2015年9月23日 星期三

值得小團隊測試! Dropbox 企業版功能開放免費使用

Dropbox 雲端硬碟同步服務最近的改進腳步確實加快許多,尤其在「工作需求」功能上的進化,增加了許多真的對中小企業團隊工作很有幫助的功能,例如下面三個新設定就非常值得好好利用:


聚焦在「雲端辦公室」的 Dropbox 改革最新一步,則是把原本只能在「 Dropbox 企業版」使用的團隊專案協作功能,下放到讓免費版、 Pro 付費版用戶都能使用!

如果你在學校、創業、中小企業團隊中想使用 Dropbox 合作,但又還不到購買比較貴的企業版的程度(每月每個用戶 15 美金,最少 5 位用戶),那麼現在一般的免費版、付費版(每月9.99美金)就能做到企業版中的團隊管理方式。





企業版的團隊管理功能,和 Dropbox 一般版中的共享資料夾有什麼不一樣呢?

  • 1. 你可以同時擁有一個個人 Dropbox 帳號、一個和團隊共用的 Dropbox 帳號(一個人可同時登入兩個 Dropbox 帳號,可以一起同步、一起整理)。

  • 2. 團隊 Dropbox 帳號可以與其他團隊成員連結,共同擁有一個所有夥伴共享的團隊資料夾,裡面的檔案所有團隊成員共用,可以當作企業 FTP 的概念。

  • 3. 團隊成員之間可以建立各自的專案群組,用專案群組的方式快速跟整個群組共用資料夾,不用再每次一個一個人名加入。

  • 4. 可以設定更嚴謹的共享資料夾權限,例如設定這個資料夾不允許分享給團隊之外的其他人。

也就是說原本你在 Dropbox 免費版、一般付費版中擁有的只是個人的共享檔案功能,但是現在就算在免費版中,你也能嘗試 Dropbox 真正針對小團隊的企業管理功能。

下面,就讓我們一起來試試看。





  • 1. 建立公司團隊名單,共享團隊資料夾

打開你的 Dropbox 網頁版,應該可以在左方看到一個新增的「團隊」項目,這就是原本在企業版中才有的團隊管理功能。



你可以直接點選頁面中的[建立團隊],用你目前登入的 Dropbox 帳號當作團隊管理員帳號,開始建立自己的團隊合作流程。

幫你的團隊取一個名稱,然後邀請你的公司夥伴加入一起[建立工作團隊]。



Dropbox 的「團隊管理」和一般共享資料夾的不同就是「以人為主」,我們在「團隊」功能中把真正的工作夥伴加入,或是把離開的工作夥伴剔除,那麼之後所有共享的資料夾與檔案也會做出相應的變動。

是從人的角度來管理團隊,這樣更輕鬆簡單。



啟動「團隊」功能後,也會新增一個「工作團隊資料夾」,以後所有加入團隊的成員都可以共用這個資料夾裡的所有檔案,例如你可以把公司報表、行政文件、通用聯絡資料等都丟在這裡,所有公司夥伴就能看到。





  • 2. 建立不同專案的群組,方便分組共享不同資料夾

接著,在一個團隊底下,每個成員還可以根據自己的專案開一個一個新的小群組,例如我的新書專案只要跟設計與行銷共用即可,不用跟整個公司的人共用,我就可以在「團隊」建立一個新的群組,然後把已經在公司團隊成員中的設計與行銷加入。


接著我可以在共享資料夾時,選擇直接把這個資料夾分享給已經建立的專案群組。例如我的原稿資料夾直接分享給新書專案群組、我的素材照片資料夾也可以直接分享給專案群組。

優點是我在共享資料夾時不用一個一個輸入對方郵件帳號,因為已經在一個團隊裡的群組中,只要直接共享給群組即可。





  • 3. 之後加入團隊或群組的人,可以一次獲得之前共享的資料夾

更棒的是,或許之後有新的同事加入我們這個新團隊,或是有新的成員需要加入我們這個群組,我都只要在「團隊」管理頁面的人事管理中將他加入與分組,那麼前面我們共享過的資料夾他也會立即獲得共享權限。

這就是以團隊的人做為管理中心的優點。





  • 4. 管理員主導!可以設定團隊內更嚴謹的共享權限

更進一步的,開啟團隊功能後,我們可以更嚴謹的設定資料夾的共享權限,當打開某個共享資料夾時,可以點擊[變更設定],讓這份資料不會因為共用而外流。



因為我們可以鎖資料夾只能邀請其他已經在團隊名單裡的成員加入,甚至不允許把檔案分享給團隊之外的人。

例如分享檔案連結時,其他人就算獲得連結,但如果不是團隊成員也無法查看這個檔案。





  • 5. 可以同時連接個人帳戶與團隊用帳戶
最後就是當啟用團隊功能後,你可以同時登入兩個 Dropbox 帳號,一個是個人帳號,一個是團隊帳號,方便你區隔生活私人或團隊工作的管理。

不過也不用擔心轉換團隊帳戶後自己原本 Dropbox 裡的檔案是不是都會被所有團隊成員看到,這是不會的!你的檔案還是預設只有你私人看到,只有進一步針對資料夾開啟共享功能時,才會開始把檔案共享給團隊成員。

對於一般個人使用者來說,不需要開啟 Dropbox 的團隊功能。但是如果妳是使用在真正主要工作用途,工作團隊之間需要更有效率的檔案共享與管理,那麼現在這個 Dropbox 免費版與付費版都能使用的團隊功能,或許可以讓你省下企業版的花費,值得需要的團隊測試看看。

另外,也不要錯過最近 Dropbox 重新舉辦獲得免費 25 GB 空間兩年的活動:贏得 Dropbox 25 GB 免費空間!大專盃活動再次開跑

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11 則留言 :

  1. 感覺挺不賴,不知是否一直開放"免費使用" 抑或是 "免費試用"呢 ?

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    1. 看起來是把這個功能開放免費都能一直使用

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    2. 只能試用30天?
      https://www.dropbox.com/business/try

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  2. 看了一下
    在設定裡面看到新建的企業方案帳戶是2GB (藏的還真深)
    不過沒有找到可以讓多少人使用的地方...

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    1. 另外建立之後 桌面版/APP版都有跳出提示要不要登入工作帳戶
      還蠻方便的
      這樣團隊交換檔案就不用吃自己的空間
      不錯

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  3. 我試用的結果是,個人的空間仍是歸個人!團隊的空間是歸團隊,但團隊空間一開始只有2G,而且升級方式就不是一個月300一T的方案,而是企業US$15/一人的方案耶!
    要如何能把個人1T的空間都給整個團隊使用呢?

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  4. 作者已經移除這則留言。

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  5. 請問是否有辦法取消呢?
    因為我設定團隊以後,我原來的連結路徑居然改了
    原來的圖床全部都失效了


    請問該怎麼辦呢

    非常著急中

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    1. 我不確定取消後是否圖床路徑會改回來

      但是你可以到網頁版左方的[團隊]頁面,把自己的帳號取消管理員功能,就能還原成個人帳戶

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  6. 請問若取消dropbox Business放在裡面的檔案會消失嗎?

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