2013年5月9日 星期四

Google Tasks 工作表的 10 個待辦事項管理方法心得建議

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長期關注電腦玩物的朋友,應該都知道去年開始,我從原本使用的 Remember the Milk 待辦事項清單管理服務跳到 Google 工作表( Google Tasks )。其實就像我最近常常提到的,只要掌握基本方法,不管工具怎麼變,都能夠萬變不離其宗,而管理 To-Do List 的基本原則可以參考我的另外一篇心得:「 待辦清單最佳化,用 To-Do List 建立有效時間管理方案 」。

那麼,為什麼去年我會想要從已經很熟練的 RTM 跳到「其實功能比較陽春」的 Google Tasks 呢?第一個原因是 Google 工作表可以和 Google 日曆Gmail 更好的結合,而 Google 日曆是我覺得目前管理上最好用的雲端行事曆, Gmail 無庸置疑是最好的郵件管理服務。第二個原因則是慢慢發現自己不會常用到 RTM 的大多數功能,讓我想要換到一個更簡單易用的工具上。

換到完全以 Google 工作表來管理「日常瑣事」後,慢慢的也發展出一些自己使用上的方法和心得。今天就統整一篇文章來和同好分享。

 

 

  • 1. 連結 Google 日曆

建立「 Google 工作表」後,就能在 Google 日曆的行事曆上顯示所有的待辦事項清單,並且在行事曆上可以很方便的拖移改變執行的日期。

我的使用流程是這樣的,在下面會介紹到的各種情境(郵件、手機、瀏覽器中)新增某件任務或瑣事到 Google 工作表,如果這件任務有「執行時限壓力」,那麼我就幫這個待辦事項安排一個日期。

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這樣回到 Google 日曆這個主要管理畫面中,可以:

  • 1.了解每天準備要做的任務數量,知道哪一天可能超出工作負荷(要預留各種意外需要的執行時間),尤其是每天晚上進行明日任務安排時,這樣的日曆可以讓我更容易預排「做得到的進度」(參考:今天晚上就該做,明天早上不要做的 5 個數位工作習慣)。
  • 2.在 Google 日曆上直接拖曳待辦事項的執行日期,把今天來不及完成的事項很快的延期(每天都會發生,不用太在意),或是今天還有空檔,把未來的待辦事項拖曳到今日執行。
  • 3.從行事曆上回顧今天與過去每一天已經完成的任務

透過 Google 日曆與 Google 工作表結合,排程的約會(會議)和生活中的瑣事(任務),就能很好的統一管理,展開一幅完整的個人時間圖表。

什麼是約會和任務的不同?歡迎參考:Rainlendar 行事曆軟體中的 TO DO、 EVENTS 有什麼不同?

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  • 2. 保留完成的項目一週

前面提到我會把「已經完成的」 Google 工作表任務保留下來,在 Google 行事曆上就會很清楚的顯示過去每一天「被劃線」的那些事項清單。為什麼要這樣做呢?因為我發現自己有幾個需求:

  • 1.我必須知道已經做過哪些步驟,才能知道未來還要安排哪些下一步。如果沒有很好的檢查已完成事項的方法,我常常會忘記自己做到哪一步了,而這會增加很多去查找、回憶的管理時間。
  • 2.作為個人的工作評比。

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但是我也不是永久保留「已完成」的 Google 工作表任務,而是大概每週或每兩週清除一次(看工作專案的需求而定),當工作到一階段,那麼所有已經完成的步驟當然也就可以清除,不需要再回頭查找了。

在 Google Tasks 的【動作】-【清除已完成項目】中,就能把已完成的任務清除,讓這些已完成任務不會顯示在 Google 日曆上,也不會在 Google 工作表裡佔用瀏覽的空間。

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當然,已完成任務不會真的完全清除,需要回頭查找一年前、幾個月前的某段時間工作狀態、完成步驟,都可以到前面【動作】清單中選擇【檢視完成的工作】,那麼一樣可以回頭查找自己之前的工作進度資料庫

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  • 3. 用 ! 區分重要性

待辦清單管理中一個關鍵就是要能清楚的知道在一排瑣事裡,哪些任務是特別重要的,必須優先執行的。 Google 工作表沒有自己的重要性標籤功能,也無法依據重要性排序,但我們可以自己用一些技巧來凸顯「重要任務」。

我自己使用的方法,是在任務標題的開頭加上「!」,半形的驚嘆號。這樣一來回到我作為主要管理的 Google 日曆畫面中,所有加上「!」的待辦事項都會自動排序在頂端,重要任務清楚易懂。

