2013年1月1日 星期二

Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得

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在2012年最後三個月,我開始重新「調配」一套自己的工作進度管理系統,以前我把工作流程統一交給 Remember The Milk 管理,並且還購買每年的付費版本,但是慢慢的我手邊開始同時要進行多個不同專案,我必須同時了解每個專案的「過去」、「現在」、「未來」進度,要能快速掌握不同專案的專屬資料,還要安排常常見縫插針跑出來的零碎意外任務,一個 RTM 似乎已經不足以負荷更複雜的「時間」、「資料」、「任務」管理需求。

工作要有效率,無非就是讓一切事情按部就班上軌道,經過反省自己的工作流程後,對我來說應該要區分出三個層面,讓不同層級的事情有適合的管理方式:
  • 1.長期:「專案流程」的企劃、「專案資料」的控管。
  • 2.中期:每個「工作階段」進度的截止日期。
  • 3.短期:今日與近日必須執行的單一行動與零碎任務。
而在最近這三個月中,我嘗試讓 Evernote 管理「長期」計劃,讓 Google 日曆管理「中期」進度,讓 GmailGoogle 工作表管理「短期」任務。三個服務都是免費的,並且很容易整合,資料在彼此之間易於流動,又能跨平台在不同行動裝置裡使用,這就是我接下來要介紹的專案時間管理系統

2015/4 新增:在Google Drive免費協作畫甘特圖! Gantter 排程教學




新年第一篇文章,我就要和大家分享這段時間以來的心得。裡面的方法我相信可以適用在不同的工具上,不一定要是 Evernote、 Google 日曆、 Google 工作表才能做得到(只是這三個工具在一些小細節處很適合我的個人需求而已)。

簡單的說也可以這樣歸納:
  • 1.長期計畫:這種計劃不需要時間提醒,反而需要一個可以反覆編輯、清楚易讀、長期保存的「筆記本」即可,所以不管是真的紙筆,或是任何數位筆記、文書工具都可。
  • 2.中期進度:任何行事曆都可以讓你寫上截止日期。
  • 3.短期任務:也可以用任何數位或實體的「白紙」解決這個需求,只要能夠寫上你今天要做什麼事情即可,當然,能夠擁有「時間提醒」功能的數位工具更好。
下面我以自己實際的作業流程為例,來分享如何透過上述工具與方法,建立我自己的專案時間管理系統。




一、處在長期計畫階段時

例如去年要寫 Evernote 這本專書前,一開始想法萌芽的階段,還在收集許多的資料,或是草擬各種想法,對於執行的流程也尚在摸索,甚至連出版社是否同意出版都還不知道。

任何專案也都是從雛型開始的,在這個階段我就開始在 Evernote 中建立專案管理筆記,把我的想法、計畫都先收集起來,即使以後這個專案胎死腹中,但這些計畫過程的資料都可以成為其他工作很好的參考。

「真正的計劃」不是在做時間管理,而是在做「想法管理」;是「怎麼做?」、「做什麼?」的問題。所以長期的計劃我會選擇寫在 Evernote 中,並且透過筆記不斷的去衍伸計畫內容。

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然後,企劃到達一個階段後,就開始要進入執行步驟。

這時候我會在 Evernote 裡,利用插入待辦事項的功能,建立這個專案的「計劃流程表,因為之前所有資料都儲存在 Evernote 中,所以直接把上述過程裡所有的資料轉化成執行流程即可。

這裡我需要的不是時間提醒,而是以下幾件事情:
  • 1.清楚的區分不同階段、不同責任下的工作流程。
  • 2.可以隨時插入與修改新流程。
  • 3.清楚知道做過什麼?還沒做什麼?進展到哪個階段?
  • 4.能夠和重要工作資料一起管理、儲存。
而 Evernote 裡的「一則筆記」就可以幫我滿足上面的需求,單純的筆記編輯就能區分好不同工作階段與隨時調整流程,也能一目了然目前的進展,經由插入檔案與記事連結,則能把所有工作重要資料和這則計劃筆記串連在一起。
參考:兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法
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二、建立常用的工作流程模版

有時候不同專案之間會有重複的、類似的工作流程,那麼就不用每次建立專案時重新把流程想一遍,那些常常反覆進行的計劃流程(通常是工作裡的固定行政流程),可以在 Evernote 裡建立一則「模版」用途的筆記,以後遇到需要的專案,就直接複製過去。

在第一次執行專案時,我用 Evernote 規劃了該次工作的流程筆記,下次遇到類似的專案,我可以直接複製上次工作流程用在最新專案中,只要針對新的情況作修改即可。

另外一個好處是,流程是要經過反覆實作來修改與優化的,下一次專案要在前一次專案的基礎上,去調整之前的缺點,這樣我們的工作流程才會愈來愈有效率和效果。
參考:從改變你記錄事情的方法開始,工作上的做筆記心得分享
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三、設定工作階段與截止日

