Gmail 內建電子報版面與郵件合併功能,發送客製化通知信教學



這幾個月 Gmail 又陸續增加了幾個實用的功能,包含內建了可以直接套用的各種電子報、通知信模板,方便發送大量公告郵件的傳送功能,以及最近推出的「郵件合併列印」功能,讓 Gmail 終於可以直接用內建的功能,就能寄出大量的客製化郵件。

所謂客製化郵件,例如我有一堂最新的線上課程,也有一份之前其他課程與活動累積的學員名單,我想寄送最新線上課程的通知信給這些朋友,除了要有好看的版面外,也希望郵件當中可以自動替換對方的稱呼,讓每一封郵件的內容看起來更親切,就像直接寄給對方那樣。

以前我們可以利用一些外掛工具來實現在 Gmail 中寄送這種客製化郵件:


但是現在,商業版的 Gmail 已經內建了上述的相應功能。

只要你是下面版本的 Gmail 帳號就可以使用:Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus and Workspace Individual 。其中「Google Workspace Individual」是 Google 個人商務版的帳戶,可以從自己目前的個人 Google 帳號直接升級(也就是可以沿用目前的 Gmail 帳號與雲端硬碟資料),並擁有更多商業版的功能,而且最近也在台灣推出了

我自己也有商務版的帳戶,所以這篇文章,就來實際測試一下 Gmail 商業版內建的電子報版面、郵件合併列印相關功能的效果,提供大家參考。



首先,我們要先整理好自己的 Google 通訊錄,為想要發送客製化電子報、通知信的名單建立一個「標籤」的分類群組。

當然這些聯絡人需要都有他們的專屬名字、電子郵件。




接著,來到 Gmail 網頁,建立新郵件,符合要求的帳戶就會在下方功能列看到一個「套用版面」的按鈕,在這裡可以選擇各種內建的電子報模板,直接使用。




我們還可以在「預設樣式」中加入版面中的新資訊,例如我們單位的專屬 LOGO ,或是公司地址與聯絡方式,以及各種社群連結,都可以直接插入到版面模板中。




套用自己需要的模板後,可以進一步修改裡面的文字、圖片與連結,調整成自己需要的電子報、通知信內容。




接著,如果是要一次傳送給很多人,就可以開啟下方功能列的「多重傳送模式」。

多重傳送模式有幾個基本規則:

  • 在收件者欄位加入的所有名單,都只會單獨發一封信給一位特定收件人,所以不會看到彼此的群組信內容,也不會看到彼此的信箱。(更適合通知信用途的密件副本功能)
  • 每封電子郵件的「收件者」欄位中可以加入最多 1500 位收件者,「每天」最多能用「多重傳送模式」傳送電子郵件給 1500 位收件者。沒有每月限制,每天都重新計算。
    • Gmail 商業版帳號每天可以傳送最多 2000 封郵件。
  • 開啟多重傳送模式後,撰寫郵件的視窗標題處會顯示為「紫色」。




於是,我可以利用前面 Google 聯絡人設定好的「標籤群組」,一次加入大量的名單到收件者。

而在多重傳送模式下,這些收件人都會個別收到專屬自己的一封郵件。




最後,我們想要替換一下郵件的內容,讓郵件內容中出現為對方客製化的名稱。

在開啟「多重傳送模式」的情況下,在郵件內容輸入半形的 @ 符號,選擇「全名」。

到時候這些插入標記的地方,就會自動進行郵件合併,把聯絡人的全名插入到郵件內容的相應位置。

設定好,按下左下方的「繼續」即可。




於是剛剛收件者欄位中的對象,就會收到像是下面這樣的通知信。

對方會看到這封信單獨寄給我,裡面有漂亮不出錯的電子報版面,並且有些內容自動替換成我的名稱了。




雖然是 Gmail 商務版才有的功能,不過如果你是相應帳戶,值得好好利用。

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