擺脫生產力成癮,別再為效率而筋疲力盡,我的5個真實案例分享



我們會追求生產力提升,希望能更高效地完成工作。但有時候,我們卻陷入了不斷地尋求完美工具和更新更有效的工作方法,以為這就是提高效率的迷思。這導致我們會花費過多的時間和精力在這些工具與技巧上,卻忽略了最核心的問題:真正的效率不僅僅來自於如何使用工具與方法論,更來自於我們是否完成有價值的成果、是否解決工作上的問題。今天這篇文章,讓我們回歸自己真正的生產力需求,找到一個更平衡的做法,不再為了追求效率而筋疲力盡。

我會舉出五個我自己也實際經歷過的案例,分享一路走過來後,一些破解的步驟或心態。提供給想追求時間管理、知識管理更高生產力,卻又驚覺到自己可能身陷其中的朋友參考。

延伸閱讀:



1.擺脫生產力工具功能迷戀:

你是否曾經有這樣的感覺:在嘗試各種生產力工具後,發現自己花費更多時間管理這些工具,而不是完成實際的工作。對於工具的各種功能和可能性過分著迷,而不是關注它們如何服務於目標,結果花費大量時間研究和設置,卻忽略了實際的任務。

之前我也發生過一件有趣的事情:購買了一台新的掃地拖地機器人,它的功能豐富,配備了智慧家電、AI 技術。我發現研究這些設定和自訂功能非常好玩,當機器人畫出家中地圖後,我還可以設定各種清掃和預約模式,我開始有種「如果不善用這些功能的話」,好像對不起這台掃拖機器人的感覺。

因此,我花了不少時間來設定每天的清掃計劃,比如什麼時候掃地、什麼時候拖地、哪個房間該在什麼時候打掃。剛開始總覺得自己設計的模式應該還有什麼可以更好的地方,我就會一直重新調整家裡的地圖或清掃模式。甚至有一晚,我還夢到了掃地機器人的地圖突然亂了,自己在夢中想辦法解決問題(是不是很無言?)。

後來我自己想想,這其實挺好笑的。畢竟,它只是一台掃地拖地機器人,最簡單的自動清掃模式已經能完成工作,解決 90% 的問題。當然,如果我希望它能完美地清掃家中的每一個角落,可能就需要花更多時間去研究。但真的有必要在打掃這件事上花這麼多心思嗎?想到自己那時候竟然為此感到焦慮,真的挺可笑的。但這其實就是一種「生產力焦慮」。


有一種工具、有一種方法、有一種他人推薦的目標在那邊,我感覺如果不能窮盡他的所有技巧,自己的生產力就無法提升,但是當我開始投注在這些功能、技巧的追求上時,卻又開始產生另外一種研究焦慮,並且最終發現自己在「追求生產力」本身花掉太多時間,結果真正要完成的事情依然還是沒時間。

要擺脫這種生產力焦慮,對我來說最有效的兩個步驟是:

  • 回歸完成事情與成果,而非完成計畫設定:
    • 掃地拖地機器人的目的是完成家裡清掃,而不是我自己完成一個完美的清掃計畫。
  • 一邊做一邊修改,而非一開始做好完美設定:
    • 也不是不能追求更好的生產力設定,但與其我先花時間找出掃地機器人的完美設定,不如讓他先工作,每一次遇到問題做一點點調整,慢慢的,自然就找到更適合家裡的清掃設定。

這兩個步驟,或許就能破解掉許多生產力成癮的難題。




2.克服生產力工具選擇困難症:

市場上生產力工具過度飽和,難以選擇最好的工具,最後花太多時間在追逐、替換、研究(玩)新工具,以為它們會帶來革命性的變化。但最後發現研究工具時很開心,實際做事時還是充滿困難。

在最近的時間管理課程中,學員問了我這樣一個問題:目前市面上有各式各樣的生產力工具,她常常在這些工具之間換來換去,卻總是找不到一個最適合自己的選擇,該怎麼辦才好?

我們經常對新工具和它的新功能抱有期待,覺得它們看起來很厲害,好像可以徹底改變我們目前的生產力問題。但實際上,真正的問題往往源自於我們自己的工作方法。當我們沒有意識到這一點,只是一味追求新工具的新功能,我們可能會在初期因為工具的新鮮感,以及工具中的內容尚未變得複雜,而感到效率短暫提升,但這其實不是真正的生產力提升。

當我們開始把複雜的專案和繁瑣的資料放入生產力工具中,我們可能又會再次發現,許多專案上的問題,該工具似乎還無法完全解決。這時,我們可能會疑惑,是不是應該再尋找一個擁有新功能的工具來解決這些問題?或者,當工作專案變得越來越複雜時,操作這個工具的流程也變得繁瑣,導致我們難以持續並最終放棄,那是不是該換一個更方便的新工具?


