Google 雲端硬碟「優先順序」功能教學，用待辦清單整理檔案

最近 Google 雲端硬碟的 G Suite 版本，開始加入一個新的檔案整理「主頁面」，名字叫做「優先順序（ Priority page ）」，這是一個全新的檔案整理方法。

尤其對於以協同合作、共享檔案為核心的 G Suite 企業版來說：

這個「優先順序（ Priority page ）」的新功能，可以幫助個人「用待辦清單的邏輯」，重新去整理那些跟我共用的檔案資料夾。

這個「優先順序（ Priority page ）」的新功能，應該在 3 月底就會在 G Suite Basic 以上的各個版本中推出。不過 G Suite 教育版與非營利組織服務等，會稍後才推出。

我已經看到這個功能，實際試用後，很推薦用 G Suite 工作的工作者好好利用看看。




為什麼這樣說呢？試想這樣的情況，我的 Google 雲端硬碟中有許多和其他人一起共用的資料夾，這時候，這些共用資料夾的檔案很難做出很複雜、有變化的分類，為了讓多人共用時求一個最大公約數，所以大概就是基本的檔案分類邏輯。

但是，回到「我」這個獨立的工作者來看，「 A 專案共用資料夾」中我負責處理的其實是圖像檔案、簡報檔案的部分，我接下來要準備製作某一次成果發表的簡報，這時候，我很希望有一個「專門管理簡報資料」的檔案分類，幫助我快速處理我需要的檔案。

可是在共用資料夾中，我不能隨便移動大家共用的檔案分類方式，這時候怎麼辦比較有效率呢？

或許可以把我的重要檔案「加上星號」，或是利用之前電腦玩物有提過的：「Google 雲端硬碟整理檔案密技！複製檔案資料夾「分身」實測」技巧。

但是現在 G Suite 上的「優先順序（ Priority page ）」新功能，則提供了一個更有彈性的工作流程。

• 1. 可以快速回應註解的檔案快速存取列

如果你的 G Suite 帳號獲得「優先順序（ Priority page ）」新功能，你會在網頁左方看到這個「優先順序」的新主頁面。

打開後，首先看到的是「進化」的快速存取檔案列。

為什麼說是進化呢？以前的快速存取檔案列（一般用戶的雲端硬碟也有），就是列出最近可能使用、最近編輯過的相關檔案而以。

但是「優先順序（ Priority page ）」的快速存取檔案列，會直接列出「需要答覆的註解」等功能，讓我們直接點開註解，跳到那份文件檔案的註解位置來處理。

• 2. 比星號更能客製化個人重要檔案的「工作區」

接著，當我們想要整理「個人」工作流程上需要的檔案時，以前可能只有加上星號的功能。但是星號不能分類、沒有邏輯，而且還是照著大家共用資料夾的方式來整理（如下圖）。

現在， G Suite 用戶則可以在「優先順序（ Priority page ）」中建立「工作區（Workspaces）」。

效果如下，我可以根據自己的專案或任務流程，建立多個「工作區（Workspaces）」：

有點類似多個待辦清單，然後把我真正需要處理的檔案排入，無論這個檔案原本在哪個共用資料夾中！

我能夠在命名「工作區（Workspaces）」時，用數字編號開頭，這樣我的工作區可以照著我想要的順序前後排列，就更想是待辦清單。

• 3. 在工作區中新增自己需要處理的檔案，就像待辦清單

我可以先建立一個工作區，打開工作區，選擇要放入的檔案。

無論這個檔案原本在哪個資料夾，都可以根據我個人需要，放入我設定好的某個工作區待辦清單中。

平常在瀏覽資料夾內的檔案時，如果看到需要處理的檔案，也可以在原資料夾的檔案上點擊右鍵，選擇直接［新增至工作區］。

這樣一來，隨時看到要燒後處理的檔案，都能快速加入工作區的待辦清單中。

透過「工作區（Workspaces）」分類自己真正需要處理的檔案流程、專案類別，更有彈性。

一個工作區分類，目前最多可以放入 25 個來自不同資料夾的檔案。

而工作區、放在清單的檔案，都可以隨時隱藏、移除、移出工作區。並且不會影響檔案原本的分類位置、共用資料夾狀態。

所以這會是一個更個人化的整理方式。

• 小結：

試想看看，原本 Google 雲端硬碟的整理方式可能如下所示，如果是自己專用，還好整理（例如：一看就能採取行動的檔案命名技巧：我的兩大檔名規則）。但如果是共用，就要符合大家通用的整裡方式。

而 G Suite 在 Google 雲端硬碟上推出的「優先順序（ Priority page ）」主頁面，則提供了一個更有彈性、更個人化的檔案排列清單。

尤其我可以依照自己「真正要處理的檔案邏輯」，建立「工作區（Workspaces）」，分類個人不同工作流程上需要的不同資料，但又不影響原本檔案的分類，這會是很有用的管理方式。

如果是 G Suite 用戶，可以看看自己的 Google 雲端硬碟是否有了「優先順序（ Priority page ）」主頁面！

而想要研究更多功能的朋友，還可參考：［免費上課！ Google 推出 G Suite Training 中文語音互動實作教學］、［G Suite 推出「小組雲端硬碟」實測教學，幫企業管好專案資料］、［G Suite Google 日曆建立公司會議室、學校設備預約系統教學］。


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