YouCanBook me 讓顧客學生在你的 Google 日曆預約諮詢時間


「 YouCanBook me 」這個工具,在網站首頁開宗明義的描述了自己的用途:「不要用電子郵件來回溝通時間,讓預訂會議、行程更簡單。」

雖然像是 Google 日曆可以跟專案團隊共用行事曆,或是公司內部的 Outlook 行事曆系統可以發送團隊開會通知。我之前也寫過以工作、家庭團隊為核心的行事曆合作方法:


但也有很多情況是,我沒辦法跟對方共用整個行事曆,但又想要讓對方可以「方便的」直接在「我個人的行事曆」預約我「有空」可以開會、服務的時間。




假如我是某種專案的顧問、老師,想要讓客戶、學生快速預約自己「還有空檔」的諮詢時段,對方只要打開我的日曆預約表,就能快速完成我有空檔、可諮詢時段的預約,而我們雙方都會在各自不同行事曆上自動添加這個行程。

假如我是個人工作室,可能是在做個人美容服務,或是某些器材維修服務,想要讓需要服務的顧客,可以快速看到我有空檔的時段,可以直接預約他們也適合的時段。

這樣一來,我和顧客、學生、服務對象之間,就不用先經過 LINE、 郵件的問候、聯繫、討論,然後來來回回確認彼此可以的時間。需要我的諮詢、顧問、服務的客戶,可以直接打開行事曆,預約我有空檔的時段。

「 YouCanBook me 」正是滿足上述的需求,幫你簡單建立個人服務專用的預約時間頁面,提供一個可以讓對方快速在你的慣用行事曆上預約的流程。

我之前有介紹過一個類似的工具:「讓其他人用 Google 表單預約我的 Google 日曆時段,實測教學」,該工具主要介面是 Google 表單(問卷),適合用來讓他人直接報名已經排好、還有名額的多個課程活動。

而「 YouCanBook me 」的主要介面是一個空檔可預約時間的行事曆,適合用來預約一對一的諮詢、服務類型工作。




一,註冊一個 YouCanBook me 帳號


首先,打開「 YouCanBook.me 」網站,要先註冊一個帳號,可以用 Google 帳號登入,這樣就可以直接跟自己的 Google 日曆連結。

登入過程,會詢問選擇免費版還是付費版服務?

免費版擁有下面會提到的基本功能,但製作出來的個人預約頁面下方會有「YouCanBook.me 」的廣告條。





二,選擇預約頁面專屬網址與標題


免費版「 YouCanBook.me 」,可以建立一個個人專屬的預約頁面,這時候在設定的[ General ]頁面,可以隨時更改:

  • 專屬預約頁面的網址
  • 預約頁面的主標題





三,選擇你要連結的個人 Google 日曆


然後在[ Calendar ]頁面,設定自己的個人預約頁面,要連結哪一個 Google 日曆( Google 日曆可以建立多個專案行事曆)。

可以「同時勾選多個行事曆」,例如我的私人行事曆、家庭行事曆、顧問工作行事曆。這樣一來,「 YouCanBook.me 」就會去掉哪些我已經安排的私人行程、家庭活動、工作會議,只顯示我真正有空的時間。




如果我同時選了多個行事曆,那麼我還要決定透過「 YouCanBook.me 」添加的預約行程,要加入 Google 日曆的哪一個行事曆上。




到時候,來到「 YouCanBook.me 」幫我建立的個人預約頁面,就會看到哪些我的私人行程、工作會議時段已經被隱藏起來,只有我剩下真正有空檔的時間可以預約。





四,選擇你要開放預約的時間區段


下一步,進入[ Times & availability ]頁面,設定我要開放給他人預約的時段。

我可以取消勾選星期天,這樣星期日就沒辦法預約。

我可以設定每天可以預約的時段在早上 9 點到下午 5 點之間。




我還可以在[ Break Start at ]和[ Break ends at ],設定一個每天固定的休息時段,例如下午 12 點到 1 點,這樣午餐時間就不會被預約。




