高效輸出的筆記:讓我寫的筆記可以快速複製成簡報、報告與郵件



在《防彈筆記法》中我提到筆記應該要以任務架構來撰寫,這除了有時間管理、提升執行效率的用途外,其實也因為這樣的筆記結構常常可以幫助我們更快速輸出

例如,工作上常常要把工作結果、進度、計畫輸出成「簡報」、「報告」,讓我們想想看,要做一份任務報告的時候,會需要哪些步驟呢?一般的步驟如下:

  • 1. 需要收集之前的相關資料
  • 2. 需要重新整理成報告架構
  • 3. 需要回想自己的想法、經驗、問題
  • 4. 需要歸納出任務流程、企劃重點、解決方法
  • 5. 需要修飾報告、簡報的版面

如果說,當我們某個任務進行到一半,忽然接到要做一份報告的需求,而這時候上面這 5 個步驟我們都需要重新開始做的話,就算每個步驟只需要花上 30 分鐘到一個小時,也會變成完成這份報告就需要花上半天到一天的時間

這時候,當報告的要求很緊急,或者自己手邊還有很多重要工作時,往往就沒辦法快速完成,或者必須加班,也會打亂工作時間與次序。




但是,仔細想想,這裡面其實有好幾個大問題:

  • 為什麼我們還需要收集之前任務執行過程的相關資料?
  • 為什麼我們明明就在做這個任務,還需要再次整理報告架構?
  • 為什麼我們手邊沒有可以馬上拿出來用的想法、經驗、問題?
  • 為什麼都在執行這個任務了,卻等到做報告還需要歸納任務流程、企畫重點、解決方法?

這四個步驟,應該我們在執行任務的過程中都有做過,卻在要做一份報告、要完成一份簡報、要發一封郵件文件時,還要「重新做一次」的話,不是很大的時間浪費嗎?

所以,如果說我們平常寫筆記的習慣,就可以幫助我們在一邊執行任務的過程,自然的建立前四個步驟的資料與結構,那麼或許做任務報告、簡報、郵件時,我們只需要做最後一個步驟:「修飾一下版面」即可

而這樣一來,面對這些臨時的報告、簡報、郵件、文件的要求,我們或許就只需要 30 ~ 60 分鐘的時間處理,這樣也就相對比較不會干擾到正在做的其他重要任務,也不會壓縮到太多工作時間了。




在職場上,我們執行一個專案、一個任務、一個行政手續,乃至研究某種市場、規劃某個活動、設計某項產品,背後的基本架構無非都是一個任務格式:

「目標是什麼?要解決什麼問題?怎麼設計解決問題的成果?如何執行的步驟流程?獲得什麼結果?怎麼改進?」

而當我們要做一份任務報告、簡報,或者要發一封工作郵件給重要客戶時,仔細想想,不也是同樣的架構嗎?雖然會有一些變化,但基本結構無非也是:「目標是什麼?要解決什麼問題?怎麼設計解決問題的成果?如何執行的步驟流程?獲得什麼結果?怎麼改進?」

例如我要寫產品推薦信給客戶,那麼要不要在信中描述產品的用途(目標),要不要分析產品的特色(解決問題),要不要說明產品規格(成果與結果),這些都應該是我在執行任務的過程中本來就應該有的資訊,理應只需要複製貼上。

例如我要報告一個專案的結果,那麼不就是之前整個任務格式的內容嗎?或者有時候我要報告其中的行銷方案,那麼就是任務格式中的某個階段成果跟其執行流程,乃至包含成效與改進方案,但這其實也是我們任務執行過程中本應產生的東西,不是嗎?




筆記、簡報、報告、郵件,乃至於我們的工作管理,核心無非都是相似的「任務格式」。

但如果我們在做簡報、報告、寫郵件時,往往花費很多時間重新找資料、確認架構、分析重點,那是發生了什麼事情呢?

