如何提升會議效率、避免時間失控的 7 種開會技巧與案例分析



在工作流程中,會議是不可避免的,有時候我們為了解決某些關鍵問題、建立專案的共識,或是更具體的討論出團隊的下一步行動,一場會議比來回反覆修改、確認更有效。但是,太多會議的現況下,如果又常常有會議超時,或是常常有會議超時還討論不出結果,那就是職場上讓人十分痛苦的事情了。

無論是會議主持人,還是會議參與者,都應該希望能開一場高效率、有績效的會議,只是為什麼會議會常常失控呢?

其實我們要意識到,因為需要開會解決的事情一定不是簡單的事情(但如果為了簡單可確認的事情開會,那就是另外一個層次的問題了),既然不是簡單的事情,那就往往很難有標準答案、輕鬆結論或明確的下一步行動。而這時候討論上其實本來就很容易失焦、糾結、不確定與不知道如何結束。

那麼,要用什麼樣的會議技巧,才能夠克服上述的阻礙與難題,讓不確定的會議變得更敏捷、更有效果呢?

最近我在工作上剛好需要整理許多跟高效率會議相關的案例分析與解決方法,其中許多素材都是我花了不少時間研究的心血結晶,今天用比較簡單易懂的方式,也整理如下跟電腦玩物上的讀者們分享。




一,案例:會議失焦,時間超時

  • 問題點:
    • 會議討論過程中,某一段的討論變成大家各自發揮「感覺想法」,或是忽然岔出到「其他的主題」,討論時間愈拉愈長,內容就愈來愈發散,卻不知道如何拉回來。
      • 議程上只出現模糊議題或發言人順序,沒有時間限定。
      • 每個模糊議題或每位發言者,沒有被限定要討論的目標結論。
  • 關鍵步驟:
    • 一個明確的「待辦清單導向」議程,把會議變成解決任務的現場。
    • 會議一開始就跟所有人說明每一段要確定的任務,並限制每一段的時間。例如我常常會在會議一開始就說:
      • 今天我們要討論三個問題
      • 每個問題希望達到什麼程度的下一步行動
      • 但因為會議只有一個小時,每段問題希望在20分鐘內達成可推進的行動結論
    • 如果發生討論失焦、時間超時的狀況,可以這樣說:
      • 雖然你說的這一點也很重要,但跟今天迫切要解決的三個問題比較無關,我們可以安排下次會議確認。
      • 因為時間已經快要超過,或許我們可以先確定這一週可以推進的行動結論是什麼。
問題案例解決案例
  1. 我們請A同事來報告一下甲專案
  2. 大家有沒有什麼想法?
  3. 請B來發言說說你的看法.....
  4. 針對剛剛B想法的這個想法,我覺得.......

  1. 今天我們要確定的三件事情分別是甲、乙、丙
  2. 針對甲,目前有兩種可能行動,大家說說你們判斷的優缺點(不一定需要有人報告)
  3. 剛剛B說的超出了今天要解決的三件事,可以下次討論
  4. 來表決最後的行動吧!




二,案例:報告不精準、溝通沒交集

  • 問題點:
    • 每個人輪流報告,有的人不知不覺愈講愈長,最後會議的時間不斷增加,但又不好意思打斷別人,可是講了老半天,會議的結論卻還是沒有出現,只好花更多時間繼續開會。
      • 在會議中需要做一份專案報告,自己講了很多,但台下認真聽的很少,講完之後感覺問題也無法解決,還讓人覺得你耽誤了大家時間。
      • 很想要完美的介紹自己的工作成果,卻忘記今天聽的人是誰,她的需求是什麼?
      • 以為對方的立場跟自己一致,以為彼此會想法一致,卻忘記了需要解決對方的痛點,才能說服對方?
  • 關鍵步驟:
    • 把會議報告討論聚焦在「彼此需要共同解決的問題,彼此需要一起合作的行動」,其他無關的內容可以用其他方式提供或溝通。
    • 關注點:今天溝通對象關注的問題點是什麼?
      • 同樣一份產品簡報,今天是對A客戶講、明天是對老闆、下次是對行銷講,對方關注的重點都不同。如果身為報告者,我應該先了解今天要溝通的對象對這件事關注的問題點是什麼,才能省去大量介紹,又能引起注意。
    • 結論點:對對方來說最有力量的解決問題方法是什麼?
      • 邀請對方來開會,表示希望對方協助解決問題,那麼直接給對方有力的結論,然後需要的話再用論述說服,其實是最快速的溝通方式。
問題案例解決案例
會議議程:
  1. A報告甲專案
  2. B報告乙專案
  3. C報告丙專案

