如何實現年度計畫?下載與演練「改變每週時間規劃表」範本



製作年度計畫並不難。我在電腦玩物,當然介紹過許多跟製作年度計畫有關的工具,例如:


不過,就算製作出看起來再漂亮的年度計畫,但重點是如何實現呢?

如何實現年度計畫?」我想用一系列文章,在舊年尾聲,新年將屆之際,分享一些「實現年度計畫」的方法。主要針對的是個人年度計畫的部分。

前面兩篇完成了:「如何實現年度計畫?從挑選值得實踐的新目標開始」、「如何實現年度計畫?練習目標三角分析,拆解願望成真 3 原因」,我提到要完成年度計畫,那麼我自己勢必要有所改變。

今天這篇文章,就讓我們把改變落實在每天的日常流程中,利用這張「改變每週時間規劃表」,重新奪回掌控權,幫助我們更能實現年度計畫

這張「改變每週時間規劃表」設定好後,那這就是我接下來一段時間決定要貫徹執行的生活流程,利用這樣的生活流程改變,讓自己改變,也讓目標逐步實現。




對生活不滿意,感覺時間無法自己掌控,想要實現的新年計畫沒有進展,工作、家庭與個人時間混亂與迷茫,卻常常在假日、夜晚讓時間不知不覺流逝而懊悔。

如果有上述的問題,或許可以試試看這樣的解決辦法:

  • 時間無法百分之百掌控,那麼可以掌控幾種基本情境。
  • 對生活不滿意,那麼嘗試把目標放入生活流程中。
  • 時間不知不覺流逝,所以更應該事先設定好利用方式。

時間或許每天都會有一些意外、變動,例如我可能今天九點才吃早餐,但平常七點就會用餐。但從更大的視野來看,每天吃早餐,則是一個相對穩定,並且可以由我掌控的情境。我們或許無法排出精細而不變動的時間表,但可以規劃好基本的生活與工作流程。

而對生活、工作感到不滿意或迷茫,可能一個關鍵的原因在於,我們並沒有把真正的目標放入這些流程中,不是放不進去,而是沒有嘗試將它們放入流程。

於是當各種可以利用的情境出現時,我們可能一時之間不知道應該優先做什麼,於是就在一些次要、無關緊要的事情上把時間打發掉了。

要實現年度計畫,其實就是讓這樣的計畫,真正落實在我們每一天的時間利用中。

而規劃方法就在於三個重點:

  • 掌控好自己生活、工作的基本流程與情境。
  • 把目標放入這樣的流程與情境中。
  • 為必定出現的流程與情境,規劃好利用方式。 

這就是接下來想跟大家分享的,我常常用來調整自己時間利用的一張規劃表:「改變每週時間規劃表」。






我提供兩種範本讓有興趣的朋友下載:「 Google 試算表範本(也可下載成 Excel)」、「 Evernote 筆記表格」。當然,你也可以在紙本筆記上,嘗試重新畫出自己的每週規劃表。

想要一起練習看看的話,下面我來說明一下自己操作的步驟。




首先第一步,我把一般的每週時間表,做了一個關鍵的變化:

不使用 24 小時的時間,而是改成真實出現的各種情境。

關於「情境」的解釋,可以參考這篇文章的說明作為輔助:「兩步驟改寫待辦清單,提升時間利用量、任務達成數」。

例如我仔細評估後,規劃自己日常生活大概可以歸納出下面這些情境:

  • 早起時刻(通常只有我一個人)
  • 早餐時間(通常是和老婆兩人約會)
  • 工作(正常上班時間)
  • 午休(中午用餐與自己可運用時間)
  • 通勤(搭車又可自己利用的時間)
  • 晚餐(回家與老婆孩子用餐時刻)
  • 家人(陪伴家人時刻)
  • 睡前(孩子睡著後的部分時間)

這些情境出現的時間,可能每天都有變動,也可能偶爾某一天會少掉某個情境,但大致上來說,這些都是日常循環出現的穩固情境,甚至他們出現的順序也有規律。

你的情境,當然會跟我不一樣。

但你可以利用上述思考方法,來找出自己的情境流程表。




有了這樣的情境流程表後,我會以每週為單位,開始規劃時間表。

這時我可以決定,哪些情境要被哪個目標佔用?

例如早起這個情境,禮拜一到五上班時的早起用來寫作,假日的早起比較充裕,可以用來跑步。

就像填空一樣,仔細思考每一天、每一個情境格子中,要被哪個目標「佔用」,對我來說最有價值呢?

當然,這裡面的目標不能隨便亂填,建議回頭參考「如何實現年度計畫?練習目標三角分析,拆解願望成真 3 原因」一文中,我如何選擇、淘汰目標,如何找到目標要採取的改變,這時候,我才知道格子裡應該填入什麼。


我會建議每一格,只填一種目標。因為一個情境格子,用來專注完成某一種目標,這樣最有效率,最能創造價值。

除非,那一格情境的目標之間有替代關係,例如假日有時我要出外講課,但如果不講課,就是把時間用來跟家人出遊,這就是兩個目標之間有替代關係。

透過這樣的選擇,可以帶來幾個好處:

  • 我真正開始了解,自己日常中到底有哪些可以「利用來做些什麼」的情境。
  • 並且我開始把「自己的目標」真正放入自己的時間中。
  • 練習在某種情境中,「專注投入」某個目標。
  • 這樣就能為那個目標,逐步「累積足夠的實現時間」。
  • 因為年度目標,只有在足夠的練習、實踐中,才會實現。

所以,這份每週規劃表,不是每一個都要填不一樣的內容,反而應該填完後回頭算算看,我可以利用的情境就是這麼多,我是不是太分散去完成一大堆不同的目標,是不是應該更聚焦一點,那些最重要的目標有沒有每週投入足夠的時間(情境)?




透過填寫這份「改變每週時間規劃表」,還可以延伸到兩種利用。

第一種利用,很多朋友會問我,如何精簡自己的工具?如何不讓自己被太多的數位工具與資訊干擾?我曾經分享過:「如何重新整理自己的手機 App ?我的「主動選擇」刪減 App 法」,正是從上面這樣的每週時間規劃表而來:

透過設定好自己每一個情境要專注用來做什麼,那麼就能知道應該留下哪些 App ,而其他工具或資訊應該屏除。

第二種利用,時間管理的改變,首先來自於生活習慣的改變那麼我應該養成什麼生活習慣最好呢?最好的選擇就是:

養成那些真正可以帶給我目標實現的生活習慣。

從這樣的「改變每週時間規劃表」出發,我就能知道怎麼樣的習慣對我最好。

把我自己常常做的這類思考,化成「改變每週時間規劃表」,分享給大家。

有興趣的朋友,可以參考我的時間管理、任務管理等相關課程。或是[做計畫反而更拖延?練習「未計畫時間表」,自製範本範例下載]、[一張紙計畫表在考試、專案截止日前專注衝刺,心得範本下載]等文章。

 
如何實現年度計畫系列文章:
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