太多工具拖慢生產力?最精簡專注的3個「時間管理工具模組」



我們的待辦事項分散在太多地方(郵件、即時通、某個或某些個待辦清單軟體、某個或某些行事曆上,以及某本或某幾本筆記本上),往往導致時間管理難以執行,做事容易遺漏,或是覺得管理壓力很大。

確實,很多工具都很好用,各有特色,但也各有缺點,所以每個我都想用,或是想用不同工具處理不同任務。

但是,太多的生產力工具會造成一些「反時間管理需求」的結果:

  • 會有過多的通知
  • 會需要花更多時間整理
  • 會花時間搞定不同的整理邏輯
  • 需要花更多時間去確認分散的任務
  • 而依然很容易遺漏重要的事情

我們想要提升生產力,需要多少時間管理工具才夠呢?

最近看到一篇文章:「How Many Productivity Apps Do You Need?」,提出了很簡潔明瞭的想法「一種需求只要一種生產力工具」:

  • 如果我們需要在超過一個地方確認自己的待辦清單,那我們有太多待辦清單工具了。
  • 如果我們需要在超過一個地方確認行程與時間,我們有太多行事曆工具。
  • 如果我們不能記得自己筆記、資料放在哪裡,那我們有太多作筆記、放資料的地方。

從這樣的想法出發:

時間管理最精簡,最能帶來專注,同時提升生產力,只需要 3 個工具模組。

稱呼他們為「工具模組」,是因為他們不一定是三種工具,而是「三種整理的模式」。這三種模型有可能可以透過三種工具來管理,但也可能整合在同一個工具上。

例如許多有生產力的人,一本紙本筆記本,規畫得好,也可以同時具有這三種時間管理的工具模組,這樣一來,他們要管理時間、確認事情、執行下一步行動時,只要打開筆記本就好。




專案模組:


首先我覺得應該要有一個屬於自己的專案管理工具模組。無論這個「工具模組」打算放在哪裡,但她都要能夠統整我們要做的專案的所有細節。

例如以生活的例子來說,我們要執行一個旅行專案,不要把旅館資料放在郵件,正在討論的行程散落在即時通,而是應該有一個統整的「專案工具模組」,可以統整所有來自郵件、即時通的旅行待辦事項與資料。而工作上更應該是如此。

關鍵在於,「專案模組」可以幫助我們清楚的知道自己有哪些目標,統整每個目標的流程,知道每個目標的進度如何,以及快速確認不同目標的下一步行動是什麼。

時間管理都是從「專案模組」開始,即使是那些你不覺得是專案,好像是雜事的事情也是一樣。

有時候你可能會想,很多事情是別人的專案、客戶的專案、公司的專案,我只是那個被丟了其中某些事情去做的人?或者我的事情看起來就是零零散散,背後好像沒有統一的目標?其實,這些看似雜亂的事情,一樣可以建立專案模組,例如:

  • 我常常處理各種客服郵件,我就建立一個客服專案,在這個專案中整理待處理、已處理、常見、特殊客服案例,整理所有行動與資料。
  • 我的工作就是處理各種行政雜事,那就建立一個行政雜事專案,在這裡統整所有待處理、已處理、常見與特殊行政案例,同樣整理所有行動與資料。

「專案模組」是時間管理最需要先建立的模組,無論你要用什麼工具,只要能滿足下列條件,就可以建立有效的「專案模組」:

  • 這個模組可以收集所有要做的事、要處理的資料,無論他們來自哪裡,都能夠在這個專案模組中統整。
  • 可以根據專案、目標做分類,而不是所有事情混在一起。
  • 可以根據專案目標,排出專案下所有事情的執行流程、優先次序。




時間模組:


有了「專案模組」,接著也需要「時間模組」,但要先有專案模組,時間模組才有意義。

雖然時間的需求可能來自四面八方,例如你會有公司的行事曆,社群、即時通上有不同活動通知,甚至不同管理工具上可能有不同的任務時間通知。有時候你感覺這是不可避免的,因為別人就是從不同的工具上要求我的時間。

但仍然應該要為自己建立一個最終統一的時間模組。

在這個統一的時間模組上,可以同時看到自己所有被占用的時間,包含公司的會議、自己的活動。也可以同時看到所有專案、任務的截止日期,甚至是我需要保護的時間資源。

「依靠通知」通常是無效的,不僅容易被忽略,而且真的通知時,往往已經太晚。

「依靠各式各樣不同的工具通知我」,更是容易造成混亂與遺漏的源頭。

我們依靠「時間模組」,除了建立統一的時間通知,更要掌控的是自己時間的資源,讓自己有一個統一的視野,知道哪些時間已經被占用?哪些需要保護?現在最應該把時間投注在什麼事情上?

