2012年7月25日 星期三

Google日曆 最佳化:在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程

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2014 年更新,更強大的 Google 日曆進階功能教學10 個 Google 日曆秘密功能教學:幫你偷到更多時間 

我之前遇到了一個麻煩,當工作任務量愈來愈重,生活裡的活動也愈來愈多之後,這些會議、約會時間爬滿了我的Google行事曆,但除了看起來讓人很有壓力外,我也很難從一大堆的任務中去把握真正最重要的事件

我希望在行事曆上,不僅可以提醒我每天重要的行程,而且還能在「宏觀」的角度,讓我從「每週」、「每月」的瀏覽畫面裡,明確掌握最重要的時間點:
例如一個專案的截止時間、某個必須好好事先準備的會議。
我自己習慣每天晚上都會「微調」行事曆,從宏觀的角度,依據「剩下的可用時間」,確認接下來「真正要專注」的工作,以及每件工作的截止期;如果時間不夠用了,就把一些次要事件排開,讓自己能首先完成必要的任務。

所以,今天要來分享的經驗,就是我如何最佳化自己的Google日曆:把所有行程記上去只是第一步,接下來要如何做,才能在忙碌瑣事中有效率掌握最重要的行程呢?






一、用「我的日曆」標出時間重要性

在Google日曆左方的「我的日曆」中,可以區分多個行事曆分類。

這時候問題就來了,怎麼分類比較好呢?當然可以直接分成「工作」、「生活」類別,也可以依據不同的專案做分類(只是這樣久了可能很瑣碎)。

我自己的方法則是依照事情的「重要、緊急程度」來區分幾個不同「等級」的行事曆。


  • 01.首要專案:這個月必須完成的專案的所有相關「時間點」。包含各個進度截止時間。某些必要文件的提交時間,或是某個一定要執行的會議。
  • 02.次要專案:不是這個月要完成的專案,其他未來專案的相關會議、截止時間。
  • 03.公司瑣事:專案之外的其他公司行政雜務。
  • 04.部落格行動、家庭私事:就是如其名稱的非工作活動。

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這樣一來,我的每個月行事曆中,都可以看到一條很清楚的「紫色」脈絡線(首要專案),標註了這個月最重要的那些行程。而其他的行程則以不同的顏色標註。

我之所以這樣分類的原因,其實就是要把「最重要的工作」、「一般重要的工作」和「普通工作」之間做出明顯的區隔。

我會把「首頁專案」設定為最顯眼(但又不致於太過強烈)的紫色,這樣在行事曆中,我總能一眼就找出那些非常緊急、不能拖延、並且必須給予足夠準備的最重要時間點。

透過顏色區隔出時間點的不同重要性,這樣我就能明確的在安排時間時,很清楚的把時間排給最重要的事情。

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二、同時掌控兩週的行程

我喜歡把Google行事曆的檢視模式設定為「兩週」

也就是「本週」與「下一週」的行程,因為當我自己實際在安排行程時,我覺得最常使用的情況就是:

  • 想辦法把最重要任務在本週完成。
  • 適度將次要任務排入下一週。

我自己習慣以每一週作為一個大的工作區間,看看一週內可以完成多少進度,而這樣的「兩週檢視」方式,就能給予我執行、延緩任務的彈性

當時間不足時,千萬不要硬撐,懂得延後次要任務也是非常關鍵的。

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三、把會議資料連結到行事曆

我之前提到過,我會利用「Google Drive(Docs)」來和其他合作夥伴直接進行雲端會議記錄。

而我還會進一步的把這份會議資料直接連結到行事曆相應的會議中。

在Google行事曆中的「研究室」中,開啟「活動附件」功能,就可以讓你在編輯行程時,增加一個「附件」的選項,這個附件可以讓你上傳電腦中的任何檔案,或是連結Google Drive中的文件。

例如一個會議的行程,我就可以把會議資料、時程講義等檔案「附件」在這項行程裡,以後查詢更加方便。

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四、多多使用約會邀請功能

如果建立的事件是和他人一起的會議,那麼我會盡可能的在建立新行程的當下,也使用內建的邀請功能,傳送行事曆通知給對方。

對方不需要使用Google日曆,使用outlook也一樣可以接收通知。

這樣做的好處是,在我自己建立約會後,我也保證對方有收到這個邀請(因為對方要做確認的動作),甚至可以直接新增到對方的行事曆中,以免對方忘記。

而且事後如果要修改時間、地點,也都可以即時發通知給對方。

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五、整合Gmail郵件工作表

我在「如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程?心得分享」一文中,曾經分享過我自己利用Google工作表的方法:利用工作表來管理、提醒待辦郵件任務。

