2021覆盤：如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote, Notion, obsidian 都適用
2024/3/1 更新，筆記標題命名法：如何為筆記命名，建立搜尋規則？我的標題、分類、標籤命名法
什麼時候不需要「標籤（Tag）」？
不過在講如何下好「標籤（Tag）」之前，有一個前提一定要不厭其煩的再申明一次。那就是對我來說，整理的大前提「不是分類」，而是「可以搜尋關鍵字找到」。
能夠搜尋找到的筆記，就不需要另外分類。能夠下好關鍵字就能在未來搜尋到的需求，同樣也不需要利用標籤分類。每一個分類動作都是多花掉我們的整理時間，而不需要、用不到的分類就等於浪費時間。
怎麼說呢？
例如我們建立了很多「食譜」筆記，我們會在筆記中註明這是哪一道菜，我們會在筆記中條列需要的食材。那麼，請問「搜尋」菜的種類名稱（如義大利麵、麵包、蛋糕等等）、食材名稱（例如豬肉、牛肉等等），會不會找到相應的食譜清單？當然會，因為有這些明確的關鍵字在筆記中。
那麼，這時候我們需要根據食材建立標籤，或是根據料理的種類名稱，另外下「標籤（Tag）」來分類嗎？無論是在 Evernot、 Notion 還是 Obsidian 這些工具中，我認為都可以不需要這麼做，因為搜尋關鍵字就能過濾出來的東西，我們何必還要自己手動下標籤去分類。
更進一步，「標籤（Tag）」是需要手動加上去的東西，明明我搜尋就能自動找出來（因為這些筆記中自然有需要的關鍵字），卻還要事先手動加個「標籤（Tag）」，而且還可能無法每一則筆記都精準加上完整的標籤，那還真的不如用搜尋自動找出來更好。
最後，分類但不會這樣使用，就是等於只是花時間做出好看的整理而已。
例如下圖案例中，我用「高筋麵粉」搜尋，找出有包含這個食材的相關筆記（你看搜尋關鍵字就能找到了，何必下標籤）。
但更關鍵的問題是，我什麼時候會想看到高筋麵粉分類中的東西？我的經驗是很少很少，因為做料理的流程更常是我今天想要做麵包，我搜尋幾款感興趣的麵包食譜，然後我發現需要用高筋麵粉，我就會去準備這個食材。（除非我今天不小心倉庫有很多高筋麵粉，又急著想要用掉他們，但反正搜尋還是可以找出包含這食材的這些食譜筆記。）
所以從各種角度來看，如果我的「標籤（tag）」只是一些資料屬性、資料關鍵字的分類，那麼一來搜尋其實就能找到了，二來大多時候都用不到，反而要花很多時間下標籤整理。不如一開始就不用這樣下「標籤（tag）」。
用標籤（Tag）安排進度、使用需求：
那麼，什麼時候用「標籤（Tag）」來管理我們的筆記，並且可以輕鬆掌控破萬則的筆記資料呢？從上面的反思出發，大原則就是，我們要用「標籤（Tag）」去管理那些無法搜尋到的需求。（注意「需求」兩個字，關鍵就在我們的使用需求。）
無法用搜尋關鍵字找到的需求，是「進度安排」、「使用情境安排」的需求。
例如上述的食譜筆記，可能要分類的不是用什麼食材做，也不是是哪種料理類型，而是「哪些我很會做」，但有「哪些我還在練習」。
- 進度概念：
- 「我很會做」：表示已經完成、已經學會的進度。
- 「我還在練習」：表示進行中、準備中、尚未完成的進度。
- 需求概念：
- 「我很會做」：那就是要辦聚餐時，我可以拿出手的好菜清單，是我會邀請他人來家裡時，會需要打開來挑選幾個食譜的需求。
- 「我還在練習」：那就是平常周末自己想要玩玩料理，可以打開來挑選一兩道練習，自己拿來嘗試，失敗了反正也只是家人買單XD 但練習成功，就可以替換成「我很會做」的標籤。
