2023 比起建立目標與決心,不如先設計一個穩定可靠的工作流程



一個穩定可靠的工作流程,是所有生產力與效率的基礎。

面對各種雜事、多個專案,要克服干擾的關鍵就在於是否有一個可靠的工作流程可以應付變化,可以安排優先順序,甚至可以「多工」掌控必須要同時進行的不同進度。

面對挫折與情緒起伏,要能讓自己更快恢復自信,重新獲得成就感,乃至於保持安定平和心情,關鍵也在於擁有一個穩定可靠的工作流程。

我們大多數人都不是設計完美計畫的高手,所以我們執行目標的過程總是磕磕碰碰,難免和期待有落差,但一個穩定可靠的工作流程,比完美目標或計畫更值得信賴,因為穩定可靠的工作流程讓目標總是能逐步往前推進




寫書的經驗:明明要做重要目標,卻又有數不完的意外雜事?

今年(2022)年初開始進行《防彈筆記法》的書籍撰寫時,如果能夠擁有閉關寫書的專注效能當然最好,只是因為同時兼顧正職工作與斜槓課程,那段時間還要顧及其他工作專案、規劃線上導讀會活動、設計企業內訓課程,於是難免隨時有很多工作上的雜務、臨時的意外需要緊急處理。

加上我還要兼顧《防彈筆記法》這本書的各種行政任務,像是進行圖卡設計印刷、規劃行銷宣傳等等。

在這種一根蠟燭好幾頭燒的情況下,我甚至還是希望能盡量不要熬夜,每天都能有時間陪伴小孩,週末也能適度安排家庭出遊。

讓我那時候能夠同時掌控多個專案,應付各種臨時緊急雜事,還能看起來游刃有餘的關鍵原因(那段時間甚至家人都沒有發現我在寫書,因為並沒有影響到太多家庭時間),就在於我有一套穩定可靠的工作流程。(參考:我如何利用防彈筆記法完成《防彈筆記法》新書?流程實戰篇



有很多朋友常常會跟我求助時間管理的相關問題,其中最大量的問題集中在事情太多、意外太快、雜事干擾上面。但是大多數人會覺得想要從減少瑣事的角度去處理,卻發現外在變動往往不是我們自己可以完全掌控的。也有許多朋友會乾脆犧牲自己的休閒、休息時間,但持續熬夜來完成需要自己專注的重要工作,反而很有可能因為精神不濟而無法把事情做好,甚至造成惡性循環。

我自己解決這樣問題的角度是「以不變應萬變」,會一直變化的是外在的環境、專案任務的內容、我自己的狀態等等,我們無法強求這些東西不變,甚至要花費力氣去讓這些東西保持不變,最後還很有可能是白費力氣。

而可以不變的是什麼呢?就是我們自己為自己設計的「工作流程」。

只要我能把握住基本的工作「規律」,那麼在不變的工作流程中,再多變化總會找到他們要處理的位置,而我只要專注在當下這一條工作流程的下一步行動即可。就算再多專案目標也會有完成的一天,我同樣只要專注在當下這一條工作流程的下一步行動即可。

在應付這種雜事混亂、目標太多的情況,我的幾個最關鍵的工作流程「規律」有:

  • 優先思考一個任務的目標價值,而非只是根據行動記下待辦清單。
  • 把碎片當下統整到任務筆記,節省之後找資料、整理資料時間。
  • 在任務中不只寫筆記,還要拆解下一步行動,隨時修正一個任務的執行流程。
  • 隨時把任務、資料連結到專案,有任何意外、雜事也連結到專案,隨時修正專案流程。
  • 相信自己系統整理出來的專案流程,根據專案流程的下一步採取行動。

把握這樣的「工作流程」,我覺得比培養專注力、意志力,或是安排再多專注時間,甚或熬夜趕工,都要來得有效。

真正幫助我們應付各種雜事的,不是我們的耐心與耐力,而是一條可以安置這些雜事的工作流程。真正幫助我們能夠有效利用時間的,不是我們的時間表,而是一條已經排好輕重緩急的工作流程。真正幫助我們完成目標的,也不一定一開始的目標規劃,而是一條可以在執行過程中處理變化的工作流程。




製作課程的經驗:明明做好年度規劃,但事到臨頭又遲遲無法推進?

今年(2022)下半年開始製作線上課程「個人數位生產力」的時候,雖然這是自己今年一開始就想要完成的目標,但等到真的要開始做的時候,老實說我也是心中浮現各種拖延的理由,腦中出現各種不想做的聲音,外在環境也很配合的給我各種沒時間的藉口。

為什麼明明自己好像想做的事情,但還是遲遲動不了手呢?當然,一定有各種屬於自己內心或外在環境的因素,可能自己那時候正在低潮、心情不好,可能剛剛遇到一些挫折而缺乏動力,可能就是腦袋中沒有出現很棒的想法靈感。

但是,真正的生產力,就是在這種情況下:

我們依然會有一條穩定、可靠的工作流程,把這些想做的目標,真正的逐步往前推進,就算無法做得很快,但保持進度,沒有放棄。



我還記得在年中的時候,我的《防彈筆記法》書籍與「個人數位生產力」線上課程有一段時間處在兩個大專案同時進行的狀態,那時候《防彈筆記法》專案在結尾階段,有各種行政手續與瑣事任務,而「個人數位生產力」線上課程則是正需要我的靈感想法、創意思考的大綱規劃階段。

