2023 試試看這樣記錄理財、飲食、運動筆記,把流水帳變成目標



最近讀到一本理財書籍《Finance for the People: Getting a Grip on Your Finances Kindle Edition 《為大家而寫的理財書:掌握個人財務未來》》(也有在高效人生商學院 podcast 中說書,歡迎收聽),這本書提到一個很有啟發的觀念,我們大多數一般人並非是理財顧問、投資經理人,也不是經營公司的老闆或會計,這時候我們是否真的需要從繁複的財務數字管理開始、是否真的需要細密的流水帳,是一個值得反思的問題。

不是說複雜的數據資料庫不好,也不是細緻的流水帳不重要,在許多專業工作上真的需要這些工具技術。但是有時殺雞焉用牛刀,厲害的工具與方法也要因地、因人、因目標制宜

所以那本書中提到,對於養成有效理財習慣一直停滯不前的我們來說,或許最好的辦法是放下那些拚命逼自己去實踐的複雜管理技術,而是只要先從「或許每個禮拜檢視一下自己的財務狀況」開始即可,甚至連流水帳都不一定需要。

但是如果能從這樣簡單的檢視,去開始解決一個問題、採取一小步改變,其實就是往目標推進最好的理財習慣(針對一般人來說)。





持續簡化的工作流程,更能提升個人生產力

我自己多年來演化的時間管理、專案管理系統,也有很類似的體悟。

當我們把很厲害的數據庫功能、專案排程技術拿來用在個人工作、生活、目標的管理時,雖然精神、原則上確實是互通的(延伸閱讀:「專案」「管理」我的生活,才是及時行樂的幸福方法),但也有可能太執著在功能、技術上,反而花了太多時間在整理、建構資料庫與工作系統本身

雖然整理了一個很漂亮精美的系統,真正的目標不一定有效推進,問題不一定有效解決,更有許多朋友會跟我說,當系統建構完成後,動力就消失了,結果事情依然無法前進

所以我自己慢慢產生一些簡化個人生產力流程的想法:

  • 優先選擇不分層、不分類的整理法,能夠一覽全貌才方便調整
  • 紀錄很重要,但不是為了記錄本身的整理,而是為了解決問題、推進成果
  • 減少功能的操作步驟,減少技術性的管理,更直接聚焦在如何採取行動本身

當然,我必須先聲明,不同的工作有不同的變化,有時候我們的工作就是要管理數據庫,那當然要用專業的數據庫管理方法。

但是,也有更多時候,我們需要的是推進目標、解決問題、進行下一步行動,這時候,或許我們可以把要打造複雜數據庫、要撰寫流水帳的想法,轉變成用更輕鬆、更節省時間的方式,撰寫更專注的目標筆記,說不定可以更容易幫助我們往前邁進。




記錄到什麼程度?剛剛好做得到又可以養成習慣的程度

我也曾經很著迷做各種數據的紀錄,有時候這也很重要,例如追蹤工作時間記錄、追蹤運動身體數據等等。

但要如何在數據紀錄與目標推進之間求得一個平衡呢?

我自己有一個已經實踐了超過一年的「飲食運動筆記」,在這份筆記中我也有做紀錄,但只記錄兩種簡單的事情(延伸閱讀:有效養成健康生活習慣的一則 Evernote Notion 覆盤筆記範本下載):

  • 一天大概的飲食熱量紀錄
  • 一天完成了哪些運動行動

以前我有一段時間會很鉅細靡遺地計算每一種食物的熱量,不過後來我發現,如果我不是真的需要嚴格控制飲食,也沒有要進行強力瘦身,那麼其實我需要了解的也只是一個「有沒有過度超標」的現況而已。意思是我只要了解有沒有連續幾天吃進太多高熱量食物,有沒有太久忽略了健康食物的攝取即可。

以前我也用過很多運動 App 追蹤我的各種運動、散步、身體數據,對於熱衷跑步、游泳、登山、健身等等運動的朋友這一定很有幫助,但後來我反思,自己並非這樣的運動熱愛者,但也確實想要養成固定運動習慣,那麼其實我需要了解的也只是一個「每天有沒有起碼做一種運動」的現況而已。意思是只要我能保持有效的動一動,固定鍛鍊一下需要的肌耐力、心肺能力等等即可。

化繁為簡,聚焦改變。

於是在 2022 年的 1 月,我自己製作了這份只要任何一頁單純的筆記就能實踐的「飲食運動筆記」,這則筆記的記錄格式當然比不上專業 App 的數據,也沒有花很多心思與時間去設計他的版面與格式,但或許,正是這樣一則筆記才可以幫助我「持續一年以上」的時間,養成了隨時關注自己飲食、運動現況的習慣




這樣的筆記雖然:

  • 比不上專業運動、飲食 App ?但是,卻可以在筆記中隨時「思考」並寫下我應該解決的問題、改進的行動,後者對一般人來說,是比起數據更具體可見的改變。
  • 沒有漂亮厲害的版面與格式?但是,卻能夠「隨手就記錄」,每次修改不用花超過 30 秒,而且可以一覽無遺自己目前的飲食運動現況。

還是要再次聲明,專業的運動記錄、飲食記錄一定有他們需要的地方,但我們可以先回頭想想自己要解決的問題,我是專業的運動員或是運動熱愛者嗎?我是處在需要嚴格控制飲食的狀態嗎?如果不是,會不會這樣專業的作法,反而造成我養成習慣的阻礙呢?

