EP2 如果沒人管我，我要自己管理時間時，有哪 4 個可行技巧？

大家好，這是我（電腦玩物 Esor ）和趙胤丞老師合作的 Podcast 節目第二集：「個人高效能遠距工作技巧」的文字稿。我自己一方面工作上遭遇到居家上班、遠距工作的需要，另一方面平常為了經營自己的斜槓（部落格、課程、講座等）也需要大量利用自己業餘時間。而趙胤丞老師作為創業者、自雇者，多年來一直需要有效的管理自己的時間去推進工作。所以我們這一集想從彼此如何管理自己時間的經驗，分享在目前許多人可能還是要在家工作時，可以執行的時間管理技巧。

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雖然 Podcast 節目我們定名為「個人高效能遠距工作技巧」，我自己重聽幾次後，覺得這一次我們兩位主持人想要談論的主題更像是：如果沒有人管我，我要自己管理時間時，有哪些可行技巧？

在日常辦公室工作，可能環境中很多人會隨時提醒彼此該做什麼，或是起碼在那個環境中有一個要抓緊工作的緊張感。但是一個人在家時，可能那個隨時有人確認任務的緊張感就消失了。或者你是一個自雇者，或是想要掌控自己的閒暇時間。這時候如何在沒有人會管理我的情況下，我們可以有動力、有意識、有技巧的去把時間做出更好的安排呢？

設計自己要交付的任務成果，而非一般待辦清單，給自己帶來動力與壓力：

當我更能自由的掌控自己的時間，其實我反而是更加戒慎恐懼，因為一旦缺乏外在的督促，我們很有可能不知不覺就耗掉一整天。這時候，我會更有意識的明確去設計自己要交付的任務成果。（可以搭配參考「EP1 小孩停課、爸媽在家遠距工作怎麼辦？我們的時間管理經驗談」）

我會把自己一天之內要完成的任務成果做出明確的設定，並且列在我的每日行動清單上（參考：比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧）。

• 例如我今天一定要完成一份企劃案大綱，今天要提供客戶一份市場分析數據。
• 有時候很長期的專案，我也會切出每一個階段要先產出的任務成果，例如幾個月之後的專案，這個禮拜要產出什麼任務成果。
• 回過頭來，如果我帶領的是一個團隊，或是要跟他人合作，這時候也應該一起定義每個禮拜，或每幾天要彼此交付的任務成果是什麼。

最後這些要交付的任務成果，就成為我的待辦清單。要注意的是，這和一般的待辦清單有點不一樣。

一般的待辦清單，可能有一個行動像是：「做市場分析」。但這很可能是一個似是而非的行動，這樣的行動，很容易東找西找資料，一天的時間就不見了。而居家上班、自雇者管理自己的時間時如果少了要交付什麼任務成果的緊迫感，就很容易不知不覺浪費了一天的時間。

• 我應該要把像是做市場分析這樣的行動，改成「我希望這禮拜交付的是市場A產品的銷售數據的統計報告」，這樣就從不知道要產出什麼樣的分析，變成有一個明確要交付的任務成果。
• 甚至有這樣的交付成果後，我還會主動跟客戶約定一個時間，跟他說禮拜四要給你一個市場產品銷售數據報告，這樣一來，其實就給自己一個有一點適度壓力的提醒。

這樣的任務成果設計，可以讓自己每一天自己管理時間時，帶來下面的好處：

• 明確知道自己要完成、交付什麼，才不會東摸西摸。
• 累積明確的成果，自己也看得見成就感。
• 可以帶來適度且明確的壓力，提醒自己聚焦成果來推進。
• 定義好明確任務成果，大家知道彼此要交付什麼具體東西，這樣就算遠距工作，也能方便追蹤大家的任務成果，並且減少不必要的溝通。
• 因為擔心大家進度、常常有多餘會議、做完之後改了又改，往往都是彼此對任務成果缺乏明確設計。

分段工作與番茄鐘，在更自由的時間中更能保持專注

當時間真的被我們自己可以完全掌控時，我們真的就可以不受干擾的保持長期專注時間去完成工作嗎？我覺得對大多數人，包含我自己，可能都是很難的，因為往往人的專注無法持續那麼久。就算長時間堅持只做一件事情，也有可能到了後期實際的效能並沒有那麼好，只是逼著自己繼續做這件事而已。

