2023 比起建立目標與決心，不如先設計一個穩定可靠的工作流程
面對各種雜事、多個專案，要克服干擾的關鍵就在於是否有一個可靠的工作流程可以應付變化，可以安排優先順序，甚至可以「多工」掌控必須要同時進行的不同進度。
面對挫折與情緒起伏，要能讓自己更快恢復自信，重新獲得成就感，乃至於保持安定平和心情，關鍵也在於擁有一個穩定可靠的工作流程。
我們大多數人都不是設計完美計畫的高手，所以我們執行目標的過程總是磕磕碰碰，難免和期待有落差，但一個穩定可靠的工作流程，比完美目標或計畫更值得信賴，因為穩定可靠的工作流程讓目標總是能逐步往前推進。
2024/8/18 新增：高效就是成為「長期主義」執行者，我的三個關鍵思維與心法
寫書的經驗：明明要做重要目標，卻又有數不完的意外雜事？
今年（2022）年初開始進行《防彈筆記法》的書籍撰寫時，如果能夠擁有閉關寫書的專注效能當然最好，只是因為同時兼顧正職工作與斜槓課程，那段時間還要顧及其他工作專案、規劃線上導讀會活動、設計企業內訓課程，於是難免隨時有很多工作上的雜務、臨時的意外需要緊急處理。
加上我還要兼顧《防彈筆記法》這本書的各種行政任務，像是進行圖卡設計印刷、規劃行銷宣傳等等。
在這種一根蠟燭好幾頭燒的情況下，我甚至還是希望能盡量不要熬夜，每天都能有時間陪伴小孩，週末也能適度安排家庭出遊。
讓我那時候能夠同時掌控多個專案，應付各種臨時緊急雜事，還能看起來游刃有餘的關鍵原因（那段時間甚至家人都沒有發現我在寫書，因為並沒有影響到太多家庭時間），就在於我有一套穩定可靠的工作流程。（參考：我如何利用防彈筆記法完成《防彈筆記法》新書？流程實戰篇）
有很多朋友常常會跟我求助時間管理的相關問題，其中最大量的問題集中在事情太多、意外太快、雜事干擾上面。但是大多數人會覺得想要從減少瑣事的角度去處理，卻發現外在變動往往不是我們自己可以完全掌控的。也有許多朋友會乾脆犧牲自己的休閒、休息時間，但持續熬夜來完成需要自己專注的重要工作，反而很有可能因為精神不濟而無法把事情做好，甚至造成惡性循環。
我自己解決這樣問題的角度是「以不變應萬變」，會一直變化的是外在的環境、專案任務的內容、我自己的狀態等等，我們無法強求這些東西不變，甚至要花費力氣去讓這些東西保持不變，最後還很有可能是白費力氣。
而可以不變的是什麼呢？就是我們自己為自己設計的「工作流程」。
只要我能把握住基本的工作「規律」，那麼在不變的工作流程中，再多變化總會找到他們要處理的位置，而我只要專注在當下這一條工作流程的下一步行動即可。就算再多專案目標也會有完成的一天，我同樣只要專注在當下這一條工作流程的下一步行動即可。
在應付這種雜事混亂、目標太多的情況，我的幾個最關鍵的工作流程「規律」有：
- 優先思考一個任務的目標價值，而非只是根據行動記下待辦清單。
- 把碎片當下統整到任務筆記，節省之後找資料、整理資料時間。
- 在任務中不只寫筆記，還要拆解下一步行動，隨時修正一個任務的執行流程。
- 隨時把任務、資料連結到專案，有任何意外、雜事也連結到專案，隨時修正專案流程。
- 相信自己系統整理出來的專案流程，根據專案流程的下一步採取行動。
把握這樣的「工作流程」，我覺得比培養專注力、意志力，或是安排再多專注時間，甚或熬夜趕工，都要來得有效。
真正幫助我們應付各種雜事的，不是我們的耐心與耐力，而是一條可以安置這些雜事的工作流程。真正幫助我們能夠有效利用時間的，不是我們的時間表，而是一條已經排好輕重緩急的工作流程。真正幫助我們完成目標的，也不一定一開始的目標規劃，而是一條可以在執行過程中處理變化的工作流程。
製作課程的經驗：明明做好年度規劃，但事到臨頭又遲遲無法推進？
今年（2022）下半年開始製作線上課程「個人數位生產力」的時候，雖然這是自己今年一開始就想要完成的目標，但等到真的要開始做的時候，老實說我也是心中浮現各種拖延的理由，腦中出現各種不想做的聲音，外在環境也很配合的給我各種沒時間的藉口。
為什麼明明自己好像想做的事情，但還是遲遲動不了手呢？當然，一定有各種屬於自己內心或外在環境的因素，可能自己那時候正在低潮、心情不好，可能剛剛遇到一些挫折而缺乏動力，可能就是腦袋中沒有出現很棒的想法靈感。
但是，真正的生產力，就是在這種情況下：
我們依然會有一條穩定、可靠的工作流程，把這些想做的目標，真正的逐步往前推進，就算無法做得很快，但保持進度，沒有放棄。
我還記得在年中的時候，我的《防彈筆記法》書籍與「個人數位生產力」線上課程有一段時間處在兩個大專案同時進行的狀態，那時候《防彈筆記法》專案在結尾階段，有各種行政手續與瑣事任務，而「個人數位生產力」線上課程則是正需要我的靈感想法、創意思考的大綱規劃階段。