這時候,我也會在Google日曆中整合「工作表」內容,只要在我的日曆中加入工作表,不僅右方可以看到工作表清單,而且行事曆的日期中也可以看到你有設定完成時間的待辦任務。
因為每天的郵件量很大,我不可能當下把所有郵件處理完成。

所以我的方法就是把郵件排入Google工作表的待辦清單裡,再由Google日曆來提醒我在設定的時間處理該做的郵件。

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六、凸顯接下來要做的事情

Google日曆在設定中有一個功能是「將過去的活動暗化處理」、「將未來週期性的活動暗化處理」。

這是我一定會開啟的功能,因為他的效果就是我前面想要達到的:讓接下來真正重要的事情凸顯。

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七、養成當下記錄時間點的習慣

我之前在使用行事曆時,有一個壞習慣:每次當我在商量新事件的時間點時,我沒有直覺的立刻把他們記到行事曆中。

或許是以前紙本的行事曆任意塗改很不方便,所以會有一種想要很確定後才寫上時間的習慣。

但是在數位行事曆中,隨時都可以彈性移動修改,這時候,反而是有任何可能的時間點,都立刻記錄到行事曆中比較好管理,也可以保證自己不會忘記。

例如我預估幾個月後的專案執行時間,現在的預估當然不準,但起碼可以把幾個重要的截止時間先大概排出來,而當專案持續進行時,這些時間點就能隨時彈性移動並做最後的確認。
這也是數位行事曆的好處吧!


那麼,以上就是我非常簡單的最佳化自己的Google日曆的一些方法,下面,也歡迎大家可以一起來聊聊你們如何優化自己的行事曆?

40 則留言 :

  1. 異大的文章真是棒,每次都收穫良多,
    新書我也有捧場喔
    寫得很棒!

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  2. 請問異塵行者有沒有推薦的 Android 行事曆 APP 呢(可以連結 Google 行事曆的)?
    Play 商店都找不到美觀(大多都不太好看)、好用的行事曆 APP

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  3. 我後來選來選去,還是用了Android內建的行事曆^^

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  4. 說真的我覺得現在GOOGLE 最鳥的一點就是他的 工作表 ~~~ !!
    但是我深深的被 GOOGLE 日曆 GMAIL 還有 GOOGLE DRIVE 綁住 所以還是繼續用他鳥鳥的工作表 ~~~~ ANY DO 都不能排程自動更新 GOOGLE 的工作不 ~~ 請問版主有推薦的嗎

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  5. 我在安卓手机或平板上推荐使用Jorte这款APP来替代内置的Google日历,因为有更多实用的设置,比如我在安卓平板上就是设置为两周的视图。

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  6. 关于工作表的问题,我是使用doit.im推出的服务,该服务能够将工作表同步到google日历,而且有IOS、Andriod等客户端,很方便同步编辑、整理工作表(我们习惯称任务或待办事项)。

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  7. +Ryan 原生的google的工作表的確有點遜,不過還好android 有許多app 可以將加強上去

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  8. 作者已經移除這則留言。

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  9. 推薦用astrid連接google task,同步好,而且有eidget,界面可愛, Any do完敗!

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  10. touch calendar雖然只有月檢視
    但是可以直接兩指縮放的功能 很適合小螢幕!!

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  11. 这个方法好!偶一直都是按事情的属性分类的,比如约会、读书、工作……而不是按照重要程度来分,一直感觉不便。学习了~

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  12. 推薦 Tasks 這個 Android APP
    Tasks 可以和 Google 工作表結合、同步

    有免費版:https://play.google.com/store/apps/details?id=ch.teamtasks.tasks

    無廣告版:https://play.google.com/store/apps/details?id=ch.teamtasks.tasks.paid

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  13. 我在還沒有被天龍國搞得不能買軟體之前,就買了Pure Grid Calender pro版,一直用到現在。我用過很多人推薦的Jorte,但是就是用不習慣,加上我喜歡桌面的widget有點透明透明的,可以讓我看到底下的桌面。
    工作表的部分,我是用Pro do。因為我一直在找4*1規格的小工具,這個小工具的尺寸很多可以選擇。雖然同步需要自己稍微按一下,但還好影響不太大。推薦大家用用看。

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  14. TO:板主

    看了您的書之後,有很努力研究,並且還去參加上禮拜的活動
    (但是很令人失望,因為內容我早就滾瓜爛熟了,結果問題也沒被抽中,覺得很喪氣,因為我連午餐都來不及吃就匆匆趕去,活動結束才吃午餐..…)
    於是想在這裡請教您幾個問題:

    一. 功能&使用上的問題
    1.當e跳到全螢幕,要怎麼跳回原來畫面?
    2.匯出資料(圖+文)時,選擇的那四個好像都只能用網頁看,沒辦法呈現像在E或是電子郵件那樣的畫面耶?(是不能存在自己電腦的意思嗎?)

