Google 雲端硬碟「優先順序」功能教學,用待辦清單整理檔案


最近 Google 雲端硬碟的 G Suite 版本,開始加入一個新的檔案整理「主頁面」,名字叫做「優先順序( Priority page )」,這是一個全新的檔案整理方法。

尤其對於以協同合作、共享檔案為核心的 G Suite 企業版來說:

這個「優先順序( Priority page )」的新功能,可以幫助個人「用待辦清單的邏輯」,重新去整理那些跟我共用的檔案資料夾。

這個「優先順序( Priority page )」的新功能,應該在 3 月底就會在 G Suite Basic 以上的各個版本中推出。不過 G Suite 教育版與非營利組織服務等,會稍後才推出。

我已經看到這個功能,實際試用後,很推薦用 G Suite 工作的工作者好好利用看看。




為什麼這樣說呢?試想這樣的情況,我的 Google 雲端硬碟中有許多和其他人一起共用的資料夾,這時候,這些共用資料夾的檔案很難做出很複雜、有變化的分類,為了讓多人共用時求一個最大公約數,所以大概就是基本的檔案分類邏輯。

但是,回到「我」這個獨立的工作者來看,「 A 專案共用資料夾」中我負責處理的其實是圖像檔案、簡報檔案的部分,我接下來要準備製作某一次成果發表的簡報,這時候,我很希望有一個「專門管理簡報資料」的檔案分類,幫助我快速處理我需要的檔案。

可是在共用資料夾中,我不能隨便移動大家共用的檔案分類方式,這時候怎麼辦比較有效率呢?

或許可以把我的重要檔案「加上星號」,或是利用之前電腦玩物有提過的:「Google 雲端硬碟整理檔案密技!複製檔案資料夾「分身」實測」技巧。

但是現在 G Suite 上的「優先順序( Priority page )」新功能,則提供了一個更有彈性的工作流程。




  • 1. 可以快速回應註解的檔案快速存取列

如果你的 G Suite 帳號獲得「優先順序( Priority page )」新功能,你會在網頁左方看到這個「優先順序」的新主頁面。

打開後,首先看到的是「進化」的快速存取檔案列

為什麼說是進化呢?以前的快速存取檔案列(一般用戶的雲端硬碟也有),就是列出最近可能使用、最近編輯過的相關檔案而以。

但是「優先順序( Priority page )」的快速存取檔案列,會直接列出「需要答覆的註解」等功能,讓我們直接點開註解,跳到那份文件檔案的註解位置來處理。





  • 2. 比星號更能客製化個人重要檔案的「工作區」

接著,當我們想要整理「個人」工作流程上需要的檔案時,以前可能只有加上星號的功能。但是星號不能分類、沒有邏輯,而且還是照著大家共用資料夾的方式來整理(如下圖)。




現在, G Suite 用戶則可以在「優先順序( Priority page )」中建立「工作區(Workspaces)」

效果如下,我可以根據自己的專案或任務流程,建立多個「工作區(Workspaces)」:

有點類似多個待辦清單,然後把我真正需要處理的檔案排入,無論這個檔案原本在哪個共用資料夾中!

我能夠在命名「工作區(Workspaces)」時,用數字編號開頭,這樣我的工作區可以照著我想要的順序前後排列,就更想是待辦清單。





  • 3. 在工作區中新增自己需要處理的檔案,就像待辦清單

我可以先建立一個工作區,打開工作區,選擇要放入的檔案。

無論這個檔案原本在哪個資料夾,都可以根據我個人需要,放入我設定好的某個工作區待辦清單中。




平常在瀏覽資料夾內的檔案時,如果看到需要處理的檔案,也可以在原資料夾的檔案上點擊右鍵,選擇直接[新增至工作區]。

這樣一來,隨時看到要燒後處理的檔案,都能快速加入工作區的待辦清單中。




透過「工作區(Workspaces)」分類自己真正需要處理的檔案流程、專案類別,更有彈性。

一個工作區分類,目前最多可以放入 25 個來自不同資料夾的檔案。

而工作區、放在清單的檔案,都可以隨時隱藏、移除、移出工作區。並且不會影響檔案原本的分類位置、共用資料夾狀態。

所以這會是一個更個人化的整理方式。





  • 小結:

試想看看,原本 Google 雲端硬碟的整理方式可能如下所示,如果是自己專用,還好整理(例如:一看就能採取行動的檔案命名技巧:我的兩大檔名規則)。但如果是共用,就要符合大家通用的整裡方式。




而 G Suite 在 Google 雲端硬碟上推出的「優先順序( Priority page )」主頁面,則提供了一個更有彈性、更個人化的檔案排列清單。

尤其我可以依照自己「真正要處理的檔案邏輯」,建立「工作區(Workspaces)」,分類個人不同工作流程上需要的不同資料,但又不影響原本檔案的分類,這會是很有用的管理方式。




如果是 G Suite 用戶,可以看看自己的 Google 雲端硬碟是否有了「優先順序( Priority page )」主頁面!

而想要研究更多功能的朋友,還可參考:[免費上課! Google 推出 G Suite Training 中文語音互動實作教學]、[G Suite 推出「小組雲端硬碟」實測教學,幫企業管好專案資料]、[G Suite Google 日曆建立公司會議室、學校設備預約系統教學]。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google 雲端硬碟「優先順序」功能教學,用待辦清單整理檔案

留言

  1. 目前公司的G Suite,還看不大Esor大講的功能 😭

    回覆刪除
  2. I must say that after reading https://samedaypaper.org/blog/american-dream-essay you will learn how to write your American dream essay. I had such experience recently

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 生成文章報告

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

如何為筆記命名,建立搜尋規則?我的標題、分類、標籤命名法

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期