擾確實存在,也是我在文章最後所說,其實我還是同時使用三種工具的原因。

    從word文件轉入OpenOffice和Google Docs中基本上都沒有什麼問題,但是反過來,要把OpenOffice和Google Docs轉出給使用Word的人,格式上確實會有不同(不一定會亂掉,但格式確實不同)。

    這似乎沒有很好的解決辦法,如果真的要轉檔給使用Office的商務工作伙伴閱讀(有正式嚴肅的商業合作關係),那我就會自己用Office再打開來檢查,把有亂掉的格式部分調整好,因為就像您說的這是偶發狀況,所以也不會花太多時間調整(另外OpenOffice用久了,大概也會知道哪些樣式到了word上會呈現出什麼樣子,就可以事先掌握)。

    當然,最後要釐清的就是,微軟的Office是很好的商業套裝軟體,如果真的有商務應用上的正式需求,那麼當然使用商務工具有其值得之處。

    回覆刪除
  5. 不過,換個角度說,如果大家(合作夥伴們)都改用Open Office的話,
    那麼其實就沒有相容性的問題了~XD

    而且我相信它的功能應該也能滿足絕大多數的嚴肅工作需求

    回覆刪除
  6. 大學的每一份報告幾乎都用 Google Docs 搞定的,畢竟協同作業還是 Google Docs 比較徹底,雖然之前也用過 Zoho 和 ThinkFree

    回覆刪除
  7. 是的,這就是我這篇文章覺得Google Docs值得使用的最大原因。即使有所謂格式不同的問題,但是在協同合作上,Google Docs是可以發揮很大效用的工具(先把協同合作的需求解決了,後續要排版或格式再換其它軟體也不遲)。

    回覆刪除
  8. Zoho跟ThinkFree我也有嘗試過,

    Zoho有一點相容性問題,印象中好像能共同編輯,不過Google docs出現後他就沒有競爭力了。

    ThinkFree很令人驚訝,幾乎完全相容MS Office,連介面都一模一樣,不過某次檔案錯誤載不下來,之後也不敢嘗試了。

    我好想用Google docs工作,共同編輯三份文件,光是傳來傳去就積了500多MB...

    回覆刪除
  9. 格式?是什麼東西啊?!先有內容再來搞格式吧!MS OFFICE就是可以搞很多格式,所以現在還那麼多人使用.

    個人最近結束一個專題報告,協同的人員是小學生,我教他們使用google docs他們也會用,用得很好呢.

    回覆刪除
  10. 很清楚的介紹
    也來試用一下新版本.

    回覆刪除
  11. 在新的google docs編輯器中(指文件部份),gcin和ibus+新酷音輸入法都運作不正常,不管在chrome和firefox中都一樣。

    我用ubuntu的,不知道其他人有沒有操作卡殼?

    沉…

    回覆刪除
  12. 新酷音似乎還滿容易在這種情況卡到的,
    記得早期的Adobe Air版本中,新酷音也會造成軟體當機

    回覆刪除
  13. gcin問題解決。

    在新版的gcin中,使用on-the-spot模式(在應用程式編輯區顯示拼字)取代over-the-spot模式(在gcin拼字視窗拼字),就可以在新版google 文件中輸入。

    回覆刪除
  14. 不知道大家有沒有試過協同編輯的功能,我發現目前這個功能似乎還不穩定,尤其是輸入的時候,常常出問題,不是字無法顯示,就是隨便移動個游標之後,版面就亂了(可能會不小心刪掉別人或自己打的內容),用起來的感覺會心驚膽跳的,不知道大家試過的感覺是怎樣?

    回覆刪除
  15. 這個我還沒有遇到,持續觀察看看~

    回覆刪除
  16. 作者已經移除這則留言。

    回覆刪除
  17. 你好!第一次來到貴網站, 想問問google docs 問題.
    請問google docs presentationt有沒有discussion 功能?
    collaboration 是否有如video 內demo一樣順暢?
    本人未試用過google docs==;
    朋友也不知道google 有google docs或版主上述功能><
    麻煩解答=]

    回覆刪除
  18. 都有的~

    不過協作時太多人就會變慢一點

    回覆刪除
  19. 在使用m$ office 內文是直書的方式,但上傳後在google docs,編輯無法編輯、預覽時卻是橫式的而且也擠在一起,不知道是否有人會相同之情況。

    回覆刪除
  20. 呵呵,直書的我就完全沒有側試過了

    回覆刪除
  21. google docs 值得一試

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

自動替換千篇一律英文用詞:用 Google Docs 打精彩英文報告

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

15 款生產力擴充套件改造 Google Chrome 變成辦公室工作平台

Facebook Lite 輕量版開放台灣下載,簡測省電省流量與速度

如何開啟 YouTube 秘密開發的深色模式?不需外掛!

比較 6 款手機上最棒掃描器 App 的文字文件掃描效果

[時間技客-11] 莫法特休息法,面對高壓力工作的積極休息技巧

Google AutoDraw AI幫你畫卡片、簡報圖案,人人都可快速繪圖

10款背單字 App 推薦:不是死背的零碎時間記住英文單字技巧

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略