    3.記事本的疑問:
    (一)增加記事
    有最左邊的編輯,還有右邊的按鈕,其中右邊的記事
    裡面還有一個"新手寫記事"
    可以畫圖,可是,當我畫完圖,合併記事本,卻發現那個圖變成無效檔案打不開!
    (E好像常常會這樣,當我把一個檔案放進去,用手機打開,卻打不開了,我用一般的記事本檔案)

    (二)移動記事的問題
    之前您說過
    "如果是在電腦版,我會先移動到目標記事本,然後才新增記事,這樣自然就會把記事記在需要的分類資料夾中。
    如果在手機版裡新增記事,會預設存在你設定為預設記事本的分類中。"
    所以電腦版,是不是不能在標籤內直接增加記事?例如說:您說,會先移動 ,再新增,可是一般記事不是都新增完了之後,才能設定標籤,所以是不能像手機一樣直接把記事放到標籤內?



    二. 標籤使用上的問題
    我一直搞不清楚,到底標籤跟記事本哪個比較大?
    應該是說
    記事本最大,然後在記事本裡面建立標籤(分類),最後記事最小
    應該是這樣吧?

    不過我嘗試用版主說的時間管理標籤
    我就有點搞不清楚,到底是要用標籤來分類,還是要以記事本?

    (我的標籤跟記事本一直改來改去,怎麼弄就是覺得很怪)

    本來我的記事本是這樣分類的

    (一) 自我的筆記本
    (二) 他人
    (三) 地點
    (四) 資訊

    然後自我的標籤內有我會做的事情(很像部落格那種)

    (1) 工作
    (2) 日記
    (3) 美食
    ….
    類似這樣

    可是我看了大大的介紹之後,覺得我好像沒有把行動跟非行動分開,感覺把E當成是另外一個部落格來使用,或者是存放東西的記錄本

    所以後來我的記事本就改了
    就改成
    (一) 收集
    (二) 刪除
    (三) 儲存
    (四) 學習
    這樣類似。。。

    然後我就不知道要怎麼把自己的事情放進去了……..
    不知道自己.他人.地點的事情到底要分在哪一類…

    三. 紀錄的問題

    我本來想嘗試用E畫表格(記錄時間使用),因為我之前用紙本,都是記錄得密密麻麻,一天到底做了什麼活動,碰到什麼人,花了幾分鐘,都寫得清清楚楚
    可是後來就覺得常常丟紙也很麻煩(紙也不會變通),寫得越來越多,所以想學用E,把東西確實收好。

    可是問題
    1. 不能在表格上面輸入字,也不能改變顏色
    當我在電腦做好表格,卻發現手機不能在表格內寫字
    2. 文字顏色好像只有文字可以改變,是不是不能像WORD改變文字底色?


    四. 遇到的狀況


    1.手機跟電腦同步的問題:
    我曾經有遇過,我明明把記事丟到DO裡面,結果在手機的DO找不到,可是我去另外一台電腦的雲端,卻看的到DO

    我就有點疑惑,是要兩個雲端都一起開,筆記本才會流通嗎?
    因為有時候我1桌上電腦放東西進去,2手機打不開,3桌上電腦看的到
    有時候是1放東西,2看的到,3卻看不到

    很奇怪耶…

    2.搜尋與標籤的問題:
    您說,要找記事用搜尋比較快
    可是常常我會發現,我用搜尋,想要找的通常不是放在第一個,而是放在後面,更甚至找不到
    (1桌上電腦要點今天的記事才看的到)
    然後我就會改用標籤來找
    可是有時候我放進去的記事,明明有放到那個標籤,卻在那個標籤沒看到那則記事
    (打開電腦查詢今日記事,卻有看到那則記事有標標籤阿…)
    3.附件的問題
    手機好像不能看電腦裡面的附件檔案?常常會顯示無效之類的。


    五. 把E當大腦般信任

    1.時間的設定
    您說要把E當大腦,可是E的設定只有到去年,如果我使用專業版,可以一直放,但是時間顯示上,就無法顯示這則日記是幾年前寫的
    (所以還是要靠手動分類 = =?)

    2.行動上的疑惑
    因為看了版主介紹的APP開始學用那些軟體學英文,可是我發現我沒有辦法一邊學習,一邊把E當大腦使用
    (我個人喜歡把英文連起來,像說故事一樣背英文,可是在行動上好像無法一邊學一邊記錄耶?)