經由 Evernote 建立了專案的工作流程、資料統整中心後,那麼這個專案什麼時候要完成?什麼時候可以完成呢?這裡我會依靠 Google 日曆進行管理。

因為在 Evernote 中已經列出了完成工作需要的執行步驟,所以大概可以去估算需要的時間,並且區分出幾個工作階段。這時候就在 Google 日曆裡把每個「工作階段」的截止日期註記上去,讓自己了解還剩下多少時間可以執行,以及不同專案之間的時間是否會有衝突。

我不會在行事曆預排所有步驟的執行日期,而是規劃「大工作階段」的截止日,把前面在 Evernote 列出的流程,區分為幾個不同的完成進度階段,然後把這個階段的截止日期寫到行事曆中提醒,例如規劃每週、每兩週應該執行到哪個階段進度。

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四、收集今天、明天要做的任務

經過上述步驟,在 Evernote 中有一則專案管理筆記是整個計畫流程與資料,在 Google 日曆中則具體的呈現出了每個工作階段應該執行完成的進度。但是這些進度,是需要許多等待執行的小任務來推動的。

這時候我會利用 Gmail 中的「 Google 工作表」收集專案中今天、明天要做的小任務,而一些臨時插入的其他工作任務,其他必須要去做的瑣事,我也統一利用 Google 工作表管理。

這些任務的特質是做完就可以刪去,不需要繼續留存,但一定要「提醒自己記得做」!而 Google 工作表就具備了記錄與提醒的功能,我只需要每天固定時間收集明天要做的任務即可。

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五、收到任務郵件

之所以使用 Google 工作表來當短期任務的待辦清單,有一個最大的好處,那就是 Google 工作表結合在 Gmail 中,而目前數位工作裡電子郵件仍然是傳遞工作任務最常使用的媒介。

一個專案開始進行後,就會開始在電子郵件信箱裡收到很多和工作相關的郵件,可能是合作夥伴傳遞的資料、主管交代的任務等等。而「 Google 工作表」就可以直接把 Gmail 收到的任務郵件變成待辦清單裡面的任務提醒。

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任何經由郵件傳來的瑣碎任務,都可以快速加入 Google 工作表的待辦清單中。這部份可以參考:如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程?心得分享

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六、收到任務筆記

或者在 Evernote 中寫下的會議記錄、臨時記下的重要資料,如果有「執行」的需要,也可以把這則筆記傳送郵件到自己的 Gmail,然後同樣列入 Google 工作表待辦清單中。

這樣就讓筆記的零散任務也能有時間提醒的功能。

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七、短期的時間提醒

「 Gmail 」與「 Google 工作表」作為我的「短期時間提醒」,一方面工作表可以直接顯示在 Google 日曆上,另外一方面手機上也可以利用 Gtasks 等 App 來同步。平常臨時有什麼必須去做的小任務,也都可以很方便的隨手記到 Google 工作表中。

「 Google 工作表」用來提醒我的下一步行動、記住瑣碎的任務,使用工作表時我的目標就是每天清空它,讓自己空閒時間可以知道應該做什麼。
參考:待辦清單最佳化,用 To-Do List 建立有效時間管理方案
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八、中期的時間資源籌劃

而在「 Google 日曆」上則可以看到中期的「時間資源規劃」,了解每一段時間必須完成的進度。

Google 日曆則是讓我了解在一週或兩週的時間內,我還有多少時間可以安排?如果要插入新工作、調整執行步驟,都可以因此有所依據。
參考:Google日曆 最佳化:在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程
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九、長期的產出控管

最後在「 Evernote 」中不是作為時間管理用途,而是作為產品內容本身的管理而存在,進行「長期的產出控管」。

經由專案管理的筆記,我可以知道目前完成了哪些產出?還有哪些產出沒有完成?了解整個專案的執行流程與進度狀況。並且在 Evernote 中連結這些執行成果與參考資料。再透過前面 Google 日曆的時間資源管理,如果時間不夠時,我可以回到 Evernote 去取捨還需要完成哪些事情。

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於是,不管是專案的開頭、執行與完成後,所有資料都除存在 Evernote 中,完成了哪些流程也一一在筆記裡有所記錄,這樣只要儲存這一份專案筆記,以後就能成為很好的工作參考。

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小結:

在我的專案時間管理計劃中:
  • 1.Evernote:管理整個專案的流程規劃與重要資料。
  • 2.Google日曆:設定專案的工作階段截止日。
  • 3.Google工作表:收集目前要執行的任務。
每天工作的時間提醒主要來自於「 Google 工作表」,讓我知道現在應該做什麼。但每天下班前,我會回到「 Google 日曆」看看完成進度所剩的時間,規劃明天要列入 Google 工作表的任務。

