2016年5月24日 星期二

桌面上最簡潔專案管理! Fences 3.0 我的整理法教學


2009 年,是我開始寫電腦玩物的前幾年,當年我大力推荐過一款桌面整理工具叫做:「 Fences 」,我自己後來也持續使用好幾年,直到他有一天開始變成付費軟體為止。

但是這種早期使用小工具就是要找免費軟體的想法,在慢慢習慣手機付費 App ,並且也發現商務付費軟體其實幫我們節省更多時間下,我的觀念已經改變,回過頭我也開始更多的在電腦上直接購買付費軟體使用。

於是前陣子我想起放下多年的這款「 Fences 」,看著自己不時就會慢慢變得混亂且缺乏邏輯的 Windows 電腦桌面,似乎需要重新找回「 Fences 」來整理我的桌面,也正好看到它推出了「 Fences 3.0 」最新版,下定決心購買並使用一段時間後,今天這篇文章來跟大家分享我最新的整理心得。




不知道有多少電腦玩物的老讀者,之前也愛用過 Fences 呢?現在大家是繼續使用?還是也同樣割棄一段時間?

因為從初代的「 Fences 1.0 」到現在的「 Fences 3.0 」,我跳過了 2.0 版一段時間沒有使用,已經搞不清楚哪些是 3.0 的新功能,但這也無傷大雅,就讓我直接以最近整體的經驗,分享我如何透過「 Fences 3.0 」重新管理我的桌面。




1. 用專案進度概念建立桌面分類:


「 Fences 」可以做什麼?它可以像是下圖這樣,在我的 Windows 桌面上建立不同的「 Fence 」看板,我可以把不同需求的檔案、資料夾、捷徑分類道不同看板中,達成一個整齊的整理效果。

如何畫出 Fence 看板?如何分類?這部分的操作都還是可以參考我最早的這篇文章:「Fences 1.0 正式版推出!管理桌面圖示從此井然有序,美化優化桌面的收納盒」。

更進一步的,這些「 Fence 」看板因為可以自由命名、排列位置,所以只要發揮巧思,就可以在桌面建立符合需要的專案管理流程。



我建議可以試試看下面幾種 Fences 的桌面分類方法:

  • 看板管理法:待處理、處理中、處理完、其他參考
  • GTD 排程法:收集箱、今日清單、下一步清單、完成
  • 柯維四象限:重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要
  • 簡單分類:專案A、專案B、專案C

我個人目前是使用「看板管理法」,我在桌面上建立四個 Fence 看板:一開始從郵件、網路下載的檔案資料,先放在「待處理」看板;接著開始處理其中某些檔案時丟到「處理中」;而檔案資料處理完成後放入「處理完」;並保留一個「其他」作為備用。

這樣一來我可以從桌面快速找到有哪些資料「還沒處理」,有哪些資料「正在處理」,並且可以隔一段時間後,再去「處理完」的看板中把完成的資料正式歸檔或清除。




2. 補上整個專案資料夾的桌面快捷通道:


桌面是一個快速的辦公桌,如果需要的檔案資料都可以在桌面上快速讀取的話,那麼工作流程可能可以減少一些步驟。

在我之前分享的「一看就能採取行動的檔案命名技巧:我的兩大檔名規則」一文中,提到如何根據正在進行中的專案來進行檔案分類。那麼如果我可以不用每次都打開檔案總管,在 Windows 桌面上直接就能看到我當下最重要專案的所有資料,可以直接開啟、瀏覽、編輯,效率就能加快不少。

這時候可以利用「 Fences 3.0 」的「 Folder Portal 」功能,像下圖這樣,把專案資料夾打開一個通道在桌面上,從桌面的看板就能管理所有資料檔案,不再需要打開檔案總管。



在桌面建立「 Folder Portal 」的步驟很簡單,我通常的做法就是先在檔案總管裡找到目前進行中的某個專案的資料夾,在上面點擊右鍵,選擇[ Show this folder on the desktop ]即可。



在桌面打開的資料夾通道,可以從左上方選單的「檢視」中,切換圖示瀏覽,或是我們習慣的清單瀏覽。

我會把目前進行中的兩到三個專案資料夾,透過「 Fences 3.0 」在桌面打開直接讀取的通道,加快呼叫、瀏覽、處理檔案的步驟。





3. 排列看板次序!讓 Fences 看板捲收到螢幕邊緣


我們除了可以自由排列「 Fences 3.0 」的看板位置外,為了讓桌面還是保持簡潔,可以在看板的標題點兩下,讓看板自動縮合成一欄標題列。

或者我喜歡的方式是,把 Fence 看板拖曳到螢幕上或下邊緣停駐,這時候看板可以在不使用時,自動縮入螢幕邊緣,但是保留標題欄,而只要滑鼠游標移動過去,就會自動展開。

透過這樣的方式,我讓四個桌面檔案的進度看板排列在螢幕上方,兩個目前專案資料夾通道縮合在螢幕下方,桌面保持簡潔,但又能注意到並隨時呼叫目前需要的檔案。





4. 設定相關檔案自動歸類整理


更進階一點,在 Fences 看板設定的「 Organize 」中,可以勾選某種類型檔案自動歸納到某個看板中。

例如下圖中,我勾選讓所有下載的檔案,自動歸類到「處理中」的看板,提醒我要記得安裝或測試。

如果深入研究,在詳細設定中,甚至還可以利用關鍵字來自動歸類。





5. 點兩下隱藏桌面內容


而當希望桌面更簡潔時,可以點擊桌面空白處兩下,「 Fences 3.0 」會把桌面所有內容隱藏起來。




6. 在不同桌面放置不同 Fences


最後,「 Fences 3.0 」也內建了「多桌面」的功能,只要把某個 Fence 看板往桌面左右邊緣移動,就會新增一個桌面,讓我們在不同桌面放置不同的 Fence ,做不同主題需求的管理。至於要切換多桌面時,使用[ Alt ]+[左右方向鍵]便能切換。