必須承認，在上述這樣的階段時，我確實常常心中會出現「請不要再出現那些瑣事了？可以不要來干擾我嗎？讓我好好專心思考。」，或是「怎麼辦？今天想要推進的內容進度卻因為沒有好想法而推進不了？」，還是「這樣的想法夠好嗎？好擔心，好想停下來先拖延再說？」這些心中的情緒起伏，可以說就算沒有每天出現，也要每兩天出現一次。
可是，最後我的《防彈筆記法》書籍與「個人數位生產力」線上課程這兩大專案預排的時間，起碼在我自己負責的進度上都是沒有拖延的，都有準時完成。我的合作夥伴有一次還跟我說，我是他遇到第一個不會拖給稿時間（課程拍攝內容稿件）的老師，製作與拍攝進度都按照規畫完成。
這裡面的關鍵，並非我有什麼刺激靈感的妙方，也並非我有超強的毅力，事實上你從我上面的內心吶喊就知道，我和大家一樣其實每天都想拖延與放棄。
真正重要的，依然是我有建立一條穩定、可靠的工作流程。
面對那些重要的年度目標，面對那些人生、工作上最重要的事情，我不會夢想著只是依靠自己的動力、念力、恆毅力就能不拖延的完成，因為我知道自己就是一個愛拖延、沒動力、每天想放鬆的人，可是我發現：
就算是我們這樣的人，只要能夠保持目標一點一點地推進，不需大刀闊斧，不用一日千里，但目標也終究會完成。
而要讓目標保持一點一點，就算是每天再小一點都要推進一下，關鍵依然在我們對於工作流程的設計，我有幾個這方面的「小規律」：
- 遇到想拖延的事情，我就再拆解出更簡單但有小成果的行動。
- 真的很不想做，我就替換一些解決辦法，但保持在目標任務上。
- 善用零碎時間，保持每天推進一點點，而不是一次推進很多（當然，偶爾做到後面這樣也不錯）。
- 可以放棄小事情，可以偶爾偷懶拖延，但目標要持續推進。
- 工具要簡單，整理要精省，系統不複雜，把時間留給思考與執行。
- 多做假設，多做實驗，隨時修正自己的計劃，修正的過程就是一種持續。
把握這樣的工作流程，比花很多時間設計美好的年度目標、排出理想的時間表，或是糾結在自己的拖延、外在的時間不夠，或是耗費心力不斷在規劃與整理系統，都還要更能幫助我們「真正把目標往前推進」。
真正幫助我們在低潮與情緒中走出的，可能是我們在工作流程中推進了一點點目標的新進度。真正幫助我們克服時間不夠與變動的，是可以知道在零碎時間能夠推進什麼進度的工作流程。真正幫助我們越過拖延與挫折的，是看到還可以做些什麼的工作流程。
小結：
所以，面對 2023 年，或許我們有一些目標規劃，但也同樣要面對雜事太多、情緒低潮、環境變動等等難題，這時候，比起規畫出完美目標，或是下定決心變成更好的自己，不如先「建立一個穩定、可靠的工作流程」，當我們擁有這樣的工作流程，那麼慢慢的目標就會持續推進，自己也會變得更好。
但是有些朋友可能想追問，要設計一個穩定、可靠的工作流程，會不會比直接處理雜事、逼自己專注更困難呢？會不會難以長久維持呢？
所以我在「個人數位生產力」這門線上課程中，用了兩大章節（建立防彈第二大腦、拆解子彈行動時間）共 16 個單元，分析怎麼用「最簡單但有效」、「最精省但足夠」的步驟去建立自己的工作流程，因為簡單、精省，我們才能做得到，並且容易保持。（2022/12/15 這一天，頭兩大章節的影片課程都已經正式完成並上架囉！）
也有些朋友會在實際執行這樣一套工作流程時遇到難題，所以在「個人數位生產力」這門線上課程中，我又用了另外兩大章節（設計敏捷工作流程、打造防彈原子習慣）共 15 個單元，分析怎麼「解決實際問題情境」、「卡關時如何持續修正」，讓我們都能逐步調整並建立這樣一套穩定、可靠的工作流程。
另外這門線上課程還會有 3 個解鎖單元，分別介紹 Notion、 Evernote 與 Google 系統的關鍵功能。（進一步了解：「個人數位生產力」線上課程 Q&A ）
就讓我的最新線上課程「個人數位生產力」，幫助您透過可操作的步驟、明確的案例、具體問題解決，讓您擁有這樣的工作流程，建立完成目標、保持專注、提升生產力的基礎。
目前看過以上架單元的朋友，提供了這樣的回饋：「解開了一個生產力系統、資料整理系統實際執行過程中的不確定部份。」、「改變了他們在 Notion、 Obsidian 等不同軟體上的組織方式。」相信這門線上課程也會對您有所幫助。
（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：2023 比起建立目標與決心，不如先設計一個穩定可靠的工作流程）
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