這樣的標籤，我才會常常拿出來「使用」。而且這樣的需求，搜尋關鍵字找不到，必須「我自己判斷」。
例如下圖是「好吃食譜」（我很會做的意思）的標籤過濾結果，只要有人來家裡吃飯，我一定從這個標籤分類中，找幾道菜來做，他們可能是某種主食、某種配菜、某個甜點，但是哪種類型料理不是很重要，真正重要且用得到的分類是「我的拿手好菜」。
例如下圖是「練習食譜」（我還需要練習的意思）的標籤過濾結果，這個每週末有空檔時，我都會打開這個標籤，挑個一道料理來練習。
同樣的，是什麼類型的食譜，用什麼食材的食譜，不是那麼重要，重要的是這些食譜「要怎麼使用」，這是我練習時可以玩玩看的。
10年來進化後，我最常使用的幾種「標籤（Tag）」
我的筆記系統、任務專案管理系統中，確實有不少「標籤（Tag）」，但也不是那種無限量一直增加的「標籤（Tag）」，並且都是真正可以用得到的「標籤（Tag）」。原因就在於，我是根據前述的「使用進度」、「使用情境」等需求來設計標籤的。
而一個人就算同時管理生活、工作多個專案，說到底「使用進度」、「使用情境」也就是那幾種。
下面我就舉幾個自己這 10 多年來，持續維護時間最長，也真的常常拿出來使用的標籤有哪些。
首先，我使用最久，每天都一定會打開的標籤有三組：
- 每日推進
- 企劃醞釀
- 定期追蹤
我會在「工作、生活中的目標專案筆記」上面，加上上述三種標籤之一，代表這些目標專案目前的進度。
- 每日推進
- 通常大約會有20~30則筆記加上這個標籤，代表我在目前人生當中隨時都應該推進的幾個目標。
- 企劃醞釀
- 通常大約會有60~80則筆記加上這個標籤，代表我正在醞釀中的各種企劃、專案，但還沒有排上時程真正開始推進。
- 定期追蹤
- 已經完成，但偶爾要追蹤一下的某些專案、任務。
這時候，這樣的標籤其實就是變成「我的工作流程判准」，我每天要優先打開「每日推進」這個標籤，並處理其中的專案。
行有餘力，打開「企劃醞釀」的標籤，把企畫中的事情再推進一兩步，讓其有機會進入每日推進的排程中。
針對我依然很有熱情，也一直持續進行的「電腦玩物寫作目標」，我設計了三種標籤來管理我的寫作流程：
- 撰寫完成
- 進度超過 50% ，並且想法已經抵定，就是要花時間最後寫完的文章。
- 當我有一些比較正式的專注時間時，我會打開「撰寫完成」標籤，推進這些即將寫完的文章進度。
- 測試研究
- 需要用一些數位裝置測試的工具，需要實踐一下的方法。
- 當我有一些零碎時間，但腦筋轉不動時，我會打開「測試研究」標籤，推進這些需要先測試看看（動動手就好，不一定要動腦）的文章進度。
- 測試到一定階段，這些文章就可以轉換成「撰寫完成」標籤。
- 思考動腦
- 需要想清楚方法論，需要解析問題的文章題目。
- 當我有一些零碎時間，而且腦筋可以轉動，我會打開「思考動腦」標籤，推進這些需要動動腦的題目。
- 解出一定程度答案，這些文章就可以轉成「撰寫完成」標籤。
真正好用的「標籤（Tag）」，可以告訴我在目前的空檔時間中，我可以採取什麼更好的行動。
真正好用的「標籤（Tag）」，應該是一種真正有效的標注，並且跟著任務筆記的執行狀態而改變，從而幫助我追蹤需要的執行狀態。
針對生活中的任務，我也會建立許多生活中想要執行的興趣、想要學習的技能的筆記。這時候我建立了三種標籤來管理這一類筆記：
- 兩人時間
- 有些事情是可以跟另一半一起完成的，這樣的筆記我就加上這個標籤，當出現適合的空檔時，打開這個標籤，就可以選擇想要推進的任務。
- 一人空閒
