Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得

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在2012年最後三個月,我開始重新「調配」一套自己的工作進度管理系統,以前我把工作流程統一交給 Remember The Milk 管理,並且還購買每年的付費版本,但是慢慢的我手邊開始同時要進行多個不同專案,我必須同時了解每個專案的「過去」、「現在」、「未來」進度,要能快速掌握不同專案的專屬資料,還要安排常常見縫插針跑出來的零碎意外任務,一個 RTM 似乎已經不足以負荷更複雜的「時間」、「資料」、「任務」管理需求。

工作要有效率,無非就是讓一切事情按部就班上軌道,經過反省自己的工作流程後,對我來說應該要區分出三個層面,讓不同層級的事情有適合的管理方式:
  • 1.長期:「專案流程」的企劃、「專案資料」的控管。
  • 2.中期:每個「工作階段」進度的截止日期。
  • 3.短期:今日與近日必須執行的單一行動與零碎任務。
而在最近這三個月中,我嘗試讓 Evernote 管理「長期」計劃,讓 Google 日曆管理「中期」進度,讓 GmailGoogle 工作表管理「短期」任務。三個服務都是免費的,並且很容易整合,資料在彼此之間易於流動,又能跨平台在不同行動裝置裡使用,這就是我接下來要介紹的專案時間管理系統

2015/4 新增:在Google Drive免費協作畫甘特圖! Gantter 排程教學




新年第一篇文章,我就要和大家分享這段時間以來的心得。裡面的方法我相信可以適用在不同的工具上,不一定要是 Evernote、 Google 日曆、 Google 工作表才能做得到(只是這三個工具在一些小細節處很適合我的個人需求而已)。

簡單的說也可以這樣歸納:
  • 1.長期計畫:這種計劃不需要時間提醒,反而需要一個可以反覆編輯、清楚易讀、長期保存的「筆記本」即可,所以不管是真的紙筆,或是任何數位筆記、文書工具都可。
  • 2.中期進度:任何行事曆都可以讓你寫上截止日期。
  • 3.短期任務:也可以用任何數位或實體的「白紙」解決這個需求,只要能夠寫上你今天要做什麼事情即可,當然,能夠擁有「時間提醒」功能的數位工具更好。
下面我以自己實際的作業流程為例,來分享如何透過上述工具與方法,建立我自己的專案時間管理系統。




一、處在長期計畫階段時

例如去年要寫 Evernote 這本專書前,一開始想法萌芽的階段,還在收集許多的資料,或是草擬各種想法,對於執行的流程也尚在摸索,甚至連出版社是否同意出版都還不知道。

任何專案也都是從雛型開始的,在這個階段我就開始在 Evernote 中建立專案管理筆記,把我的想法、計畫都先收集起來,即使以後這個專案胎死腹中,但這些計畫過程的資料都可以成為其他工作很好的參考。

「真正的計劃」不是在做時間管理,而是在做「想法管理」;是「怎麼做?」、「做什麼?」的問題。所以長期的計劃我會選擇寫在 Evernote 中,並且透過筆記不斷的去衍伸計畫內容。

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然後,企劃到達一個階段後,就開始要進入執行步驟。

這時候我會在 Evernote 裡,利用插入待辦事項的功能,建立這個專案的「計劃流程表,因為之前所有資料都儲存在 Evernote 中,所以直接把上述過程裡所有的資料轉化成執行流程即可。

這裡我需要的不是時間提醒,而是以下幾件事情:
  • 1.清楚的區分不同階段、不同責任下的工作流程。
  • 2.可以隨時插入與修改新流程。
  • 3.清楚知道做過什麼?還沒做什麼?進展到哪個階段?
  • 4.能夠和重要工作資料一起管理、儲存。
而 Evernote 裡的「一則筆記」就可以幫我滿足上面的需求,單純的筆記編輯就能區分好不同工作階段與隨時調整流程,也能一目了然目前的進展,經由插入檔案與記事連結,則能把所有工作重要資料和這則計劃筆記串連在一起。
參考:兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法
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二、建立常用的工作流程模版

有時候不同專案之間會有重複的、類似的工作流程,那麼就不用每次建立專案時重新把流程想一遍,那些常常反覆進行的計劃流程(通常是工作裡的固定行政流程),可以在 Evernote 裡建立一則「模版」用途的筆記,以後遇到需要的專案,就直接複製過去。

在第一次執行專案時,我用 Evernote 規劃了該次工作的流程筆記,下次遇到類似的專案,我可以直接複製上次工作流程用在最新專案中,只要針對新的情況作修改即可。

另外一個好處是,流程是要經過反覆實作來修改與優化的,下一次專案要在前一次專案的基礎上,去調整之前的缺點,這樣我們的工作流程才會愈來愈有效率和效果。
參考:從改變你記錄事情的方法開始,工作上的做筆記心得分享
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三、設定工作階段與截止日

