2014年10月3日 星期五

Google Hangouts 即時通更適合工作溝通的 9 個好理由

雖然在一般大眾使用上, LINE 與 Facebook 即時通是更普及的,就算是我不熟悉電腦使用的爸爸媽媽,他們也懂得輕鬆用 LINE 跟我聊天,打開 Facebook 傳訊找我。不過,老少咸宜是一回事,但是如果我們回頭思考工作上的即時溝通」需求,那麼還有沒有更好的選擇?

我覺得 LINE 與 Facebook 即時通在工作利用上也有他們的一個共同優點,就是大家都已經在使用,所以順其自然的從私人領域沿用到工作領域,大家不用換帳號、不用申請新帳號,可以在最習慣的使用情境上手工作溝通(但這也可能變成缺點)。

然而,如果更進一步的去思考「工作管理」的需求時,那麼就會遇到一些問題,例如每一次工作任務討論的即時通記錄有沒有很好的備份與搜尋方法?

今天這篇文章,我想以自己的使用經驗,分享我認為如果要建立團隊、公司內的即時通訊系統,或許 Google Hangouts 是一個更好的選擇,以及為什麼我這樣認為的幾個好理由。不是要大家棄 LINE 改 Hangouts ,而是如果這樣私人、工作有區隔,還能有更多額外的好處也說不一定。

2015/8/18 新增:脫離Google+與 Gmail!Google Hangouts 推出網頁版




使用「 Google Hangouts 」很簡單,只要擁有 Google 帳號,就可以從 Gmail、 Google+ 網頁直接利用線上 Google Hangouts 進行通訊,後面我也會介紹到可以安裝到 Android、 iOS 與 Google Chrome 桌面端的 Hangouts App。

因為一開始 Google Hangouts 主要被認為是視訊工具,很多公司內的線上會議,或是學校裡的遠端教學,更多是家人之間相隔兩地的影像通話,已經很多人利用免費的 Google Hangouts 來完成。不過現在 Hangouts 已經不只是視訊聚會。

利用 Google Hangouts 也可以完成 LINE 與 Facebook 上需要的文字、圖片、通話通訊需求,並且還有一些額外針對商務工作的優點。





  • 1. 所有對話、通訊錄自動備份到 Gmail 管理

從第一次對話到最後一次的對話記錄都能永久的備份,所有已經建立好的連絡人都能自動同步,並且無論我換到哪一台機器,是不是重新安裝 App ,我都還是可以找回之前的對話記錄、通訊錄。

我想這是我對於工作上溝通「最重要」也「最基本」的要求。

LINE 在這一點上就沒有辦法做到完美的自動備份同步。只有 Facebook 即時通和 Google Hangouts 一樣是真正的雲端通訊,所有對話記錄與通訊錄都即時的儲存在雲端上,無論是否換新機器或重裝 App ,記錄都能簡單找回來。

而 Google Hangouts 備份對話記錄的地方,就是我們工作上最常使用的 Gmail ,在 Gmail 左邊的「即時通訊記錄」就可以看到所有的 Hangouts 對話資料,並且利用 Gmail 搜尋也能找出很久之前的某則對話記錄。





  • 2. 所有通訊照片自動備份到 Google 相簿管理

通訊錄雲端自動同步、對話記錄自動儲存到 Gmail, 而在 Google Hangouts 裡面傳送的照片,也不會因為換了電腦、換了手機、重新安裝 App 而消失,所有照片在傳送的當下也都備份一份在你們群組專屬的「 Google 相簿」中。

每一個 Google Hangouts 的對話群組都有一個專屬的 Google 相簿,儲存每一個人傳送的照片,群組裡每個人也都可以事後到 Google 相簿查團隊裡所有人溝通過程傳送過的所有相片。

這也是我之前這篇文章所說的「一人之力為何有團隊之效?我的 Google 圓心工作策略」,如果你平常使用 Google 雲端工具來工作,那麼把 Hangouts 納入工作溝通流程,所有資料就能更統一的整合在一起。





  • 3. 免裝軟體也能線上多人視訊會議

Google Hangouts 曾經是少數免費、高品質,並且可以容納最多 10 人一起視訊的線上會議服務,雖然現在 Skype 也提供免費多人視訊會議了:「Skype 三人以上群組視訊通話功能即日起免費開放!

