2015年10月29日 星期四

Gmail 如何幫專案郵件自動分類?自動畫重點顏色?

前一陣子受邀開設了幾次全天班的 Google 雲端辦公室實作課程,在其中一節課關於 Gmail  高效率郵件管理的練習中,我先讓學員分組討論他們想像中高效率的郵件管理是什麼情況?然後我再一一分析落實到 Gmail 後要如何實作?而其中我發現很多人期待的一個高效率郵件處理情況就是:

不同專案的郵件在收進來後自動做好分類、自動畫上重點」。

這樣一來每天打開收件匣,就能先進去目前重要專案的分類中,優先處理最重要的新任務。那麼,要怎麼在 Gmail 中實作出讓郵件依據專案自動分類、自動畫重點的效果呢?

這個方法對很多 Gmail 老手來說應該已經使用很多年,但一定也有些朋友可能忘記了好好利用,或是還不知道有這個隱藏的管理方式,那就是:利用 Gmail 內建的郵件自動篩選器,建立規則,就可以幫郵件作自動分類,甚至更進階的自動處理。




這個方法其實我在電腦玩物的 2008 年文章中有寫過:「如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器,並加上顏色標籤?」,但是現在讓我們再從專案管理、任務分類的角度,來重新詮釋分析這個功能的實際職場用途。

延伸閱讀:Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得




1. 郵件太雜亂?自動分類讓不同專案郵件進入各自頻道


為什麼會有自動分類需求呢?有可能你的 Gmail 信箱裡有來自公司的、客戶的、家人的、廣告的或是其他生活需求的郵件,但一進入辦公室,我們總希望先聚焦在公司郵件上,或是正在進行的專案郵件上。

這時候自動分類就可以幫我們先把郵件歸類,這樣我們可以選擇優先進入公司郵件去查看。

要怎麼建立 Gmail 自動分類的規則呢?方法之一是進入一封想要自動分類的郵件中,例如最近重要專案常常聯繫的夥伴,這時候在右上方選單選擇[篩選這一類的郵件],就可以根據寄件者的信箱,快速建立篩選規則。



方法之二是直接點擊 Gmail 上方的搜尋列,打開右方的進階搜尋下拉選單,在搜尋欄位裡輸入我們想要的規則,然後點擊右下方的[根據這個搜尋條件建立篩選器]。

例如我最常遇到的情況是在製作每一本書的過程中要跟作者、設計、印刷、廠商等多方人員互動聯繫,常常有大量郵件往來,這時候如果可以讓這些郵件自動歸入一個專案分類,這樣我處理時就能更輕鬆、更專注。

這時候我會把上述專案相關人員的郵件都同時加入「寄件者」與「收件人」欄位,記得每個郵件帳號之間要用  OR  的語法隔開,然後在「主旨」加入這個專案討論時一定會提到的關鍵字(例如我最近在製作一本《第一次玩空拍機全攻略》的新書,我就用「空拍」當關鍵字)。

通常這樣設定後,團隊裡可能 10 個人互相來往討論的郵件,可能 A 寄給 B 和 C 和我,或是我寄給 C 和 D ,都能在上述的規則中自動分類到我設定的專案資料夾。

你可以到「 Gmail 進階搜尋語法」網頁去查看更多搜尋語法的應用。



建立篩選規則後,接著就是要指定這類郵件要執行什麼動作。

而最常做的就是把這類郵件都自動分類到某一個「標籤」,這樣我就能依據分類查看。

要記得,在按下[建立篩選器]之前,要勾選「將篩選器同時套用到XX個相符的會話群組」,這樣之前符合規則的郵件才會被自動分類。



當然除了自動分類外, Gmail 的篩選器還可以自動把郵件封存、自動把特殊郵件加上星星、自動轉寄郵件等,就看你慢慢發掘怎麼利用更有創意。



回到 Gmail 主畫面,我們可以在左方的清單中,看到剛剛建立的分類標籤清單,這樣我就能根據專案分類來查看郵件了。





2. 同時進行的專案太多?用顏色幫重要專案加上識別色


更進一步的,如果專案很多,那麼我們甚至會希望在收件匣中屬於某個重要專案的郵件可以加上特殊的顏色分類。

這時候我們只要在 Gmail 左方的標籤分類清單中,點擊某個標籤分類的下拉選單,挑選一個標籤顏色即可。



我會建議只要把近期進行中的重要專案加上顏色就好,以免顏色太亂,而當專案過期後可以取消顏色標籤。

這樣打開自己收件匣時,就能在大量郵件中,用顏色清楚的看到重要專案的郵件在哪裡了。





結語:


為什麼要幫 Gmail 裡的郵件建立自動分類規則呢?有兩大優點:

  • 「方便查詢」某個專案的處理過程與相關資料
  • 「優先處理」某個重要專案的郵件任務

如果你也正為大量繁雜的郵件任務所苦,或許善用 Gmail 的自動專案分類、重要專案上色的設計,可以幫你更容易在郵件中找到需要的處理項目喔!

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延伸閱讀相關文章:
  1. Gmail 16 個秘密功能教學:學會最高效率的郵件管理
  2. 完全解密 Google Inbox !十大功能改造Gmail實測教學
  3. 簡單把 Gmail 變成 Outlook 介面,處理郵件更有效率
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2 則留言 :

  1. 剛剛看到這個工具 Sortd https://chrome.google.com/webstore/detail/sortd-smart-skin-for-gmai/aohlfneeliakfcefeffppfplagbccbni?hl=zh-TW&gl=TW
    可以改變 Gmail 的介面,成為類似 trello 的感覺~

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  2. 每個郵件帳號之間要用 OR 的語法隔開,請問可以給個示範嗎?不大清楚怎麼用?

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