經由 Evernote 建立了專案的工作流程、資料統整中心後,那麼這個專案什麼時候要完成?什麼時候可以完成呢?這裡我會依靠 Google 日曆進行管理。

因為在 Evernote 中已經列出了完成工作需要的執行步驟,所以大概可以去估算需要的時間,並且區分出幾個工作階段。這時候就在 Google 日曆裡把每個「工作階段」的截止日期註記上去,讓自己了解還剩下多少時間可以執行,以及不同專案之間的時間是否會有衝突。

我不會在行事曆預排所有步驟的執行日期,而是規劃「大工作階段」的截止日,把前面在 Evernote 列出的流程,區分為幾個不同的完成進度階段,然後把這個階段的截止日期寫到行事曆中提醒,例如規劃每週、每兩週應該執行到哪個階段進度。

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四、收集今天、明天要做的任務

經過上述步驟,在 Evernote 中有一則專案管理筆記是整個計畫流程與資料,在 Google 日曆中則具體的呈現出了每個工作階段應該執行完成的進度。但是這些進度,是需要許多等待執行的小任務來推動的。

這時候我會利用 Gmail 中的「 Google 工作表」收集專案中今天、明天要做的小任務,而一些臨時插入的其他工作任務,其他必須要去做的瑣事,我也統一利用 Google 工作表管理。

這些任務的特質是做完就可以刪去,不需要繼續留存,但一定要「提醒自己記得做」!而 Google 工作表就具備了記錄與提醒的功能,我只需要每天固定時間收集明天要做的任務即可。

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五、收到任務郵件

之所以使用 Google 工作表來當短期任務的待辦清單,有一個最大的好處,那就是 Google 工作表結合在 Gmail 中,而目前數位工作裡電子郵件仍然是傳遞工作任務最常使用的媒介。

一個專案開始進行後,就會開始在電子郵件信箱裡收到很多和工作相關的郵件,可能是合作夥伴傳遞的資料、主管交代的任務等等。而「 Google 工作表」就可以直接把 Gmail 收到的任務郵件變成待辦清單裡面的任務提醒。

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任何經由郵件傳來的瑣碎任務,都可以快速加入 Google 工作表的待辦清單中。這部份可以參考:如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程?心得分享

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六、收到任務筆記

或者在 Evernote 中寫下的會議記錄、臨時記下的重要資料,如果有「執行」的需要,也可以把這則筆記傳送郵件到自己的 Gmail,然後同樣列入 Google 工作表待辦清單中。

這樣就讓筆記的零散任務也能有時間提醒的功能。

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七、短期的時間提醒

「 Gmail 」與「 Google 工作表」作為我的「短期時間提醒」,一方面工作表可以直接顯示在 Google 日曆上,另外一方面手機上也可以利用 Gtasks 等 App 來同步。平常臨時有什麼必須去做的小任務,也都可以很方便的隨手記到 Google 工作表中。

「 Google 工作表」用來提醒我的下一步行動、記住瑣碎的任務,使用工作表時我的目標就是每天清空它,讓自己空閒時間可以知道應該做什麼。
參考:待辦清單最佳化,用 To-Do List 建立有效時間管理方案
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八、中期的時間資源籌劃

而在「 Google 日曆」上則可以看到中期的「時間資源規劃」,了解每一段時間必須完成的進度。

Google 日曆則是讓我了解在一週或兩週的時間內,我還有多少時間可以安排?如果要插入新工作、調整執行步驟,都可以因此有所依據。
參考:Google日曆 最佳化:在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程
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九、長期的產出控管

最後在「 Evernote 」中不是作為時間管理用途,而是作為產品內容本身的管理而存在,進行「長期的產出控管」。

經由專案管理的筆記,我可以知道目前完成了哪些產出?還有哪些產出沒有完成?了解整個專案的執行流程與進度狀況。並且在 Evernote 中連結這些執行成果與參考資料。再透過前面 Google 日曆的時間資源管理,如果時間不夠時,我可以回到 Evernote 去取捨還需要完成哪些事情。

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於是,不管是專案的開頭、執行與完成後,所有資料都除存在 Evernote 中,完成了哪些流程也一一在筆記裡有所記錄,這樣只要儲存這一份專案筆記,以後就能成為很好的工作參考。

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小結:

在我的專案時間管理計劃中:
  • 1.Evernote:管理整個專案的流程規劃與重要資料。
  • 2.Google日曆:設定專案的工作階段截止日。
  • 3.Google工作表:收集目前要執行的任務。
每天工作的時間提醒主要來自於「 Google 工作表」,讓我知道現在應該做什麼。但每天下班前,我會回到「 Google 日曆」看看完成進度所剩的時間,規劃明天要列入 Google 工作表的任務。