然而,真正的問題其實並不在於我們選擇了哪一個生產力工具,而是我們是否為自己建立了一個適合的工作流程,以及我們是否知道如何解決工作中的問題。

最好的方法是從我們手邊的一個工具開始,任何工具都可以用來寫待辦清單,記錄筆記。我們應該在這個過程中思考,自己真正需要的工作管理流程是什麼,解決問題的方法是什麼,以及如何實際推進任務、資料整理或知識學習:

  • 用手邊正在用的工具,先去解決手邊工作上的問題。
  • 執行過程中,思考自己是如何解決問題?需要什麼工作流程?
  • 用手邊的工具,去調整出適合自己的工作流程。
  • 掌握自己需要的工作流程,就算要換工具,也自然知道自己需要什麼工具。
    • 甚至會發現大多數工具都可以調整出適合自己的工作流程。
    • 更關鍵的是,你會發現手邊工具已經可以提升自己的生產力。

當我們逐步掌握自己的核心流程後,我們就能夠明白應該尋找哪種工具更適合自己。或者,更常見的情況是我們會發現任何工具其實都適合,因為我們都可以在任何工具上實現自己的生產力流程。

關鍵在於,我們往往沒有先解決工作上的核心問題,沒有建立自己的工作流程習慣,就想依靠工具來解決問題,這往往會適得其反。




3. 放下過度最佳化整理系統的迷思:

關注細節沒有錯,想要建立完美的系統也是很好的出發點,但也容易誤以為對自己的工具、整理系統進行優化就等於提高生產力,於是經常調整工作環境或工作系統,但這些改動對成果的提升可能微乎其微。

我曾經有一個習慣,就是在早年研究各種工具時,對於各種所謂的清理工具、系統最佳化工具感到非常著迷。那時,我經常認為使用這些工具之後,電腦的速度似乎會快一些。但實際上,大多數時候這種速度的提升是難以感知的,更不用說它們對實際工作效率的提升到底有多大。

反而有時候,我會花很多時間去調整電腦設定,清理電腦或手機系統,而這些步驟本身所耗費的時間是最多的。最終,即便系統有些許提速,這點時間的提升也無法彌補我在清理和整理上花費的時間。而且,那時候我還常常遭遇一些災難,比如過度使用這些系統清理或優化工具,最後反而搞壞了系統,導致需要重新安裝電腦或重新調整設定。

這時候,拿出前面的兩個步驟也是有效的:

  • 先完成事情與成果,而非完成整理:
    • 整理不一定代表推進任務,先執行工作本身,比做周邊的整理更省時間。
  • 一邊做一邊整理,而非先打造系統:
    • 但也不是不要整理,我們可以邊做邊整理,只做任務本身需要的整理,累積這些整理,幫助我們逐步打造出系統。


我之前分享過的文章中提到(延伸閱讀:如何在繁忙中打造高執行力、長持久性的個人知識管理系統?),很多學員對我完成的專案任務筆記結果感到印象深刻。有些人認為我整理得很完整,有些人則覺得整理得很整齊漂亮。但他們通常會擔心,這樣的整理似乎需要花很多時間,或者他們也希望一開始就能建立起這樣的整理系統。

我常常告訴他們,其實我不認為自己有額外花費整理的時間,甚至我也不會刻意安排時間去整理,比如不會去設定要每天晚上或每個週末整理一次筆記或系統(因為做不到)。

那麼,如果不花額外時間整理,我又如何建立有效的工作系統呢?關鍵在於,當我推進任務時,我會同時打開我的時間管理和筆記工具,「隨手記錄」任務執行過程中的想法或細節,並直接記在任務頁面上。這樣一來,在工作的同時,其實我就在同步整理自己的系統。

此外,我對系統也有一個簡化的要求,我不認為需要花很多時間進行分類整理或建立架構。只要能夠輕鬆「搜尋」到所需內容,就已經足夠。我也不會刻意讓我的系統看起來很漂亮,只要能找到我的專案任務筆記,並知道下一步該做什麼,我就認為工作系統已經完成了。

因此,我不需要花很多時間去最佳化系統,但在這個過程中,我其實在逐步建立一個穩固、易於查找、知道如何執行的流程。

你不必完全模仿我的工作方法,但我們都可以放下過度最佳化整理的迷思,專注於完成事情,邊做邊整理,逐步打造出一個適合自己的系統。




4.轉換不切實際的生產力要求:

有時候我們誤認為有了完美的計劃和工具,就能完成事情,所以就不斷嘗試與替換新的計畫或方法,但卻很少堅持到最後的完成。

追求一種自律、專注、並且充滿效率的生產力流程無疑是許多人的理想目標。然而,有時我們對擁有一套完美時間表和計劃表抱有過高的期望,反而可能成為生產力的障礙。在這種過程中,我們可能變得更容易放棄與拖延。此外,這樣的過程還會累積更多的壓力和焦慮。

在我的時間管理課程中,經常有人問我類似的問題:「如果我已經排好了時間表和計劃表,但某一天因為身體狀況或心理低潮而無法按計畫執行,該怎麼辦呢?」我給出的回答很簡單:有時我們可以選擇放過自己。如果我們的身心需要休息,不妨給自己放一天假,找到一種明確的方式來轉換心情,然後再重新投入工作。因為時間表和計劃表都是可以微調的,犧牲半天或一天的時間我們還是有機會補回來。但如果我們只是堅持原計劃而又無法有效地推進,同時又沒有得到充分休息,那麼就真的得不償失了。

