2016年1月27日 星期三

[革命郵件App 04] Outlook 完美同步 Exchange Gmail


微軟 2015 年 1 月初在併購了更早之前廣受好評的郵件服務 Acompli 後,重新推出了全面改版的 Outlook App ,支援 Android 與 iOS 平台,不要以為這款 Outlook App 只是 Office 系列軟體的行動版之一,並非如此!

在一年來的評價中,很多人認為這款完全免費的 Outlook App 不僅是很好用的微軟 Exchange 企業郵件同步管理 App,也是好用的 Gmail 與各種郵件帳號管理軟體, 甚至能同時整合前述兩者的「郵件」、「行事曆」、「附加檔案」與「聯絡人」一起管理。

加上 Outlook App 同樣有簡潔流暢的介面,也有很多幫助郵件過濾、排程的實用功能,稱得上是新世代郵件 App 最有力的競爭者之一。




雖然最近上 Outlook App 的 Android 商店看評價,會看到近期很多朋友遇到像是無法登入帳戶、中文亂碼的現象,但是我自己則沒有遇到。

在同步公司 Exchange 信箱與個人 Gmail 工作信箱時,我的個人經驗是 Outlook App 可以很好的完成工作:


尤其在整合 Exchange 上有不少讓我喜愛之處,我已經很長一段時間都是用 Outlook App 來同步公司裡的 Exchange 郵件(因為我的 Gmail App 在非 Nexus 手機上似乎還無法整合 Exchange 信箱)。

今天「革命郵件 App 」系列文章的第四篇,就要來完整分享我的 Outlook App 重點心得。

或許你對 Outlook App 使用上有不同的心得或問題,我也歡迎大家一起留言討論,看看是否有解決方法。






1. Outlook App 對 Exchange 的完美支援


目前的 Outlook Android 與 iOS App 支援了 Office 365、 Outlook、 Exchange、 Yahoo、 iCloud、 Gmail、 IMAP 等不同的郵件帳號,可以同時登入多個帳戶一起管理。

以台灣公司企業常常使用的 Exchange 企業郵件帳戶來說,只要簡單登入帳號密碼,就能:

  • 同步郵件
  • 同步公司行事曆
  • 同步企業聯絡人(還可與手機聯絡人整合)
  • 同步郵件重要標誌
  • 同步郵件附加檔案

我實際使用測試,覺得他對 Exchange 的同步堪稱完整,對其他郵件帳戶也都能很好的同步。





2. 自動分類重要郵件:焦點收件匣


Outlook App 也提供了類似 Google Inbox 或 Gmail 的「自動郵件分類」功能,雖然沒有後兩者強大,但也好用。

Outlook App 會把郵件自動分成兩大類:「焦點郵件」、「其他」,顧名思義在焦點郵件裡是 Outlook App 認為對我來說比較重要的郵件,這樣一來我就可以隔開一些電子報或次要通知,打開信箱更容易快速看到重點。





3. 快速篩選郵件、支援同步 Exchange 標幟


除了讓 Outlook App 自動分類郵件為重要、不重要外,我們還可以利用右上角的快速過濾功能,過濾出那些還沒開啟過的、已標幟的郵件,方便快速處理尚待處理的項目。

Outlook App 可以同步我們在 Exchange 網頁信箱或 Outlook 桌面軟體中加上「紅色重要旗幟」的動作,這就便於我們在辦公室電腦、手機 App 上都能快速管理重要郵件。





4. 建立郵件自動過濾規則


另外如果你覺得 Outlook App 的自動分類有時候不符合需要,也可以手動幫 Outlook App 建立自動分類規則。

點進某一封郵件,你可能覺得這封郵件不應該出現在焦點收件匣,而應該出現在其他(或是相反),這時候可以點擊右上角選單,選擇移到另外一個自動分類,這時候 Outlook App 會詢問我們是否要建立自動規則。

只要使用一段時間,慢慢建立屬於自己的自動過濾規則,那麼 Outlook App 就會愈來愈懂得我們個人的獨特需要,在焦點收件匣真正收到重要郵件。





5. 在郵件中插入會議邀請


在 Gmail 不知道為什麼取消了郵件內的會議邀請傳送功能後,反而微軟的 Outlook App 還保留了這個其實滿有用的功能,而且在 Exchange 或 Gmail 等帳戶下都適用,還能選擇把邀請插入 Exchange 公司行事曆或 Google 日曆中。

只要在郵件內,點選右上方的日曆按鈕,建立一個會議邀請即可。

對方收到邀請後,也可以直接插入自己的 Exchange 或 Google 行事曆。





6. 可以整合 Exchang 公司行事曆


Outlook App 內部除了郵件瀏覽介面外,往右滑動還可以查看行事曆,這個行事曆內容可以顯示你同步的帳號的行程,例如 Exchange 的公司行事曆,當然也可以在這裡直接新增行程。





7. 插入 Skype 雲端視訊會議


而且最新的 Outlook App 新增行程功能中,整合了 Skype 雲端視訊會議的選項,如果開啟,接收到行程的人就可以透過「 Skype 網頁版」直接開啟多人視訊會議。