會議議程:
  1. 討論甲專案目前的2點問題如何解決?
  2. 討論乙專案目前的1點問題如何解決?
  3. 確認丙專案目前3個行動的優先順序?




三,案例:會議中才開始思考

  • 問題點:
    • 會議中聽別人報告,我才開始第一次認識這個專案、任務,才開始一邊動腦提問,於是又比預期的會議時間需要更久的時間。
    • 大家到會議上才開始聽報告,問問題,但這反而是耽誤了彼此時間。往往最後找了所有人來開會,但想法很多卻找不到結論。
  • 關鍵步驟:
    • 會議前大家都先看過報告,產生自己的建議,甚至共享彼此的建議,會議中直接表決建議。
    • 會議參與者在會議前各自看報告、提問題:
      • 會議報告者在會議前就統整提問,先做好可選擇方案,會議前就提供給大家。
      • 會議前大家可以各自分配時間完成自己負責的會議準備,而非到會議上佔用彼此時間來思考。
    • 只邀請真正解決問題需要的人加入會議,會議中用來表決選擇,決定階段性成果:
      • 把不需要會議決定的事情事先用文件溝通,真正需要會議決定的事情留在會議中,讓會議快速結束。

問題案例
解決案例
會議流程:
  1. A報告甲專案的前因後果
    1. 大家邊聽邊思考可能有什麼問題
  2. 大家輪流提出自己的問題
  3. A一個一個回答大家的問題,但有些問題其實很難現場回答
  4. 一邊討論,一邊針對問題產出一些可能的選擇
  5. 討論了很久,雖然產出很多想法,但遲遲找不到會議結論,於是也無法結束

會議前,大家都先看過報告,知道這次會議要決定的那件事與可能的行動選擇,並思考自己的想法。

會議流程:
  1. A報告針對要決議的這件事情的三種選擇
  2. 大家針對三種選擇丟出自己事先想過的想法
  3. 表決、裁決出最後選擇與行動




四,案例:討論時沒問題,執行後問題一堆

  • 問題點:
    • 討論一件新專案時,大家習慣不發表意見,用制式流程去做最保險,但是往往做到後面才發現很多問題,這時候要改也不是,不改也不是,最後時間來不及,品質做不好,績效也就降低。
      • 討論時默默不發言,因為對於一個還沒開始的新專案,不知道要怎麼思考才能提出問題?
      • 討論時沒意見,因為害怕自己的意見會讓別人覺得是在指謫她?
      • 討論時太多意見,但每個意見都像是強制別人要照著自己的方案去做?
  • 關鍵步驟:
    • 提問也可以是「開放式提問」,幫助大家在工作中更早發現問題、看到創新方法,這是執行專案更保險、更節省時間的機制。
      • 提問一:要解決什麼核心問題?
      • 提問二:最終要創造什麼價值?
      • 提問三:目前有沒有缺少什麼?
      • 提問四:目前的優勢、優點是什麼?




