輸入輸出超越慢慢打字,7種輔助寫作工具幫我加速克服腦袋卡關



我自己寫作的過程(這裡的寫作,包含教學文章,也包含像是工作上的專案報告),有大量的時間花在思考問題、研究方法、實測論證、構思解釋、雕琢文字上,這些,即使有目前的各種 AI 寫作工具,我都認為現階段還是需要自己「親力親為」。

但寫作過程之所以不容易,就因為除了上述重要步驟需要花費時間外,還有很多「文書作業」的部分。

例如需要把資料先輸入為筆記、需要動手整理資料、需要製作圖文素材等等。這時候,我倒是樂於讓各種「輔助數位工具」來幫助我,節省這些文書作業時間,讓我有更多時間去做那些需要親力親為的事情。




從上述前提出發,在繁忙的文書作業中,「快速輸入」、「有效輸出」的能力,是我們提升工作效率的重要關鍵。內容如何輸入?其實並非只能用緩慢打字的方式。同樣地,如何輸出內容成果?也並非只有慢慢一個字一個字寫作的方式。

從將混亂的思緒結構化到寫成報告,從記錄各種想法、訊息到完成文章,甚至是將來自於照片或紙張的資訊快速地轉換成可用文字,有時候我們需要運用到不同的數位工具來提升我們的「文書輸入、輸出」效率。

例如,使用 ChatGPT,我們可以將混亂的資料或想法轉換成有結構的筆記或大綱。透過 Google 即時轉錄或 Windows 11 的語音輸入功能,我們可以將語音轉換成文字。此外,我們還可以利用 Google 智慧鏡頭或是 Text Grab 等工具,將照片上的文字透過 OCR 技術轉換為數位文字。再結合 ChatGPT,我們可以輕鬆修正和完成草稿內容的撰寫。

之前電腦玩物上已經介紹過許多快速輸入、輔助輸出的各式各樣數位工具,今天這篇文章,我將統整自己目前依然很常使用的,分享我日常如何應用這些工具來加速寫作的方法,並連結之前各種工具的教學文章,讓需要的朋友可以快速利用這些工具來協助提升效率,實現快速輸入和有效輸出。




1. 語音轉文字,即使雜亂想法也先收集

語音輸入是收集快速閃現的想法的理想方式。

往往有許多思考在我們腦海中一閃而過,這時如果我們能利用語音轉文字的工具迅速將它記錄下來,那麼這些想法都有機會成為未來有用的素材。

有時,我們透過語言溝通的速度和流暢度會超越打字寫作。當然,打字寫作的時候,我們的文章結構會更有邏輯。然而,開口說出思考時,我們可以更快地形成初步的想法草稿。

利用這種特性,我經常進行語音輸入。有時這是對一篇即將撰寫的文章的初步想法,或是對一個挑戰性任務的規劃。我會直接說出所有的想法,並將這些想法收集起來。這些語音轉文字的素材會成為我的筆記,也會成為我未來真正撰寫文章或者規劃專案時的素材




我自己在 Android 上最常用的語音轉文字工具是:「 Google 即時轉錄」。(案例教學:語音轉文字筆記利器,活用 Google 即時轉錄寫筆記的7個案例

而在電腦上,有時候我會用「 Google 文件的語音輸入」(雖然無法自動輸入標點符號),有時候我會用可以自動輸入標點符號的「 Windows 11 語音輸入功能」。(案例教學:用 Windows 11 語音輸入繁體中文,快速完成會議紀錄、思考筆記

這些工具都可以幫我用更自然、更輕鬆、更快速的方式「輸入」內容。

隨然大多數語音轉文字的工具,可能轉出來的逐字稿存在著一些錯誤、不通順等問題。但是現在,有許多AI工具可以幫助我們更好地組織、處理、修正這些原始素材,讓它們更快地變成真正的文章或專案規劃。

因此,我們可以更自由地利用語音輸入方式,收集各種想法道自己的筆記中,成為之後可以利用的素材。





2. 照片轉文字 OCR,讓內容更有彈性利用

現在大家在社群媒體上發布公告或進行宣傳時,總是喜歡製作一些圖片。將文字內容製作成圖片看起來確實更吸引人的眼球,也更便於分享和傳播。然而,對於需要實際使用這些內容的人來說,要提取其中的文字並重新利用就變得比較困難了。

這時候,我就會利用圖片轉文字的工具來加速這個工作流程。有時,這些內容還可能來自YouTube教學影片中的某些畫面,或者是最近我也常常遇到孩子學校或社區在公告中所使用的圖片檔案格式。

只要利用很普遍的圖片OCR 軟體,就可以直接從圖片中提取文字,然後重新整理成我需要的任務筆記或介紹文章的內容。這不僅大大節省了我們自己打字的時間,還讓我能更有效率、更靈活地利用原本存在於影片或圖片中的文字。

