有效解決工作分心問題:我嘗試過的 7 個實用小技巧與工具


我愛分心,有時候分心代表著一種對四周更敏捷的觀察,還有對事物的好奇心,這幫助我快速地進行探究、評估,從而發現一些別人沒有發現的可能性。但是,我也跟大家一樣不希望自己太分心,如果在工作時隨時隨地會因為一件小事情而離開工作的專注狀態,那回到工作大道將會是一條漫長且痛苦的歧路。

所以,我不苛責自己的分心,有時候我還擁抱他,但我也常常嘗試著各種解決工作時分心問題的工具與方法。

經過各種嘗試後,對我來說最有效的「不分心方法」,就是我在「為什麼隔離干擾也不會讓你專心?關於專注的5個思考」這篇文章裡提到的:找到自己很想做的事情,然後投入去做。一旦投入,分心問題就自己消失了!唯一的問題就是我們通常沒有幫自己去選擇真正值得讓自己投入的事情。

但是,也不是說那些隔離干擾的小技巧或小工具就完全沒效了,而是要跟上面這條「基本法則」一起使用,那麼相輔相成,就會產生相乘的效果。

下面這篇文章,我就要以自己多年來陸陸續續嘗試過的「解決工作分心問題」技巧、軟體、 App ,挑出其中真的對我有幫助的,來跟大家推薦介紹,我也會特別註明哪些方法我目前也繼續使用中。




1. 稍後閱讀:我如何保護上網閱讀注意力?


第一個解決分心問題技巧,也是我目前每天都在使用的技巧,就是「不克制我想看臉書或新聞的衝動,但把所有想看的文章都稍後閱讀」。

工作每到一個段落,或是想要喘口氣時,會想打開有趣的網路來逛逛,這無可厚非,喘口氣有什麼錯?但怕的是一開始只是想要喘口氣,結果看到一兩篇有趣文章,一看下去,網網相連,有可能半個小時到一個小時的時間就不見了!

所以上網逛逛,適度小分心沒有錯,只要我善用「稍後閱讀工具」,在看到想看的文章時,先全部收錄到稍後閱讀服務中,讓我之後有時間可以慢慢去看他們,對我來說,「想看的文˙章」被收錄下來了,我想分心的衝動也就降低了,可以更快回到工作上。

我會使用的稍後閱讀工具是:「Pocket」。




2. 暫存好奇:解除壓力與焦慮的大腦 SPA 筆記術


第二個解決分心問題的技巧,也依然是我目前每天都在用的,就是「不責怪自己的分心與好奇,但把任何工作中引起我關注的其他想法都先收集暫存」。

好奇心、想像力,以及能夠隨時關注四周細節、能夠隨時誕生新想法,這是多麼棒的能力,如果你有這樣的「分心能力」,為什麼要克制他?

不需要克制,只需要有一個方法去「疏流」滾滾而來的好奇想法即可,這個方法也很簡單,準備一本筆記本,放在工作桌旁邊,然後工作時腦袋又蹦出什麼新的想要去探究的事情時,就先寫到筆記本上,讓自己安心回到工作,等工作結束再去好好探究。

這就是我的多工技巧:「多工是有用的,我們不妨一心多用」,而我自然是使用大家都知道的「 Evernote 」來完成這個技巧。




3. 延遲瑣事:如何放下並記住今天要做的瑣事?


第三個解決工作分心問題的技巧,問題來源不在我們自己,而是來自我們的主管、同事、客戶、親朋好友,他們會隨時在我們認真工作插入我們的工作,讓我們分心,所以這時候要懂得:「延遲臨時插入的瑣事,記住,並在更有效的時間完成」。

而上方小標題連結的那篇文章,就要教你如何把不同的瑣事,放入正確流程的技巧,可能會利用到不同的工具。

要知道:「把瑣事做好?專案做到死也做不好」,這時候適度拖延一下,反而效率才能增加。




4. 稍後處理郵件:完全解密 Google Inbox !十大功能改造Gmail


為了解決工作上「臨時插入瑣事」的分心,就要針對其中最大的瑣事來源之一:電子郵件,做出有效的整理,而我最喜歡使用的工具與方法就是:「利用 Google Inbox 延遲當下不需處理的郵件 ,等到需要處理時再彈出」,這個技巧我現在也一直都在使用。

