在 Evernote 建立 OmniFocus 自動任務「透視」:示範教學


「 OmniFocus 」是時間管理實踐者眼中最知名也最專業的工具之一,以符合 GTD 方法的邏輯與功能,幫助我們管理龐大的專案、行動。我也曾經在「20 種待辦清單 App 軟體推薦:評論不同需求時間管理利器」這篇文章中推薦過他。

在「 OmniFocus 」中有一個很特別的功能,常被翻譯為「透視」,這是一個自動篩選出特殊屬性任務的功能。

可以把「透視」理解為檢視工作的「不同視野」。整個「 OmniFocus 」中有我大量的專案任務,如果每次打開工具都要在大量的行動清單中找到要做的事情,這其實是缺乏效率的。所以利用「透視」,我可以:

  • 直接篩選出今天在辦公室可以執行的下一步行動。
  • 或是篩選出這兩天新增的任務。
  • 還是篩選出休閒時可以做的事。

聚焦在某個情境,某個需求下,我所需要的任務,而其他任務先暫時隱藏起來。這就是不同的工作視野,也就是透視。

這也是一種專注、深度工作的有效方法。




而在我個人慣用的時間管理工具: Evernote 中,雖然預設沒有「透視」這個功能,但其實一樣可以自訂出屬於自己的「透視」效果。

今天這篇文章,就來分享我的作法。

這篇示範需要了解幾個 Evernote 關鍵功能:

  1. 學會利用標籤(就像 OmniFocus 可以幫任務設定不同屬性)
  2. 利用搜尋語法(就能建立 Evernote 上的透視)
  3. 儲存搜尋(儲存下來,以後就能直接開啟)
  4. 把儲存搜尋加入捷徑(就能像 OmniFocus 一樣把透視放在最前端位置)

為了節省文章篇幅,上面幾個功能,我都在其他文章寫過,這裡就直接分享這些教學文章。


關於 Evernote 的搜尋語法、儲存搜尋等功能,則可以參考:「Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學:活用搜尋不只是找筆記」。

下面就讓我來分享,我如何利用上述功能,建立 Evernote 上的「任務透視」。





一,我在辦公室時,應該專注優先執行的任務


在 Evernote 中,我在公司裏需要執行的任務筆記都統一放在「01工作任務」這個記事本中,其中某些特別重要的任務筆記,我則設定了「!01重要」、「!02追蹤」、「!04計畫」等標籤,來標註不同層級、不同流程。

想了解這個整理流程的朋友,可以參考:「Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理」。

所以我只要利用下面這個搜尋語法:

notebook:01工作任務 any: tag:!01重要 tag:!02追蹤 tag:!04計畫

就能找到在工作任務記事本中,正進入或重要、或追蹤、或計畫(其中之一)等工作流程的那幾則筆記。而其他次要或參考資料的筆記,就會被過濾掉,不成為干擾。

我把這個搜尋語法儲存下來,命名為:「辦公室優先任務」,放入捷徑。

每天進入辦公室,打開這個「透視」,就不怕漏掉進度上的關鍵工作。





二,在適合思考的情境,快速聚焦可以使用的寫作素材


我也在 Evernote 中儲存了大量寫作的素材,同時有許多篇正在進行中的文章大綱、測試、構思,以及撰寫到一半的內容,每一篇文章筆記,我也會用[思考]、[測試]、[學習]、[撰寫]等標籤來標註他們不同的流程。

對我的這個經驗有興趣的朋友,則可參考:[我如何在 Evernote 養成每日寫作習慣與鍛鍊寫作技巧]。

所以我就使用了下面這個搜尋語法,將這個搜尋語法儲存下來,命名為「寫作優先任務」:

any: tag:!思考 tag:!測試 tag:!撰寫 tag:!學習

意思是所有正在思考中,或是正在測試中,或正在撰寫中,或正在學習中的文章題材,都一次找出來讓我選擇。而其他還沒有進入流程的文章筆記與素材,就先過濾掉,不構成干擾。

當我遇上空檔,準備推進某篇文章進度時,當下想要找一篇最想寫的文章,我就會利用這個「寫作優先任務」的透視,直接聚焦在我可以推進的文章進度上。






三,檢查這兩天工作新增、更新的任務


在工作時,如果我有什麼新想法、新任務、新瑣事,我都會第一時間先筆記在 Evernote 中,所以必須有一個習慣,每天、每兩天,定期檢查一下 Evernote 中收集的新資料,做個整理、去除與排程。

