2015年10月23日 星期五

一看就能採取行動的檔案命名技巧:我的兩大檔名規則


打開硬碟,看到一堆散亂的資料夾,一下子迷失方向不知道自己應該做什麼才好?檔案整理術要如何去幫我排序「重要的任務」?

再打開資料夾,看到依然零散的檔案,要花好多時間才能找出自己想要查看的文件在哪裡?檔案整理術又要如何幫我快速看出「需要的內容」在哪裡?

說到「檔案整理術」,應該是大家都需要的技巧,今天讓我們來聊聊我在這方面的心得,就先從「怎麼命名檔案」開始吧!




你在整理大量同類資料?還是整理專案任務檔案?


但是不同的檔案使用需求,會有不同的檔案命名方法。所以我們還是要先把實際檔案整理需求再分成兩大類:

  • 1.大量同類資料的整理。
  • 2.不同任務檔案的整理。

什麼是大量資料檔案的整理?例如我出去玩,拍了上千張照片,這時候我要怎麼整理?在這個雲端時代,我建議這類同類資料最好的整理方式就是丟入雲端硬碟。

例如丟上 Google 相簿, Google 會幫我們自動分類照片、自動分析照片內容,讓我以後用關鍵字就能搜尋到需要的照片。

或者像是「 Google Drive 雲端硬碟上的搜尋技巧」,一樣可以幫我們找到照片內容、搜尋文件內文,這時候不一定需要依靠分類來整理同類大量資料。因為有時候雲端服務比我們更會整理,除了相簿服務、硬碟服務,例如音樂雲端服務也是,需要時也能透過雲端更快找到。

推薦大家延伸閱讀這個雲端時代的新方法:「不需要搜尋時才要搜尋!這一步徹底改變你的工作效率」。




手動整理任務檔案的檔名,其實就是一種時間管理


但是第二種情況:「不同任務檔案的整理」就要自己來了。

例如你在執行辦公室工作時,有些資料夾特別重要、有些文件常常要用、有些檔案正在處理中,或是不同檔案裡有不同任務關鍵內容,這時候我要怎麼分類才能有效率的使用他們?

今天我想分享的,就是從「檔名」開始解決專案任務的檔案整理問題。從我自己的經驗出發,討論:

  • 怎麼訂檔案名稱,可以凸顯重要、待辦的檔案?
  • 怎麼幫檔案命名,可以讓我更快速看到需要的文件?

當我們的檔案命名方法可以排序出重要與待辦的任務時,那我們就等於把自己的檔案系統變成一個時間管理系統,使用起來也會更有效率。




檔名規則一:數字與符號,排序重要、待辦、計劃、備查檔案


我的檔案命名方法可以歸納成兩大規則,第一大檔名原則是「以數字或英文符號開頭」。

透過數字可以有效率的讓檔案依照我的檔名去排列,於是我就能用數字來達到兩個目的:

  • 排序檔案或資料夾的重要性(愈重要的排在愈前面)。
  • 把相關檔案放在一起(讓同一類檔案或資料夾排序在一起)。

例如我目前第一層的資料夾是像下圖這樣的命名規則:10~(重要常用)、20~(ToDo 進行中)、30~(計劃中)、40~(完成備查),依此類推,最後 90~(其他資料),再依需要增加數字。



實際展示的資料夾排序為:
  • 10-常用辦公室資料
  • 11-常用部落格工作
  • 12-常用簡報文稿與範本
  • ........依此類推
  • 20-執行中專案
  • 21-第二個執行中專案
  • ........依此類推
  • 30-計劃中專案
  • 31-第二個計劃中專案
  • ........依此類推
以「2」開頭代表「進行中」,是因為 ToDO 和 Two 有諧音。而剛好「1」用來放常用的資料也很適合。

然後採用十進位的數字,是參考我在《打開大家的 Evernote 筆記本》一書中,採訪惠敏法師的筆記分類方法時獲得的啟發,向他學習了這個有效的命名分類方式。簡單的說,也就是「2開頭的數字」都代表進行中的資料夾或檔案,這樣這些進行中的資料夾也會在排序時聚集在一起,再用 21、 22、 23 來排出同一類裡的重要次序。

我很在意時間管理的原則,所以我希望的資料夾與檔案名稱排序就是一個依據「重要(1)」、「進行中(2)」、「計劃中(3)」、「完成備查(4)」的排序方式。

你不一定要像我這樣歸類,但善用數字開頭來設計出自己的檔名、資料夾名稱原則,可以讓整個檔案系統看起來更有條理,並且一下子就能找到排列在最前面的重要或待辦任務檔案

我在幾年前的「Evernote 筆記分類與標籤心得教學:建立會翻開的抽屜」一文中也採用了類似的筆記分類法。





檔名規則二:關鍵字,說明行動-主題-關鍵內容


接著我的第二大檔案命名原則,是結合「行動-主題-觀念內容」的關鍵字檔名,他們分別代表的意義是:

