Google 雲端硬碟「優先順序」功能教學,用待辦清單整理檔案


最近 Google 雲端硬碟的 G Suite 版本,開始加入一個新的檔案整理「主頁面」,名字叫做「優先順序( Priority page )」,這是一個全新的檔案整理方法。

尤其對於以協同合作、共享檔案為核心的 G Suite 企業版來說:

這個「優先順序( Priority page )」的新功能,可以幫助個人「用待辦清單的邏輯」,重新去整理那些跟我共用的檔案資料夾。

這個「優先順序( Priority page )」的新功能,應該在 3 月底就會在 G Suite Basic 以上的各個版本中推出。不過 G Suite 教育版與非營利組織服務等,會稍後才推出。

我已經看到這個功能,實際試用後,很推薦用 G Suite 工作的工作者好好利用看看。




為什麼這樣說呢?試想這樣的情況,我的 Google 雲端硬碟中有許多和其他人一起共用的資料夾,這時候,這些共用資料夾的檔案很難做出很複雜、有變化的分類,為了讓多人共用時求一個最大公約數,所以大概就是基本的檔案分類邏輯。

但是,回到「我」這個獨立的工作者來看,「 A 專案共用資料夾」中我負責處理的其實是圖像檔案、簡報檔案的部分,我接下來要準備製作某一次成果發表的簡報,這時候,我很希望有一個「專門管理簡報資料」的檔案分類,幫助我快速處理我需要的檔案。

可是在共用資料夾中,我不能隨便移動大家共用的檔案分類方式,這時候怎麼辦比較有效率呢?

或許可以把我的重要檔案「加上星號」,或是利用之前電腦玩物有提過的:「Google 雲端硬碟整理檔案密技!複製檔案資料夾「分身」實測」技巧。

但是現在 G Suite 上的「優先順序( Priority page )」新功能,則提供了一個更有彈性的工作流程。




  • 1. 可以快速回應註解的檔案快速存取列

如果你的 G Suite 帳號獲得「優先順序( Priority page )」新功能,你會在網頁左方看到這個「優先順序」的新主頁面。

打開後,首先看到的是「進化」的快速存取檔案列

為什麼說是進化呢?以前的快速存取檔案列(一般用戶的雲端硬碟也有),就是列出最近可能使用、最近編輯過的相關檔案而以。

但是「優先順序( Priority page )」的快速存取檔案列,會直接列出「需要答覆的註解」等功能,讓我們直接點開註解,跳到那份文件檔案的註解位置來處理。





  • 2. 比星號更能客製化個人重要檔案的「工作區」

接著,當我們想要整理「個人」工作流程上需要的檔案時,以前可能只有加上星號的功能。但是星號不能分類、沒有邏輯,而且還是照著大家共用資料夾的方式來整理(如下圖)。




現在, G Suite 用戶則可以在「優先順序( Priority page )」中建立「工作區(Workspaces)」

效果如下,我可以根據自己的專案或任務流程,建立多個「工作區(Workspaces)」:

有點類似多個待辦清單,然後把我真正需要處理的檔案排入,無論這個檔案原本在哪個共用資料夾中!

我能夠在命名「工作區(Workspaces)」時,用數字編號開頭,這樣我的工作區可以照著我想要的順序前後排列,就更想是待辦清單。





  • 3. 在工作區中新增自己需要處理的檔案,就像待辦清單

我可以先建立一個工作區,打開工作區,選擇要放入的檔案。

無論這個檔案原本在哪個資料夾,都可以根據我個人需要,放入我設定好的某個工作區待辦清單中。




平常在瀏覽資料夾內的檔案時,如果看到需要處理的檔案,也可以在原資料夾的檔案上點擊右鍵,選擇直接[新增至工作區]。

這樣一來,隨時看到要燒後處理的檔案,都能快速加入工作區的待辦清單中。




透過「工作區(Workspaces)」分類自己真正需要處理的檔案流程、專案類別,更有彈性。

一個工作區分類,目前最多可以放入 25 個來自不同資料夾的檔案。

而工作區、放在清單的檔案,都可以隨時隱藏、移除、移出工作區。並且不會影響檔案原本的分類位置、共用資料夾狀態。

所以這會是一個更個人化的整理方式。





  • 小結:

試想看看,原本 Google 雲端硬碟的整理方式可能如下所示,如果是自己專用,還好整理(例如:一看就能採取行動的檔案命名技巧:我的兩大檔名規則)。但如果是共用,就要符合大家通用的整裡方式。




而 G Suite 在 Google 雲端硬碟上推出的「優先順序( Priority page )」主頁面,則提供了一個更有彈性、更個人化的檔案排列清單。

尤其我可以依照自己「真正要處理的檔案邏輯」,建立「工作區(Workspaces)」,分類個人不同工作流程上需要的不同資料,但又不影響原本檔案的分類,這會是很有用的管理方式。




如果是 G Suite 用戶,可以看看自己的 Google 雲端硬碟是否有了「優先順序( Priority page )」主頁面!

而想要研究更多功能的朋友,還可參考:[免費上課! Google 推出 G Suite Training 中文語音互動實作教學]、[G Suite 推出「小組雲端硬碟」實測教學,幫企業管好專案資料]、[G Suite Google 日曆建立公司會議室、學校設備預約系統教學]。


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留言

  1. 目前公司的G Suite,還看不大Esor大講的功能 😭

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  2. I must say that after reading https://samedaypaper.org/blog/american-dream-essay you will learn how to write your American dream essay. I had such experience recently

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