如何高效率、不煩躁的處理每天大量又混亂的電子郵件任務?



這是最近收到的一封讀者來信,信中針對如何處理電子郵件,提出了很多個問題,包含:

  • 1.請問您通常怎麼處理這種帶著任務要求的信件?
  • 2.如果是需要花超過1小時處理的電子郵件任務,您會列入小專案處理嗎?
    • 我有點不太能區分需要花超過一小時處理的雜事和超過四小時的任務的區隔,以及時間上的安排。
  • 3.遇到無法當天處理完的電子郵件任務,您會回信給對方說自己預計何時完成嗎?還是等2-3天完成任務後一起回覆呢?
  • 4.請問您在之前的文章中提到的每天清空收件匣是指每天完成電子郵件帶來的所有任務嗎?還是就拆解或安排進135清單呢?這樣會不會容易漏掉要回覆的信件呢?

郵件中還提到了他會利用 Gmail 優先收件匣等功能,試圖透過工具的功能與自動整理,找出每天真正要處理(推進下一步行動)的重要郵件。(延伸閱讀:圖解 Gmail 13條高效率工作流程,自動整理、快速處理、排程提醒

即使這位朋友對於郵件處理已經有很多很棒的方法與意識,但是他還是感覺到許多卡關之處。

這裡的關鍵問題可能在於,工具的功能、自動化,最終還是解決不了「人」真正需要的輕重緩急判斷,以及分類之後真正「工作」需要的解決問題流程

處理雜亂的電子郵件,就像是處理每天各種瑣事意外一樣,要能在這樣的環境中保持生產力,有什麼判斷技巧?工作流程呢?今天這篇文章就跟大家分享我為自己設計的郵件處理方法。




如何處理帶著任務要求的郵件?

郵件或許可以概略區分成需要處理的、不需要處理的郵件,所謂不需要處理,像是一些資訊通知、行政公告和垃圾郵件,這類郵件只要做一個簡單的分類,以後搜尋找得到即可。

那麼「需要處理」的郵件呢?我通常會進行三個步驟的整理:
  • 回歸本來任務、專案的流程
  • 拆解需要做的下一步行動
  • 持續統整碎片資訊


第一個步驟,我們不要把這封郵件當作一個獨立事件來處理,而是要追問背後有沒有一個共通的任務、專案的流程。例如郵件中要我提供一份海報文案,我們要處理的不是海報文案,而是這是哪一個活動任務的海報文案?於是我們回到「活動任務」的流程,看看有沒有已經具備的文案資料與素材?看看以活動任務流程的角度來看什麼時候才真的需要處理這份海報文案?看看從活動任務的目標來看應該寫出什麼樣的文案?這樣一來,我們就不是在郵件中處理很多零散雜事,而是回歸到真正有價值的活動任務
  • 把握真正有價值的目標
    • 不要只是處理雜事,背後共同要完成的目標才重要,完成目標才有價值。
  • 確保正確進度流程
    • 郵件是當下的通知,但回到任務流程的時候,不一定是現在需要做,回到流程才能判斷輕重緩急。
  • 並且連結有用的資料
    • 任務執行的路上,我們往往已經有一些可用資料,看到郵件交辦就不要從頭開始,而要從已經具備的任務中已經擁有的資料開始。


第二個步驟,確認海報文案背後真正「活動任務」的目標、流程、資料後,我會開始從「活動任務」的角度拆解下一步行動。所謂下一步行動,就是要交付成果前我為什麼準備資料要做什麼?為了解決問題要做什麼?為了完成成果要做什呢?例如一份海報文案,我可能要先寫信跟客戶再確認目標與活動名稱、要跟業務索取一份我沒有的場地資訊、要想一想需放入哪些關鍵字、要想出一句最關鍵的文案等等,拆解出了這 4~5 步的行動,所就可以先利用一個小空檔,推進一個需要提早開始的小行動,然後再利用其他空檔把這個臨時交辦逐步完成
  • 郵件交辦往往是臨時的任務,不在我今天原本的計畫清單,所以要透過拆解下一步行動,在零碎空檔完成,不干擾原本工作流程。
  • 相對困難的郵件任務,不僅是沒有時間去做,而是其中有些行動必須盡快開始做,例如要索取、確認資料,拆解下一步行動可以幫助我看到這樣的行動,以免之後更容易產生拖延。
  • 拆解出下一步行動後,從行動的數量與困難度,我也比較容易看出自己需要多少時間才能完成這個郵件交辦,這時候我可以先回信和對方溝通交付的時間


第三個步驟,則是我會在處理郵件的過程中,持續把郵件中新出現的資訊、交辦、討論等內容,更新回原本正在處理的任務、專案筆記中。讓現在新出現的活動資訊、宣傳重點,不會停留在分散的電子郵件中,而是持續統整回「活動任務」筆記。這樣一來,郵件其實有沒有當下處理還是其次,而是我一直保持一個統整的「活動任務」筆記,隨時可以在筆記中確認這個任務所有資料、細節、待辦,而不用再回到郵件、即時通確認,這樣才能真正擺脫郵件糾纏。(延伸閱讀:為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?




