2014年5月24日 星期六

Google Drive 幫檔案時間管理:雲端硬碟檔案任務化教學

我從以前在電腦硬碟上做檔案管理時,就常常有這樣的困擾:
重要的檔案無法集中在一個方便取用的地方;最近需要的文件總是散落在不同資料夾的深處;一些需要我關注修改的資料,沒有辦法像是時間管理的任務清單那樣,主動的提醒我:「應該要去處理的檔案」。
有沒有辦法把「檔案管理」任務化,成為一個我可以最快找到重要檔案、提醒需要的文件,甚至擺脫分類資料夾帶來的資料處理缺乏效率的壞處,讓平常工作時更簡單直覺使用這些檔案呢?

在 Windows 與 Mac 的內建檔案管理中,都有一些方法可以優化這個檔案處理流程。而在雲端服務: Google Drive 雲端硬碟」裡,也包含很多符合 GTD 原則的任務化時間管理方法可以活用,這篇文章,就是要來分享我個人的實作心得。

2014/10 補充,更完整的 Google 雲端硬碟工作方法教學活用 Google Drive 雲端硬碟 12個激發工作潛能技巧教學 




就像我在「10步驟改造 Gmail 信箱當個人時間管理與工作排程系統」一文裡所做的事情一樣,我覺得最有效的 GTD 方法,或者說最有效的時間管理方法,不是建立一份獨立的待辦清單就能達到,而是要「把自己的整個工作環境」都 GTD 化、任務化。

例如當進入信箱時,收件匣的清單就只是我必須執行的任務清單。例如當進入檔案總管裡,就能看到自己需要處理的檔案。

只有當自己的工作環境可以進行時間管理的最佳化,讓資料庫類型的資料不再只是資料,也有任務清單的結構,那麼我們處理事情就會事半功倍,這也是這篇文章想要探討透過 Google 雲端硬碟來將檔案文件任務化的原因。

Google 雲端硬碟是一個非常強大的線上作業系統,如果你還不是很深入了解,歡迎先閱讀我的系列重點心得:





  • 1.把檔案總管用「時間軸」排序成待辦清單:

一般來說預設的檔案排序是以檔案名稱來排序,這有時候有用,但大多時候缺乏邏輯,除非我們很用心的幫檔案想名稱,但即使如此,檔案總管也無法動態的呈現出「我們最近需要的」檔案,因為這個需求是一直在變的。

所以在工作上一個相對好的檔案排序方法(在 Windows 與 Mac 上也一樣),我認為是依據檔案的開啟時間、修改時間來排序,把最近打開過、編輯過的檔案排在前面,那麼不就等於一進入檔案總管,就會在最前面看到最近需要的檔案。

換個角度說,這就是把「需要處理的任務」排列到前方,也就是將檔案管理任務化的第一步。

在 Google 雲端硬碟中,有三種這類排序可以使用,他們分別代表的意義是:

  • 上次修改日期:從電腦端或線上端,任何人修改過的檔案,就排序在最前面。
  • 我上次編輯的日期:從電腦端或線上端,我修改過的檔案,就排序在最前面。
  • 我上次開啟的日期:從線上端,我在雲端硬碟線上開啟過的檔案,就排序在最前面。






  • 2.「打破資料夾」限制,直接看所有近期工作檔案

我自己的習慣是優先把「 Google Drive 」當檔案總管來使用,也就是線上優先,所有文書處理盡可能使用 Google Docs 原生格式,而其他像是微軟的 Office 文件、 PDF 或各種圖檔,也利用 Google 雲端硬碟直接線上開啟瀏覽,或是利用 Google Drive 內建 Web App 線上編輯。

所以我自己習慣的檔案排序方式是「我上次開啟的日期」,上次我在雲端硬碟上使用過的檔案就會排列在最上方,而這就代表了基本的「最近需要處理」的意義。然後再依據需求,彈性切換另外兩種排序方式。

不過,一般檔案我們一定會用資料夾分類,各自檔案還是隱藏在各自的資料夾裡面,那即使重新排序了,不也還是看不到自己需要的真正檔案嗎?