我最常使用的方式是手機上的 Google 相簿或 Google 智慧鏡頭,只要把圖片拍照或存入相簿,就能利用「智慧鏡頭」直接複製文字、翻譯文字。而且這個「智慧鏡頭」功能也有推出網頁版,也就是說我在電腦中也可以利用同樣的功能來提取文字內容。(案例教學:Google Lens 手機搭配電腦雲端剪貼,整理單據論文書籍利器節省從影片圖表複製翻譯資料時間,桌面端 Google 智慧鏡頭超活用

當然,有時候如果圖片來自於 LINE ,LINE 本身也內建了直接 OCR 複製圖片內文字的功能,並且效果很好。(案例教學:四款手機掃描紙張辨識中文 OCR App 實測: LINE 效果最好





3. 結合 AI 工具快速完成內容素材重新撰寫

多年來,我一直在利用上述語音轉文字,或者圖片轉文字的工具來加速資料輸入的速度。但在過去,這些自動轉換成文字的結果往往需要我再花一些時間進行修正和調整。

然而,隨著今年出現了像是 ChatGPT 這樣的 AI 應用,這些我自己修正和調整的時間也可以大幅度節省下來。現在,我可以直接將語音轉文字的初稿,或者從圖片和影片中提取出的初步文字,就算裡面有些錯誤內容、不通順段落、沒有順利擷取的部分,都可以先直接交給 ChatGPT。

只需要提供適當的提示語,這些工具就可以自動幫我修正和組織整個稿件的內容,重新整理成正確的內容格式。下面是幾種我會利用的方式與工具:






4. 原始資料用 AI 工具摘要成有想法的學習筆記

製作學習筆記是一個之前需要花上不少時間的輸入資料流程。舉例來說,當我閱讀一篇文章,我需要清楚了解文章當中的關鍵結構。我需要從文章裡面找出可以解決自己問題的內容,並且重新整理成符合自己任務需求的筆記。

這個輸入輸出筆記的過程,其實需要花上不少時間進行重新整理和歸納。當然,其中有需要我自己花時間去做的問題思考、任務規劃。

但是,我們也可以利用近幾個月出現的 ChatGPT 等 AI 工具,幫助這個流程的其他部分節省更多的時間,使得當我們面對大量的資訊時,能更快速地將其轉換成自己需要的任務筆記格式。

我會讓 AI 幫助我自己進行幾個動作:

  • 根據我的問題,到原文中的每一段去找資料並摘要成筆記。
  • 根據我的問題,在摘要筆記中,分析可能的任務下一步行動建議。





在這樣的過程中,我會節省自己整理原始資料的時間,並且獲得進一步做自己的任務規劃的方向,接下來可以更快完成有結構的學習筆記、任務筆記整理。

而這樣產生的素材,也會是我未來寫作(寫文章、寫專案)時最好用的素材。像是卡片盒筆記法,關鍵就在於累積這樣的知識、任務筆記(卡片),最後才能重組為文章:「[卡片盒筆記法-1] 建立相對無壓力、高產出寫作流程的 4 個步驟」。




5. 雜亂想法用 AI 工具轉成有結構的寫作大綱

現在,我們擁有許多素材了,像是語音輸入的草稿、圖片上轉出的訊息、原始資料上摘要的筆記,是時候把材料轉成一份文章或報告了。

只是就算我們有很多素材,也要知道可以如何連結、重組這些素材。

我在之前的不同文章中,分享過這樣的寫作流程:
而其中有一個關鍵的步驟,就是要能建立大綱,大綱代表我要如何重新組合上面這些素材,也代表我背後一個清晰有邏輯的思考架構。但這個步驟也很容易卡關,這時候或許可以讓 AI 工具給我們一些「結構化大綱」的建議。




我自己會嘗試在 ChatGPT 中做這樣的提問:

  • 首先,我會把原始素材先餵給 ChatGPT ,請他記住(參考:利用 ChatGPT 提示語突破字數限制教學,深入分析摘要2萬字資料
  • 接著,我可能嘗試請 ChatGPT 試試看用某幾種方式,把剛剛的原始素材重新架構成一份大綱。我想先看看背後可能有哪些組織大綱的可能性。
    • 通常 ChatGPT 不會給出 100 分的大綱,但只要有一些 60~70 分的草稿,我就可以在這個基礎上,更節省時間的重新架構出我的整理文章、報告架構。
  • 然後,當我自己重新整理出一個滿意的大綱與草稿後,我會再次把這些資料餵給 ChatGPT ,並請他用比較嚴謹的步驟,指出裡面的重點、問題、可以補充修正的案例或技巧
  • 最後,寫作的最後階段,也會有一些特殊內容,我會利用 ChatGPT 加速思考或輸出這些特殊內容,例如:
    • 題目怎麼設計?開場白或結論可以如何寫?一篇社群貼文可以如何簡單扼要介紹?