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  • 4. 區分有時限,無時限清單

Google 工作表連結 Google 日曆後,一次只能顯示一份清單在行事曆上,如果你的待辦清單習慣分得很細,那麼這種組合其實不適合你。

但回過頭來想,有不少工作者其實不需要太過瑣碎的清單分類,反而增加自己查找的麻煩。以我自己為例,依據每個不同工作專案區分的任務流程,我現在都以 Evernote 中的不同筆記來整理:參考「Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得」。

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所以我在 Google 工作表上真的只是記錄「零散的任務」與「瑣碎執行步驟」,是為了「執行」工作而建立的。這時候其實我主要只區分兩種清單:

  • 1.有時限的清單:必須在一定時間內完成的任務,可以安排到行事曆上的任務。
  • 2.無時限的清單:沒有一定要在什麼時候完成的任務,不需要安排到行事曆上的任務。

這樣就很清楚,所有跟時間有關的任務都在第一個清單裡,也都會在我的 Google 日曆上顯示出來。

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另外建立一個「無時限的清單」也很重要,這裡可能是一些想做的小任務,但不是非常緊急,或是什麼時候做都可以,那就可以列在這裡,等到真的有空檔時可以試試看。

「無時限的清單」常常更關乎個人的價值與成就,是在每天忙碌被催促的工作之外個人的夢想實現,所以這裡一樣可以有前面提到的「重要」、「不重要」的區分,而完成「重要但不緊急」的事情,才是個人成就的終極目標。

 

 

  • 5.依據時間排序

在 Google 工作表中有兩種顯示方式,我喜歡選擇「依到期日排序」,因為這樣在清單裡可以把最緊急的任務排列在最上方,瀏覽起來更加清楚。

雖然另外一種模式可以自己手動調整次序,依然可以達到同樣效果,可是因為我的任務很多很瑣碎,如果要一直自己手動排序,太沒有經濟效益,所以我選擇依據時間自動排序。

當然,你可以依據自己的需求選擇不同的排序方式。

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  • 6. 把郵件變成待辦事項

Google 工作表另外一個對我來說很棒的特色,就是可以把需要「稍後處理」的電子郵件直接轉入 Google 工作表清單中,這樣可以把郵件收件匣清空,又能稍後提醒自己去處理某封重要郵件。

只要在 Gmail 的郵件畫面右上方,選擇【新增至工作表】即可。詳細操作可以參考:如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程?心得分享

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  • 7. 把其他資料變成待辦清單

既然可以把 Gmail 郵件變成 Google 工作表裡的待辦清單,那麼其他服務裡的一些需要「稍後處理」的資料可不可以變成具有提醒功能的 To-Do List 呢?

當然可以,就是把這些資料用郵件寄給自己,然後在 Gmail 郵件裡轉存成 Google 工作表的任務即可。例如上一個方法中,那封郵件就是一則 Evernote 的筆記,把需要稍後處理的筆記,透過郵件轉成待辦任務。

 

 

  • 8. 可以同步 Google Tasks 的 App

上述功能,幾乎都必須在「電腦端」進行管理。但對我來說不是大問題,因為我本來就會要求自己只在每天晚上回家後、每天中午的休息轉換、每天早上出門前才去整理這些行程和任務。

因為一直整理與管理,卻不執行,只是浪費自己的時間。

但是行動工作中,當然需要接收整理好的這些待辦任務,或者行動中有臨時需求時可以快速添加任務。這時候,就可以依靠手機、平板上的 App 來解決問題。我自己在 Android 上使用的是「 Gtasks 」,而在 iPad 上使用的是「 gtasks HD」。

這兩個 App 都可以非常即時的與 Google 工作表進行雙向同步,資料處理也都非常準確穩定。

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  • 9,特別重要的事情用手機提醒

Google 工作表本身沒有彈出時間提醒、郵寄提醒之類的功能,但是對於那些「一定要在某個時間之前去做」的事情,我會利用前面提到的 App 來加入時間提醒,只要從行動 App 中設定提醒,然後時間到了就會在行動裝置上彈出通知。

 

 

  • 10.在瀏覽器側邊欄隨時管理待辦事項

最後,在電腦端瀏覽器進行管理時,除了以 Google 日曆為核心,我也會把網頁版的 Google 工作表加到瀏覽器書籤中。而以 Firefox 來說,只要在該書籤上點擊右鍵選擇【屬性】,然後在功能視窗中勾選「在側邊欄載入此書籤」,這樣就能隨時查看、添加、勾選完成這些任務清單囉!

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  • 小結:

Google 工作表當然「不是完美」的待辦清單工具,但是它對於「收集瑣事」、「排程任務」上有自己獨到的強項:

  • 1.收集瑣事:和 Gmail 結合後可以收集各種待辦郵件與其他資料。
  • 2.排程任務:和 Google 日曆結合後可以非常便利的管理行事曆。

因為這兩大優點,所以我用了一些方法來解決 Google 工作表的不足之處,讓工具適應我,也讓我去適應工具,兩相權衡,就能發揮自己最大的工作效率。也把這樣的心得提供給大家參考。

44 則留言 :

  1. 要慢慢地來了解內容!!

