2013年6月6日 星期四

Gmail Android App 你可能不知道的 10 個郵件效率技巧

最近 Android、 iPhone、 iPad 以及網頁端的 Gmail 陸續更新,加入了自動分類的懶人過濾功能,在介面上也有一些調整。其實不管在哪個平台上, Gmail 原生的 App 或網站服務都已經算是一個具備高效率管理效果的郵件系統,只是很多朋友還沒有善用裡面的各種功能。

例如我之前分享過的「10步驟改造 Gmail 信箱當個人時間管理與工作排程系統」一文,就可以不需任何外掛、也不需任何改造,用 Gmail 內建功能就做到現在很多高效率郵件新軟體能夠做到的待辦清單化管理。

而剛好 Gmail 的 Android、 iOS App 在這週分別更新,為了讓大家更活用這個官方版的軟體,所以今天就讓我來整理目前最新版 Gmail Android App 中的新舊功能,挑出裡面有助於管理、而你不一定有發現的 10 個技巧做介紹

 

 

下面的列舉以 Android 版的 Gmail App 為例,其中有些功能在 iOS 版也能做到,但有些則不行,例如最後一個插入任何附加文件檔案,就請讀者自行去測試看看了。

 

 

  • 01.不再雜亂,啟用「自動分類」收件匣:

更新到最新版的 Gmail App 後,進入設定中的帳戶設定,在「收件匣類型」裡選擇「預設收件匣」,然後在「收件匣」類別裡勾選要開啟自動分類的項目。

如果你在這裡沒有看到「收件匣類別」,那麼你需要先在網頁端的 Gmail 開啟自動分類功能,詳細步驟可以參考:

Gmail 收件匣自動分類活用,不需手動懶人整理郵件方法

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這樣一來,你每次打開 Gmail 就會優先看到「主要郵件分類」,而其他次要郵件(社交、促銷、論壇網站更新)都會被過濾出去,這非常有助於你在手機上快速的進行重要郵件的管理。

因為「主要郵件」通常是公司同事、合作夥伴、家人朋友所單獨寄給你的信件。

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  • 02.避免干擾,只通知新的主要郵件:

為了避免手機因為新郵件的通知而一直叫個不停,所以一定「不要開啟」所有新郵件都通知,甚至任何郵件通知都可以關閉。

除非你真的需要行動中即時回覆重要郵件,那麼就只要開啟「主要郵件」通知即可。

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在帳戶設定畫面中找到「管理標籤」項目,點擊進去後,只設定「主要」這個標籤有新郵件時發出通知。

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而其他次要郵件標籤的通知可以全部關閉,這樣你的手機就不會因為一堆社交郵件而不斷的彈出提示。

在 iOS 版 Gmail 中現在也可以設定「僅限主要郵件通知」了。

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  • 03.複選管理,群組刪除或封存郵件

Gmail Android App 可以讓你一次選取大量郵件,然後統一封存或刪除。

在新版 Gmail Android App 中,先進入一般設定,然後在「封存及刪除郵件」項目裡勾選「顯示封存和刪除的郵件」。

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回到你的郵件清單,新版 App 中你可以直接點擊每封郵件前面的「頭像」,這樣就能一次選擇多封郵件,然後利用上方工具列的按鈕進行封存與刪除。

有些郵件不一定要打開,可以利用一次多選來直接刪除更方便。

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  • 04.滑動手勢,快速封存郵件

在 Gmail Android App 中,按住某封郵件往右或往左滑動,就能直接將這封郵件封存(封存的意思是,留在信箱中,但不會出現在收件匣,幫助你在收件匣中只保留尚未處理的郵件)。

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  • 05.快速翻頁,滑動切換上下則郵件

在瀏覽郵件內文時,可以直接左右滑動來切換到上一封、下一封郵件,就像讀電子書時的換頁一樣簡單。

另外最新版 Gmail App 可以從左方邊緣直接拉出功能列,不用再去點擊選單按鈕才能打開了。

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  • 06.多元通訊,打開聯絡人卡片

前面的範例中可以看到新版 Gmail Android App 在郵件清單裡會直接顯示會話群組參與者的頭像,這對辨識哪封郵件是你要找到很有幫助,畢竟郵件就是人跟人之間的溝通。

而點進郵件內文後,點擊通信者的頭像,則可以打開 Android 聯絡人卡片,如果你有做好各種通訊 App 與你的通訊錄的同步,那麼在聯絡人卡片上就能直接啟動其他的通訊方式,例如即時通、視訊、臉書等等。

這個小技巧可以讓你與聯絡人的溝通更加迅速多樣化。

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  • 07.搜尋最快,郵件內文與信箱檢索

在 Gmail App 中當然也有強大的郵件搜尋功能,利用關鍵字就能找出郵件的標題、內文、寄件地址、聯絡人等等資料。而且在搜尋欄位輸入部分關鍵字,就能獲得 Gmail 提供的相關聯絡人建議。

