2014年8月4日 星期一

不再約錯時間!如何從 Google 日曆即時確認對方有空

工作上難免會有很多不同的會議、活動行程,很多時候必須協調多個人的時間,來找出一個大家都可以的時間去做一件事情,只是協調時間的任務十分繁瑣,也有可能忙中有所失誤,導致最後不小心約了一個有人不行的時間。

前一陣子剛好要和工作夥伴一起安排一個週末的活動,夥伴事先詢問了大家什麼時候有空,於是就去安排場地了,結果沒想到事後還是漏記了一個人的行程,結果安排了一個那個人當天已經有其他重要行程的時間。

協調時間真的很麻煩,這時候最好的方法,應該就像我在「一人之力為何有團隊之效?我的 Google 圓心工作策略」一篇文章裡說的,運用雲端的協同合作行事曆,大家都能即時瀏覽編輯行程,即時獲得通知,也能整合大家的行程,這樣在安排時間上也就少費一些唇舌,甚至也能避免忙中有錯。




  • 方法一、和特定他人共用行事曆

這邊用來示範的雲端行事曆是 Google 日曆,透過 Google 日曆的兩種共用模式,我們就能在各種不同情況輕鬆的和團隊夥伴協調出大家都有空的時間。

第一種模式是最基本的,就是把某個行事曆和其他夥伴共享。


指定要共享日曆的聯絡人,對方的行事曆上就會出現你的日曆,然後你可以設定對方是否只能瀏覽,或是可以編輯你的日曆。

這個基本共用日曆的方式,適合用在下面幾種用途

  • 1. 團隊間公告專案進度,可以由負責人共用一個專案進度日曆給所有合作者。
  • 2. 團隊間協調公共時間,可以設定成所有團隊成員都能編輯,用來像是協調會議室使用時間等。
  • 3. 和最親密的夥伴共用一個日曆,彼此可以在上面知道對方的行程安排,或是一起規劃行程。

不過這個使用方式也有一個侷限,就是必須指定一起共用日曆的人,所以不可能把所有人都加進來,適合針對一個長期合作的團隊或夥伴來進行共享。





  • 方法二、讓所有人即時知道我的忙碌時間

但是,我們的很多合作情況是和不同的人分分合合的,例如因為一次活動而必須一起合作,但不太可能因為這個活動而共享一個行事曆,這時候,要怎麼在 Google 日曆上即時協調每個人的時間呢?

以我為出發點來說,我可以進入自己的主行程日曆的共用設定中,勾選「公開此日曆」,並且勾選「僅分享我的有空/忙碌資訊」,這樣一來我的「忙碌時間」就會被公開,但是其他人並無法看到我的詳細私人活動資料,只是可以即時知道我的忙碌時間。


這樣開放後要怎麼利用呢?

當別人在 Google 日曆上新增一個活動,想要邀請我參加,這時候他會輸入我的 Google 日曆郵件地址( Gmail )想要邀請我。


當我還沒回應要不要參加時,他可以在新增活動的頁面切換到「安排時間」的分頁,因為我前面已經「公開我的忙碌時間」,所以他只要輸入我的郵件地址,就可以在安排時間的分頁中看到我那一天什麼時候忙碌了。

經由這樣的方法,當需要更有彈性的協調時間時,就不一定只能透過共享一整個行事曆的方式,也可以在邀請當下就得知對方的忙碌或有空時間。

雖然協調時間也不會是這麼簡單就能完滿,但是經由 Google 日曆這樣簡單的共享協作功能,起碼我們可以做到:
  • 1. 減少溝通次數。
  • 2. 減少溝通錯誤。
  • 3. 即時通知。
  • 4. 統一集中並且有憑據。
我不會說這可以完全取代溝通,但起碼可以起到更有效率的輔助作用,值得大家在團隊合作時試試看。

Google 日曆的延伸技巧:

4 則留言 :

  1. 我也是用google日曆管理各項店務,顧客預約以及讓我的顧客了解我的上班會議行程!相當實用!

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  2. 另外分享一個我的使用心得,當拉進來的其實人員擁有新增及編輯修改的權限時,也可以各別設定mail或訊息提醒,對於一個工作團隊設定共同工作事宜時,可即時提醒其他人新增了什麼或是那一項工作行程被修改了(不過必須各個協作者都有設定)

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