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    1. 呵呵,這篇寫得比較長,但很完整,期待大家讀完的回饋

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  2. 工作表真的是很不錯用的東西,
    不過他有一個壞處,就是~~~~
    工作表輸入的地方真的小,
    如果大一點的話,就好用多了!!

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  3. 想要請問一下!!
    如何在行事曆上進行劃線呢?
    因為很多任務完成只能閒置在那邊~~
    是外掛嗎?

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    1. 抱歉!!
      一開始沒注意到他是由工作表去顯示!!

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    2. 呵呵,這也是我喜歡把工作表結合到行事曆的原因

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  4. ios系統的 gtasks HD 要收費喔,免費的是lite版,建議 可以用gtasks.net

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  5. 恩恩~

    異塵行者所 Post 的文章的確值得看 ^^

    很多東西我都是從這而學到的

    沒錯! 用其他的工具來解決 Google 工作表的不足,的確是很聰明的做法~

    受教喔 ^^

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  6. 说实话不敢用Tasks,隐约觉得下次大扫除就会被股沟关掉。

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    1. 就像我文章裡的用法,工作表的用途是在記錄瑣事,而非長期的記憶,所以其實我倒是不擔心他被關掉XD 因為一定有時間轉移資料

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  7. 自身實際用過Evernote, RTM, Egretlist, Clear, Any.Do (因為是iso系統就沒去試G-task了) 等零零總總的軟體作為To-Do工具後, 發覺這種待辦清單型的軟體重點在於簡潔俐落,不要過多的分層與編輯, 以可讀性以及調度方便性為優先考量最為適當
    自身使用上以Any.Do 最喜愛( Any.do moment 超有趣XD"), 而且配合上chrome的擴充套件, 操作方面也可以與Gmail整合, 幾乎站長提到Google task的功能他也都能做到XD"

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    1. 是的,Any.do 我也很推薦

      不過 any.do 還是無法與 Google 日曆整合,雖然可以同步 Google 工作表但是不即時,就這一點上還是有所不同。

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  8. Google Tasks 已經完全進入我的生活
    要是能多個時光回復功能就更安心了
    常常還沒上鎖就把手機放口袋 打出一些亂七八糟的字
    也不知道有沒有誤刪哪個應辦事項

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  9. 雅虎 收購任務管理應用 Astrid ,90天內關閉服務-
    http://tw.tech.yahoo.com/news/%E9%9B%85%E8%99%8E%E6%94%B6%E8%B3%BC%E4%BB%BB%E5%8B%99%E7%AE%A1%E7%90%86%E6%87%89%E7%94%A8astrid-90%E5%A4%A9%E5%85%A7%E9%97%9C%E9%96%89%E6%9C%8D%E5%8B%99-042000978.html

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  10. 昨天搜尋到你的這篇文章,閱讀了之後,著手調整使用evernote,行事曆,待辦事項的混亂情形...^^!,
    但有一些狀況,就是~例行公事的事~該怎麼處理才好:
    我的日常工作中,每天(一~五)有好幾件事是固定要做的,例如
    am9點要回覆客戶信件(這時間是我自己訂的),
    am10點要核對客戶訂單,pm2點要開始出貨,然後要給客戶發出出貨通知,(以上時間點是因為這樣時間才來得及完成)
    然後pm5點要做今日的帳(這時間也是我自己訂的)
    ---我以前的做法是,在google行事曆上標出時間點與事情,並設定重覆,
    ---但現在使用Gtasks時,這些例行公事的事情就全部會出來暫滿了Gtasks的版面,很想不要顯示出來(但因為有日期時間,所以一定會出來)
    又覺得不能不排進去時間表,因為這些事務性的事雖不是獨立專案任務但又是必須做的(頂多設定的時間可以做小幅度微調,但變化不大)
    所以很頭大,不知有沒有針對像這樣分散在每天不同時間的例行事項的建議做法?或是我使用上有盲點? 謝謝!

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    1. 或許可以建立一個「例行公事」清單來專門擺放,瀏覽器如果你不視察看總清單,而是查看重要清單、例行公事清單時,就可以有區隔?

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    2. 嗯~挑值得另外花心思的清單顯示就好!
      有時候覺得單單是思考這些管理日常生活的事情, 也是很需要清晰的邏輯的!
      像您就是邏輯應該很強~!很厲害
      有時候還會思考想了很多方法來管理,最後反而覺得很像鬼打牆,因為反而繞更大圈,多此一舉@@...
      所以真的需要衍伸出一套屬於適合自己的,而那就是好的!

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  11. 請教一下,Gtasks 跟 Tasks, 有什麼差異點嗎?