時隔多年,重新用回 Fences ,我覺得它還是擁有目前同類軟體中穩定、快速也最精緻的品質,新增的功能讓管理更有效率,只要搭配一些專案進度管理的概念,就能好好利用「 Fences 3.0 」在桌面做出獨一無二的工作桌規劃。

如果你沒用過「 Fences 」,還不清楚是不是適合自己,那麼目前「 Fences 3.0 」也有提供 30 天的免費試用,或許你可以先試用,再決定是否購買。

延伸閱讀相關文章:

轉貼本文請註明來自電腦玩物原創,作者 esor huang(異塵行者),禁止商業使用,並附上原文連結:桌面上最簡潔專案管理! Fences 3.0 我的整理法教學


28 則留言 :

  1. 請問Mac也有這種軟體嗎?

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    1. 目前好像尚未看到,歡迎大家來推薦

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    2. 可以試試之desktop shelves

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    3. 感謝推薦,desktop shelves 看起來確實有類似功能,但是不是很久沒更新了?

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    4. mac 上比較接近的是 http://naarakstudio.com/icollections/index.html
      或是 http://kitestack.com/desktopgroups/

      兩個都有試用版可以下載。正式版就比較貴了。 desktop shelves 印象中沒有很好用 XD

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  2. 補充一下,在linux的kde桌面就有內建的widget可以用了, 叫作folder view。

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  3. 哇...出到3了...
    看了這邊才知道, 剛去看一下, 若有2的license, 可以用半價升到3
    個人覺得它最好用的功能是Folder Portal
    再來就是點兩下隱藏桌面圖示

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    1. Folder Portal 真的很不錯,也是當年 1.0 免費版時沒有的功能

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  4. esor,爲何購買後,在賬戶裏面沒有看到序列號?

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    1. 我自己的流程是:
      1. 在 Fences 網頁上直接選擇 9.99 美金的購買連結。
      2. 輸入購買資料與信用卡後,完成購買。
      3. 網頁上會顯示出啟動序號(這個步驟我就用 evernote 擷取下來)
      4. 後續也會在自己登記的 email 中收到啟動序號

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    2. 謝謝。這家公司比較特別,我到現在都不知道如何激活?到官網上看到洋洋灑灑地激活教程,留言也有許多激活產品困難的。有點後悔購買:(

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    3. 明明在這家公司註冊了;明明下載產品了;明明付費了,卻在官網→“我的帳號”裏看不到任何訊息。這麼特別的公司,我還真的第一次看到。重複2次購買序列號,找不到一點線索。

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    4. 我剛剛登入我的 Stardock 帳戶看,是有在右上方的「My Downloads」連結裡,看到我已經購買的 Fences ,連結是:https://store.stardock.com/myaccount/products

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    5. 什麼都沒有。
      My Downloads
      My Account > My Downloads >

      No registrations found.

      Didn't find the product you were looking for?
      Visit your Order History page to view your recent purchases. Once your product is installed and activated (instructions are in your receipt), you will see your product on this page.

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    6. 這我也不是很清楚原因了

      我這邊的情況是購買成功後,網頁最後一個畫面就有提供我序號
      另外購買時輸入我的信箱,就會在信箱收到序號
      我也有在購買時登入我的 stardock 帳戶,所以帳戶裡也可以找回序號

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    7. 謝謝esor.已經和StarDock公司郵件反饋,對方同意退款。感謝您的幫助。

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  5. 作者已經移除這則留言。

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  6. 謝謝分享,已下載試用 :)

    建議加上「如何新增Fences」,以及「不同桌面間如何切換」的說明,連我這個對許多軟體都很快上手的人來說,剛剛摸了一會才找到這兩個功能@@

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    1. 不同桌面間如何切換,我有寫在第六點中哩^^ 可能因為沒有特別標明,所以漏看

      如何新增 Fences 我則是用舊文章連結來說明,節省這篇文章一些篇幅(因為之前寫過了):http://www.playpcesor.com/2009/02/fences.html

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  7. 好像有 kaban 管理的精神在裡面
    感謝推薦

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  8. 基本上我桌面都不放東西,反而會不時轉換讓人感舒暢的美景圖片。
    主要程式會透過win + search功能開啟;
    而常用的文件/最近使用的文件有兩種方法:
    1. win 10 的文件夾/媒體櫃首頁會顯示最近使用過的文件/資料夾
    2. Q-Dir 6.00, 四格分別開啟不同類型的資料夾(可用分頁),以應付經常於同一時間處理不同項目的需要。

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  9. 是我很喜歡這軟體,但我上週花錢買了產品,結果註冊碼無效。除了數封鬼的系統email回覆,目前還無解。官網也看到其他用戶有相同的困擾,要花錢的請再觀望吧!

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  10. 您好~拜讀分享之後想上網購買,請問您建議購買9.9軟體還是49.9套組呢? 看起來套組還包含一年更新!? 再請教是否購入單套軟體未來就無法再更新? 購買疑惑中盼請解答~謝謝

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