克服看郵件不做正事焦慮: Inbox When Ready 保護專注力工具


你有沒有遇過這樣的困擾:明明有其他重要工作可以做,但忍不住一直打開電子信箱查看有沒有新郵件。或是想要處理信箱裡某一封重要郵件任務,但一開信就被其他剛剛出現的新郵件拉去注意力。結果就是大量的時間一直花費在處理一封又一封不斷出現的新郵件上,真正有價值的任務卻沒時間處理

如果你有「忍不住一直開信箱」、「一直被新郵件干擾」的困擾,不想要再「過著被新郵件拖著走」的工作節奏,那麼這個「 Inbox When Ready 」,或許就是你需要的工具(當然,如果你的工作就是處理新郵件,那就另當別論)。

Inbox When Ready 」是一個 Google 瀏覽器擴充套件,可以改造我們的 Gmail Google Inbox 信箱(是的!他支援改造 Inbox 介面),讓我們打開信箱後可以更專注,他說他想達成三個目的:

  1. 讓你「用合理的頻率」查看信箱,而不再著迷開信。
  2. 幫你養成好的「查看新郵件」、「處理工作」間的時間平衡。
  3. 減少你浪費在又處理一封新郵件的時間。




常看電腦玩物的朋友應該知道,我很推薦 Gmail 使用者可以改用「 Google Inbox 」,這個新的郵件軟體系統可以幫助我們把郵件任務做出更好的時間管理,而「 Inbox When Ready 」的用途同樣是時間管理,又能支援 Google Inbox ,可以說更值得一試。

下面我就跟大家介紹「 Inbox When Ready 」的三大功能,看看是否符合你的需要。




1.預設隱藏我的收件匣


安裝「 Inbox When Ready 」後,當你打開 Google Inbox ,會看到「收件匣」被暫時掩藏起來,除非點擊[ Show Inbox ]才能查看

這樣的設計,杜絕了我們忍不住(或有需要)開信時,不會第一時間就被「新郵件」拉走注意力,因為收件匣被隱藏了。

這時候,你還是可以在信箱中搜尋郵件、查看寄件備份、查看已經分類的郵件,還是可以處理「原本已經需要處理」的重要任務(郵件)。這是一個更好的工作流程:「先把排定的重要任務處理好,而不是一直被新任務追著跑。」




「 Inbox When Ready 」也對 Gmail 有效果,安裝後,同樣可以在 Gmail 中隱藏收件匣。




除此之外,「 Inbox When Ready 」會記錄我每天打開收件匣(按下[ Show Inbox ])的次數與時間

這可以警惕我是不是太頻繁查看新郵件了?是不是花在處理新任務上太多時間了?而其他已經安排好的重要工作真的有花更多時間去做嗎?





2.限制每天花在收件匣的時間與次數


除了前述的簡單功能外,「 Inbox When Ready 」也有一些進階限制設定。

在「 Inbox When Ready 」設定中的[ Time ]分頁,可以勾選「 Time Budget 」,這時候我們可以幫每天看收件匣的時間訂下一個「預算」,如果超過預算,就會在我要打開收件匣時提醒我是不是不該繼續看新郵件了?

這有點像是我之前在電腦玩物介紹過的「把 Facebook 變待辦清單! Todobook 用看臉書激勵生產力」,用途就是節制自己花在臉書上的時間,不是完全不看,而是太多就浪費,或是應該先完成重要任務才看。




開啟時間預算功能後,回到信箱,這時候會看到可以設定「每日看收件匣預算」的選項,輸入你覺得每天應該花多少時間處理新郵件的額度,是 30 分鐘? 60 分鐘?還是要花上三四個小時?




有了時間額度後,信箱上方會出現一個進度條,讓我隨時知道大概還剩下多少時間預算可以使用,提醒我不要一直沉迷於處理新郵件




另外,還可以在「 Inbox When Ready 」設定中的[ Frequency ],勾選「 Impulse Check 」功能,這裡可以限制每天打開收件匣的次數,例如三次?或是五次?

我之前在「把握回信 10 大原則,養成不被工作郵件追著跑好習慣」一文中,就有分享過我的每日郵件處理頻率,以及為什麼要設定週期頻率的原因,有興趣的朋友可以進一步閱讀。




而當我超過每天設定打開收件匣的次數後,雖然還是可以打開,可是就會出現警告,並出現 15 秒的延遲,提醒我趁現在趕快回到真正的重要工作上。





3.設定完全鎖住收件匣的時間


「 Inbox When Ready 」還有一個更嚴格的限制功能,在「 Schedule 」中,可以設定「絕對不要打開收件匣」的時間區段

例如每天的凌晨 12 點開始,到中午的 12 點,這段時間應該是我們休息,以及早上進辦公室後先完成重要任務的時間,這段時間我決定完全不要被新郵件干擾。




於是,當我們在這段時間打開信箱,就會看到收件匣變成「鎖住」的狀態了!




「 Inbox When Ready 」是一個簡單、有效的工作習慣養成工具,幫助我們減少新郵件焦慮,培養先去做正事的習慣,如果這正是你工作上的問題:「花費太多時間在新郵件上,重要任務都沒做」,那麼這個工具應該很適合你。

 Inbox When Ready 」套件安裝

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  1. 曾經有段時日同樣有相同的症頭,一直看一直看 : D 倒是這樣的行為會轉移「目標」就是 : ))

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