2015年11月15日 星期日

把握回信 10 大原則,養成不被工作郵件追著跑好習慣


上週分享了幫助我們在工作上寫英文信的好工具後,今天讓我們在電腦玩物上繼續來討論:一般回覆工作郵件時,有哪些好習慣可以幫助我們加速工作效率?


在目前的職場上,電子郵件還是溝通討論任務最重要的管道之一,無論如何你不太可能完全不處理郵件,即使你的公司內部已經使用像是「 Slack 」這樣的最新專案溝通系統,但免不了其他外部的工作依然會用郵件來處理。

既然郵件就像是一個任務接收、排程、處理的管道,一旦管理不好,那麼工作的節奏與速度自然就會被打亂,這時候除了使用像是「 Gmail 」這樣的高效率郵件系統來加速工作外,還是有一些基本的習慣是在任何系統上處理郵件都應該具備的,可以說是回覆工作郵件的基本功。




在我不算長的十多年職場工作經驗中,也累積了一些自己處理工作郵件的心法,不能說我的方法可以適合所有人,但畢竟是自己真實體驗過的心得,應該多少有些幫助。

今天這篇文章就將其分享如下,也歡迎大家一起來討論、補充與修正。

只有透過討論,我們的工作方法才能持續精進!




1.週期原則:在真正需要的時間才去檢查郵件


從多年前開始,我就不再使用「新郵件提醒」的工具(所以電腦玩物上也不再介紹類似工具),因為一直讓隨時進來的新郵件發出提醒,就只是讓自己被迫追著郵件跑而已。

或許我們應該嘗試看看,給自己「訂一個檢查郵件的週期」,這個週期根據每個人的工作型態可能不同,例如你正在與客戶為一個專案截止日在彼此確認最後細節,那這個週期或許是一個小時。如果你的工作就是處理郵件上的回信,那麼這個週期或許是半小時。

但是如果是日常一般工作,以我自己來說,這個週期可能是每天的中午檢查郵件一次,下班前檢查郵件一次,這麼大的週期跨度。

為什麼呢?因為郵件只是接收了任務,我們總是「需要時間處理」吧?那麼如果我們只是在接收任務而不處理,又怎麼把任務完成呢?所以應該留下時間讓自己可以去處理任務,即使一個小時不看郵件,先把一個小時前的郵件好好處理完成,我相信寄信給你的人也可以接受的。

有效的時間管理方法,就先從「不要自己干擾自己開始」,歡迎延伸閱讀:10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧




2. 清空原則:定期清空收件匣


清空收件匣更是我執行了七八年的郵件處理原則,還記得開始使用清空收件匣方法後,我再也不害怕打開信箱,因為信箱裡不會有雜亂的郵件,只有我真正需要完成的任務。

這就是我認為清空收件匣最大的好處,把那些完成的、不重要的、不想處理的郵件全部封存或刪除,讓收件匣裡只有「即將要處理」的信件,這樣打開信箱時才能專注在真正重要的事情上,也讓自己更有時間去處理這些任務。

關於這個方法,可以參考我在電腦玩物上另外一篇文章的分享:[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧




3. 當下處理原則:不要看了但是又不處理郵件


當我週期性打開信箱準備處理郵件時,我還會把握住「一旦看了就要立刻處理」的原則,要不然明明開信看了,卻又因為猶豫而不處理,這樣到時候不是一直放在信箱中,一直要再次打開信件一直花時間在猶豫嗎?

所以看信時把握「當下處理原則」,讓郵件立即進入下一步行動,才能更有效率地推進自己的工作,節省更多時間。

但是所謂的「立刻處理」,也不是立刻就要回信的意思,所謂的處理有幾種方法:
  • 1.回信:當下幾分鐘內可以處理完成的任務,立刻處理完成然後刪除這個工作。
  • 2.轉發:需要交待給別人做、需要提醒別人的任務立刻從自己轉移出去。
  • 3.延後:無法當下進行的任務,立刻排進待辦清單,指定給它一個處理時間,讓他先從收件匣消失(例如 Google Inbox 就有更好的延後處理系統)。
  • 4.刪除:不需處理的,不想處理的,或許連看都不用看,直接刪除(善用Gmail的自動過濾)。
  • 5.整合:重要的內容,立刻轉入自己的統一工作資料庫備份儲存,或是納入其他真正的工作排程系統中。




4. 單一任務討論串原則:用任務或專案的概念區別回信


有時候我們要寫一封郵件給之前的客戶或工作夥伴時,喜歡找到舊郵件後再次回信,但是明明可能已經是不同的任務或專案了,這樣一來,反而可能讓不同需求的郵件攪在一起,我自己有時候也會犯這個錯誤。

所以我會提醒自己,一個郵件討論串就是一個任務的原則,如果有新的任務要交代,而不是討論舊任務,那就一定要開新郵件來處理。

千萬不要想說圖個方便,就直接用舊信回信。這時候還可以搭配:「Gmail 如何幫專案郵件自動分類?自動畫重點顏色?」更好的分類郵件。




5. 修改回信原則:回信時還是需要修改舊內容


而且就算是直接回信時,最好也能根據任務階段去修改標題,並且把之前的舊信內容在回信附加內容中適度刪除,要不然像是 Gmail 反覆回信後一長串的附帶舊信內容,反而讓郵件看起來很混亂。




6. 副本指名原則:如何善用 BCC 與 CC ?