上面的流程,是面對嚴肅寫作、專業寫作的時候,我會利用的輔助工具與方法。

其他像是很常需要輸出的相對制式寫作內容,例如活動報名網頁、產品基本企劃等等,我會讓 ChatGPT 去學習我的之前案例,在 ChatGPT 一定程度「記住」制式格式邏輯後,下次請她把我的資料轉換成需要的制式寫作內容格式,這也常常節省了我的許多寫作輸出時間。(案例教學:讓 ChatGPT 學會專業邏輯,成為自動完成報告文案草稿的真正助手




6. 快速產出文章圖片等其他素材

一篇文章、報告的產出過程,可能還需要各種額外素材,現在有了許多 AI 工具,可以節省我們製作這些額外內容的時間,或是幫我們用更快速度產出真正需要的圖像素材。

影片素材的部分,我自己還沒有很深入的研究。

但是圖片素材的部分,這幾個月則真的已經納入我的工作流程大量應用。

例如我在產出最近的部落格文章、課程簡報、網頁文案、專案報告的過程中,需要用到示意圖、封面圖時,都大量的使用 Midjourney 來產出需要的圖像檔案。因為通常一篇文章、報告往往要用到數次到十幾次的 AI 繪圖生成(因為需要嘗試不同風格,挑選更適合的圖片等)。所以為了加快撰寫 Midjourney 提示語的速度,我還特別訓練了一個 ChatGPT 上的自動生成 AI 繪圖提示語頻道:「我如何訓練 ChatGPT 撰寫 Midjourney 提示語?AI 繪圖四個階段」。

於是這樣一來,有點像是之前在免費圖庫用關鍵字搜尋適合圖片一樣。現在變成是用關鍵字請 ChatGPT 幫我生成  Midjourney 的完整繪圖提示語,然後在 Midjourney 上生成需要的圖片。




最近我也常用「 Recraft AI 」這個工具,除了它是免費工具外,還因為他很適合生成 ICON 圖示,當我需要這樣的圖示時,就會利用這個輔助工具快速產出。

有時候如果我要產出的是一份「需要精美版面」的簡報、網頁、文件報告時,我則會利用「 Gamma,只要給他之基本的大綱草稿(前面也有不同輔助工具可以幫我完成這些大綱),他就能針對內容完成漂亮的簡報、網頁版面設計,而且不只是可以搭配示意圖,還能自動設計各種基本的圖表。

上面這些工具,就加速了我在寫作過程中一些「延伸內容」的產出。






7. 快速輸入預先定義的文字

最後,在寫作過程中,會有一些基本的文書格式內容需要反覆輸入(例如固定的結尾、常用的自我介紹、基本的架構大綱等等)。或者像是上面大量運用 ChatGPT 來對話討論時,也會有一些特定的提示語需要重複輸入(例如常用的摘要提示語、繪圖提示語、思考大綱提示語等等)。

這時候我會利用可以快速輸入常用文字內容的工具,例如「 Espanso 」,先定義好前面所說的筆記的結構、寫作的基本大綱,或是寫作計畫的待辦清單,還有常常需要的文書輸入格式、內容,到時候只要用簡單的指令,就能快速輸入完成。(案例教學:快速輸入 ChatGPT 常用提示語,減少重複打字,附實戰範例下載




在這篇文章中,我分享了自己如何結合一些輔助工具,來加速自己的寫作效率,克服很多時間腦袋卡關的問題。

寫作中的大多數內容還是需要我們自己親力親為,而輔助工具就是輔助,但輔助也確實有提升生產力的效果。

這篇文章的工具與應用技巧,將各種輔助工具與寫作結合,打造出更快速且高效的寫作流程。像是如何通過語音輸入將想法迅速轉化為文字,以及如何將聲音、圖像和其他媒體資訊轉換為可以輕鬆讀取和分析的文字資料。也分享了如何利用AI工具,如ChatGPT,來整理這些資訊並創建有結構的大綱。這些都為寫作帶來了新的可能性和便利。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中,從如何寫出有效的防彈筆記出發,觸及工作、生活與自我管理問題,解析如何打造一套執行起來更有效率,也更有成就感的生產力系統,歡迎參考(可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得 500 元折價喔!)。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

我也開設了 podcast 節目,歡迎訂閱追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱)。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:輸入輸出超越慢慢打字,7種輔助寫作工具幫我加速克服腦袋卡關

留言

  1. 微軟的軟體power toy 可以讓windows電腦按下 win shift T 使用 windows內建的 OCR

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Luma AI 免費生成逼真影片實測,用中文指令或圖片創造短片教學

Google NotebookLM 免費中文 AI 筆記實例教學,老師、學生、創作者利器

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Dropbox 雲端資料同步軟體能用來幹嘛?10個我最常被滿足需求

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

如何用 11 款 AI 工具打造高效率工作流程,我目前最頻繁應用實例

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期

Shotcut 免費中文版影片剪輯軟體教學,效能快,內建影音特效