2014年10月24日 星期五

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期

Google 表單,是 Google 雲端硬碟裡用來製作線上問卷調查的免費工具。

愈來愈強大、愈來愈漂亮的 Google 表單,可是設計出各式各樣擁有專業問題、滿足特殊調查需求的精美問卷,如果你還不知道怎麼活用他的基本功能,那麼一定要參考下面三篇我在電腦玩物中所寫的一系列教學,從基本功能到隱藏功能,會帶你上手這個好用的工具:


也因為寫了一系列實用的 Google 表單教學,所以很多朋友來問我: Google 表單還能不能滿足某某個需求?

而其中被詢問度最高的就是:「可不可以讓 Google 表單自動關閉回覆?時間過期了問卷就關閉,填寫人數到達限額了就自動停止。」如果可以做到,那麼 Google 表單甚至可以用在報名表、抽獎表之類的應用了。好消息是,這個問題有解了,今天開始 Google 表單可以做到限期、限額自動關閉回覆的功能囉!




Google 表單製作好的線上問卷、報名表,如果活動結束了、需求人數額滿了,結果還是一直開放留在網路上,那確實很讓人困擾。

雖然 Google 表單可以「手動關閉問卷」,只是如果有自動關閉的方法,那更加能夠避免過期的失誤。





1.
我們先來看看原本的功能,在Google 表單製作編輯畫面中,點擊上方的【回覆】選單,把第一個項目切換到「不接受回覆」,那就是手動關閉這份問卷的意思(也可以從這裡隨時重新開放問卷)。




2.
那麼如果要讓 Google 表單在時間到了、人數滿了的時候自動關閉,要怎麼做到呢?

這就要利用 Google 今天開放給 Google 表單使用的「外掛程式」功能,什麼是外掛程式?就是在 Google 雲端硬碟中可以「安裝」到文件、試算表、簡報、表單編輯中的擴充,讓你線上編輯時擁有更強大的功能,詳細教學請參考電腦玩物之前寫過的:
在 Google 表單中,現在也可以點擊功能列中的【外掛程式】,就能取得額外外掛程式來安裝。




3.
若是要滿足今天題目所說的需求:到期、滿額自動關閉問卷。那麼就要安裝「 FormLimiter 」這個外掛。




4.
直接依據第 3 步開始的步驟,在 Google 表單中取得「 FormLimiter 」外掛,然後按下[+免費]便可以完成安裝。

這些外掛可以使用任何瀏覽器進行安裝到 Google Drive 的動作,不限於 Google Chrome。




5.
安裝好「 FormLimiter 」 外掛後,在 Google 表單的「外掛程式」中就可以啟動他,啟動後會在編輯表單的右方出現一個新的功能欄,在「 Limit 」選單中可以選擇:

  • date and time:設定到期時間
  • max number of form responses:設定滿額人數

這樣一來,這份表單就會在指定時間後、指定人數到達後,自動關閉。




6.
設定時間與人數的方式也很簡單,就是填入需要的數值即可。




7.
我們也可以填寫表單關閉時,要對開啟者顯示什麼樣的提示訊息,支援中文內容。




8.
最後按下「 FormLimiter 」 下方的[ Save ],就能儲存設定。




9.
你可以實際測試看看,這樣一來就省下自己手動關閉的時間、忘記關閉的風險,只要設定的時間與人數到達,表單就會自動關閉囉!

有了這樣的功能,你有想到 Google 表單還可以做哪些延伸利用嗎?歡迎分享你的想法。


學會 Google 表單技巧,也請大家多多支持電腦玩物的 Google 工作方法新書這些Google幫我做好的事:用Google思維重建10倍速工作流程

32 則留言 :

  1. 需要的權限蠻多的。應該都是必須的吧...

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    1. 我查看了一下應該都是必須的,因為等於是控制你的整個表單內容,而且這個外掛也是 Google 官方在文章裡推薦的

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  2. 沒有辦法同時設兩個需求>"<

    例如人數或時間兩者條件有一者到達就關閉選單

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  3. 我在chrome線上應用程式裡面搜尋不到FormLimter,改用您提供的連結可以找到並且進行安裝,但是安裝後我的表單還是不會出現這個功能...不知道是哪裡出了問題?

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    1. 其他外掛可以開啟嗎?如果可以,會不會是有套件衝突~?