8. 查看 Exchange 所有雲端郵件附加檔案、下載到手機


Outlook App 的介面中還有一個「郵件附加檔案」專屬頁面,這個頁面會呈現你同步的郵件帳號裡的附加檔案清單,包含你寄出的或別人寄給你的。

例如你就可以用這個頁面快速查看所有 Exchange 公司郵件帳號裡的附加檔案,可能是某份重要文件,而且直接點擊就能下載到手機查看。





9. 在郵件快速插入 exchange 雲端附加檔案


因為前面雲端讀取所有 Exchange 信箱內附加檔案的功能,所以相對地當我們在新增一封 Exchange 的郵件時,如果要插入檔案,也可以快速插入之前已經傳送過或接收過的 Exchange 雲端檔案。

當然,不只是 Exchange 可以這樣做,如果你用 Outlook App 同步 Gmail 等帳號也都可以讀取信箱裡的附加檔案。





10. 插入其他雲端硬碟檔案


除此之外, Outlook App 還支援在插入郵件附加檔案時,選擇插入來自 OneDriveDropbox Box 等雲端硬碟服務裡的檔案。

只要事先在設定裡的「新增帳戶」,把檔案帳戶連結到 Outlook App 即可。





11. 排程處理、延後提醒電子郵件


Outlook App 也讓原本可能沒有時間管理功能的郵件信箱多了時間提醒,例如來自 Exchange 的公司郵件,如果想要延後處理,可以把郵件往右滑動,設定一個排程時間(例如今天晚上)。

這時候,這封郵件會暫時從收件匣消失,一直到晚上時間到達時,這封郵件會重新出現在  Outlook App 的 Exchange 收件匣並提醒你。





12. 自訂性:修改滑動手勢、取消焦點收件匣


Outlook App 也提供了足夠的自訂性,如果你想修改預設手勢的動作,或是想要取消自動分類的焦點收件匣,都可以進入設定去修改。





13. 整合 Gmail 與 Exchange 行事曆、郵件、聯絡人、附加檔案


而當  Outlook App 同時整合多個郵件帳戶時,例如我測試同時整合 Exchange 與 Gmail ,可以看到郵件可以分別查看,也可以統一查看,而且在行事曆與附加檔案頁面上可以順利查看兩個帳戶的所有內容。

所以換個角度說,我們可以把  Outlook App 當作整合公司 Exchange 行事曆與個人 Google 行事曆的好工具。





14. 自訂多帳戶的不同郵件簽名


如果你決定在  Outlook App 同時管理多個帳戶,那麼別忘了在  Outlook App 設定中可以針對不同郵件帳戶使用不同的簽名檔,記得去切換簽名裡的「每一帳戶」進行設定。





小結:


如果要說  Outlook App 在我的使用過程中有什麼缺點,那麼大概是他在同步郵件時似乎沒有 Gmail 那麼即時(不清楚是不是 Exchange 本身的問題),但即使如此,該收到的郵件還是會在一兩分鐘內同步收到,所以對我來說不是什麼大問題。

而  Outlook App 對我來說的優點如下:
  • 可以很好的同步公司 Exchange 的郵件、行事曆、聯絡人。
  • 可以同時整合 Gmail 等多個郵件帳號。
  • 具備焦點收件匣自動分類重要郵件。
  • 查看 Exchange 或 Gmail 附加檔案的介面很便利。
  • 支援排程延後提醒郵件。
尤其如果你需要一個很有效率的處理公司 Exchange 信箱的 App ,那麼 Outlook 或許是一個不錯的選擇。



轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:[革命郵件App 4] Outlook 讓Exchange Gmail完美同步

13 則留言 :

  1. 如果只是單純收發郵件,透過 Gmail 設定 outlook 信箱,或是使用 outlook App,比較建議哪種方式呢?

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    1. 但是我的 Gmail App 還無法整合 Exchange 哩,所以這部份我還無法測試

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  2. 试下“Nine”这个App,你就会知道Outlook for android有多么难用……

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    1. 其實我同時有測試了Nine 一個月,但我個人覺得 outlook 比較好用哩XD

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    2. 當然 Nine 有他的特點,我也打算在這系列文章裡介紹他

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  3. Outlook對於Exchange郵件常有編碼問題會產生亂碼,尤其針對中文,
    BlueMail似乎安全隱私不大好,最後選用Mailwise。

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    1. 這個問題我看到 App 商店評論裡很多人提到,我自己的經驗則是指有某一則特定來源的郵件會有亂碼問題,其他則都是正常

      Mailwise 我倒是真的還沒有測試過,也來研究看看

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    2. 我的Outlook App也會有亂碼郵件。最好笑的是,我更改我的微軟hotmail帳號的密碼,收到了一封微軟自己寄給我的一封 安全性通知 的郵件。這封信我在Outlook App打開看,全都是亂碼。我改用Gmail收信,打開來看,完全正常沒問題!

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  4. 站長好 [革命郵件 App 03]和 [革命郵件 App 4] 標題建議統一一下

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  5. 博客的字体和排版能修改一下吗?感觉不是很美观

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    1. 對我來說這部份確實是技術力比較不足之處,有機會我會來好好研究一下

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  6. 站長您好, 想請教關於多個outlook行事曆同步的操作方式,
    公司是Microsoft Exchange帳戶, 用桌機開啟outlook的時候, 可以編輯自己與別人授權的行事曆,
    但是用iphone使用Outlook App的時候, 只看到自己的outlook行事曆而已,
    所以, 請問有什麼方式可以同時看到與編輯''所有''的行事曆呢? 謝謝!

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