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  12. 您好,感謝您寫了這麼棒的文章!但有一個問題想請教您,請問第10.在瀏覽器側邊欄隨時管理待辦事項,在chrome上面怎麼用呢?謝謝!

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  13. 異大,長期看你分享的,收穫良多!!!
    你上述提到的第3點."用 ! 區分重要性"
    我分享我的方式,跟你類似,但我是用*來區分,
    一到辦公室最重要先處理的用****四個米,
    次重要的又緊急的用***三個米,
    不重要但緊急的用**二個米,
    不重要又不緊急的用*一個米,
    他就會按照幾個米的順序排列,越多米越上面,
    這樣的方式適合所有的雜項都放在同一天時,
    可以知道哪些事項要先處理的,簡單分享!!!

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    1. 很不錯的想法,我也來測試看看

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  14. 你好!非常感谢你分享的文章。收益匪浅!感谢。
    几个问题,谈一下我的看法:
    对我帮助最大的2点:
    1. 保留项目一周:
    这个意义非常重大,可以了解过去的一周,是不是真正的有效的利用了时间;
    2. 有时限和无时限的区分:
    这个意义也很大,我把我的一些Task设置为无时限后,突然感觉非常的轻松。
    同时也意识到这些无时限的任务更能在未来给我带来价值,可以发现自己在这方面时间安排的不足

    另外2点问题和心得分享一下:
    1. 手机上与Google日历无法同步,可能是因为没有Gtask这个日历选项
    2. 优先级:安卓手机Gtask中可以设置

    P.S.你们都是使用网页版么?手机端其实挺好用的

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  15. 补充一个问题:

    如果在Google Task中新建2个Task List,这2个似乎不能很好排序。(在Gtask上)

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  16. 原本以為 Keep 可以取代 Google Tasks,用了一陣子之後發現各有利弊

    如果兩功能可以合併的話 就比較完美

    Keep可以依主題做Task List,是我認為最方便的

    但Keep主要用意是記事,希望Google task 功能也要加強一下,在手機端可以照相或繪圖囉

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  17. 謝謝分享!立馬整理凌亂的生活!

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  18. 請問google task可以顯示在電腦桌面上?還是一定要開著google瀏覽器啊?

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  19. 我目前是初心者,剛開始使用上還不太熟悉,不管感覺起來還滿不錯的,自從該使自己DIY手帳本後,對於這種行事曆之類的東西還滿感興趣的,只是個人還傾向All in one的,可是google的日曆與工作表目前在手機上似乎無法整合在一起,像電腦上的一樣...

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  20. 这篇文章对于刚刚工作的我有很大的帮助!

    但是刚刚在设置task的时候遇到了一个问题:在google日历中,task似乎只能显示default的task列表。我现在把有期限完成的列表放到了default,但是,其它列表中的任务就不能在日历中显示了。不知道esor有没有什么建议?

    另外,手机终端上用的是any.do而非gtask,不过我想二者应该用意差不多。any.do也可以同步google tasks,可问题来了。同步的的task list似乎不是用户可以选择的。暂时也都是同步到默认的list中。

    这样对于设置重要却不紧急的任务,相对来说有点麻烦(需要在task里手动调整任务的列表分类)。因为对这类的app还算是刚接触,暂时还没摸索到解决的方法。期待大家有好的建议分享。

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    1. 我的建議是重要的任務都放在 default, 在日曆上能夠看到重要任務就夠了,其他次要任務放到其他分類,剛好也因為次要,不需直接看到,有空再到真正的工作表裡查看即可。

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    2. 但我经常用any.do来记一些生活琐碎事情的提醒,例如按时交电话费,或者是类似于shopping list这样。

      还是说我其实应该用另外的app做这些事情呢?

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  21. 請問要如何將在日曆上已經看不到的「被劃線」事項清單恢復,在日曆上直接看的到。

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  22. 請問如何將誤刪的工作找回來?

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  23. 想請問 esor 後來是用 evernote 做爲 TODO tool 還是 Google Tasks?Evernote 雖然很方便,可是做爲待辦事項清單似乎還是有點困難?

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  24. 我已經長期使用這個方式Google日曆+Task 已經二年多了, 真的非常好用,
    但是卻有一個很大的問題,

    當我想要查找之前TASK做過什麼事情的時候, 竟然無法"搜尋"?
    因為已經用了二年, 這個困擾實在不知道該怎麼辦才好...

    不知道大大是否有解決方法?

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  25. https://mail.google.com/tasks/canvas?pli=1,这个独立网页端更好用,更美观呢。

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  26. 請問要怎麼修改google日曆工作表的顏色呢?我新增其他的工作表.....都是黃色

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  27. 請問,每週都要執行的週期性工作要如何建立?

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  28. 我的google 工作表消失如何復原,和更換手機有關嗎?

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