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  4. 如果我ㄉ表單內有很多商品,但我只想針對某鄉商品做數量或時間上控制,這樣可以嗎

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    1. 這就要用destination spreadsheet cell value這項功能,以回應表單中某一格的值為準來判定是否關閉表單。
      用做判斷的格子是可在回應的表單中另外加入的,比如可加入一格邏輯判斷,看某商品數量,或時間是否達到關閉表單的條件,比如達到預設條件該格的值為1,未達成則為0,這樣就可用這功能來監看這格的值,做為是否關閉表單的依據。

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    2. 這就要用destination spreadsheet cell value這項功能,以回應表單中某一格的值為準來判定是否關閉表單。
      用做判斷的格子是可在回應的表單中另外加入的,比如可加入一格邏輯判斷,看某商品數量,或時間是否達到關閉表單的條件,比如達到預設條件該格的值為1,未達成則為0,這樣就可用這功能來監看這格的值,做為是否關閉表單的依據。

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  5. 請問destination spreadsheet cell value 這個功能要怎麼使用?
    目前做報名表,想設定報名總人數做限制(表單的人數加總),這需要使用上述的功能嗎?
    謝謝站長~

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    1. 人數的話應該是使用max number of form responses,至於destination spreadsheet cell value 我也不是很清楚

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  6. 我想請問一個問題,如果我設定的google表單
    回覆內容中的「時間戳記」被某一位共用者刪除掉...
    我該怎麼恢復?

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    1. 檔案>檢視修訂版本記錄

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  7. 請問新版的Google表單怎麼使用外掛功能呢?好像都找不到耶><

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    1. 新版目前確實看不到外掛的選項

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    2. 是有的 點進編輯畫面後右上角有個類似拼圖的圖案就是外掛程式

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  8. 我想請問google表單可以針對某項目到達指定人數就關閉只開放其他選項,有點像訂票系統那樣,如果此座位已滿 只能點選其他項目

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  9. 我想請問google表單可以針對某項目到達指定人數就關閉只開放其他選項,有點像訂票系統那樣,如果此座位已滿 只能點選其他項目

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    1. 有個外掛程式 Choice Eliminator 2 可以針對單向選擇設定回應數
      會自動關閉~ 但是這外掛邏輯上是程式自動幫你刪除問卷的題庫(excel 原本回應數會保留)
      所以建議:
      1.保留一份原始檔案才不會被程式吃掉原本辛苦做的表單,還有因為是外掛程式只能單方面刪除
      一旦刪除了就不會回覆了

      2.有人亂洗表單的話會造成選項自動刪光(這城市只會單方向一直刪除無法回復)
      建議綁ID或是空格強迫填入名字並且設定不可修改
      (原本點錯的選項還是會計算在原本EXCEL內 然後設定該題的答覆數一到還是會被外掛自動刪除無論是否故意點錯的)

      3.外掛式啟用後才成立 之前有開放填寫表單的話會不準確~ 建議生成表單前要先試用功能

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    2. 有Choice Eliminator 2 這外掛程式可以用 設定好每題回應數量後自動會刪除到達的題庫
      只是有幾點要注意

      1.他程式邏輯上是自動刪除你的選單無法復原,所以記得要保持一份[原始表單]
      才不會辛苦製作的表單被刪光

      2.他的回應道自動刪除是單向的 所以一但點擊過你設定數量門檻將自動刪除題目 這時用修改成其他選單答案也不會回復被刪除的選項 (有心人亂點洗表單很快會被程式刪光光) ,建議綁登入帳號 和強迫空格留下名字 和 設定不可修改

      3.外掛式啟用後才算數 如果表單已經被填過了, 之前都都不會被計算在裡面 要準確率的話建議
      開放填寫前就必須要使用外掛 然後使用前建議可以自己實驗一下~
      用過的表單再插入外掛 舊回應/試算表上回應 刪除上都很簡單(記得excel要刪除之前記錄過的欄位 邏輯上它會繼續在原本的欄位繼續往下記)

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  10. 如果我想筆數到達上限之後, 自動轉到新表單繼續記錄, 這個可以對應嗎?

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  11. 請問
    能夠設計一個借用教室的表單,
    先讓使用者點選借用日期
    若超過六個月,則跳出訊息,不可借用,
    且每日僅能供一人借用?

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    1. 無法這樣設計,有沒有外掛可以做到就沒有特別研究

      倒是你的方法似乎更適合共用日曆的方式來達到,大家共用一個日曆,誰要預約哪個教室就填寫在日曆的行程上

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  12. 如果我是希望 網址 再也不會連結出現表單畫面,該怎麼做?

    目前已經關閉表單,但畫面會出現,只是不能回應了。

    後來善除整個表單檔案,但網址還是會出現原先的表單畫面。

    如何徹底刪除,讓網址顯示這個網站已不存在?

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  13. 我想請問 我最近在做商品到期日的提醒 要如何設定商品到期日前3天會變成紅字提醒?

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  14. 剛剛測試了一下,還想說時間會不會是用美國的時間,沒有讓我失望,是臺灣的時間 :)

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  15. 請問我的表單有分組,每組人數15人,請問要用那一個外掛限制呢?

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    1. 不太確定您的意思是什麼,是否可以每個表單建立 15 個人數限制呢?

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  16. 如果誤刪掉問題,數據不消失,可以復原嗎

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  17. 如果誤刪掉問題,數據消失,可以復原嗎

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  18. 站長您好:

    我想要做一個"志工報名表"也是需要人數達到一定數量就結束,但是有沒有辦法在填表的時候可以看到"報名人數"呢?

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