2015年10月17日 星期六

簡單把 Gmail 變成 Outlook 介面,處理郵件更有效率

相信很多公司裡仍然使用 Outlook 軟體的朋友,都很習慣微軟 Outlook 經典的三欄式介面,可以同時切換信箱分類、快速切換郵件,並同時瀏覽郵件內容,這樣的介面讓我們不需換頁就能處理每一封郵件。後來 Evernote 這樣的筆記軟體也可以說繼承了這樣的介面。

我自己平常則習慣直接在 Gmail 網頁上處理郵件,也一直習慣著 Gmail 預設的雙欄郵件清單列表的顯示模式,沒有特別思考過這樣是不是更有效率。

但是今天去上張永錫老師的時間管理課程,其中一段教學談到如何清空收件匣,永錫老師現場示範時的 Gmail 顯示成 Outlook 的三欄介面,這讓老師不需換頁就能快速瀏覽每一封郵件內容,也因此能快速封存、處置,回覆或轉寄郵件,更有效率完成「收件匣清空」這個時間管理重要動作。



1. 簡單就能讓 Gmail 郵件預覽介面改頭換面


經過永錫的示範,我也才重新意識到,對於要處理大量郵件的朋友來說:「三欄式或許更有效率。

剛好我老婆也是每天要處理大量郵件的工作者,我便回家詢問她,她說自己在公司時使用 Outlook 也是喜歡三欄介面,讓她可以快速切換到需要的郵件並進行處置。

既然如此,我們要怎麼把 Gmail 切換到 Outlook 三欄介面呢?其實這是一個很老很老的功能了,只是如果你跟我一樣太久沒有意識到還能有這樣的不同選擇,那麼或許你也可以試試看從兩欄換到三欄的效果。

很簡單,只要打開 Gmail ,先進入設定裡的「研究室」頁面,啟用「預覽窗格」這項研究室功能

接著回到 Gmail 網頁主畫面,在右上方的「版面選單」(齒輪設定按鈕或注音按鈕左邊),切換到「垂直分割」或「水平分割」即可。




2. 垂直三欄分割:完整郵件內容處理更適合寬螢幕


如果是切換到經典的垂直三欄分割,優點是:

  • 右方有更完整視野可以看到相對完整的郵件內容。
  • 左方也有更長的清單可以快速切換更多郵件。

尤其現在很多人的螢幕是寬螢幕,更適合這樣的分割方式。




3. 水平三欄分割:完整郵件標題更好對齊


但是也有朋友適合水平三欄分割,我老婆就是這個模式的愛用者,她說因為她收到的郵件標題通常都很長,水平分割可以讓她看到完整郵件標題,而這有助於她找到重要郵件。

並且這樣切換時,她覺得能夠更清楚自己切換到哪一封郵件。

三欄分隔似乎可以加快郵件處理效率,你覺得呢?歡迎回饋你的心得。

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21 則留言 :

  1. 剛剛去找了一下沒有這個選項,搜尋了Google之後才發現要搭配老師您的舊文
    http://www.playpcesor.com/2011/08/google-docs-googlegmail.html

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    1. 我剛剛也發現要先開啟研究室功能,我補充回文章了

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  2. 要先開啟[設定]->[研究室]的"預覽窗格"功能才可以喔

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    1. 我忘了說了,已經補充到文章中

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  3. 不好意思
    我的GMAIL上沒有 注 的按鈕

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    1. 這倒不影響,只要先依照我更新的文章裡去開啟研究室功能,就能看到切換版面的按鈕

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  4. Outlook 那種才是「水平三欄」吧

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    1. 我是依據 Gmail 裡實際選項對應的版面來說

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  5. 水平三欄分割比較像是Evernote常用的版面

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  6. 安卓平板橫向模式的Gmail,預設就是垂直三欄模式,而且沒點信件標題不會變已讀,這個還不錯。

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  7. 請問我最右邊欄位有一大塊空白,有辦法消除嗎?
    原先是參與者小工具,我到設定裡取消了,卻留下一塊空白
    http://imgur.com/UEG2h3y.jpg

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  8. 開了預覽不是容易被釣魚信件所駭嗎?
    公司現在都規定得關掉預覽視窗咧

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    1. 這也是之前的考量點,不過現在 Gmail 現在有內建更好的安全功能可以做檢查,參考下面這段官方說明:

      有些寄件者會嘗試使用外部連結圖片從事有害的行為,但 Gmail 會設法確保載入的圖片安全無虞。Gmail 會透過 Google 的圖片 Proxy 伺服器提供所有圖片,並且在傳送前對圖片進行轉碼處理,為您提供下列安全防護機制:

      寄件者無法在您載入圖片時藉機取得您的資訊 (例如您的 IP 位址或您的所在位置)。
      寄件者無法設定或讀取您瀏覽器中的 Cookie。
      Gmail 會檢查您的圖片是否含有已知病毒或惡意軟體。
      在某些情況下,寄件者可以透過專屬圖片連結得知使用者是否已開啟郵件。一如以往,Gmail 會掃描所有郵件,檢查其中是否含有可疑內容。如果 Gmail 認為特定寄件者或郵件有可疑之處,則會詢問您是否要檢視郵件中的圖片,而不會自動顯示這些圖片。

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    2. "在某些情況下,寄件者可以透過專屬圖片連結得知使用者是否已開啟郵件。"這是廣告商辨識e-mail address是否有效的方法之一, 不知google如何判斷? 一但被判別有效, 就等著收不完的廣告信。

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    3. Gmail 會把廣告信自動分類,通常我都可以一次刪除,或者也可以用內建黑名單、取消訂閱的功能從此不再收這類廣告信

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  9. 謝謝分享,改變之後真得好用太多~~

    我是比較習慣垂直分割~~

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  10. 我版面上沒有「版面選單」按鈕,設定[預覽窗格]後,還是一樣沒有[「版面選單」這個按鈕。
    試了好多次.....

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