要使用某一封郵件,與其到分類去翻,不如直接關鍵字找出來最快。

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  • 08.快速填寫,自動完成收件人

在寄信時也一樣,要填寫收件者欄位時,不是只能打郵件地址,也可以輸入聯絡人名稱中的任何一個關鍵字(關鍵字不一定要使用開頭第一個字),一樣能夠快速找出手機中的聯絡人。

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  • 09.快速重新整理收件匣

在新版的 Gmail Android App 中,只要往下拉動,就能快速的重新整理收件匣,看看有沒有新的郵件。

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  • 10.插入郵件附件,支援所有檔案格式

如果要在郵件裡插入檔案,除了可以插入圖片與影片外,其實也可以插入任何檔案格式的附加檔案,只要大小不超過 25 MB。

方法很簡單,在撰寫郵件畫面選擇右上方的選單,點擊【附加圖片】,然後在彈出的選擇附件類型中往下捲動,就會看到原來不只可以選擇相簿,支援透過你安裝的「 Google Drive 」、「 Dropbox 」、「檔案總管」來插入在任何雲端硬碟以及你的手機中的檔案

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  • 小結:

以上功能不分新舊版的 Gmail Android App,直接統整目前 Gmail App 裡我覺得有助於增加使用效率,並且常常會用到的小技巧,提供大家參考,如果裡面有你不知道的方法,那麼希望對你以後的使用產生幫助。

若是你還有什麼密技,歡迎留言討論。

其他 Gmail 效率功能介紹,請參考:

23 則留言 :

  1. 聯絡人那張一看就知道是香腸XD

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  2. 04.滑動手勢,快速封存郵件
    在 Gmail Android App 中,按住某封郵件往右或往左滑動,就能直接將這封郵件封存(封存的意思是,留在信箱中,但不會出現在收件匣,幫助你在收件匣中只保留尚未處理的郵件)。

    ↑ 這一項還可以滑動手勢"刪除郵件",前提要先到"封存及刪除郵件" 這一個項目設定為"僅顯示刪除的郵件",就可以滑動刪除了。

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    1. 是的,也可以這樣設定,感謝你的回饋

      (因為我自己覺得封存比較關鍵,所以這裡的作法是朝著以封存為主來操作^^)

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  3. 怪了,我的Gmail APP中怎麼會找不到『收件匣類別』?

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    1. 自己找到了,原來是要先在網頁版的Gmail疆類別打開後在Gmail APP中才可以選擇

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    2. 異塵大要不要考慮將此說明加到文章中,避免其他人有這樣的情況發生

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    3. 許多原理皆如此...
      另外像是Drive無法下載檔案的問題,其實是:沒有Download這個資料夾!
      昏了好久才發現 XD

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  4. me too...我點了收件匣類別之後,也沒有看到esor大一樣的畫面..
    小弟笨拙...why...?

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    1. 可能就像前面朋友提到的,要先在網頁端開啟這個自動分類,然後手機端才會看到相應的類別。網頁端的開啟方法可以參考:http://www.playpcesor.com/2013/05/gmail.html

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    2. 原來是我設定的地方錯了,還一直想說怎麼設定了,什麼東西都沒出現??..
      感謝esor的耐心回答!!!

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  5. esor 您好:

    我最近常遇到,在手機上要轉寄給群組,但是卻不能像PC端一樣選群組,只能一個一個加入,請問有更好的方法嗎?

    謝謝!

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  6. 請問一下gmail可點選圖片直接分享~~~如果不小心選到全部分享至fb~~
    我要怎麼重新改回自行選擇而非直接分享fb

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    1. ok..找到解決方式了 設定-應用程式-右上選項-重設應用程式偏好設定
      自問自答XD

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  7. 請問…
    為何我gmail無法插入非圖片類的附件阿?ex. 會顯示: 沒有受支援的檔案 …

    我後來改用別個信箱就可以插入那個附檔(它只是個小小 PDF fIle 而已。

    感謝!

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    1. 在手機上嗎?是 iPhone 嗎? iOS 似乎不支援

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    2. Yes, 是 iPhone ...
      3Q

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    3. Yes, 是 iPhone ...
      3Q

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  8. 在找尋的時候看到這篇,又讓我增進了不少,不過我有額外的問題想詢問一下
    1.在gmail app中有沒有像在pc一樣會有通訊錄這個地方啊!?
    2. 在google日曆的app中 是不是不會顯示在pc gmail中的工作表?!
    不好意思!!這困擾了我,又找不到有人撰寫!!

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  9. 請問要顯示同一個寄件人的清單(歷史紀錄)要如何操作?

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