用符合人性的 123 行動清單,開始更有成就感與動力的工作週



新的工作週開始,馬上陷入忙碌的日常事務中,承接專案進度的壓力,焦慮於處理各種意外,煩惱許多紛至沓來的瑣事。在這樣的紛亂中,很容易感覺沒有動力,感覺缺乏成就感,感覺路途遙遠而困難重重。

我也會如此。

我是一個愛拖延,容易恐懼擔心,不積極,而常常感覺什麼都缺乏動力的人。

這種情緒伴隨著我,很少因為累積了很多成就而完全消失,總是一而再、再而三的湧現。

這似乎跟時間管理背道而馳,但也因此,我非常能感同身受覺得自己無法管理時間,是什麼樣的感覺。




但我會嘗試透過一個列每週每日行動清單的方法,來幫我改善處在這樣情況下的自己。

這個方法很簡單,透過「三種時間節奏」的掌控,就能幫助我自己做出相對有效的時間管理,而這個方法的目的:

在於可以幫助我更容易展開行動,於是產生行動的動力,進而得到行動後的滿足感。

這個方法,脫胎於我多年前開始分享,也在我自己身上練習了好幾年的「 135 專注行動清單」,但從去年年中開始,我將其改良為更直接的「 123 原則」,而對我來說,這個原則更容易執行,並且我也賦予其更多的意義。

什麼是123每日行動清單法則?

  • 每天都預先設定一個專屬於自我實現的重要目標
  • 每天設定兩個專案的推進進度
  • 每天早午晚三個時段,還剩下多少時間處理瑣事

並且有個補充法則,我會一週前,先列好下一週七天,每一天的 123 行動清單。

下面讓我來說明這樣做的意義、價值,和我背後的思考邏輯與真實經驗談。




一,每天都預先設定一個專屬於自我實現的重要目標


人生中有些事情沒有人逼你,沒有時限,但你為自己選擇推進的重要事情。而這是找到成就感,感受到快樂的最佳方法。

或許那對我來說是寫完一篇部落格文章,或是和老婆一起看完一部我們都想看的劇集,還是讀幾本童書陪伴孩子入睡。

我會主動的、具體的為自己挑選出這些事情,事先挑選出來,排好一週內每一天要去實現的個人目標:

讓每一天有自己就能找到成就感的行動,這會是最好的動力生產機制。



接著,我會利用空檔去推進這個每天選擇好的個人目標,這可以幫助自己好好把握住那些突然出現的空檔,不至於白費

空檔其實常常出現,只是我們當下不知道應該要做什麼,但時間不會等人。所以要反過來操作,先為自己設定好空檔可以專注的事,那麼就能有效的把握零碎時間。

這樣做,還有另一個效果是,如果自己完全沒有動力工作,不想去做所謂的正事,那麼不如把時間投注在這些自己想做的重要目標上吧!這樣起碼和逃避時間、打發時間後的懊悔相比,去做自己有成就感的事,起碼在之後會獲得更大的成就感。

而這樣的動力,反而能激勵我們去完成那些工作、生活中困難的事。




二,每天設定兩個專案的推進進度


專案常常多頭並行,事情常常雜亂無序,如果一股腦地栽進去,那麼就像沒有地圖就跑進迷宮,焦慮、煩惱、壓力只會增加得更快

這時候,不如把所有要做的事情攤開來,也把自己僅有的時間攤開來,具體的看看,到底「真正可以排進來完成的」有哪些事情。

是的,我也總會發現事情做不完,無法排進這僅有的時間。但這樣可以:

  • 督促我去排入真正非完成不可的事情。
  • 提醒我如何提早開始某些行動。
  • 並鼓勵我勇敢地捨棄一些行動,專注到最重要的行動上。



放心,也不用真的拿著時間表去排,那樣反而更容易做不到,又會花掉許多時間。

我的方法相對簡單,我會這樣設想,人一天的作息,通常會有兩個最有精力的時段讓早上最有精力時段、下午最有精力時段,推進那些有難度的專案進度,知道自己每天最有生產力的時刻,要展開什麼具體行動。

這樣來看,每天推進兩個專案的重要進度,或某個專案的兩個重要進度,其實就很多了。

最好能預排好未來一周的每日行動清單,這樣做的好處是,如果我知道禮拜五要完成 A 專案的某個進度,那麼我就知道禮拜一到禮拜四,每一天要推進 A 專案的哪些行動,最後那個進度才會完成。