關鍵就在於,我們執行任務、專案的過程中只著眼於要完成眼前的行動,卻沒有同時思考整個專案的架構。我們處理任務、專案的資料過程中只想趕快把眼前的事情做完,卻沒有思考如何修正整個專案的架構

當我們只是在處理行動、資料,等到真的要「輸出」時,反而要把這些自己已經做過的東西重新整理一次:

  • 把眼前的資料處理掉了,卻忽略了資料與專案任務的關係,當下沒有同步修正更新回專案任務,事後要花更多時間修正更新。
  • 把眼前的檔案回覆了,把眼前的行動完成了,但只是散亂的郵件、即時通答覆,以及散亂打勾的待辦清單,卻沒有逐步累積出一個統一聚焦的專案架構,於是之後要花更多時間重新整理出架構。
  • 當下的事情處理完成了,但處理過程的經驗、想法、問題卻也隨著完成而逐漸遺忘,需要輸出報告時變成要重新回憶與收集的內容。

工作的目的其實是完成任務,為什麼不一開始就用任務的格式來整理我們的資料、行動與筆記呢?

所以「防彈筆記法」強調以任務筆記格式為優先,讓資料、行動、經驗、想法等等,一開始就以任務格式來架構,一邊執行一邊修正這個架構,等到要輸出時,就可以更輕鬆把筆記重現(複製貼上)成簡報、郵件、報告的格式。

而我們就只需要做最後的版面修飾即可。




例如我最近遇到一個真實案例,在忙碌的工作中,老闆忽然要我針對明年某一個企劃案寫一份「報告」,分析一下明年某個產品的市場、受眾、內容重點、行銷方案等等。

這個產品,我從今年 2 月開始跟合作者一起討論,中間我們開了幾次會議,也做了一些市場調查與實驗,甚至先產出了一些零散的內容。

如果是普通的工作流程,這些會議討論、市場調查、產出實驗等等,可能會散落在很多不同的地方,而且過程中很多還沒實踐的想法、經驗更可能散落在難以找回來的管道。

但是我執行任務的習慣,就是一開始先建立一則任務格式的筆記,並且一邊做一邊透過任務筆記來確認目標、問題、成果、步驟、經驗與想法,而且寫的也不是流水帳的筆記,而是任務格式的筆記。

所以當我打開這個產品的任務筆記時,我發現自己的筆記已經準備好「報告」需要的資料、架構、重點了。

這是我從 2 月份累積到 11 月份的筆記成果,但這個成果,讓我現在只要不到 30 分鐘的時間,就能把他複製到報告上,稍微修改一下即可交差。





我在工作流程中,常常會遇到這樣的例子,有時候客戶臨時跟我要一份行銷報告,有時候客戶要問問我進度與計畫,有時候會議需要一份簡報,但如果我們一開始就以任務格式寫好筆記,這時候大多數內容都能直接複製貼上。甚至如果對方願意,可以直接協作、查看我的筆記。

要做到這樣的效率提升,讓我們隨時能更輕鬆地應付報告、簡報、郵件、文件的臨時需求,並不困難,關鍵就在於:

  • 任務開始時,就建立任務輸出架構的筆記,而非流水帳的筆記或待辦清單。
  • 把不斷產生的資料、檔案,用任務架構連結到任務筆記中。
  • 隨手記錄執行過程的行動、想法、經驗、問題,但同樣符合任務架構。
  • 一邊執行,一邊調整任務筆記的任務架構。

這些步驟,帶來很多好結果:會幫我們把這個任務執行得更好、更有效率,也可以幫助我們追蹤進度、快速找資料,並且在臨時需要輸出,我們的任務筆記已經準備好輸出到簡報、報告的內容了

千萬不要到了要輸出時,我們是「零」準備的狀態,乃至於要重新去找自己處理過的資料、經驗、想法,這樣會更加事倍功半。(可以延伸閱讀:不要等到「有時間」才「從零開始」做,我如何減少加班時間?




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留言

  1. Esor 對於 Evernote 換東家有什麼想法嗎?

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    1. 就是有期待也怕受傷害吧^^

      就看看之後軟體是會有更好的技術,讓功能與效能更順暢。還是反而沒有現在更新的頻繁了。

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  2. 這一篇真的很實用,完全闡述了平時若是以有條理,全面性的視野來累積與準備,就能隨時針對不同質疑提出說明。
    其實說到底,就是盡量縮短我們與受眾的資訊距離。

    回覆刪除

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