五,案例:會議遲遲無法結束,會議後缺乏行動

  • 問題點:
    • 大家在會議中分享了很多想法,花了很多時間報告,看似有了一些大方向上的結論,但回去之後,團隊還是不知道要做些什麼?於是會議後還有更多時間要花在確認與追蹤進度上?
    • 會後只產生一些方向,只讓大家繼續研究,卻缺少行動設定。
  • 關鍵步驟:
    • 把開始發散的想法分享,快速引導為行動建議。
      • 會議主持人、專案管理或執行者,是會議中對討論事項最專業的人,要能運用專業判斷,主動把發言轉化成行動建議,節省討論時間。例如:
      • 你目前在分享的想法,意思是不是建議我們把行動中的某個步驟加上去?
    • 無論前面討論了什麼,會議結束前問三句話:
      • 「我們的下一步行動是什麼?」
      • 「誰要負責做?」
      • 「什麼時候要提供初步成果?」
    • 三個提問,讓管理者與執行者在會議中建立共識,產生一致認同的行動,並讓彼此知道會議後立刻要做些什麼。
問題案例解決案例
會議主持人的總結:
  1. 所以我們現在可以看到,接下來需要大家一起努力看看如何推進這個行銷企劃

會議主持人的總結:
  1. 這個行銷企劃很重要,目前可以做的最優先下一步行動是:規劃一個宣傳影片拍攝
  2. 要請A同事的小組在一個禮拜後,給我們提供一個2分鐘宣傳影片的企劃大綱




六,案例:交付任務不明確,答應但其實沒共識

  • 問題點:
    • 當會議後,我們要交付任務給他人時,一口就答應、馬上說沒問題,其實是我們要心生警惕的時刻,因為這時候最後執行的效果,往往不如我們預期,或是和我們想的不一樣。
  • 關鍵步驟:
    • 不要隨意交付任務,也不要害怕被交付任務,只要懂得在交接任務時做好一些關鍵確認,那麼彼此就能更有共識,任務達成度也就能提升。
    • 確認具體化成果:
      • 顧客、主管最在意的結果是什麼?
      • 可以量化嗎?
      • 何時要完成?
    • 拆解三階段流程:
      • 需要先準備什麼資源?
      • 執行時有沒有要分段交付的成果?
      • 結案時有沒有要確認、檢驗的關卡?
問題案例示範解決案例示範
  • 主管要我下週五交一份專案的簡報
  • 我立刻排上下周三的行事曆
  • 但是等到週三,才發現時間不構、問題很多
  • 交付臨時完成的成果,結果大家都不滿意
  • 最在意的結果?
    • 希望說服老闆答應產品的8月行銷活動
  • 可以量化嗎?
    • 預算10萬
    • 例會後有10分鐘報告
  • 何時要完成?
    • 希望 7/27 先給部門主管確認
  • 準備:
    • 跟A索取產品最新銷售數據報表
    • 跟B索取產品相關海報、宣傳素材
    • 需要證明新的行銷活動有效的案例
  • 執行:
    • 7/25 完成簡報草稿
    • 7/20 完成簡報大綱
  • 結案:
    • 7/29 演練簡報長度




七,案例:占用時間卻不一定有共識的會議溝通討論方式

  • 問題點:
    • 會議溝通討論很花時間、統整會議紀錄很花時間,但是溝通過程常常說的與最後執行的不一致,覺得有共識但做出來的卻似乎沒共識,說了再多最後還有很多遺漏的細節,甚至團隊因此開始彼此埋怨。
      • 輪流發言討論,沒發言的人都在消耗等待時間
      • 統整會議記錄,不準確、花時間
  • 關鍵步驟:
問題案例解決案例
  • 五個人,每個人輪流發言三分鐘(通常一發言就需要更久),起碼也需要十五分鐘
  • 每個人發言完後,都需要五分中討論,於是又佔去二十五分鐘
  • 最後主持人要統整大家的發言,還要花掉二十分鐘
  • 並且依然需要表決結論與設計下一步行動,十分鐘又花掉
  • 總共會議時間:70分鐘

  • 三分鐘大家同時在會議白板上分享意見(例如用大多企業都開放使用的 Google Jamboard)。
  • 主持人分類大家的意見,並作出結論,花掉二十分鐘。
  • 讓大家討論一下剛剛的結論,花掉十分鐘。
  • 請大家表決結論並設計下一步行動,花掉十分鐘。
  • 總共會議時間:43分鐘



以上是如何提升會議效率,避免時間失控的七個個案分析,以及其中需要的關鍵步驟,提供給大家參考。

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