但是無論如何,我們都需要一些記錄來幫助自己簡單輕鬆的了解「現況」,並且要能看到自己具體可見的「改變」。那麼我們就設計出剛剛好可以滿足這樣需求的筆記即可。(延伸閱讀:如何設計有效的生活習慣,從數字思維到目標思維




關鍵是筆記中的解決問題行動,以終為始的設計

而要簡化數據流程的一個原因,就是讓我們可以把更多時間花在解決問題上。意思是對一般人情境下的工作、生活管理來說,更重要的是透過了解現況後,去思考可能遭遇什麼問題,有可能採取什麼改變的行動。

所以要設計出剛剛好的「記錄-行動」平衡又有動力的流程,就在於先設定我們要解決的問題。

例如我自己多年前有實踐過很長一段時間的「預算錢包」記帳方式(目前則是採用更簡化又能掌控現況的版本),在那之前我也是會記錄每一筆開銷的流水帳,但後來發現除非是像旅行要共同分攤這種情況(所以需要更多數據),要不然個人、家庭的開銷就算記錄得再鉅細靡遺,也不一定產生什麼改變。

於是在猶豫到底要繼續記錄鉅細靡遺的流水帳(也有他的特定用途),還是改變方法之前,我先思考:那我現在對於理財最想先解決的問題是什麼?或是遭遇到最需要先解決的具體問題是什麼?

那時候我和家人討論後想共同解決的「具體問題」就是:能夠把支出控制在一個範圍內,從而開始有更多的儲蓄。

以終為始的思考,於是我們開始想,那每一種生活開支預期要控制在多少預算,最後能在現有的收入結構中獲得更多儲蓄呢?列出幾種大方向預算後,我們進一步想,那是不是只要一個月、一個禮拜內控制在這樣的預算中即可,反而不用刻意去控制看個電影、吃個點心這種開銷,只要在預算內,我們就能自由選擇?

這時候我們建立了一個「假設」:只要每個月或每個禮拜給自己一筆預算,不用記流水帳,只要花費控制在預算中就好。

於是我們開始「實驗」,進行了幾個禮拜後,發現可能幾個禮拜都超過了預算,於是發現可能生活基本開銷要比我們想像得多,那麼是否我們可以調整其他預算,來達到最終的儲蓄目標?或是針對一些大筆開銷調整更節約一點的做法呢?

這便開始了我們的「迭代」,幾次的迭代後,我們發現顧及生活基本需求與品質的情況下,需要開始一些投資或開源的計畫。

這樣的家庭理財筆記,我和老婆一起共筆快要10年的時間!現階段我們不僅脫離了最早期流水帳的方式,也調整了後來預算錢包的做法,也有更多開源的方案。我們並非理財高手,也不一定需要成為理財高手,但起碼在家庭收支與未來生活上有走在完成我們期望的成果的道路上,並且這樣的習慣居然持續了10年!



這裡的關鍵,可能就在於當初我們跳出只是數據記錄的思維(還是要再次聲明,有基本數據確實重要),而是在要記錄什麼數據之前,先思考我們要解決什麼問題,並嘗試用行動的態度去實驗可能的改變

  • 思考問題
  • 假設方案
  • 實驗作法
  • 迭代方案

上面四個步驟不斷循環,形成我們一起共筆10年以上的理財筆記,我們更多時間討論的是下一步如何開源節流的方案,或是討論想要打造什麼樣的人生資金結構,然後一起確認要付諸執行的行動

但也正是這樣的筆記,讓並非真的熱衷理財的我們,也不需要投入太多時間,但依然有足夠解決我們問題的理財習慣。(延伸閱讀:養成習慣、執行任務遇到瓶頸怎麼辦?寫防彈筆記為何可幫助改變




筆記基本格式:目標與成果的調整設計

後來慢慢的,許多我在工作、生活上重要的習慣養成、效率改變,都立基於這樣的「目標化」筆記上,在不需要用更多 App 來追蹤或督促自己,也不需要設計複雜結構的情況下,反而這些目標筆記都能持續超過一年、兩年,乃至於十年的時間:

  • 家庭理財筆記
  • 工作流程改進筆記
  • 個人運動習慣筆記
  • 家庭飲食運動筆記
  • 休息時間管理筆記
  • 等等

而這樣的筆記結構,大概也都以下面這樣的格式撰寫
  • 目標設定
  • 問題拆解
  • 行動設計
  • 需要的基本數據記錄
有時候這樣層層拆解的過程,會發現還是需要下透過更多數據的累積,來找出自己真正要解決的問題,例如觀察自己更有精力的每日時段。

但也會有更多時候,可以明確知道自己如何用最簡化的記錄就能達成目的,例如或許我只要把有精力時段寫下就好,不用每分每刻的保持記錄。而且可以花更多時間聚焦在解決具體問題,例如如何利用喝咖啡、散步運動、健康飲食等行動調整自己的精力時段,以符合自己需要的工作、生活時段。

這就是幫助我可以用輕鬆的方式持之以恆,用有動力的方式看到改變,在工作、生活不同習慣上達到多年來持續調整的筆記方法,提供大家參考。


大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中,從如何寫出有效的防彈筆記出發,觸及工作、生活與自我管理問題,解析如何打造一套執行起來更有成就感,也讓自己更幸福的生產力系統。這是很多時間管理方法很少觸及的一塊,但卻是我們必須具體解決的問題,希望大家會喜歡。歡迎有興趣的朋友參考:(目前正在特惠階段,"限時限量"使用老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得最低折價優惠)

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

我也開設了 podcast 節目,歡迎訂閱追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱)。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

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