只有設定好自己想要推進的專案進度,才能知道專案還需要多少時間才能完成。

避免超現實的設想,知道自己要如何提前開始,也知道自己可能必須再多爭取多少時間,以及知道自己要排除哪些多餘的事情。




三,每天早午晚還剩下多少時間處理瑣事


當前面的自我實現、專案進度都已經安排好,我們可以具體感受到,要為自己留下多少時間去處理前面那些更重要的事情。

而這時候,也就可以知道自己每天所剩時間其實不多,自己必須更大幅度的減少瑣事,減少旁支事情的干擾。



但確實可以安排一些瑣事,或是簡單行動,一天早午晚三個時段,需要一些簡單瑣事來當作調劑。

但不要太多,三件當作調劑也就夠了,最好更少,因為每天一定還有很多意外、臨時狀況,會增加我們要處理的瑣事數量。

所以不如留白,給自己彈性的處理意外瑣事的時間。




小結:


以上,就是我現在每天為自己列行動清單的方法,以及背後的邏輯與經驗談。

這樣的行動清單,不是只理想化的思考重要性,也不是只把一堆事情壓在自己身上,而是真正具體的、現實的,但也感性的、自我理解的,去為自己設計出可以找到成就、可以按部就班、可以找回動力的行動清單。

讓我把一些重點整理如下:

  • 每天預排一個自我實現的目標行動
    • 這是找到成就感與快樂的最基本方法
    • 幫助自己善用每個臨時出現的空檔
    • 有自我實現,反而更容易找到工作動力
  • 每天預排兩個專案要推進的進度
    • 可以反推應該如何提前展開行動,才能完成進度
    • 可以具體而現實的去思考,有限時間如何做取捨
    • 好好利用自己每天兩個最有精力、專注力的時段
    • 嘗試為困難專案持續展開進度
  • 每天預排不超過三件瑣事行動
    • 瑣事可以當作重要行動之間的調劑。
    • 留下時間,給更多意外狀況

對這樣的時間管理方法有興趣的朋友,歡迎參考我的「時間管理系列文章」,或是我開設的「電腦玩物的各種工作方法課程」。

也可以進一步閱讀這些相關文章:[從近藤麻理惠的整理魔法,思考 5 個時間管理的關鍵啟示]、[關於「時間管理」不是什麼?我的七條反思]、[覺察時間管理習慣中的定型心態,開啟「成長心態」的轉變]。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:用符合人性的 123 行動清單,開始更有成就感與動力的工作週

留言

  1. 對這篇很有共鳴

    那時候看到135清單的文章,就有試著簡化為123清單。
    因為自己時間其實不夠....(工作之餘的生活)

    以前項目雖不算太多,有餘力加速做完,可是事後驗收發現,品質其實沒有想像中的好。特別是對於有層次與深度的投入項目,樂器練習等。
    (品質需求有時候也可以作為清單安排數量的考量)

    近期嘗試做的更少,甚至少到今日晚間只有1-2項(有品質需求的項目),雖然項目超少,但更專注,且省去了追趕時間的心思。

    也發現「品質改善」,其實是透過專注觀察、發現弱點,進而找方法對該弱點(小小不良習慣)做有效控制。
    這樣的練習成果比只強調效率的練習,明顯好多了。

    至於瑣事安排,我只會紀錄下來作為提醒,但不強迫自己一定要做。
    因為若真的有必須,自己的身體就會默默地自動完成它了。

    回覆刪除
    回覆
    1. 我註記一下:

      上述的這個模式,是一定會犧牲數量的,短期不太會有成就感。
      其實就是一種緩慢地推進
      但是對我來說是比較理想的方式

      刪除
  2. 取捨真的很重要,過去一年就是高估自己可以負荷的程度,幫自己安排了一堆進修,但是不僅沒有能夠好好吸收浪費了學費,還讓自己到現在還被課程追著跑。

    努力練習讓自己的生活更有品質!

    回覆刪除
  3. By the way, you can read these advices before writing resume if you want to achieve success. It will be useful for teachers

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片?13個整理技巧

AnyDesk 最快的遠端桌面軟體,免費免安裝中文教學

工作愈忙愈需要清單工作法,把塊狀任務變成分點行動

Chrome 74 內建深色暗黑模式在 Windows 強制開啟教學

工作愈忙愈要花時間做好知識管理,幫自己擺脫忙碌循環

十年磨劍,新書出鞘:《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》