必須承認,在上述這樣的階段時,我確實常常心中會出現「請不要再出現那些瑣事了?可以不要來干擾我嗎?讓我好好專心思考。」,或是「怎麼辦?今天想要推進的內容進度卻因為沒有好想法而推進不了?」,還是「這樣的想法夠好嗎?好擔心,好想停下來先拖延再說?」這些心中的情緒起伏,可以說就算沒有每天出現,也要每兩天出現一次

可是,最後我的《防彈筆記法》書籍與「個人數位生產力」線上課程這兩大專案預排的時間,起碼在我自己負責的進度上都是沒有拖延的,都有準時完成。我的合作夥伴有一次還跟我說,我是他遇到第一個不會拖給稿時間(課程拍攝內容稿件)的老師,製作與拍攝進度都按照規畫完成。

這裡面的關鍵,並非我有什麼刺激靈感的妙方,也並非我有超強的毅力,事實上你從我上面的內心吶喊就知道,我和大家一樣其實每天都想拖延與放棄

真正重要的,依然是我有建立一條穩定、可靠的工作流程。



面對那些重要的年度目標,面對那些人生、工作上最重要的事情,我不會夢想著只是依靠自己的動力、念力、恆毅力就能不拖延的完成,因為我知道自己就是一個愛拖延、沒動力、每天想放鬆的人,可是我發現:

就算是我們這樣的人,只要能夠保持目標一點一點地推進,不需大刀闊斧,不用一日千里,但目標也終究會完成。

而要讓目標保持一點一點,就算是每天再小一點都要推進一下,關鍵依然在我們對於工作流程的設計,我有幾個這方面的「小規律」

  • 遇到想拖延的事情,我就再拆解出更簡單但有小成果的行動。
  • 真的很不想做,我就替換一些解決辦法,但保持在目標任務上。
  • 善用零碎時間,保持每天推進一點點,而不是一次推進很多(當然,偶爾做到後面這樣也不錯)。
  • 可以放棄小事情,可以偶爾偷懶拖延,但目標要持續推進。
  • 工具要簡單,整理要精省,系統不複雜,把時間留給思考與執行。
  • 多做假設,多做實驗,隨時修正自己的計劃,修正的過程就是一種持續。

把握這樣的工作流程,比花很多時間設計美好的年度目標、排出理想的時間表,或是糾結在自己的拖延、外在的時間不夠,或是耗費心力不斷在規劃與整理系統,都還要更能幫助我們「真正把目標往前推進」。

真正幫助我們在低潮與情緒中走出的,可能是我們在工作流程中推進了一點點目標的新進度。真正幫助我們克服時間不夠與變動的,是可以知道在零碎時間能夠推進什麼進度的工作流程。真正幫助我們越過拖延與挫折的,是看到還可以做些什麼的工作流程。




小結:

所以,面對 2023 年,或許我們有一些目標規劃,但也同樣要面對雜事太多、情緒低潮、環境變動等等難題,這時候,比起規畫出完美目標,或是下定決心變成更好的自己,不如先「建立一個穩定、可靠的工作流程」,當我們擁有這樣的工作流程,那麼慢慢的目標就會持續推進,自己也會變得更好



但是有些朋友可能想追問,要設計一個穩定、可靠的工作流程,會不會比直接處理雜事、逼自己專注更困難呢?會不會難以長久維持呢?

所以我在個人數位生產力這門線上課程中,用了兩大章節(建立防彈第二大腦、拆解子彈行動時間)共 16 個單元,分析怎麼用「最簡單但有效」、「最精省但足夠」的步驟去建立自己的工作流程,因為簡單、精省,我們才能做得到,並且容易保持。(2022/12/15 這一天,頭兩大章節的影片課程都已經正式完成並上架囉!)

也有些朋友會在實際執行這樣一套工作流程時遇到難題,所以在「個人數位生產力」這門線上課程中,我又用了另外兩大章節(設計敏捷工作流程、打造防彈原子習慣)共 15 個單元,分析怎麼「解決實際問題情境」、「卡關時如何持續修正」,讓我們都能逐步調整並建立這樣一套穩定、可靠的工作流程

另外這門線上課程還會有 3 個解鎖單元,分別介紹 Notion、 Evernote 與 Google 系統的關鍵功能。(進一步了解:「個人數位生產力」線上課程 Q&A



就讓我的最新線上課程「個人數位生產力」,幫助您透過可操作的步驟、明確的案例、具體問題解決,讓您擁有這樣的工作流程,建立完成目標、保持專注、提升生產力的基礎。

目前看過以上架單元的朋友,提供了這樣的回饋:「解開了一個生產力系統、資料整理系統實際執行過程中的不確定部份。」、「改變了他們在 Notion、 Obsidian 等不同軟體上的組織方式。」相信這門線上課程也會對您有所幫助。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

我也開設了 podcast 節目,歡迎訂閱追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱)。

也跟大家介紹我開設的一系列課程,歡迎報名:「個人數位生產力線上課程,或其他時間管理、筆記術相關實體課程介紹」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

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