所以 Google 雲端硬碟裡有一個好功能,在左方功能列可以找到「近期」與「所有檔案」這兩個頁面。

打開「近期」或「所有檔案」,就能打破資料夾的限制,直接顯示所有 Google 雲端硬碟裡面的單一檔案文件,輔以上面提到的時間軸排序方法,這樣一來,就真的讓「最近進行中的檔案」可以在一個頁面上一目了然的處理了。





  • 3.即時追蹤「處理中」的工作

Google 雲端硬碟的右上方可以打開「活動動態」清單,這裡可以即時的看到有哪些人當下在你的 Google Drive 中編輯修改了檔案。詳細的操作可以參考:「聰明的文件管理方法! Google Drive 即時文件編輯活動動態」。

前面提到的檔案時間軸排序,結合這個動態的活動清單,那麼我們幾乎不會在 Google 雲端硬碟裡「錯過」需要處理的檔案,「遺漏」他人交辦的任務(當他人進行了檔案編輯時獲得提醒),而這就是時間管理的任務追蹤了。





  • 4.星號標記:重要任務

前面的時間軸排序,只是讓我們知道「哪些任務可能需要處理?」但是,在待辦清單管理中,我們都知道更關鍵的是要標註出清單裡的重要任務,不可以所有瑣事都是一樣的重要性,而是應該挑出裡面必須優先執行的項目。

在 Google Drive 中,這件事情就是幫檔案打上「星號」,打上星號的檔案、資料夾,就會單獨出現在「星號標記」這個分類中。

而從時間管理上來看,這就是「優先應該執行的任務」。





  • 5.顏色:特殊常用資料夾

之前我在「Google日曆 最佳化:在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程」一文中提到,我會用行事曆的顏色來區分每天行程裡的重要會議。

在 Google Drive 中也可以利用類似的方法,來突顯出「重要資料夾」的地位,你可以重要的資料夾都改成紅色,或是幫少數特殊資料夾加上你自己覺得最容易辨識的色彩,只要在資料夾'上點擊右鍵選擇「變更顏色」即可。

這樣一來,當我進行檔案處理時,就能一眼認出最特殊的常用資料夾在哪裡,例如儲存常用行政文件的資料夾?等等。





  • 6.標示出「未完成」的工作

在時間管理中之所以要建立待辦清單,就是要提醒自己「哪些工作尚未完成」,這樣的需求,有沒有可能在一般的檔案管理裡面實現呢?

在 Google 雲端硬碟中,如果有其他合作者編輯了某個檔案,而我尚未開啟檢視過這份文件的話,那麼這份檔案就是用「黑色粗體」凸顯出來,顯示為未檢視的狀態。

利用這個特性,我就可以「自己手動」標示出那些「未完成」的工作。

如果我今天的工作時間到一個段落,但是還有一些文件需要留到明天處理,這時候我可以在這些重要檔案上點擊右鍵,選擇「標示為未檢視」,這樣一來,第二天我打開雲端硬碟時,就能從「黑色粗體」文件中,快速知道自己需要「接續」處理哪些資料。





  • 7.任務的筆記功能

檔案只有名稱,有時候一份檔案我需要加上一些「備忘錄」,就好像任務待辦清單裡有時候會幫任務寫上註解一樣,這個需求一樣可以在 Google 雲端硬碟中達成。

如果有一份文件你要註記以後怎麼使用,或者一個檔案你要註記還需要完成哪些補充,可以直接在 Google 雲端硬碟中打開單一檔案右方的「詳細資料」,找到「說明」欄位,就可以幫每一個檔案加上自己需要的筆記。