然後再到「 Evernote 」中編輯專案流程計劃,看看目前已完成、未完成的成果,然後思考是否需要增刪什麼內容。

我覺得區分這三種層次,可以讓自己的工作管理更加清晰,提供大家參考,歡迎大家也一起來分享你們的工作管理心得

留言

  1. 写的非常详细,可以看出,博主非常的细心,而且很有条理,我目前就是使用谷歌日历来安排我的计划,我一般是安排具体每一天做哪些工作,然后起到一个提醒我的作用。相对来讲我的要求也是比较简单的。另外一点我想和博主分享的就是,谷歌日历和待办事项,我都是同步到手机上面的,使用的软件是GO桌面,她有日历插件和便签插件,非常好用!比系统自带的以及其他的一些都要方便,一直以来我在寻找这样的软件,现在终于找到了。非常满意。博主也可以试一下。

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  2. GO桌面我之前有用過,不過後來我還是選擇了android 4.0 以後的 Google 日曆官方工具,同步工作表我則選擇 Gtasks

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  3. 真的很完整~~
    佩服版主對數位工具的應用~~

    4.0之後GOOGLE的官方工具真的比較好用,每次都會找其他的類似的軟體來測試,但是還是官方整合度好~~

    好好學習版主的精神!!

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  4. 謝謝您! 好棒的分享! 今天上班就想說新年新希望,是該來整理/改善工作管理流程的時候,馬上這篇文章就是最棒的新年禮物! 滿懷感恩~ 祝您新年快樂一切順心!

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  5. 在android 內用jorte 日歷比google 官方的更好用, 檢視上行事歷時有更大彈性

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  6. 站長您好:最近在平板上使用evernote有一個很大的困擾,想請教您或麻煩您幫忙反映給官方,最近發現android板的evernote在編排上只能將圖片當成附件的方式儲存,無法在文字段落中直接插入圖片,但ipad的版本卻可以,不知道是不是我漏掉哪一個步驟,或是android板的限制,這點造成在使用上不小的困擾,必須另外再透過pc來排版,不知道有其他方式可以解決嗎?

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  7. 想請問一下版大~
    我的evernote2兩個月就算沒什麼擷取資訊
    或根本沒有使用,空間還是不斷被吃掉,

    我這2個月大概只擷取20來篇部落格文章
    現在已使用100%配額

    請問是我電腦中毒嗎? 還是我有什麼設定錯誤了?
    我目前Evernote同步電腦有2台、iphone、ipad各一

    再麻煩版大為我解答一下答案>_<"
    這困擾了我好久~~~

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  8. esor huang,你好:
    我是来自中国大陆的访客,你的Blog文章很精彩。但由于受到中国的国情和当前大陆地区网络环境的影响。大陆访客无法正常打开你的Blog网站。我迫切的希望你可以用EverNote来分享你的精彩文章。这样你忠实的大陆访客朋友就可以很方便的读到你的文章。
    期待你的回复。
    谢谢!
    ——来自中国的朋友:Jovker
    Gmail:Jovker@Gmail.com
    WeChat:Jovker

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  9. @jason :
    目前確實有這個問題,大家都可以透過回報機制回報自己的需求

    @Admin :
    1.多少有玩過,但後來都沒有繼續使用
    2.這個比較麻煩,目前好像沒有可以合併的工具
    3.心智圖我都是轉成圖片存入evernote

    @8oz :
    evernote免費版,每個月有60mb的上傳量,每個月都會重新計算,總容量是無限的。.

    不清楚妳擷取的是什麼網頁什麼?或者你的筆記裡有哪些內容?是不是有超過每個月60MB的上傳量?

    @Jovker :
    不知道有沒有什麼大陸方便訪問的部落格平台可以推薦?

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    1. esor huang,你好:
      由于受到中国大陆网络环境的监管,中国大陆访客很难访问 电脑玩物 部落格,建议使用EverNote 新建笔记本,再分享该笔记本。这样让更多大陆访客阅读到你精彩的文章。当然更希望你能够分享一些精彩的笔记。中国大陆没有好的部落格可选,毕竟同时更新两个部落格也会浪费你不少时间。希望你能不吝分享。
      期待你的回复。
      谢谢!
      ——来自中国的朋友:Jovker
      Gmail:Jovker@Gmail.com
      WeChat:Jovker

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  10. @esor huang:
    大陆的博客还是新浪的比较多,另外还可以同步新浪的微博。

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  11. @esor huang:
    我是也翻墙过来看博主的,另外,博主你为什么不用wordpress自己搭建一个博客呢?搞一个独立域名?我在这里发言你有没有回复都不知道,如果是wordpress就可以用插件时间留言回复收到邮箱提醒。

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    1. 為何是你要看卻走來叫人架站?
      反客為主得過份。

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  12. 站長您好:
    關於圖片只能當附件無法插入排版的問題,因為我測試evernote在android平板是第4版,在ios版是第五版,是因為版本差異嗎?在evernote 4 for ios板也是如此還是ios板的evernote不論哪一版的可以直接加入圖片排版編輯?