然後再到「 Evernote 」中編輯專案流程計劃,看看目前已完成、未完成的成果,然後思考是否需要增刪什麼內容。

我覺得區分這三種層次,可以讓自己的工作管理更加清晰,提供大家參考,歡迎大家也一起來分享你們的工作管理心得

26 則留言 :

  1. 写的非常详细,可以看出,博主非常的细心,而且很有条理,我目前就是使用谷歌日历来安排我的计划,我一般是安排具体每一天做哪些工作,然后起到一个提醒我的作用。相对来讲我的要求也是比较简单的。另外一点我想和博主分享的就是,谷歌日历和待办事项,我都是同步到手机上面的,使用的软件是GO桌面,她有日历插件和便签插件,非常好用!比系统自带的以及其他的一些都要方便,一直以来我在寻找这样的软件,现在终于找到了。非常满意。博主也可以试一下。

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  2. GO桌面我之前有用過,不過後來我還是選擇了android 4.0 以後的 Google 日曆官方工具,同步工作表我則選擇 Gtasks

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  3. 真的很完整~~
    佩服版主對數位工具的應用~~

    4.0之後GOOGLE的官方工具真的比較好用,每次都會找其他的類似的軟體來測試,但是還是官方整合度好~~

    好好學習版主的精神!!

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  4. 謝謝您! 好棒的分享! 今天上班就想說新年新希望,是該來整理/改善工作管理流程的時候,馬上這篇文章就是最棒的新年禮物! 滿懷感恩~ 祝您新年快樂一切順心!

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  5. 在android 內用jorte 日歷比google 官方的更好用, 檢視上行事歷時有更大彈性

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  6. 站長您好:最近在平板上使用evernote有一個很大的困擾,想請教您或麻煩您幫忙反映給官方,最近發現android板的evernote在編排上只能將圖片當成附件的方式儲存,無法在文字段落中直接插入圖片,但ipad的版本卻可以,不知道是不是我漏掉哪一個步驟,或是android板的限制,這點造成在使用上不小的困擾,必須另外再透過pc來排版,不知道有其他方式可以解決嗎?

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  7. 站長您好:
    感謝你的好文章~這半年也開始學習使用Evernote來當做自己的專案管理與知識管理的工具
    以下有些問題想跟你討論一下:
    1. 請問站長有使用Awesome Note等其他Evernote相關APP嗎?
    2. 根據站長提到~利用Gmail來做Daily task checking 如果有兩個Gmail (工作用、自用)有沒有建議軟體可以合併呢?
    3. 有看到站長用心智圖作一些開始的breakdown 有沒有方式可以把心智圖放在Evernote呢?

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  8. 想請問一下版大~
    我的evernote2兩個月就算沒什麼擷取資訊
    或根本沒有使用,空間還是不斷被吃掉,

    我這2個月大概只擷取20來篇部落格文章
    現在已使用100%配額

    請問是我電腦中毒嗎? 還是我有什麼設定錯誤了?
    我目前Evernote同步電腦有2台、iphone、ipad各一

    再麻煩版大為我解答一下答案>_<"
    這困擾了我好久~~~

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  9. esor huang,你好:
    我是来自中国大陆的访客,你的Blog文章很精彩。但由于受到中国的国情和当前大陆地区网络环境的影响。大陆访客无法正常打开你的Blog网站。我迫切的希望你可以用EverNote来分享你的精彩文章。这样你忠实的大陆访客朋友就可以很方便的读到你的文章。
    期待你的回复。
    谢谢!
    ——来自中国的朋友:Jovker
    Gmail:Jovker@Gmail.com
    WeChat:Jovker

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  10. @jason :
    目前確實有這個問題,大家都可以透過回報機制回報自己的需求

    @Admin :
    1.多少有玩過,但後來都沒有繼續使用
    2.這個比較麻煩,目前好像沒有可以合併的工具
    3.心智圖我都是轉成圖片存入evernote

    @8oz :
    evernote免費版,每個月有60mb的上傳量,每個月都會重新計算,總容量是無限的。.

    不清楚妳擷取的是什麼網頁什麼?或者你的筆記裡有哪些內容?是不是有超過每個月60MB的上傳量?

    @Jovker :
    不知道有沒有什麼大陸方便訪問的部落格平台可以推薦?