CC 是郵件副本,當我要發送一個任務給 A ,但需要 B 和 C 也知道目前任務進度時,可以用 CC 副本的方式把 B 與 C 加入,傳統的 CC 方法是讓一個小團隊一起追蹤同一項任務進度的好方法。

但是,我們可以在這裡加上一些小技巧讓 CC 副本更好用。

例如團隊有五個人要同時 CC 知道進度,但是這一封回信的任務其實只針對其中的 A 與 B ,那麼我會利用原則 5 的方法修改回信標題或信件開頭,直接指明是請 A 與 B 答覆,這樣其他人看到 CC 就更容易判斷是否要認真查看。

另外更重要的是,讓要把郵件發給多數人,但不希望其他人看到彼此的郵件信箱,那麼一定要使用 BCC 密件副本的方法。




7. 標題指名原則:嘗試寫下有效的標題


寄信或回信時,寫下好的郵件標題,就跟發表一篇文章需要一個好的文章標題一樣重要。

因為你想想看,每個人信箱裡每天可能都有大量郵件,你要如何讓對方清楚看到你寄的這封郵件對他很重要?

在工作郵件中,我習慣使用這樣的標題:「給某某:重點摘要+專案主題類型」,例如:
給 Esor:邀請電腦玩物演講:如何架構雲端辦公室?
這樣幫助收到郵件的人可以從標題很清楚的判斷這封郵件到底對他有什麼重要。

尤其一個公司裡可能每天有大量一般性的通知郵件,只有這樣寫標題時,你的工作郵件才會在他人信箱凸顯出來。




8. 重複條列原則:清楚在開頭或結尾再一次條列具體行動與問題


雖然我們還是會在郵件裡噓寒問暖、解釋前因後果,有時候難免長篇大論一番,但是我一定會把握一個原則:把需要對方採取的行動、想要對方回答的問題,在郵件裡清楚條列出來

可能把這些行動與問題條列在郵件的開頭或結尾(有時候要看對方地位與熟悉度而定),但一定不可以只有長篇大論,這樣別人真的很難抓到重點,要對方自己整理重點也沒有禮貌。

所以我一定會在開頭或結尾,把真正需要對方採取的行動與回答的問題,一條一條列出來,這樣對方才能準確答覆。

在交代工作時尤其要這樣做,對方才不會看漏了。




9. 不聊天原則:不要把郵件當聊天,也不要把即時通當郵件


郵件與即時通是現代工作場域很重要的兩種工具,而我們應該好好區分其用途,例如簡單即時的問題或問候,可以用即時通。但任務型的交代,應該要用郵件。

如果要交代任務時,與其在即時通裡分散交代處理,還是應該好好打開郵件,把任務一條一條列出來解釋清楚,這樣對方才能清楚收到。





10. 隔離原則:建立一個獨立的任務系統


因為郵件系統本身就是一個干擾系統,我的意思是他就跟即時通一樣,隨時會在一個「我們無法控制的時間」裡跑出新的內容,所以如果待在郵件系統裡工作,就很有可能一直被新郵件干擾。

而隔離原則就是應該「趕快離開郵件系統」,在第一個原則週期性處理時,要趕快以第三個原則當下快速排程出去,然後自己就可以離開郵件,開始「真正處理工作」。

至於適合丟入郵件的其他獨立任務系統,就像是 TodoistEvernote 這樣服務都可以勝任。

以上就是我處理郵件的 10 大原則,幫助我每天花最少的時間在郵件上,不要被瑣事追著跑,能有更多時間處理重要工作,而且這 10 個習慣環環相扣,就像我最後舉例的這樣,一次學起來,就能有一套高效率的郵件工作流程了!

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7 則留言 :

  1. 感謝!

    5. 修改回信原則:回信時還是需要修改舊內

    7. 標題指名原則:嘗試寫下有效的標題

    8. 重複條列原則:清楚在開頭或結尾再一次條列具體行動與問題

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  3. 刚才发现回复错了位置- -
    棒极啦!谢谢作者,第一次进入博主的blogger 真的很开心
    以后还可以学到更多东西

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