    手機在行動上雖然方便,可是找字的時間還蠻長的,這樣子算有效率嗎?我實在很疑惑…

    3.學習上的疑惑
    您說幫E設定一個中樞管理筆記本(看起來很像目錄)
    不過我嘗試用這樣的方法來用
    卻發現
     (1)拍照照下來講義重點,實際要用的時候,用實際翻的著名標籤,反而還比我找那則記事還快耶…

     (2)抄筆記
    我也嘗試用E抄筆記,可是需要畫圖的時候,就沒有辦法用E做了
    SKitch也只能拍照然後加註解阿..
    而且當老師把電腦切換走的時候,連用E抄筆記都沒有辦法了。

    (3)錄音記事
    想把老師講的錄下來,不過因為老師中間會參雜一些題外話,所以要常常把錄音功能關掉,回去聽反而覺得,好像聽老師的關鍵字,然後再寫下來,反而比錄音還要快耶?(因為老師通常都會講一堆例子阿,回家聽反而抓不到重點,只覺得好像又要再聽贅詞。)


    這些是我個人使用上的心得,不過我還是覺得E有很多優點,只是越使用多了,就越疑惑,想說與其用專業版的增加容量,還不如不要增加一些不必要的東西,只放最重點的行動,反而更有效率吧?

    (最近一直在考慮,可不可以把E當成日曆在使用,因為覺得除了內建的行事曆有鈴聲,其他行事曆都沒有鈴聲,但內建的行事曆的鈴聲也很小聲,還是得自己弄鬧鐘提醒…….)

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  15. P.S

    順道問一下APP的問題

    會想使用版主介紹的APP
    不過在PLAY商店裡,常常打了關鍵字或是全寫
    就是找不到相關的軟體
    (但是往後翻,卻看到關鍵字相同的軟體,雖然不是自己要找的,但是它不是放在前面,很奇怪耶..)

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  16. 先回答最後一個最簡單的問題:

    關於我介紹的App,應該都有提供下載網址,點進去就可以下載
    如果沒有看到網址的部份,歡迎問我

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  17. 關於草莓優朋友提的問題的回答如下:


    一、
    1.通常就是按F11或ESC跳回(但這裡說的全螢幕是?)
    2.可以存在自己電腦,但確實不能用與Evernote中完全相同的格式瀏覽(起碼沒有evernote的介面),基本瀏覽圖文表格應該都是沒問題的。
    3.(一)在手機打開時,你必須在手機有相應的開啟軟體,例如Office檔案的開啟軟體等等。手寫記事就是存成圖片,應該可以在手機查看。
    3.(二)筆記的實體是存在「記事本」,標籤並非是一個儲存的空間,只是標註的頁籤。手機也沒有直接把記事存到標籤。



    二、其實你原本的分類方法也沒有什麼不行,也很好,只要能滿足你自己的需求就好,分類就是要從自己的需求出發。

    原則上Evernote的分類是分在「記事本」上的,而「標籤」是輔助標註的性質而已。

    但是我這裡可以提供一個建議,或許不一定適合你,因為我並不完全清楚你的情況,然而如果直接從你原本的分類方法來看的話,我會這樣做:

    記事本分類:
    (1) 工作
    (2) 日記
    (3) 美食

    標籤標註:
    (一) 自我的筆記本
    (二) 他人
    (三) 地點
    (四) 資訊

    因為感覺上,在工作分類的記事中,可能有他人的、地點的、資訊的不同分別。但當我們行動時,似乎首先會去找工作用的記事、美食用的記事,所以把這幾個分類當成首要的記事本,應該會比較便捷,然後才可能有需要去分辨到底更深層的屬性是什麼。

    當然,或許你的需求不是這樣,那麼重點就是依據你的需求來分類。



    三、是的,Evernote的表格並沒有辦法進行太過複雜的編輯,在手機上也無法使用,或許未來可以,但現在不行。如果要記錄生活流水帳,那麼或許直接文字記錄更快。




    四、
    1.可能只是還沒有同步到手機而已。
    2.我放在標籤的內容,都可以透過標籤找到,不確定這是不是什麼BUG。另外,搜尋時,我會先進入特定的記事本,然後才搜尋,這樣更明確(例如進入「辦公室」記事本,專門搜尋辦公室相關的文件)。
    3.手機要有相應的附件開啟軟體(或者看你是哪一個平台的Evernote,情況不同),例如要看Office,要安裝可以看Office內容的軟體。