不過 Google Hangouts 還是有優點,就是除了可以安裝 App、 軟體進行視訊外,也可以什麼都不安裝,直接打開瀏覽器就能線上進行視訊聚會。





  • 4. 線上不限制人數免費公開視訊直播

除了小團體內的私人視訊聚會, Google Hangouts 也提供了公開的、不限制人數、不需要安裝額外軟體、免費的線上視訊直播。

這對一般工作需要直播時,應該是一個很棒的選擇,你可以到「 Google Hangouts 直播」網頁,就能線上發起直播活動。





  • 5. 視訊會議時可以使用 Web App 協同合作

Google Hangouts 的 10 人私密視訊會議除了不需安裝軟體外,還有一個優點,就是在網頁版上進行視訊聚會時,可以連結其他的 Web App ,在會議過程不只能透過影像討論,還能真的打開各種編輯工具進行協同合作。

例如你們可以多人視訊並且一起畫心智圖、一起編輯 Google 文件,這對線上會議來說不只帶來溝通的便利,還可以同時完成工作。

這部分的功能教學可以參考:「Google Hangouts 免費視訊聊天 10 個協同教學與商務應用」。





  • 6. 與 Google 行事曆結合預排視訊會議

當要進行 Google Hangouts 私人視訊會議前,我們可以利用 Google 日曆來跟所有要線上開會的夥伴預約時間,在 Google 日曆上建立一個會議約會,然後在會議編輯畫面裡選擇「新增視訊通話」,這樣所有的會議被邀請者都可以在會議時間參與視訊。

就好像「先預約好會議室」一樣,會議時間一到(行事曆上的時間一到),大家點進行事曆上的視訊通話連結,就會進入這個預先設定好的會議室。

好處就是不用等到要開會時才一個一個邀請參與者,這間 Hangouts 線上會議室預先設定好,時間到了受邀者都能加入,而每個人可以從自己的手機、電腦、平板任何地方參與視訊會議。

延伸閱讀:「不再約錯時間!如何從 Google 日曆即時確認對方有空





  • 7. 用很低的費率打手機、室內、國際電話

Google Hangouts 不僅可以傳網路訊息、傳送圖片,或是用網路進行視訊、進行網路語音通話,現在也整合了可以「撥打其他手機門號、室內電話、國際電話」的 Google Voice 功能。

最近我自己把手機的費率改成沒有通話費,只有上網費,因為我決定試試看如果要撥打市內電話、店家電話、手機電話時,改用 Google Hangouts 直接撥打,費率看起來很便宜,甚至可能比某些電信公司的方案還要划算。

(缺點是對方手機無法顯示我的號碼,但是因為現在的通訊都以網路為主了,會撥打真正電話的時機通常是打市話,所以這個缺點對我影響不大。)

我多年前也有做過比較:「Gmail 撥打長途電話、國際電話費率比SkypeOut便宜,實測心得」。




  • 8. Google 的帳號安全保障

對於工作的通訊,還有一個很重要的需求就是帳號的安全,如果容易被盜用帳號來傳訊,這樣對工作上的溝通可能也很失禮。

而 Google Hangouts 使用的是 Google 帳號,只要開啟兩步驟驗證,那麼可以確保自己的帳號不被盜用,也讓通訊更安全。

相關教學請參考:




  • 9. 在電腦、 Android、 iOS 跨平台安裝通訊 App

對 LINE 來說,雖然有行動端與電腦端軟體,不過行動端如果在手機安裝了,就不能在另外一台平板安裝。而對 Facebook 即時通來說,雖然安裝很自由,可以在多台裝置上使用,不過電腦端一定要打開臉書才能通訊。

而 Google Hangouts 在這裡剛好結合兩者,有 Android、 iOS App ,並且每一台行動裝置都能安裝使用,只要登入自己的 Google 帳號即可。

在電腦端可以從 Gmail 、 Google Hangouts 網頁上打開來直接通訊,也可以安裝「獨立的 Google Chrome Hangouts App 」,就能在桌面上用獨立視窗進行即時通。




  • 小結:更適合工作團隊溝通的即時通訊工具

當然,使用這些即時通訊軟體在工作需求上時,無論 LINE、 Facebook 即時通、 Google Hangouts ,都一樣要面臨我之前提到的問題: 「我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率」,不能濫用,要不然方便變成隨便,隨便就傷害了工作的品質。

