高效輸出的筆記：讓我寫的筆記可以快速複製成簡報、報告與郵件

在《防彈筆記法》中我提到筆記應該要以任務架構來撰寫，這除了有時間管理、提升執行效率的用途外，其實也因為這樣的筆記結構常常可以幫助我們更快速輸出。

例如，工作上常常要把工作結果、進度、計畫輸出成「簡報」、「報告」，讓我們想想看，要做一份任務報告的時候，會需要哪些步驟呢？一般的步驟如下：

• 1. 需要收集之前的相關資料
• 2. 需要重新整理成報告架構
• 3. 需要回想自己的想法、經驗、問題
• 4. 需要歸納出任務流程、企劃重點、解決方法
• 5. 需要修飾報告、簡報的版面

如果說，當我們某個任務進行到一半，忽然接到要做一份報告的需求，而這時候上面這 5 個步驟我們都需要重新開始做的話，就算每個步驟只需要花上 30 分鐘到一個小時，也會變成完成這份報告就需要花上半天到一天的時間。

這時候，當報告的要求很緊急，或者自己手邊還有很多重要工作時，往往就沒辦法快速完成，或者必須加班，也會打亂工作時間與次序。

但是，仔細想想，這裡面其實有好幾個大問題：

• 為什麼我們還需要收集之前任務執行過程的相關資料？
• 為什麼我們明明就在做這個任務，還需要再次整理報告架構？
• 為什麼我們手邊沒有可以馬上拿出來用的想法、經驗、問題？
• 為什麼都在執行這個任務了，卻等到做報告還需要歸納任務流程、企畫重點、解決方法？

這四個步驟，應該我們在執行任務的過程中都有做過，卻在要做一份報告、要完成一份簡報、要發一封郵件文件時，還要「重新做一次」的話，不是很大的時間浪費嗎？

所以，如果說我們平常寫筆記的習慣，就可以幫助我們在一邊執行任務的過程，自然的建立前四個步驟的資料與結構，那麼或許做任務報告、簡報、郵件時，我們只需要做最後一個步驟：「修飾一下版面」即可。

而這樣一來，面對這些臨時的報告、簡報、郵件、文件的要求，我們或許就只需要 30 ～ 60 分鐘的時間處理，這樣也就相對比較不會干擾到正在做的其他重要任務，也不會壓縮到太多工作時間了。

在職場上，我們執行一個專案、一個任務、一個行政手續，乃至研究某種市場、規劃某個活動、設計某項產品，背後的基本架構無非都是一個任務格式：

「目標是什麼？要解決什麼問題？怎麼設計解決問題的成果？如何執行的步驟流程？獲得什麼結果？怎麼改進？」

而當我們要做一份任務報告、簡報，或者要發一封工作郵件給重要客戶時，仔細想想，不也是同樣的架構嗎？雖然會有一些變化，但基本結構無非也是：「目標是什麼？要解決什麼問題？怎麼設計解決問題的成果？如何執行的步驟流程？獲得什麼結果？怎麼改進？」

例如我要寫產品推薦信給客戶，那麼要不要在信中描述產品的用途（目標），要不要分析產品的特色（解決問題），要不要說明產品規格（成果與結果），這些都應該是我在執行任務的過程中本來就應該有的資訊，理應只需要複製貼上。

例如我要報告一個專案的結果，那麼不就是之前整個任務格式的內容嗎？或者有時候我要報告其中的行銷方案，那麼就是任務格式中的某個階段成果跟其執行流程，乃至包含成效與改進方案，但這其實也是我們任務執行過程中本應產生的東西，不是嗎？

筆記、簡報、報告、郵件，乃至於我們的工作管理，核心無非都是相似的「任務格式」。

但如果我們在做簡報、報告、寫郵件時，往往花費很多時間重新找資料、確認架構、分析重點，那是發生了什麼事情呢？

關鍵就在於，我們執行任務、專案的過程中只著眼於要完成眼前的行動，卻沒有同時思考整個專案的架構。我們處理任務、專案的資料過程中只想趕快把眼前的事情做完，卻沒有思考如何修正整個專案的架構。

當我們只是在處理行動、資料，等到真的要「輸出」時，反而要把這些自己已經做過的東西重新整理一次：

• 把眼前的資料處理掉了，卻忽略了資料與專案任務的關係，當下沒有同步修正更新回專案任務，事後要花更多時間修正更新。
• 把眼前的檔案回覆了，把眼前的行動完成了，但只是散亂的郵件、即時通答覆，以及散亂打勾的待辦清單，卻沒有逐步累積出一個統一聚焦的專案架構，於是之後要花更多時間重新整理出架構。
• 當下的事情處理完成了，但處理過程的經驗、想法、問題卻也隨著完成而逐漸遺忘，需要輸出報告時變成要重新回憶與收集的內容。

工作的目的其實是完成任務，為什麼不一開始就用任務的格式來整理我們的資料、行動與筆記呢？

所以「防彈筆記法」強調以任務筆記格式為優先，讓資料、行動、經驗、想法等等，一開始就以任務格式來架構，一邊執行一邊修正這個架構，等到要輸出時，就可以更輕鬆把筆記重現（複製貼上）成簡報、郵件、報告的格式。

而我們就只需要做最後的版面修飾即可。

例如我最近遇到一個真實案例，在忙碌的工作中，老闆忽然要我針對明年某一個企劃案寫一份「報告」，分析一下明年某個產品的市場、受眾、內容重點、行銷方案等等。

這個產品，我從今年 2 月開始跟合作者一起討論，中間我們開了幾次會議，也做了一些市場調查與實驗，甚至先產出了一些零散的內容。

如果是普通的工作流程，這些會議討論、市場調查、產出實驗等等，可能會散落在很多不同的地方，而且過程中很多還沒實踐的想法、經驗更可能散落在難以找回來的管道。

但是我執行任務的習慣，就是一開始先建立一則任務格式的筆記，並且一邊做一邊透過任務筆記來確認目標、問題、成果、步驟、經驗與想法，而且寫的也不是流水帳的筆記，而是任務格式的筆記。

所以當我打開這個產品的任務筆記時，我發現自己的筆記已經準備好「報告」需要的資料、架構、重點了。

這是我從 2 月份累積到 11 月份的筆記成果，但這個成果，讓我現在只要不到 30 分鐘的時間，就能把他複製到報告上，稍微修改一下即可交差。

我在工作流程中，常常會遇到這樣的例子，有時候客戶臨時跟我要一份行銷報告，有時候客戶要問問我進度與計畫，有時候會議需要一份簡報，但如果我們一開始就以任務格式寫好筆記，這時候大多數內容都能直接複製貼上。甚至如果對方願意，可以直接協作、查看我的筆記。

要做到這樣的效率提升，讓我們隨時能更輕鬆地應付報告、簡報、郵件、文件的臨時需求，並不困難，關鍵就在於：

• 任務開始時，就建立任務輸出架構的筆記，而非流水帳的筆記或待辦清單。
• 把不斷產生的資料、檔案，用任務架構連結到任務筆記中。
• 隨手記錄執行過程的行動、想法、經驗、問題，但同樣符合任務架構。
• 一邊執行，一邊調整任務筆記的任務架構。

這些步驟，帶來很多好結果：會幫我們把這個任務執行得更好、更有效率，也可以幫助我們追蹤進度、快速找資料，並且在臨時需要輸出，我們的任務筆記已經準備好輸出到簡報、報告的內容了。

千萬不要到了要輸出時，我們是「零」準備的狀態，乃至於要重新去找自己處理過的資料、經驗、想法，這樣會更加事倍功半。（可以延伸閱讀：不要等到「有時間」才「從零開始」做，我如何減少加班時間？）

在我最新推出的「個人數位生產力」線上課程中（"限時限量"使用老讀者折扣碼 ESOR500 ，獲得最低折價優惠），就是希望用 31 個生產力模組，幫助大家解決這些生產力問題，並且用真實案例，提供具體可行的步驟。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報」

我也開設了 podcast 節目，歡迎訂閱追蹤：「高效人生商學院」（Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱）。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程，歡迎報名：「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作：《防彈筆記法》。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：高效輸出的筆記：讓我寫的筆記可以快速複製成簡報、報告與郵件）