Dropbox新工作術：10個你可能不知道的檔案整理功能

如果說之前的 Dropbox 是專注在同步、共享的雲端硬碟服務，那麼在 2014 年到 2015 年之間的 Dropbox ，可以說非常努力的朝著職場工作平台的方向邁進，除了依然還是有穩定流暢的同步速度，以及簡單易用的檔案共享外，還多了許多更進階的新檔案整理功能。

尤其在 2015 年明顯感受到加速推出的多個 Dropbox 新功能，開始讓我們不僅僅只把 Dropbox 當作一個儲存檔案的空間，更可以當作多人管理專案的平台，應用在職場團隊合作，或是學校的報告交流上，新功能都帶來更高的效率。

所以今天這篇文章，就以 Dropbox 的新工作術教學為題，除了大家都知道的檔案同步外，還有哪些你可能不知道，但卻非常有用的進階檔案整理技能呢？當然，這些技能都是免費版就能使用的！

• 1. 向其他人請求檔案：比分享更好用！ Dropbox 推出向任何人請求檔案功能

例如學校老師想要讓學生雲端交作業，或是專案經理要讓不同部門的人快速把檔案集中到自己的資料夾，又像家族旅行後讓大家集中上傳照片。

只要是你想要讓沒有使用 Dropbox 的人，也能輕鬆把他們的檔案上傳到妳的 Dropbox 中，就該使用 Dropbox 內建的「檔案請求」功能。

• 2. 在檔案旁留言討論：共享檔案也能即時通！ Dropbox 推出留言協作大更新

例如我把新書的封面檔案分享給幾位夥伴瀏覽，我希望獲得他們的回饋意見。或是當我們共享一份報表、行政文件時，大家針對這個檔案有一些不同的想法需要交流。或者繳交作業、報告後，發現這個檔案有些問題。

這時候 Dropbox 內件的檔案留言功能，就可以把大家的討論串保留在檔案預覽圖旁邊，可以當作合作時一個簡單快速的溝通管道。

• 3. 用線上 Office 即時編輯 Dropbox 檔案：免安裝 Office！ Dropbox 內建 Office Online 即時編輯

除非你改用 Google Drive 線上辦公室平台，要不然現在檔案交流的最大宗可能還是各式各樣的 Office Word、 Excel、 PowerPoint 文件。

這時候 Dropbox 的線上平台可以讓我們不需要在電腦安裝 Office 軟體，就能直接用線上 Office 開啟 Dropbox 內的文件檔案進行編輯，所有修改內容與 Dropbox 同步，讓我們在網頁裡就能完成文件、試算表與簡報的製作。

• 4. 把 Gmail 附加檔案直接轉存 Dropbox：Dropbox 整合進 Gmail ！推出郵件插入雲端檔案外掛

Google 的 Gmail 當然早就內建了 Google 雲端硬碟，可以讓我們儲存與插入郵件附加檔案時更方便，甚至超越檔案大小限制，可以插入超大超多的檔案到郵件裡。

而 Dropbox 用戶則只要安裝上面文章連結裡介紹的套件，就可以在 Gmail 裡同樣的插入超大超多的 Dropbox 附加檔案，或是把 Gmail 郵件附檔直接轉存到 Dropbox 儲存。

• 5. 螢幕截圖快速上傳分享：Dropbox桌面軟體內建一鍵螢幕截圖、即時分享截圖連結

這個功能其實 2013 年就推出，但知道的朋友其實不多。我們只要在 Dropbox 桌面同步軟體中開啟「使用 Dropbox 分享螢幕截圖」功能，就可以利用電腦鍵盤上的〔 PrintScreen 〕按鍵來截圖，而截下來的圖檔會自動上傳到 Dropbox ，並獲得分享網址。

這對在工作上常常需要交換桌面資料的朋友來說非常便利好用。

• 6. 重要資料的檔案救援：最佳檔案救援軟體也需要的100%救回誤刪檔案教學

我們總是有可能在工作上誤刪檔案、覆蓋錯誤檔案、要找回之前修改的文件版本，這時候比起單機檔案救援軟體，其實雲端同步才是救回檔案接近 100% 有效的選擇。

在 Dropbox 中可以救回 30 天內誤刪的檔案，還原某一份文件的某一次修改版本，這是我們在職場上一定會用到的技能，而且可以解決自己遇到的大麻煩。

• 7. 讓 Office 文件不衝突的協同合作：不再有衝突的複本： Dropbox 檔案協作圖示免費推出

如果使用了多年的 Dropbox ，一定有遇過檔案版本衝突的問題，當多人同一時間打開同一份共享文件時， Dropbox 為了避免覆蓋重要內容，就會產生多個檔案複本。

但是現在新的 Dropbox 聰明多了，針對微軟 Office 的文件會顯示出一個「協作圖示」，在這個氣泡中會告訴你誰正在一起編輯這份檔案，當有內容更新時即時同步，甚至還能用這個氣泡進行即時通對話。

• 8. 用電腦軟體開啟雲端檔案：Dropbox 最重要的技術突破：雲端網頁取代檔案總管！

我們現在工作時或許還是習慣打開 Windows 內建的檔案總管，但是我自己的期望是，有一天雲端的檔案管理會比本機還要方便，甚至擁有更多功能，這一點其實在 Google Drive 的雲端檔案管理上已經部分實現：Google Drive 幫檔案時間管理：雲端硬碟檔案任務化教學。

而 Dropbox 的網頁版其實也是一個方便的線上檔案總管，而且還支援直接用電腦上已經安裝的對應單機軟體，去打開 Dropbox 雲端網頁裡的文件檔案。

• 9. 打造團隊的雲端 FTP：值得小團隊測試！ Dropbox 企業版功能開放免費使用

真正公司團隊的檔案共享管理方式，和我們一般職場上偏向個人團隊的檔案管理方法有不同的需求。

公司團隊的檔案管理需要可以建立不同的專案群組、有更細緻的權責分配，是以公司的人事來管理，而不是以檔案來管理，這時候，我們可以利用 Dropbox 最近才從企業版下放免費版也能使用的團隊功能來解決需求。

• 10. 讓 Chromebook 也有 Dropbox 同步資料夾：如何在 Chromebook 整合同步 Dropbox 檔案資料夾？

就我所知，台灣有不少學校、公司採用 Google Apps 服務，而 Google 的 Chromebook 更是一台性價比高又能滿足 Google App 工作環境的筆電。

但是如果在 Chromebook 環境中也想使用 Dropbox 呢？現在也有方法可以把 Dropbox 雲端同步資料夾整合到 Chrome OS 作業系統中使用了。

上面這 10 個 Dropbox 新檔案整理術，大多都是這一兩年才陸續新增的功能，或許長期使用 Dropbox 的你不一定有發現，但每一條都對工作效率有所幫助，因此這篇文章一次整理給大家參考，讓你的學校報告或職場工作因為 Dropbox 更加得心應手。

而若是你希望的是更多的空間，那麼也不要錯過進行中的：「贏得 Dropbox 25 GB 免費空間！大專盃活動再次開跑」。

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