2013年5月30日 星期四

Gmail 收件匣自動分類活用,不需手動懶人整理郵件方法

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雖然我常推薦如何手動建立常態郵件過濾封存條件,如何手動執行清空收件匣方法,來增加電子郵件處理效率,但或許有些朋友就是沒有時間自己手動整理,也不一定適合清空收件匣的管理方式。

那麼,有沒有方法可以「完全不用手動整理」,面對收件匣裡一堆混雜在一起、有些未讀有些已讀、有些重要有些不重要的電子郵件時,又能非常輕鬆的優先處理重要郵件呢?

看起來 Gmail 今天發佈的「自動分類」新功能,就能幫助我們進行「懶惰整理法」。

尤其有些朋友的收件匣早已「堆積如山」,怎麼整理都不是,這時候你確實可以選擇乾脆維持現狀,利用今天發佈的 Gmail 自動分類功能,以後就能輕鬆獲得「沒有整理,但跟有整理一樣」的效果。

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  • 什麼是 Gmail 收件匣的自動分類?
在分享「懶惰整理法」的流程之前,先讓我們來看看,什麼是 Gmail 最新的收件匣自動分類整理功能。

這個功能會陸續向 Gmail 用戶開放,你可以到 Gmail 介面右上方的〔齒輪〕按鈕清單處,看看有沒有出現一個「設定收件匣」,如果有,就表示你開通了這個新功能,如果沒有,那可能還要等個幾天看看。

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點擊「設定收件匣」後,在彈出視窗裡可以勾選要開啟哪些郵件類型的「自動分類分頁」,在這裡 Gmail 可以幫你自動過濾出社交網路郵件、促銷廣告郵件、網站服務的更新訊息、論壇的通知郵件。

而且,這裡的自動分類也支援過濾台灣網站服務發送的常態郵件,像是一些人力銀行、購物網站的郵件都可以被過濾。

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回到收件匣,這時候你會看到郵件清單上方出現幾個剛剛點選的自動分類,「主要」分類就是放對你來說真正需要回覆的郵件。

而「社交網路」、「促銷內容」、「最新快訊」、「論壇」等,就是存放對你來說可以晚一點處理的次要郵件。

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  • 懶人整理郵件法:怎麼活用 Gmail 收件匣自動分類?
  • 步驟一:先看看重要聯絡人寄給你的郵件
透過上述方法開啟自動分類後,我們就不需要自己手動建立過濾規則,因為郵件會依據主要、次要做好自動分類。那麼,接下來我就要分享如何善用這個功能,做好懶人也可以輕鬆做到的整理郵件方法。

照理說透過收件匣「預設」的自動分類,我們只要先專注在「主要」分類裡的郵件回覆即可。

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然而如果你的郵件真的比別人多,那麼我們還可以在「主要」收件匣中進一步過濾出「重要聯絡人」寄給你的郵件,只要在「收件匣」右方箭頭清單中選擇「優先顯示重要郵件」。
那麼郵件就會進一步過濾,讓你只要先處理最最重要的來信即可。

這裡都是自動判定,你不需要自己手動建立任何規則。

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  • 步驟二:將需要稍後處理的郵件加上星號
我建議你可以在閱讀郵件的過程中,遇到需要稍後處理(延遲處理)的電子郵件,就打上「星號」。

那麼之後要處理這些「稍後處理」的郵件時,只要在左方清單切換到「已知星號」分類,就能看到需要稍後處理的郵件,而處理完成的郵件就「取消星號」,這樣就能讓「已知星號」分類裡永遠都只有等待處理的信件。

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  • 步驟三:有空時檢查次要郵件
前面的工作都集中在「主要」收件匣中,當你在處理郵件的過程裡,如果有其他社交網站、購物網站、論壇服務寄通知信給你,就會自動過濾到其他分頁,不會在主要收件匣裡收到,這樣就避免了干擾。