在上方標題的文章連結,就有說明如何啟動 Google Inbox 延後提醒郵件的功能,可以把現在不需處理的郵件「全部隱藏」,這樣就幫我在工作上不會被不重要的事情所分心。




5. 稍後處理即時通:LINE 的專案管理方法:把零散訊息整理成下一步行動


另外一個讓工作分心的瑣事來源,就是現在被過度使用的即時通了,但我沒辦法限制別人使用,不過我可以:「讓即時通裡的瑣事進入不分心的流程,變成有效的下一步行動」,這個技巧我現在也一直都在使用。

在上方文章連結裡我提供了三種方法,都有詳細的說明,這幫助我可以「非常放心」的「不去擔心」現在即時通上出現的瑣事,先延後到一個有效的流程中,等到我工作完成再去處理他們,並且不會遺漏。




6. 番茄鐘工作法:25 分鐘改變效率的 10 個番茄鐘工具


最前面有提到,如果要不分心,那更好的做法就是「讓自己先投入」,而番茄鐘工作法的用途就是:「利用計時器有效的幫助自己投入到一件需要專注的事情上」。

我早期很難投入一件專注工作時,我就會利用番茄鐘工作法原則,按下計時器,專注 25 分鐘後,讓自己可以喘口氣休息 5 分鐘,保持這個節奏,練習專注的能力。

就像運動一樣,一開始透過精準且機械式的慢慢練習,讓肌肉的強度增加,讓身體記住那樣的節奏,最後就可以更自然的運動。

而番茄工作法我現在使用的比較少了,就是因為我的心理與身體都記住了那樣的節奏。於是目前我改成使用下面這個工具,單純當作工作時間的紀錄與追蹤:「打醒你對時間的低敏感度! Toggl 專業工作者的時間追蹤利器」。




7. 使用隔離工具:


前面的技巧與方法,尤其文章開頭提到的「先找到值得投入的事情」的原則,等到這些方法都熟練後,如果還是覺得需要隔離工具來輔助,那麼當然也可以搭配使用。

我自己現在就有使用:「把 Facebook 變待辦清單! Todobook 用看臉書激勵生產力」,這個工具不是完全阻隔我使用臉書,而是幫我完成一件任務後,再提供我幾分鐘閱讀臉書的時間,因為時間有限,還可以幫助我更貫徹前面提到的稍後閱讀技巧,於是我目前就利用它來幫助我更不要分心。

另外像是:
隔離上網:Forest 用專注力養育一片森林,動人的時間管理 App
隔離上網:PC Mac 桌面上最好的番茄鐘軟體,中文免費版下載

他們可以幫你專注在任務的時間,暫時隔離上網,我之前也都嘗試過,只是目前換到 Todobook 而已,其實用意都差不多。

以上,就是我多年來嘗試的有效解決工作分心問題技巧與工具,分享給大家參考。

延伸閱讀相關文章:
1. 如何開始一場寫作風暴?編輯給任何人寫不出東西時的建議
2. [晨型人計畫-1] 養成五大晨活習慣善用 10 種晨型 App
3. 成為高效率通勤族必備的十種 App

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留言

  1. esor.您好。最近我正在拜读您的evernote100个做笔记的好方法,您在书中明确稍后阅读是利用Evernote剪藏工具的,然后又解释了:为什么不使用pocket.作为您的追隨者,希望您可以厘清一下稍后阅读,谢谢:)

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    1. 這部分首先兩者都是稍後閱讀工具,使用者可以從不同的思維去做選擇。

      而我自己實際的做法是:很重要的文章(例如工作用途的),第一次就收入 Evernote 去做稍後閱讀,並且可以在閱讀是作筆記與整理。

      不重要的文章,或暫時覺得不重要的文章(例如一些社群轉發的好文、趣聞、新聞評論),我會先收入 Pocket ,當作休閒或有空時閱讀,如果讀了真的覺得也對工作有用,才收入 Evernote

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