趙胤丞老師提到自己很喜歡利用番茄鐘工作法的概念來限制時間（延伸參考：什麼是番茄鐘工作法？如何實踐？短時間專注衝刺真的有效嗎？），這個方法對胤丞老師的最大幫助是：

• 分段工作，在每一個短時間內更能保持高度專注。
• 推進一個任務成果時，提醒自己在這個當下不要分心去做其他的事情。
• 例如番茄鐘時間中不接電話、郵件，反正真正緊急事情一定會再聯絡。
• 激勵自己用更短時間去完成一段工作。
• 適度的在不同工作之間做切換，也是一種調整與休息。

史帝芬科維說：「在單一時間內用最有效率的方式把事情完成。」有時候多工不一定不好，只要每一個單位時間專注把一個動作做好。那麼下一段時間可以切換到另一個工作也無不可。而且轉換工作有時候是一種休息。

不過胤丞老師和我都贊同，番茄工作法應該要搭配「分段工作」的技巧。也就是一個兩小時才能完成的任務，可以分段成4個步驟，在4段番茄鐘完成。

這裡可以參考我之前拍過的影片，完全呼應分段工作與番茄鐘的必要性。

分段工作、切換工作，與時間管理的三個迷思：

接著我和胤丞老師討論了我們都贊同的分段工作為什麼重要，以及可以打破哪些時間管理的迷思。

首先，很多時間管理的書常常說要給自己專注的時間，但可能很多人誤以為要給自己很長的專注時間，誤以為專注力是早上擁有完整5~6個小時去做好一件事情。

• 但現實中這其實很難辦到，就算在生活中也有許多臨時的雜事會干擾我們。
• 並且一般人有辦法專注5~6個小時嗎？要安排讓自己專注幾個小時的做法，反而很容易失敗，或是效率開始降低，最後反而變成惡性循環。
• 因此，不如給自己每個20~30分鐘，一次專注一個小動作、一個小成果。前提是要懂得作任務的分段切割。這樣保持專注的意思，就是每一個分段的時間都能專注做好一小件事。

再者，很多時間管理的書告訴我們不可以多工的工作，於是我們誤以為都是別人干擾我，導致我無法高效率的完成工作。時間管理的書不是告訴我們一次只能做好一件事情嗎？那我的事情那麼多，怎麼可能最好時間管理？

• 雖然我們確實應該一次做好一件事情，但意思應該是一個短時間內做好一個小行動，而不是一天只做一件事情，或長時間只做一件事情。這對大多數人來說都不現實，因為我們不是某個大師作家或大老闆，我們的日常工作就是要同時管理很多個任務，這時候分段的專注，更有助於把這些同時進行的任務作出更好安排。
• 番茄鐘的好處是每次做一個小行動，如果A任務的第一個小行動做完了、做累了，就可以做B任務的一個小行動，下一階段換成C任務的一個小行動。這樣半天過後，可能我會A、B、C 這些事情都有進展，對每個任務都有交代，這可能更適合我們真實的職場需求。

最後，時間管理強調休息的重要，但休息階段，很多人以為是不做事情，但有時候有效的休息其實是轉換不同的事情。

• 胤丞老師說他會前一段是輸入的行動，下一段就做輸出的行動，例如剛剛整理了線上課程的筆記，現在就可以換做做看企劃書的撰寫，這樣大腦有切換，不只不會覺得累，而且產出的效率還變得更高。
• 這可以印證我多年前提過的「莫法特休息法」，我們常常以為休息是完全的放空，但休息除了放空（我要強調，這也很重要，只是不是全部），還有其他選擇。
• 我們想想平常自己的休息是做什麼？當工作很累的，我們的休息是趴下來睡覺嗎？也不是，我們常常去滑手機，為什麼？因為大腦要轉換一種輸入方式來休息一下，或是要轉換心情來休息一下。
• 例如我剛剛做了一個高強度的數據分析工作，現在大腦需要一些休息，剛剛我的大腦都在分析數據，現在是不是可以切換到讓大腦做一些軟性文章的撰寫。
• 例如我剛剛做了一個有點挫折的任務，這時候要休息也不一定要看YouTube，可以換成做一件自己比較順手的、有成就感的任務來推進一兩步，這時候也是一個休息的轉換。
• 工作中我們需要的休息，可能不一定是放空，也可以是不同工作的切換，而這可以在我們擁有比較多可以掌控的時間時，可以更有效率的切換工作，並且保持更常時間的動能與專注，讓更多時間創造價值。