而在每個自動分類的分頁上,還是會顯示該分類裡是否有新的郵件,這些可以等我們有空時再去檢查即可。

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如果檢查這些次要的郵件分類時,發現其實有一些郵件通知是很重要的,例如來自 Google Drive 的協同合作修改文章通知,那麼就可以把這類郵件直接按住後拖曳到「主要」郵件分頁上。

這時候上方會出現提示,只要在「是否對XXX寄來的所有郵件都執行相同的操作」後面選擇「是」,那麼就會自動幫你修改過濾規則,下次 Google Drive 寄來的通知信就會出現在主要分類了。

這個建立過濾的方式也比以前要方便許多。

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  • 步驟四:沒空時想找出郵件就用搜尋即可
你說,可是有些郵件沒有自己手動建立分類,要怎麼找出來?

其實很簡單,直接搜尋就好!你可以用寄件人的信箱位址來搜尋、用標題內文來搜尋,都可以立刻找出需要的郵件清單,比什麼分類都還要快速有彈性。

甚至,你還能用「label:^smartlabel_receipt」這樣的關鍵字找出郵件裡所有的帳單,是不是搜尋比分類更方便?

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  • 步驟五:超級有空時,再處理未讀郵件
前面的處理過程裡,一切都靠 Gmail 自動分類,首先先把「主要」分類裡的重要郵件處理完,有空時再去處理在「社交網路」、「促銷訊息」等次要分類裡的郵件。

然後等到更加有空時,其他工作都處理完成後,可以到收件匣的箭頭選單切換到「優先顯示未讀郵件」,把經過上述處理過程後,仍然還沒開啟過的郵件自動分類出來。

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但這裡不是要你把所有郵件都打開來讀一遍,因為根本不需要。

最後這個步驟,是要讓你在分類出那些「根本不需要打開的未讀郵件」時,可以直接勾選「所有未讀郵件」,然後一次把他們全部設定成已讀取即可。

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  • 小結:
經由最新的 Gmail 收件匣「自動過濾」功能,我們可以使用上述的五個步驟流程,最輕鬆的完成懶惰整理法:
  • 1.先看自動過濾好的重要郵件。
  • 2.把需要稍後處理的郵件打上星號。
  • 3.有空時再看次要郵件。
  • 4.需要郵件時直接搜尋。
  • 5.剩下來的郵件可處理、可不處理。
在這樣的流程中,沒有任何規則需要你手動建立」,但是你的收件匣又會保持一個優先看到重要郵件的乾淨狀態,很值得常常被收件匣太過雜亂而困擾的朋友試試看。
想知道更多相關整理技巧,還可以參考:

9 則留言 :

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  2. 可惜似乎不能搭配篩選器來新增分類...

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    1. 我覺得這是好的,如果透過篩選器來新增分類,那其實跟直接透過篩選器封存到標籤下的功能沒兩樣,這個自動分類的主要功能我想還是在將「真正需要花腦筋處理」的郵件分類到「主要」的項目下,至於其他的分類我想只是純粹依照使用者感興趣的項目提供簡單選項,例如有在特別玩論壇,或是對社群網站非常在意的使用者,也有些人是訂購了很多購物誌之類的~~~

      但我想主要用意還是在於讓使用者可以簡單的將「需要花時間確認」與「有空再說」的郵件先做第一次分類,以減少作業時間

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  3. 行动端还没更新...容易错乱啊...
    在电脑已整理好的邮件,打开手机因为还没更新界面,默认全部显示出来了...T_T

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    1. 我也期待行動端趕快一起更新,才能同步

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  4. 謝謝esor!我原本都忽略這個功能的,沒想到那麼好用,讓我把信箱瞬間清空一半!

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    1. 這個功能只要善用是非常有幫助的

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  5. 那能夠建立一個專屬資料夾,設定幾個相關聯絡人,只要是這幾個聯絡人寄來的信件就自動轉進專屬的資料夾嗎?如何操作?
    例如:成立一個名為"工作"的資料夾,然後設定A、B、C等與工作相關的聯絡人進來,只要是A or B or C 聯絡人寄來的信件,就能直接在"工作"這個資料夾讀取。

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