如果2~5分鐘可以回信的郵件,我應該立刻處理嗎?

前面的處理模式看起來比較像是要處理那些相對困難、重要、複雜的郵件任務,但是如果有時候遇到的郵件真的就是 2~5 分鐘可以回信的郵件,還需要前面的處理步驟嗎?

大方向上,我認為是「需要的」。為什麼不是當下立刻回信就好呢?當然可以當下立刻回信,但我的意思是,如果這封簡單的郵件交辦,同樣是某個任務小細節的更新確認,那麼我們最好還是回到「那麼任務」當中去做確認、判斷、處理與整合碎片資料。

否則,東一個西一個處理這些看似簡單快速的郵件小事,最後你會發現這個任務怎麼愈做愈混亂,愈來愈搞不清楚這個任務目前的最新狀態。

在上述的大前提下,我會透過下面兩種技巧,來讓處理這些2~5分鐘的郵件更有生產力:
  • 我會在每日特定時間統一處理郵件:
    • 例如我自己設定早上11點左右、下午4點左右,是我每天統一處理郵件的時間,可以照顧到早上的緊急需求,要可以在下班前做最後確認。但其他時間則盡量不看郵件,這樣可以幫助我統一處理那些短時間就可回覆的郵件。
  • 今天重要的事情很多,次要郵件就延後:
    • 就算是短時間處理的郵件,回信本身可能2~5分鐘,但是要再看清楚一下內容、寫完確認一下等等步驟,其實往往最後花掉的還是 10 分鐘。所以如果今天真的很忙,有更重要的事情要處理,不如直接「延後」這些郵件,例如透過 Gmail 把這樣的郵件延後到明天或後天更有空檔的時候。




如果超過一小時才能處理的郵件,要如何安排任務時間?

有些郵件的交辦不是短時間可以處理完成的,甚至可能需要花掉超過一個小時以上的處理時間。這時候怎麼辦呢?

我不會在處理郵件的當下去停下來處理這些郵件,我會先看完一遍所有郵件,快速回信完成少數郵件,不需要的郵件刪掉,次要的郵件延後,然後這些困難的郵件就透過第一段所說的基本方法來處理:
  • 回歸本來任務、專案的流程
  • 拆解需要做的下一步行動
  • 持續統整碎片資訊
而這時候透過拆解出下一步行動,這個困難郵件任務怎麼被拆解出了4~5個步驟,那麼如果他很緊急,我就利用今天工作流程中分段的幾個零碎空檔,分段完成,挑戰看看今天下班前可以交付。

我不會犧牲今天原本排好的工作時間,拿來處理這個臨時出現的重要任務,因為原本的工作流程應該還是完成更有價值任務的方式,所以就利用工作流程中分段的零碎空檔,來處理這些臨時的重要緊急任務




如果要超過一天的時間才能處理的郵件,要如何安排任務時間?

更有些時候,郵件任務的難度更高,是一個需要花掉半天、一天的時間才能處理完成的,這時候也不要驚慌,還是一樣那三個基本原則:
  • 回歸本來任務、專案的流程
  • 拆解需要做的下一步行動
  • 持續統整碎片資訊
但是這時候可能不只是拆解出下一步行動,而是要先拆解出幾個階段性的小產出。例如前面的海報文案,現在變成一個「印出海報任務」,那麼我就要先拆解出「設計文案」、「 設計主圖」、「設計版面」、「校對印刷」這幾個階段性成果。

然後我會在行事曆上用進攻行事曆的方式安排每個小成果的進度,算算看我需要多少工作天完成,正式排入未來工作時間流程中,當作真正重要的專案任務來處理。




每日清空收件匣

透過前面幾個方法,我就可以實現自己貫徹多年的「每日清空收件匣」習慣(延伸閱讀:三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的 Gmail 郵件):
  • 處理完成今天要處理的郵件,然後封存,移出收件匣
  • 把郵件任務回歸到專案任務流程,困難的任務回到筆記中拆解下一步行動與安排行事曆進度,這時候也可以移出收件匣
  • 設定好需要延後提醒的次要郵件

每日清空收件匣,不是每天都把郵件處理完(處理完不代表有生產力),而是每天都判斷一遍所有臨時交辦,並且把這些瑣事回歸到更有效的任務工作流程。

以上就是我對讀者來信的回答,也把這樣的方法與心得跟大家分享。

大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2022 年底堆出的「個人數位生產力」線上課程,跳脫工具功能的迷思,工具選擇的困惑,要跟大家分享的是「如何建立有生產力的工作流程」,你可以套用在不同工具系統,解決具體的生產力問題,歡迎有興趣的朋友參考:(目前正在早鳥階段,"限時限量"使用老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得最低折價優惠)

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留言

  1. 感謝Esor老師詳細地解說處理電子郵件的方法!非常實用。

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