自我時間管理時，記錄自己是很重要的關鍵

前面說到自我時間管理中，任務分段是一個關鍵技巧，但我們往往最不會做的就是把任務分段完成，為什麼呢？因為我們通常執行任務的時候，常常是糊里糊塗的把他們完成了，這樣事後很難拆解這個任務到底做了什麼？於是也很難拆解怎麼做會更好，更無法幫未來的任務分段。

胤丞老師提到了他會做「利用獎勵自己的方式做逆向工程」，為了節省工作的時間，想辦法把分段的任務再逆向拆解出做了什麼步驟，看看可以怎麼調整步驟，然後讓下次做類似任務可以更加節省時間。

• 胤丞老師身為自顧者與創業者，他會給自己完成任務成果的遊戲小獎勵，例如下次用比預期更短的時間完成一個小成果，如果完成可以給自己一個小點心，這也可以幫助自己更有效率的往前推進。
• 而有時候為了完成這個小挑戰，也可以幫助自己有意識的進行逆向工程拆解，例如這次完成這個任務做了哪些步驟，下次為了節省時間、獲得獎勵，可以調整什麼步驟。
• 於是再下一次就可以用迭代之後的任務行動版本來做，做得更有效率。
• 這樣的結果，也會讓自己更容易幫自己計算未來做這些任務需要多少時間，這都是管理自己時間時需要的資訊。

我提到這倒是一個很棒的作法，如果在這樣的過程，上次做了30分鐘的任務，這次只要做20分鐘，這時候就是一個有效的獎勵，你會感受到一個更明確的成就感，也更有動力去做這個任務。

不過，如果你不會做逆向工程的拆解，也不會幫任務分段，其實還有另外一種作法。我們會有一個迷思是任務在做之前就要拆解清楚，另一個迷思是把任務做好再來回想做了什麼行動。其實更好的方法，並非一定是非A即B，還有第三種選擇：

我們可以準備一個簡單筆記，一邊做這個任務，一邊把做了什麼步驟記下來就好。

• 例如我查完資料後，打了電話確認客戶這個資料是否正確，任何一個轉換步驟都要記錄下來。
• 就算這個任務你分次做了好幾次，也不是問題，只要有一個統一的任務筆記，把每次做了什麼行動寫下來就好。
• 這個任務完成後，你就有一個行動清單了！
• 就算不做覆盤，你就下次就照著這次的行動清單就好。
• 如果要做覆盤，就針對這次紀錄的行動，想想要去掉什麼步驟，要加上什麼行動。
• 這樣的任務行動筆記，不斷的迭代，就會愈來愈好。
• 而且這樣的過程，其實我們不用花什麼腦力，因為我們只要一邊紀錄就好。

我自己就利用這樣的「記錄自己」的過程，累積了數百則以上這樣的工作覆盤筆記，裏面包含了這些工作的上一次的、最好的行動清單，也包含了之前發生過這個任務各種變化的情況的應變方法。

遠距工作時，我們都不太想寫工作日誌，但其實在自我時間管理時，自己寫自己的任務行動紀錄，卻是自我時間管理很重要的一點，他還會帶來兩個延伸好處：

• 有這樣的紀錄，我更知道自己今天完成了什麼行動與任務成果，當沒有人管我時，這種確定感是很重要的。
• 當記錄了自己現在做了行動，大腦會更容易想到下一步該做什麼，於是明天的自我時間管理又有著落了。

一開始只需要紀錄，但做好今天的紀錄，就知道明天要做什麼。

胤丞老師說他也嘗試用心智圖做過這樣的某週任務拆解，久了就發現有些固定的部分，以後只要複製這部分就好，那麼下次要規劃每週行動，只要思考不一樣的部分即可。

我們用自己腦袋想的時間管理利用方式，往往充滿很多失憶與誤解，所以要有一份真實的紀錄，這樣才能進一步最佳化自己的時間管理利用。

尤其，幫我們需要自己管理自己的時間時。

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