- 有些興趣只有我自己有興趣，例如我自己想讀的書，我就加上這個標籤，當出現我一個人的空檔時（例如上完課回程的高鐵上），我就打開這個標籤，選擇一件事情來推進。
- 想和孩子一起做
- 有些娛樂、學習是可以和孩子一起做的，我就把這樣的筆記加上這個標籤，現在你應該知道我什麼時候會打開了吧？
關鍵就在於，標籤的區分根據我想要的使用情境來分判，這才會是找出我需要的筆記的好方法。
要不要用「標籤（Tag）」來分類專案的多則筆記？
在 Notion 中，一個專案，一個目標主題，應該就是一個頁面（Page）或資料庫（Database）可以管理好，這時候應該不需要再根據專案分類標籤。這個專案中有很多任務時，就利用下一層頁面的方式插入即可。
例如下圖這樣，如果是 Notion ，我應該會建立一個叫做「烘焙專案」的頁面，然後在頁面中插入各種跟這個專案有關的筆記，在頁面中插入一個資料庫管理所有的烘焙食譜。（方法教學請看：用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學）
然後資料庫中的各種烘焙食譜，就用我上面說的邏輯，加上「練習食譜」、「好吃食譜」等標籤。
所以我自己在 Evernote 這樣的工具中，還是會幫筆記加上「屬於某個專案的標籤」，例如「2021時間管理課程」這樣的標籤，可以幫我展開所有正在執行中的時間管理課程與相關重要資料。
展開「標籤（Tag）」，要看到工作流程
最後，我利用「標籤（Tag）」管理，很重要的一個目的是，我希望打開標籤清單，看到的是「我最重要的工作流程」，而不是一堆屬於資料的分類。
例如下面這樣的標籤清單，我看到的是「自己每天處理各種專案、任務的優先順序」，指引我應該先打開哪一個標籤，並提示我在適合的情境打開適合的標籤，處理適合的任務。
當擁有了這樣的「標籤（Tag）」，會帶來幾個管理大量筆記的優點：
- 透過進度、使用需求的標籤，過濾出那些現在要執行的任務筆記，因為這樣的需求是搜尋找不到的。
- 下標籤的過程，就是我們做為一個人，「主動判斷」任務重要性、執行時機的過程。
- 標籤不會無限制擴張，因為使用需求就是那幾種。
- 展開標籤分類清單時，看到的不是分類，而是我的工作流程。
透過這樣一篇總結，跟大家分享我多年來利用「標籤（Tag）」管理大量筆記、大量任務的方法。這樣的系統，如果是電腦玩物的老讀者，應該會發現沒有太大的變動。
但沒有太大的變動，正是表示這樣的設計，對我來說真的常常用得上，而且非常好用，幫助我更有效率、更準確地去執行那些真正重要的目標。
其他延伸案例：
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寫的很好，值得收藏！
回覆刪除希望站長可以多寫一些關於“標籤”的文章，自己一直苦苦思考如何構建自己的標籤系統，希望站長能根據自己的經驗指點迷津。
好喔，這確實還有許多進一步的思考、變化可以討論
刪除謝謝 Esor 老師
回覆刪除我原本都是設定這些可以搜尋的到的事物，重新定義TAG的意義真的很有幫助
回覆刪除謝謝老師!!
Esor老師讓我重新體會tag標籤的意義所在，就像常常聽到一句話：甚麼時間點做甚麼事情。
回覆刪除把標籤的重心改成「使用進度」、「使用情境」。
老師這篇文章解答了我對於tag多年來的困惑, 以前總覺得可以搜尋的話, tag幹嘛, 那老師一直推崇的tag到底該如何有效的運用呢！
回覆刪除這篇真的幫助很多~~~~
謝謝分享~ 我傻傻的一直用tag做分類, 每次點進去都有一種茫然感.
回覆刪除慢慢也理解到, 應該在點下去標籤那刻, 就是執行工作流程的第一步。