  • 行動:這個檔案目前需要採取什麼行動?如果沒有,可以不寫。
  • 主題:這是什麼類型、屬性、需求、專案的檔案。
  • 關鍵內容:這個檔案裡面有什麼獨特內容,可以從人事時地物的角度去想。

例如一個檔名範例是:「2-修改中-新書封面V2-打開大家的Evernote筆記本-撕開紙的效果」,雖然有點長,但從檔名裡我可以獲得工作需要的重要指示,讓我來解析一下:

  • 2:前面規則一所說的,代表需要處理的檔案。
  • 修改中:表示這個檔案還需要採取修正的行動。
  • 新書封面V2:代表檔案類型是封面修改第二版。
  • 打開大家的Evernote筆記本:代表屬於哪本書封面。
  • 撕開紙的效果:代表檔案內容的關鍵提示。

「數字-行動-主題-關鍵內容」的檔案命名規則不是一定要固守的,只是我給自己檔案命名時的一個指引原則,例如有些檔案不是那麼重要,那不加上數字也可以。而檔名中要使用幾個關鍵字,就是看怎麼樣最清楚明白。

至於每個關鍵字的前後順序,除了數字一定排在最前面外,其他也可以看自己需求決定,總之就是以最好認出檔案為原則。

特別的是我認為在檔案名稱上加入「關鍵內容」的描述關鍵字是很重要的,這避免了檔案看起來都一樣那就很難找了。





結語


以上,就是我目前在檔案管理上使用的檔名規則,或者說兩大檔案命名的方向。

說是方向,表示有時候也會因時制宜的調整,例如需要更多層級的檔案排序時可以使用 A01、 A02 這樣更複雜的開頭符號,但基本原則是不變的。

所以也希望我自己的這兩大檔名規則:

  • 檔名規則一:數字與符號,排序重要、待辦、計劃、備查檔案
  • 檔名規則二:關鍵字,說明行動-主題-關鍵內容

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:一看就能採取行動的檔案命名技巧:我的兩大檔名規則

10 則留言 :

  1. 關於Google照片的搜尋,準確性到現在還是覺得不太好。看Esor兄一向說的很神奇,但自己試卻有不少挫折感;具體來說,有時即使是很簡單的關鍵字,明明覺得有符合條件的照片,還是搜尋不到。

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    1. 對了,就算Google分析照片的能力有限,至少要給我們自訂tag的空間(功能)吧!

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    2. 可能是我們的需求程度與方向不同,例如我大多時候不是要找到那張照片,而是那種可以用的照片中的某一張

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    3. Leon 大大說得好,我好希望,有Tag功能,連聯絡人也可以有Tag的功能更好

      Google大神,你有聽到我的申請嗎

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    4. 好像有在哪裡看到這是他們有準備推出的功能之一

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    5. picasa可以tag
      應該會漸漸的跟google photo結合

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  2. 請問一下, 目前我大部分的資料都放在 Evernote, 想請問您是怎麼區隔資料應放在 Evernote 或者是 Google Drive呢? 謝謝.

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    1. 筆記、草稿,以及一些重要檔案我也會插入 Evernote

      不過像是工作上還是會有像是行政文件、像是他人寄給妳處理的檔案、工作上需要跟他人合作的報表,或是我寫一本書需要的稿件與圖檔,這些都還是需要在硬碟裡有檔案,就是這樣很自然的區隔。

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  3. 您好,

    謝謝您的這篇文章,大有啟發^_^。

    不過對您所說的「有時候云端服務比我們更會整理,除了相簿服務、硬碟服務,例如音樂云端服務也是」有些疑問,目前我並沒有發現這樣的音樂云端服務可以幫我找到特定演奏家版本的某一作曲家的作品。正是因為這種搜索的侷限性,我才一直只把云音樂當作是發現新音樂的平台,本地音樂還是作為欣賞的主力,自己編輯ID3信息、給備註加入自己的音樂印象等。

    所以您說的哪一個如音樂云端服務可以幫我們快速找到想聽的音樂?

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    1. 我指的是例如 Google Play Music 這樣的服務,可以讓我們儲存購買的數位音樂,但會自動分析音樂類型、作者,並推薦適合的欣賞清單,我是從這樣的角度來看不用整理這件事情。

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