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  13. 所有資料都「除」存在 Evernote 中 → 儲

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  14. 呵呵,我相信大家沒有惡意,我也希望部落格內容有更大的傳播空間,不過目前我可能力有未逮,時間上無法空出心力,但這確實是我一直在意的問題^^

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  15. 我也是翻墙才能详细畅通看ESOR的博客日志
    平时只能通过GR来粗看ESOR的博客
    在这里学习到了很多有用的软件知识,管理知识,也获取到很多精品APP!
    感谢~!
    真诚希望能提供一个大陆朋友可以轻松访问的平台

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  16. 站長您好:
    關於圖片只能當附件無法插入排版的問題,因為我測試evernote在android平板是第4版,在ios版是第五版,是因為版本差異嗎?在evernote 4 for ios板也是如此還是ios板的evernote不論哪一版的可以直接加入圖片排版編輯?

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  17. Jovker@Gmail.com 你好,你可以使用翻墙的工具。

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  18. sos detail on my youtube facebook noname 黃伯策 huang bo tse 我被不明人士24小時,監視,騷擾,恐嚇,跟蹤,辱罵,在房間做舍麼,上舍麼網,他們都知道,從99年4月底到現在,房間不知從那傳來罵人和敲擊的聲音,跟人講電話時手機還傳來罵人的聲音,我的門號跟無線網路都是o的,上班的時候也是,騎車時也跟著罵,我在o的駐點o社區當夜班保全,另一個保全是o,還會讀心術,我心理想舍麼他們都知道,有人證,也可以測謊,之前住在臺灣oo縣o,目前住o ,電話o,名字是o,還有很多沒講,事情是我在大陸時開始的,我姑姑,爸爸,二哥,奶奶都知道
    一直用奇怪的聲音干擾我和我周圍人的神經.我身上有錄到一些證據.車號o 讀心術是完全一字不漏把我腦中所想講出來 另外還有很多沒講的 我有上傳一些影片到youtube 我的頻道上 我可能會失蹤 被逼瘋 逼死 意外身亡 他們會找很多方法弄死我又能讓其他人以為跟他們沒關桸 或找不知道的人弄死我 期間我聽到有住戶說財團兩個字 說要整死我 說oo人都這樣 說我是oo黨 說你們這些oo人 說性oo的都這樣


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  19. 剛剛拜讀貴作,請問evernote裡的匯出格式,可以讓我轉到其他甚麼服務呢?
    雖說目前它沒有容量限制,但是總是先想好退路比較好,您說呢?

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  20. 版主你好,在「收到任務郵件」這一段,你有提到gmail可以用篩選器自己分類郵件,我可以加上「工作」的標籤,但gmail似乎沒有辦法設定「自動加入到工作表」?不曉得是版主沒說明到還是真的不行?
    如果不行的話,那實在就是美中不足的部分了,明明可以加到「工作」,但我還要手動去把它加到工作表,那我就不需使用「自動篩選」了,我就手動加到「工作表」就好了說。

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  21. 站長您好:很好奇您的Google日曆中有活動或項目有核取方塊的運用,這是如何設定,或者有相關書籍介紹?煩請 惠知學習,謝謝。

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    1. 那些就是Google工作表裡的項目阿

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  22. 版主您好,

    偶然 GOOGLE 到您的 BLOG, 謝謝您圖文並茂的專業解說, 但不知您是否可以回答粗淺的問題 ?

    我只是想把在每次更新到 google 日曆或者是 yahoo 日曆用a4 的紙列印下來, 但沒有一個是可以在我需要更新的時候隨時轉檔成 word 來做打孔放在手帳中使用.
    您有什麼解決的方法嗎 ?
    或者用那一個軟體可以整合 google 日曆或者 yahoo 日曆來同步使用, 然後可以用 word 輸出做編排, 然後及時印出自己想要的 ?

    謝謝撥空閱讀.

    end-user

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  23. 不经意在youtube看到您在台大的课程视频,这是我见过最实用最清晰最优秀的课程管理时间管理任务拆解方法了!!!超级感谢ESOR HUANG!!!造福人类!

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