在[ Times & availability ]的[ Duration & display ]頁面中,可以把預約時段設定得更精準。

[ Booking duration] ,可以設定每一次預約的時段長度,可以是 30 分鐘、 1 小時或 2 小時等等。免費版無法讓預約者決定要預約多長時段,是由我來決定每次預約的固定長度。

在[ Min booking notice ]中,則是可以決定「最晚多久前要預約」,例如我設定為 6 小時,意思是現在早上 7 點,那麼早上的時段已經不可以預約,只有 6 小時後,也就是下午 1 點開始的時段才可以預約。





五,設定要詢問預約者的問題


預約時間設定好後,來到[ Booking Form ]頁面,這裡可以設定預約時,對方必須填寫的資料。

這就有點像是表單設計一樣,「 YouCanBook.me 」也確實提供了不同的問題題型,讓我們插入這個預約表單中,例如:

  • 選擇題:可能是我提供的幾種固定服務類型,讓對方先選擇。
  • 簡答題:用來讓對方輸入姓名等資料。
  • 電子郵件:讓對方輸入電子郵件。
  • 電話:讓對方輸入聯繫方式。
  • 等等不同的問題題型。




我一邊設計問題,一邊可以在右方預覽表單填寫的樣式。




這個表單的設計是必要的,因為對方要在時間表上預約時,一定要填寫我設定好的這份表單,才能完成時間預約。





六,設定預約完成後的確認訊息


接著在[ Booking Form ]的[ After Booking ]頁面,則是可以讓我們自訂對方預約成功後要看到的訊息。

預設是一個英文版的訊息,我們可以自己將其改成中文內容。

另外可以在訊息中,透過[ Insert Shorthand codes ],插入前面表單填寫的答案。

例如插入對方的姓名,當作開頭,這樣看起來更像是答覆給他的訊息。




於是,對方完成預約後,就會看到類似下面的成功預約畫面。

這時候,對方也可以把這個行程加入他自己的不同行事曆中。





七,設定預約完成後的行事曆上行程格式


當對方預約成功後,這個預約時間,就會:「自動加入我設定好的個人 Google 日曆」。

如果你想讓行程加入時,格式更符合自己需要,可以到[ Notifications ]的[ Calendar events ]上自訂。

跟前面一樣的邏輯,我可以在[ Calendar event title (行程名稱)]中,利用[ Insert Shorthand codes ]插入對方填寫的表單參數,讓行程名稱更有意義。

例如我下面的設定是,讓行程名稱變成:「對方選擇的服務類型:對方的大名」。




這樣設定完成後,對方在時間表選擇我剩餘的可預約空檔。




填寫完表單,並且提交。




我的 Google 日曆上的指定行事曆,就會自動出現如下圖的新行程囉!





八,開啟、關閉你的預約專屬頁面


全部都設定好後,別忘了要到「 YouCanBook.me 」設定畫面的右上方,開啟[ This booking profile is online ],這樣預約頁面才真正上線(你也可以隨時回到這裡關閉預約頁面)。

把前面設定好的專屬個人預約頁面網址,分享給需要預約你時間的顧客、學生,他們就可以開始預約囉!




以上就是快速上手「 YouCanBook.me 」的操作流程,整體來說設定非常簡單,製作出來的預約時間表也很好使用,自動排除我已經沒空的時段,並將他人預約的時間,加入到我們雙方的行事曆上。

對這類有工具有需要的朋友,還可參考:[G Suite Google 日曆建立公司會議室、學校設備預約系統教學]、[免費簡單架設報名徵選傳檔網頁, Google 表單上傳檔案開放了]、[Google 表單不是只能做問卷, 你沒想到的10個活用案例教學]。

「 YouCanBook.me 」網站


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:YouCanBook me 讓顧客學生在你的 Google 日曆預約諮詢時間

留言

  1. 這個網站若預約後想取消,能自己取消嗎?

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