所以我會儲存下面這個搜尋語法,命名為「兩日理清」:

any: created:day-2 updated:day-2

這個語法可以搜尋中「最近兩天新增的筆記」或是「最近兩天有內容更新的筆記」,意思是這兩天我新加入的任務,或是這兩天我在哪則筆記中安插了新內容。

這是 GTD 方法理的收集、理清動作,我先收集雜事,然後找個時間去做「理清」,這樣可以排除無謂的事情,並且把有效的事情排入真正的工作流程。

這也可以幫我不要漏掉最近兩天加入的新事件(我設定為兩天,因為我習慣最多兩天,我一定會做一次這樣的檢查動作)。





四,檢視這一週進行的任務與目前狀況


每個禮拜天,我會花上一兩個小時的時間,好好排出下一週的子彈筆記清單。但是排出下一週清單前,我會先好好檢視一下,過去一週執行了哪些任務,有沒有什麼狀況。這個習慣可以參考:「只要週末一小時的計畫,完全改變你的未來一週」。

而過去一週做了什麼?其實都在我過去一週新增、更新過的筆記中。

所以我儲存下面這個搜尋語法,命名為「每週覆盤」:

any: created:day-7 updated:day-7

這樣每次在捷徑上點擊這個「透視」,我就能透視自己過去一週做了什麼。





五,當進入休息情境,可以執行哪些任務


這一年來,我除了研究工作效率的提升外,也更注重自己休息時間的品質提升,注意生活習慣、保護家人時間,也珍惜自己真正的休息時間,可參考最新的一篇文章:「為何休息後更焦慮更沒動力?可能我只是在打發時間」。

所以我為自己的各種休息情境安排了各種任務,可能是陪伴孩子的任務,可能是和老婆的休閒娛樂,可能是我自己喜愛的遊戲,或是我想練習的食譜,我想看的書。

於是我設計了下面這樣的搜尋語法,將其儲存為「休息任務」:

any: tag:!想和孩子一起做 tag:$02需要 tag:!兩人時間 tag:!空閑 tag:!練習食譜

當我可以運用的休息時間出現,我就打開這個透視,挑選一個最適合當下,最符合當時心情的任務,將其執行。





小結:


Evernote 有強大的搜尋功能,各式各樣的搜尋語法。善加利用,其實就是建立起自己的透視視野,可以快速篩選出需要的特殊筆記,來滿足自己當下的專注工作。

有興趣的朋友,歡迎來一起研究看看,也歡迎分享你的做法與想法。




歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:在 Evernote 建立 OmniFocus 自動任務「透視」:示範教學

留言

  1. 一法通,樣樣通。

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    1. 那我們就不要再糾結於工具了吧
      專注在心法吧

      個人事務管理系統
      總是被忽略的一環

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  2. 問問站長,有沒有感覺到最近Evernote在開啟(即便是本地端的)筆記、搜尋筆記的速度變慢?稍微看了一下Evernote community也有人反應這個問題(甚至是用2017年16G的Macbook Pro)
    工作關係,每日經常要橫跨3-4項專案,各專案下都有大量PDF、webclip筆記,最近感覺速度明顯變慢,搜尋動作經常要3-5秒左右,老實說還蠻困擾的。我總筆記數也大約4000條左右,但假如EN這邊程式優化更新速度不夠快,隨著筆記數量越來越多,我可能就要找其他替代方式來存PDF檔案等等,但就失去第二大腦集中管理搜尋的功能了...

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    1. 我這邊倒是沒有特別感覺搜尋變慢哩(我目前是用 Windows )

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  3. 我也有發現在大量PDF、圖片混雜的使用環境下,Evernote的搜尋跟反應速度會顯著變慢,更換更快的SSD會稍微改善,但目前看來只能等程式優化了

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