Doit.io 不用費力整理的任務型筆記,一頁統整行動、行事曆、文件



在這幾年的新興筆記管理軟體中,有著彈性資料庫管理功能的 Notion ,或是開創反向連結整理的 Roam ResearchObsidian ,都是流行的領導者,許多工具會模仿他們的功能,創造出類似的工具。但今天要分享的這款「 Doit.io 」,雖然在 2020 年推出,但卻有點不一樣,反而走著簡單老派的道路。

說其老派,倒不是批評,因為「 Doit.io 」其實介面也是很現代、很漂亮的,但是他提出了一個觀點是:「所有那些管理工具都需要很多力氣維護才能工作,而且您經常發現自己花在組織工具上的時間,比做實際工作要多。

實際工作需要的是什麼呢?對「 Doit.io 」來說,可能就是:
  • 一個任務到底要採取哪些行動?什麼時候要做完?給誰做?
  • 一個任務進行過程中有沒有重要的行程?會議?進度截止日?
  • 一個任務的行動有沒有什麼相關文件資料?
  • 一個任務的執行有沒有需要筆記註記的細節?
有了這些元素,可以把一個任務「完成」,那麼管理工具也就應該功德圓滿了。




所以「 Doit.io 」的設計採取了幾大特色:
  • 集中統一:
    • 完成一個任務需要的行動、行事曆、筆記、文件都可以集中在一個頁面。
  • 不費力管理:
    • 列出行動流程,資料跟著行動流程跑,這就是你唯一完成工作需要的模式。
  • 可協作:
    • 所以也可以跟團隊一起管理,並且直覺易懂。
並且她的免費版本也可以操作大多數功能,新增 500 頁的筆記(可以視為一個筆記是一個任務、專案),並且讓五位合作者一起協作。

有興趣的朋友,可以註冊一個「 Doit.io 」帳號試試看。





一頁任務筆記的內容管理:

近期讀過我的這篇文章:「如何辨識任務單位?4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理」的朋友,應該也知道我相當認同一個任務就應該在一頁筆記中彙整管理的方法。

打開「 Doit.io 」,開始建立第一個筆記頁面,就請將其想為一個任務、專案的統整頁面。

在這頁筆記中,沒有複雜的版面格式、組織設計功能,就請「根據你的任務執行流程」,把要做什麼事情依照順序寫下來,而「 Doit.io 」給我們幾種格式來安排好任務流程:
  • 插入待辦事項,可以設定時間、指派合作者。
  • 插入行事曆行程,可以設定會議時間、參與者。
  • 插入文件資料,可以上傳文件檔案。
  • 插入筆記內容,有基本的項目清單等格式設定。

例如下面這個例子,我的筆記其實是用來管理一個需要完成的專案、任務,不需要太多花俏的功能,而是要能呈現執行這個任務的流程順序。

所以我可以列出待辦事項、設定完成時間,到了某個階段需要開進度會議就插入行程,某個待辦事項需要更多文件、筆記註記也可以直接補充在其下。

一頁筆記,其實就能完成任務的管理。(歡迎延伸參考:只需準備一本空白筆記本,讓年度計畫有效實現





針對任務需求的整理功能:

照著任務需要把內容筆記下來,但既然是任務導向,還需要一些整理功能。

「 Doit.io 」可以做兩層的縮合,例如把待辦事項下面的相關筆記、文件縮合起來,這樣就能更清楚看到關鍵的行動清單。




待辦事項可以標示重要性,可以標示時間,筆記內容也可以設計這個任務專屬的標籤。

每一頁「 Doit.io 」任務筆記上方,都有因此產生專屬的過濾器,於是我們可以快速過濾出過期的行動,或是重要的筆記段落。

所以一頁專案、任務筆記寫得再長都不怕,都可以快速過濾內容。




倒是「 Doit.io 」沒有直接內建筆記之間連結的功能,如果要連結,只能自己利用超連結功能,插入另外一則任務筆記的網址。





任務筆記的分類整理:

「 Doit.io 」的分類方式也很簡潔,每頁筆記可以加上多個「 Labels 」標籤,我們可以利用這樣的方式幫筆記分組,同一則筆記可以同時放入不同的群組。

例如可以分組為課程筆記、學習筆記、最重要筆記等等。





今日行動、行事曆檢視:

那些散落在不同筆記頁面的待辦事項、行程,在在「 Doit.io 」中有專屬頁面可以查看。

所以如果當我管理很多則任務筆記時,可以從這裡看到今天到期的行動、過期的行動,或是在行事曆上統一查看行程。

Evernote 最近幾次更新,也推出了類似的到期行動、行事曆統整功能:

我自己是很喜歡這樣的功能的,也認為很實用:「任務筆記中,用任務邏輯拆解好行動清單。」然後「有一個統一頁面查看分散任務的統一到期行動清單。」




Doit.io 」對比現今 Notion 有那麼多的資料庫設計功能,或是 Obsidian 有推陳出新的連結功能,實在不能算是很耀眼的新工具。

但是就像「 Doit.io 」所說的,我不是要花時間去組織工具,而是要完成任務,或許這樣簡單的邏輯與功能,會更適合某些朋友。

有興趣的朋友,還可以延伸參考:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Doit.io 不用費力整理的任務型筆記,一頁統整行動、行事曆、文件


留言

  1. 關於部落格標籤的運用,esor 有沒想過可以套用 Evernote 的方式?例如這篇文章介紹的工具,對 esor 而言因為不是目前的主力工具,所以可以採用類似「拖延」、「追蹤」的標籤,替代「專案管理工具」、「筆記 App」的做法,以此類推 …

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  2. 版主請教一下,如果我的Evernote想要保持「本機記事本/雲端記事本」分離的話,是否可以停留在舊版使用,最後一個保留本機記事本的版本是6.25.2.9198嗎?

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