通常一個行事曆工具,都能解決時間模組的問題。真正要要解決的是,我們要避免把通知分散在不同工具,在不同工具上有不同的時間提醒,沒有統一的時間資源管理模組,這樣就容易做出錯誤的時間資源分配。




每日待辦清單模組:


最終,我們也需要一個「每日待辦清單模組」,但同樣的,這是要先有專案模組,再有時間模組後,我們才知道如何有效的選擇每日待辦清單。

關鍵在於,這三個模組是不能彼此取代的:

  • 「每日待辦清單模組」不能取代「專案模組」:
    • 因為我們無法在每日待辦清單排出專案的流程,也沒辦法從每日清單鳥瞰專案,反而會因此把行動切碎、失去目標的聚焦。
  • 「每日待辦清單模組」也無法取代「時間模組」:
    • 因為無法看到更長期的時間分配,不知道現在應該保護多少時間才能完成未來的專案,於是那些真正重要有價值的目標,往往變得最沒有時間去做。
  • 「專案模組」與「時間模組」,也無法取代「每日待辦清單模組」:
    • 因為後者可以提供一個提升專注、減少分心,在每日執行中更快速推進有效下一步行動的工具。

當我們有了「專案模組」,了解每個目標的流程與下一步行動。

有了「時間模組」可以知道當下應該推進的未來目標進度。

我們現在就可以透過「專案模組」和「時間模組」的梳理,明確的選擇出每天應該優先採取的行動,而這個選擇的結果,就是「每日待辦清單模組」。




用三個模組,避免太多工具拖慢生產力:


利用時間管理的三個模組,我們就可以減少許多切換工具、製造混亂的時間浪費:

  • 當不斷有新的事情出現時,先透過「專案模組」來統一收集、統一排序,不要先做,但也不漏做,幫助事情進入一個不混亂的流程。
  • 當出現新的任務、新的專案時,透過「時間模組」來管理時間資源,要答應?要拒絕?要延後?幫助自己不干擾目前更重要事情。
  • 最後利用「每日待辦清單模組」來聚焦今天要優先執行的行動,當然這是來自於專案模組、時間模組中選擇的結果。

這三個模組可以在不同工具上,也可以在同一本紙本筆記本中,就看你如何搭配。

但是,如果一個「專案模組」出現在兩種工具上,這就會增加自己切換的時間,增加遺漏的可能性,並且開始製造混亂。

那如果現實中,因為公司的需要,所以不得不另外使用公司規定要用的專案工具呢?如果公司就是有一個內部的行事曆呢?

我的建議是,這並不構成我們統一管理自己的妨礙,公司的專案工具、協作工具、行事曆,我們可以視為那就是「一種郵件、一種即時通」,是事情與資料的來源。但我們依然應該為「自己」,建立個人統一的時間管理模組。

常看電腦玩物的朋友都知道,我這幾年來,正是利用「 Evernote 子彈筆記」來建立這樣的時間管理模組。

而這三個時間管理模組的內容如何整理、執行如何推動的細節,則歡迎參考我的新書《時間管理的30道難題:為什麼列出待辦清單更拖延?幫你克服拖延、養成習慣、達成目標!

也歡迎參考我在電腦玩物寫過的相關文章:


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:太多工具拖慢生產力?最精簡專注的3個「時間管理工具模組」

留言

  1. 請問站長,我長期有看你的網站,也有整理出自己的系統,而我目前最弱的是時間管理模組,我想了解這塊,但我翻閱新書的第一章試看檔以及目錄,發現如你說的新書是在講心法的部分,每個章節的標題我大概都有印象你也寫過對應的文章,似乎跟我想像中想知道的時間模組內容不太一樣,這部分是否在子彈筆記那本有呢,謝謝

    回覆刪除
    回覆
    1. 是的,Evernote 子彈筆記那麼是用工具來建立模組的示範。

      刪除
  2. 原來如此,經過站長拆解,終於明白這些模組的關係和意義

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 生成文章報告

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

如何為筆記命名,建立搜尋規則?我的標題、分類、標籤命名法

活用 ChatGPT Reply 新功能 3 種方法,對話再亂再長也能準確修改

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期