以後在使用這些檔案時,就可以查看這樣檔案的使用備忘錄。





  • 8.最少的整理分類,「搜尋」找出所有檔案
當然,永遠不要忘了數位時代最好的整理方法就是「用搜尋找出你的需要」。「最好的整理就是最少的整理,不需要整理的整理術」,與其花很多時間分類,又怎麼都無法做到完美分類,那麼不如盡可能把分類減少,然後用搜尋的方式找出你需要的項目。

在 Google 雲端硬碟裡,可以找出「各種檔案」的「內文,也就是不只是查詢檔案名稱而已,只要上傳到雲端硬碟裡的檔案,就可以被 Google 找出內容文字,讓我們更準確深入的搜尋出需要的檔案。






  • 9.互相交辦、追蹤任務:活用編輯裡的註解提醒

最後,有一個大家用得不多,但其實對於把檔案任務化方法來說非常實用的功能,就是 Google Drive 裡面的「註解」。無論是 Google Drive 裡原生格式的文件簡報,或是任何一個上傳到雲端硬碟的各式各樣檔案,都可以加上「註解」。
例如我上傳一份申請文件到雲端硬碟,和另外一位合作夥伴共用,我透過「註解」功能提醒對方要「記得填單子」,對方可以在註解上回應我「已經完成」,我檢查後可以進一步交待新任務:「必須檢附發票」,而對方可以在完成後同樣在註解答覆我。
這些「註解」都會透過電子郵件直接提醒對方,也就是一個簡單、明確的任務交接流程,並且可以從對話模式裡,非常清楚簡單地針對任何一個檔案進行互動處理,而這也就是將你的檔案任務化了。

以上,就是我在 Google Drive 雲端硬碟中將看似散亂的檔案文件加上「任務清單化」處理的方法,從而在棘手的檔案管理中,也能找到時間管理的有效步驟,提供大家參考,也歡迎大家回饋你的意見或方法。





10 則留言 :

  1. 写得真好 大有裨益

    回覆刪除
  2. 請問【檔案>發佈到網路】功能是否有開啟,除了進入每個檔案檢視外,有更便捷的辨識方法嗎?

    回覆刪除
    回覆
    1. 有,利用上方的「搜尋欄」,拉開進階搜尋選單,選擇「公開在網路上」,就能知道有哪些檔案是發佈的了。

      刪除
  3. 可能是我表達不清,可以再次麻煩您嗎...?
    因為試過以後還是一樣搜尋不到...
    似乎是使用【共用>公開在網路上 - 網際網路上的所有人皆可尋找和檢視】之設定,才能藉由搜尋欄搜尋到,而且在檔名後面都會加註共用項目的提示。
    若是編輯某文件後使用【檔案>發佈到網路】之設定還是沒有,而且也沒發現任何提示顯示檔案被共用或檢視中。

    回覆刪除
    回覆
    1. 是的,如果是這樣的話沒辦法

      刪除
  4. 在 Windows 與 Mac 的內建檔案管理中,都有一些方法可以優化這個檔案處理流程。而在雲端服務:「 Google Drive 雲端硬碟」裡,也包含很多符合 GTD 原則的任務化時間管理方法可以活用。

    上述,更加期待異塵大分享在 Windows上優化檔案處理的流程,畢竟,多數時候,PC上的工作還是佔了很大的部份,更遑論更多人不能在上班時間上網用雲端硬碟。而PC上的檔案管理真的是一門學問,期待期待阿!

    回覆刪除
    回覆
    1. 三者來比較的話,我覺得「 Google Drive 雲端硬碟」最能貫徹這樣的方法,這也讓我平常上班也就是直接用 Google 雲端硬碟當作檔案總管了。 當然,也一定有朋友有單機需求,我會找時間也寫成一篇。

      刪除
  5. Google drive 不知是否有如 Gmail tag 的分類方式?

    回覆刪除
    回覆
    1. 有類似的做法,但我不太建議使用,不夠完善,可能會把自己的檔案整理搞亂

      刪除

相關文章: