最有效的提醒與動力,來自拆解事情發生的「場景」



在經典的時間管理方法論 GTD 中,除了清空大腦,另外一個很重要的概念就是「情境」,要讓行動可行、任務完成,思考情境的分類是很關鍵的一步。在 GTD 的概念中,情境就像是「什麼場景應該處理什麼事情」,只有把事情會發生、事情會執行的「場景」考慮進去,時間管理才能事半功倍

例如我們每天都一定會有處理郵件的場景,那麼在處理郵件的場景出現時,我們有哪些重要的回信、需要的詢問,可以在這個處理郵件的場景一起處理呢?如果能夠把各種瑣事,依據每天的不同場景分類,就可以在更適合的情境處理大大小小行動。

更進一步,我們常常在規劃任務時,忽略了對「事情發生的情境、場景」做拆解,而這往往導致事情容易出現意想不到的問題,並且在安排好的時間也難以執行。甚至,忽略這樣的拆解,可能讓事情執行起來空泛而缺乏明確動力。

下面就讓我們從三個角度:

  • 拆解事情執行的場景,獲得提醒、利用空檔
  • 模擬事情發生的場景,找到問題、預防風險
  • 設計目標的具體場景,聚焦價值、更有動力

來看看分析場景,如何幫助我們提升生產力。




設計主動執行場景,獲得提醒,利用空檔

在時間管理中我們往往能夠想到的是時間的安排,但問題是「時間」其實很難掌控,一來計算安排時間本身往往要花掉許多時間,二來安排好的時間通常還是會變動,因為時間的掌控權並非由我們自己完全決定。

不過,雖然我們不知道幾點幾分我一定可以做什麼事情,但是我們可以確定的是,每天應該都會有處理郵件的場景、有通勤的場景、有個人有精力空檔的場景、有家人休閒的場景等等,只是這些場景什麼時候出現,我們不一定可以完全掌控

這樣一來,或許時間管理更有彈性的安排不是什麼時間要做什麼事情,而是哪種場景可以做、決定做那些事情。

例如我總會有一個人有空檔,但這時候身心相對疲累,只想要放鬆休閒的場景,那麼這個場景底下可以做什麼呢?我確定這個場景一定常常出現,只是什麼時候出現不知道,所以我就設計一個「一人休閒」的分類,把適合這個場景做的任務放進來,這樣只要出現這個場景,我就打開這個分類,自然更能把握住有效的休閒任務,而不會打發甚至浪費掉時間,這就是有效的提醒。

我的經驗是,用「日常流程中的執行場景」來分類任務,往往可以創造比時間提醒更有效的提醒效果,也能夠在不同場景出現時幫助我更有效的利用空檔來完成任務。(延伸閱讀我的具體作法:2021覆盤:如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用

而且,比起空虛的時間,實際的場景更能代表執行任務的最適合狀態。

例如,我到底應該早上8:00還是晚上8:00寫文章草稿呢?還是說我應該在自己有心力動腦的時候寫文章草稿?後者就是「場景」,也是更適合執行這個任務的真正時刻。所以我有設計一個「思考動腦」這樣的分類,把那些需要有心力動腦時刻推進的任務放在這個分類,於是我更能善用這些場景去執行更適合的任務。

我在電腦玩物中常常分享這類用場景、情境分類任務的技巧。而我最近推出的「個人數位生產力」線上課程中也有專門單元解析這樣的設計邏輯,我認為所有生產力工具都適用。




模擬任務發生場景,找到問題,預防風險

不只是提醒可以用「場景」來設計,其實在拆解一個任務的行動清單時思考「場景」,也是提前發現問題、預防風險,找到更好行動步驟的方式。

就像在設定提醒時我們往往只看到時間,卻忽略了執行其實需要「適合的場景」一樣。

拆解一個任務的過程,我們很容易只看到理想而基本的行動清單,卻忽略了「實際執行場景需要解決的問題」,但場景中的步驟往往更關鍵。

例如我常常會遇到類似這樣的情況,在討論一個行銷活動怎麼做時,大家列出了要做報名網頁、要些宣傳文案、要寫貼文廣告、要準備活動場地等等待辦事項,這些是我們比較容易想到的基本行動,或是看到別人案例時可以看到的表面行動。不過我總會去針對「實際執行場景」做一些追問

  • 如果這是一個免費活動,要如何讓順手先報名再說的人,可以提高報到率呢?可以設計什麼誘因讓對方必須來報到才能獲得呢?或是真的想來才會報名呢?
  • 在報到時(如果是實體活動),如果很多人同時在要開場前才到,有沒有快速消化處理的流程呢?

又例如我在製作一份簡報時,不會只思考會議中要報告什麼內容,還會模擬一遍「會議場景」,是哪些人來參與?他們是一天剛開始還是要下班前?他們對這個報告是什麼態度?我在報告過程中可以會在哪些環節被什麼樣的人質疑問題?然後,我會針對這些場景中的問題,事先準備好解決的辦法。

這樣的思考,就是在模擬這個任務的實際執行場景,不是思考這個任務的本身,而是思考這個任務的執行者、參與者、互動者在實際的發生場景中會經歷哪些過程、遇到哪些問題

雖然也是想像,這些想像可能會發生、可能不會,但經過這樣的模擬過程,總能幫助我減少更多意外問題,也多給自己一些到時候處理狀況的餘裕。

而我們常常在安排任務、設計任務的時候,只想到任務本身,卻沒有進一步去思考任務「實際執行場景」可能會發生的各種問題,於是列出來的待辦清單或計劃就總會引發某些問題




設計目標具體場景,聚焦價值、更有動力

思考事情執行與發生的「場景」,不只可以有效提醒、預防風險,而且也是設計目標的關鍵技巧。

有時候我們的目標是很模糊空泛的,或是太過中性(太過與中性這兩個詞並用有點奇怪,但事實上是如此)。例如我想提升溝通能力,或是我要規劃一次家族旅行,這樣的目標看起來好像沒錯,但又覺得很普通,普通到不像是「我這個獨特個人」的目標,於是也很難看到具體價值與明確動力,只是大家都這麼做所以跟著做。(延伸閱讀:[下班後時間管理] 想做的事情好多但要做又沒動力?小心借來的目標

這時候,其實也可以思考看看,會不會是我忽略了去思考或設計自己目標達成時想要獲得的「具體場景」。

例如我想規劃一次家族旅行,那麼目標難道就只能設定成完成家族旅行嗎?如果從「場景」來設想,就可以去思考我想要讓家族在這次旅行過程中發生的具體故事到底是什麼?於是這時候,有可能我寫下的目標就不只是中性的家族旅行,而是「讓家族的長輩覺得大家一起踏青運動是很快樂的回憶」,這次旅行結束後大家會覺得踏青真好玩,於是之後大家可以更常相約一起去做更健康的戶外休閒運動。


透過這樣的具體完成場景的設想,我也就能更明確的知道這次安排行程、安排交通時,應該要以覺得踏青不會太累太麻煩,但是又能(讓平常不太運動的人)體驗到踏青樂趣為主軸,因為這樣才能讓這群人獲得我期望他們獲得的場景。

當然,你可能會想說,旅行就是玩一玩就結束了,幹嘛這麼麻煩?如果這樣想,那就表示旅行不是你的目標,只是一個打發時間的行程而已。

但如果你希望既然都花了幾天的時間旅行,就不要只是一個可有可無的過場,那麼透過「具體完成場景」的設計,你會發現可以幫助我們做很多事情的時候,做得更有價值、更有動力(無論最後這個目標成功或失敗,都有價值)

如果你平常在做時間管理、任務規劃、生活目標安排時,常常忽略了「場景」的重要性,這篇文章希望可以提供大家一個不一樣的思考角度,有興趣的朋友還可以延伸閱讀:



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2022 年底堆出的「個人數位生產力」線上課程中,跳脫工具功能的迷思,要跟大家分享「如何建立以自己為主角的高效流程」,歡迎有興趣的朋友參考:(2022/12/15 前"限時限量"使用老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得最低折價優惠)


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