    五、
    1.要當日記時,確實要自己手動分類時間比較好,我自己也是這麼做,例如2010年日記。
    2.偏向行動App,不一定就是完全排斥紙本或是你原本的使用習慣。這部份我不是很清楚理解你說的需求是什麼意思,但我想你不需要強制自己一定要完全「行動化」。
    3.我不太清楚你說的(1)的意思。關於(2),我在那天你有來參加的簽書座談中,有特別提到,你還是可以在任何時候使用紙本來做筆記,而後續還是可以跟Evernote連結在一起。
    關於(3),這是當然的,要不要錄音就是看個人使用的情境與需求決定,用你覺得對自己來說最快的方法最好。

    關於最後,當然,Evernote就是要放「最重點的行動」,但這和需要多少容量沒有邏輯關係,因為最重要的行動也有可能一個就非常耗費容量的^^

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  18. 我使用付費版的CaleGoo,推薦這個行事曆,很好用,整合行事曆與工作表。另外如果純粹工作表,我推薦tasks,畫面很漂亮清晰易讀!
    另外我也謝謝異大!

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  19. 請問為何有的工作事項可以顯示色塊,可以有的事項卻是只有顯示 字的顏色卻沒有色塊出現

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  20. 請問專家,ipad上的行事曆是否只能保存兩個月?比如現在十二月,十月份的記錄就自動消除了?有辦法讓它不消除嗎?或者可否找回十月份之前的記錄?

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  22. 請問版大,我在日曆中加上附件,於加入的電腦上可以查看附件,換了電腦或行動裝置,附件都無法開啟(Your client does not have permission to get URL)
    測試過以下方式
    1.都有登入使用者情況
    2.將共用權限開放至知道連結者可檢視
    3.將共用權限設成私人

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  23. 作者已經移除這則留言。

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  24. 想請教一下如何在日歷中顯示出待辦事項?
    另外也希望顯示出來後可以當作工作般同步在其他地方
    謝謝了

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  25. 工作表中新增事件的到期日,即可於日曆中顯示該待辦事項的核取方塊。

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  26. 版大我在臉書回訊想請教你一些事,
    可否抽個空回呢!謝謝!

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  27. 此篇講goole calender的應用,下方留言卻有人提出落落長的evernote問題;
    重點是異塵行者也耐著性子一一回答,看得我這個路人超感動。
    謝謝異塵行者總是無私地分享,因為那節省了好多盲目摸索的動作與時間。

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  28. 請問版大:
    Google 行事曆搜尋某記事
    1. 時間最長可以到多久以前?
    2. 為何搜尋記錄如果有24 個結果搜尋,但是為何下面的列表並不會全部列出?

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  29. 請問版大與各位大哥大姐:
    請問可以利用GMAIL或任何EMAIL直接用EMAIL的方式建立GOOGLE日曆代辦事項嗎?
    謝謝!

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  30. 請問一下,我把google日曆當日記本用,會在活動附件上加上相片,但後來發現我自己看不到這些相片,一點連結,就顯示錯誤,
    錯誤訊息:Your client does not have permission to get URL /jIQRxPZgx9af-BvdP568fafNEg-tRy_MTKtb6ZSi9ku-FzANVhgyA1-m07oqkzGO68tvgg=s400 from this server. (Client IP address: XXX.XXX.XXX.XXX)
    好像要去分享這台電腦的IP才行的樣子?
    這樣不就不能把日曆當成日記本來用了???
    請問該如何解決,謝謝幫忙!

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    1. 不太適合這樣做,不過這些照片上傳後應該會在你的 Google 雲端硬碟中,可以找找看?

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    2. 謝謝您的回覆!您的意思是指google日曆並不適合作相片式日記本,最多只能當文字式的日記本而已?其實可以建議google改善此問題,讓日曆也可當日記,謝謝!PS:我知道可在雲端硬碟中找到相片,但這樣就無法完美與文字日記結合了,有點遺憾!謝謝!

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    3. 確實可以增加這樣的設計^^

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    4. 我剛發現若日曆中的附件是由電腦內上傳的,那自己也就可以正常讀取,我之前上傳的附件都是直接把dropbox內的相片拖曳過去上傳,如此在Google日曆中讀取附件就會發生無權限讀取附件的問題.這樣看來用Google日曆來當日記本還是滿實用的。謝謝!

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  31. 請問 版主 我的日曆中工作表不見了,是否有方法可以復原 謝謝

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    1. 有,在左方新出現的「提醒」項目下拉選單,選擇切換回工作表

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    2. 感恩,我的剛剛也不見,找回來了

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  32. 異大: 文中 "我會把「首頁專案」設定為最顯眼" => 是首「要」專案吧?!

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