這種現象在養成習慣或年度目標時也很常見,我們可能制定了一個完美計畫,但發現自己無法堅持,或是缺乏足夠時間,或是在執行時無法達到計畫的完美程度,這種情況下,我們往往會選擇放棄,然後嘗試制定一個更完美的計畫。結果,最後我們會發現所有的時間都花在追求完美的計畫上,而不是實際推進目標的達成


那要怎麼辦呢?修正與覆盤或許是更好的做法:

  • 確實可以先有個計畫,就像實驗前先有一個假說。
  • 做不到時很正常,找出新的問題點,採取一個解決問題的新行動。
  • 持續行動,解決新問題(而不是重新做計畫)。
  • 那麼目標就在推進的流程中。

確實存在許多出色的知識管理方法,許多人分享了各種優秀的習慣養成和目標設定方法,就像我分享的「防彈筆記法」工作系統也是其中之一。但在學習或參考這些系統時,我們並不需要完全照搬,如果僅僅是照抄一套完美的系統,我們可能需要投入更多時間,大部分時間可能會花在重建系統上。在執行過程中,還會因為各種壓力和挫折,最終無法持續執行。

這種時候,我常會建議不需要完全改變自己原有的工作計畫、流程或系統。如果很想嘗試一個新方法或目標,可以先從一個小任務開始實驗這個新方法對自己是否真正有效。這個過程會是一次輕鬆的嘗試和實驗,同時也可能發現某些不適合自己或是難以執行的環節。這反而是個機會,可以針對這些問題尋找適合自己的解決方案。最終,我們不僅完成了一個重要的小任務,也從這些調整中找到了更適合自己的做法。

接著,我們可以在第二、第三個任務中繼續實驗和調整。這樣一來,我們建立的可能不是完全一樣的防彈筆記系統或卡片盒筆記法,但卻在實驗和修正中找到了更適合自己的工作流程。

回顧整個過程,我們會發現是在逐步推進事情的同時進行修正,而不是死板地套用一個完美的計劃或系統,最終因難以實行而停滯不前。




5.降低資訊焦慮與建構知識系統的疲勞:

將收集與閱讀資訊當作效率的象徵,誤以為一天中每分每秒都在忙碌著學習,或是建立了知識管理體系就是高效率的表現,但最後回頭看,實際成就卻很少。

在追求提升生產力的過程中,我們經常關注各種工具,學習許多方法,並且不想錯過任何有關生產力的資訊。這本身無可厚非,但我們也要意識到,追求生產力的真正目的,其實是要回歸到我們的工作、生活、人生中想要完成的那些成果,或者能夠享受到那個完成的過程

換句話說,如果沒有完成或輸出,那麼所有的生產力技巧都不能算是真正有效的。相反地,如果我們有效地完成了對自己、對他人有價值的事情,即使過程中不那麼高效率,或是沒有建立完整知識系統,其實仔細想想,那根本無傷大雅。

這時候,另一種生產力成癮容易造成的迷思,就是在知識、資訊的追求與學習上,過度花費了太多的時間,但卻沒有有效的輸出和完成。我當然不是說,建立個人的生產力知識系統不重要,也不是說資料管理不重要。比如說,你要做一個研究計畫,要寫一份論文,可能需要建立一個更有效率、更嚴謹的知識管理系統。但我們也不能忘記,我們最終是要寫出我們的研究報告,是要完成一篇有價值的論文。後者才是我們真正應該優先關注的事情。

這時候,我會提醒自己下面幾個步驟:

  • 今天能夠獲得一個可以跟自己專案、任務連結的新知識,就是很棒的收穫。
  • 把一則資訊拆解成自己目標可用的行動,比整理數十則新資訊更重要。
  • 減少(或不要)關注無法連結重要目標的次要資訊。

也不是說什麼資訊更有價值或更沒價值,而是對每個人來說的定義都不一樣。所以無論我們想要提升生產力,或是想要建構個人知識系統,都先詢問自己想要「輸出(完成)」什麼,以「輸出(完成)」為優先步驟,這時候往往就能得到很大程度的舒緩,降低在資訊與知識上的生產力焦慮。(延伸閱讀:別怕失去什麼,看到好像不錯、好像有用的資料,最好不要收集




在追求生產力的道路上,我們需要學會放慢腳步,重新審視自己與工具之間的關係。生產力工具的目的應該是幫助我們更有效率地完成工作,而不是成為我們的負擔。真正的效率不在於追求完美無瑕的計畫或是不斷更換最新的工具,而在於找到一個適合自己的平衡點,讓工作流程自然而然地融入我們的日常生活中。

透過這篇文章,分享我自己重新思考生產力實踐後的一些心得與想法,歡迎大家一起交流。

大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

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