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    1. esor huang,你好:
      由于受到中国大陆网络环境的监管,中国大陆访客很难访问 电脑玩物 部落格,建议使用EverNote 新建笔记本,再分享该笔记本。这样让更多大陆访客阅读到你精彩的文章。当然更希望你能够分享一些精彩的笔记。中国大陆没有好的部落格可选,毕竟同时更新两个部落格也会浪费你不少时间。希望你能不吝分享。
      期待你的回复。
      谢谢!
      ——来自中国的朋友:Jovker
      Gmail:Jovker@Gmail.com
      WeChat:Jovker

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  11. @esor huang:
    大陆的博客还是新浪的比较多,另外还可以同步新浪的微博。

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  12. @esor huang:
    我是也翻墙过来看博主的,另外,博主你为什么不用wordpress自己搭建一个博客呢?搞一个独立域名?我在这里发言你有没有回复都不知道,如果是wordpress就可以用插件时间留言回复收到邮箱提醒。

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    1. 為何是你要看卻走來叫人架站?
      反客為主得過份。

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  13. 站長您好:
    關於圖片只能當附件無法插入排版的問題,因為我測試evernote在android平板是第4版,在ios版是第五版,是因為版本差異嗎?在evernote 4 for ios板也是如此還是ios板的evernote不論哪一版的可以直接加入圖片排版編輯?

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  14. 所有資料都「除」存在 Evernote 中 → 儲

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  15. 呵呵,我相信大家沒有惡意,我也希望部落格內容有更大的傳播空間,不過目前我可能力有未逮,時間上無法空出心力,但這確實是我一直在意的問題^^

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  16. 我也是翻墙才能详细畅通看ESOR的博客日志
    平时只能通过GR来粗看ESOR的博客
    在这里学习到了很多有用的软件知识,管理知识,也获取到很多精品APP!
    感谢~!
    真诚希望能提供一个大陆朋友可以轻松访问的平台

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  17. 站長您好:
    關於圖片只能當附件無法插入排版的問題,因為我測試evernote在android平板是第4版,在ios版是第五版,是因為版本差異嗎?在evernote 4 for ios板也是如此還是ios板的evernote不論哪一版的可以直接加入圖片排版編輯?

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  18. Jovker@Gmail.com 你好,你可以使用翻墙的工具。

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  19. sos detail on my youtube facebook noname 黃伯策 huang bo tse 我被不明人士24小時,監視,騷擾,恐嚇,跟蹤,辱罵,在房間做舍麼,上舍麼網,他們都知道,從99年4月底到現在,房間不知從那傳來罵人和敲擊的聲音,跟人講電話時手機還傳來罵人的聲音,我的門號跟無線網路都是o的,上班的時候也是,騎車時也跟著罵,我在o的駐點o社區當夜班保全,另一個保全是o,還會讀心術,我心理想舍麼他們都知道,有人證,也可以測謊,之前住在臺灣oo縣o,目前住o ,電話o,名字是o,還有很多沒講,事情是我在大陸時開始的,我姑姑,爸爸,二哥,奶奶都知道
    一直用奇怪的聲音干擾我和我周圍人的神經.我身上有錄到一些證據.車號o 讀心術是完全一字不漏把我腦中所想講出來 另外還有很多沒講的 我有上傳一些影片到youtube 我的頻道上 我可能會失蹤 被逼瘋 逼死 意外身亡 他們會找很多方法弄死我又能讓其他人以為跟他們沒關桸 或找不知道的人弄死我 期間我聽到有住戶說財團兩個字 說要整死我 說oo人都這樣 說我是oo黨 說你們這些oo人 說性oo的都這樣


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  20. 剛剛拜讀貴作,請問evernote裡的匯出格式,可以讓我轉到其他甚麼服務呢?
    雖說目前它沒有容量限制,但是總是先想好退路比較好,您說呢?

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  21. 版主你好,在「收到任務郵件」這一段,你有提到gmail可以用篩選器自己分類郵件,我可以加上「工作」的標籤,但gmail似乎沒有辦法設定「自動加入到工作表」?不曉得是版主沒說明到還是真的不行?
    如果不行的話,那實在就是美中不足的部分了,明明可以加到「工作」,但我還要手動去把它加到工作表,那我就不需使用「自動篩選」了,我就手動加到「工作表」就好了說。

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  22. 站長您好:很好奇您的Google日曆中有活動或項目有核取方塊的運用,這是如何設定,或者有相關書籍介紹?煩請 惠知學習,謝謝。

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    1. 那些就是Google工作表裡的項目阿

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  23. 版主您好,

    偶然 GOOGLE 到您的 BLOG, 謝謝您圖文並茂的專業解說, 但不知您是否可以回答粗淺的問題 ?

    我只是想把在每次更新到 google 日曆或者是 yahoo 日曆用a4 的紙列印下來, 但沒有一個是可以在我需要更新的時候隨時轉檔成 word 來做打孔放在手帳中使用.
    您有什麼解決的方法嗎 ?
    或者用那一個軟體可以整合 google 日曆或者 yahoo 日曆來同步使用, 然後可以用 word 輸出做編排, 然後及時印出自己想要的 ?

    謝謝撥空閱讀.

    end-user

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