但是回歸工作上正常的即時溝通、線上會議需求時,雖然每個通訊軟體各有優點,但統整下來, Google Hangouts 可以同時具備
  • 1.自動備份同步所有對話記錄、通訊錄。
  • 2.自動備份所有對話照片。
  • 3.除了簡訊、通話外還有多人視訊聚會。
  • 4.具備付費撥打電話門號、國際電話功能。
  • 5.和工作管理結合,例如和行事曆結合。
  • 6.在任何平台、裝置上都能輕鬆使用。
所以我覺得雖然 Google Hangouts 沒有可愛的動畫貼圖,但是如果今天是要打造一個順暢、高效率的工作團隊任務溝通,那麼 Hangouts 其實是一個很不錯的選擇,值得大家一起嘗試看看。

29 則留言 :

  1. 個人Hangouts用到目前唯一的問題就是,在對話量超多的時候(ex: 數十人的群組),在Gmail裡按所有信件時會讀取非常久,除此之外還真的沒什麼好挑剔的

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  2. 請問在 Hangouts 撥出電話時的計費方式,是像 Skype 需要購買點數或是用 Google 電子錢包付費?

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    1. 記得是跟Play Store同樣的付費方式。

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    2. 是的,用 Google 電子錢包付費

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    3. 感謝兩位的回覆!

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  3. Google hangout好像不能傳檔案?

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    1. 目前確實不能直接傳,但如同上面朋友建議的,可以用雲端方式解決

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  4. Google Voice 可以綁定一組可收話號碼其實,作為語音留言的管理更加好用,但目前該項服務受限各國法案與電信商,只支援美國地區,要掛 VPN 來綁帳號。

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    1. 是的,我也期待這個功能開放更多國家使用

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  5. Hangout要綁Google+帳號才能用,萬一G+被停權的時候就無法使用,G+帳號我已經遇過無故停權兩次,寫信給google也石沉大海,skype或是line至少沒有被停權的問題,比較值得信賴

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    1. 現在 Google+ 沒有名稱停權問題了

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    2. Ben iki kez askıya sebepsiz rastlamak''spam politikası'' ileri sürülerek..Google+ Hangout G +
      geçici olarak..kullanammamaktayım.. ne yapabilirim..?
      tekrar Hangout G yi..kullanmam gerekiyor.şu an..başka..,alternatif..bilmiyorum..varmı?

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  6. Google 的好處(比微軟好的地方),在於說帳戶的切換。
    Hangout 也是,可以簡單的作區分切換。這也是我為啥只用 Keep 跟 Drive,而不用 Evernote 的原因。

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    1. 這確實是一種需求^^ Keep 用得好也是很棒的筆記工具

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  7. android的hangouts可以整合手機簡訊與Google語音簡訊。
    請問有沒有辦法方便切換回覆方式(手機或Google語音)?
    看起來只能用上一次用的,或者固定一張,不能快速切換,只能每次都進入設定內切換。

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    1. 聊天畫面左下方,可以切換要使用簡訊、電話、網路訊息來通訊(不知道這是不是你說的意思?)

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    2. 今天 hangouts 更新,左下角才多出可以選擇「google voice」及「手機簡訊」來回覆的選項。

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  8. 最近傳照片到對方手上都會自動縮小(傳出去時2M多,結果到對方那邊只剩28K)
    請問如何把這個功能去除掉?

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    1. 這部分似乎是預設就會縮圖

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    2. 那請問如何改掉這個設定?
      (以前似乎不會這樣的……)

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    3. 我暫時也沒有找到設定的地方

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  9. 請問是否能靠此程式賺到錢呢?

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  10. 請問是否能將Hangouts的對話紀錄備份成文字檔or圖檔orPDF檔呢?

    還是如果不小心將Hangouts的對話紀錄刪掉的話,是不是連Gmail裡面的對話紀錄也會消失呢?

    要如何才能復原呢??

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    1. 要備份成為文字檔,應該就是去 Gmail 抓出來備份最快。如果只是單純刪除對話記錄,那 Gmail 還是有留檔

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  11. 您好 感謝分享 想請問 現在google voice 可以打出去昰顯示我台灣手機的號碼嗎??

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  12. 請問hangouts記錄中的相片檔要如何刪除?

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  13. 舊版Android強迫安裝好像為它惹來不少罵名

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