共享檔案也能即時通！ Dropbox 推出留言協作大更新

身為出版社主編，我之前在製作一本一本新書的專案工作流程中，常常需要協調團隊多方夥伴的時間與意見，例如跟作者、美編討論封面設計，這時候有沒有一個可以共享封面檔案，又能在檔案上進行修改、留言、進度追蹤的協同合作平台呢？之前我通常會選擇使用 Evernote 的 WorkChat 功能，把封面檔案共享到筆記，和作者用 Work Chat 溝通意見，並且把重要意見或進度註記到筆記當中。

而今天要跟大家推薦的，就是我認為類似 Evernote Work Chat 意義的功能，不過這次落實在更多人使用的雲端檔案同步服務 Dropbox 上，所有免費版 Dropbox 用戶現在開始可以在分享檔案後：「在 Dropbox 檔案共享網頁上和團隊夥伴留言互動」，並且還具備了一些合作管理的進階選項，值得大家試試看。




尤其在使用 Dropbox 時，你有沒有遇過下面這樣的困擾？

我有時候透過 Dropbox 把檔案分享給一個團隊夥伴，這時候如果我想「提醒他一些重要的注意事項」，我要怎麼做？直接寫在文件裡（但很多時候檔案不是文件）？用另外一個即時通或郵件通知他（但這樣就跟檔案本身分開了）？

而現在這個最新的「 Dropbox 留言功能」，就能解決上述問題，下面讓我實際測試看看他會怎麼運作？

• 1. 指名協作夥伴討論檔案問題

大家應該都知道 Dropbox 如何共享檔案的方法（參考： Dropbox 分享檔案教學），當獲得分享檔案的網址連結後，進入這個檔案共享網頁，就會看到右方多出了全新的「留言功能」。

在 Dropbox 共享檔案網頁上的留言功能中，我可以透過「@對方dropbox名稱或郵件帳號」的方式，指名檔案共享對象來討論這個檔案。

例如在一個新書封面的共享檔案中，我可以指名作者，請他在這裏留言提出對這個封面的具體意見。

• 2. 大家針對這份文件任務的意見回饋收集

如果一個封面檔案需要協調美編、作者、行銷等人的多方意見時，我可以透過 Dropbox 共享檔案網頁開放留言板，邀請大家在上面提出自己的看法。

這時候每個獲得檔案共享網址的人，都能看到之前討論的所有留言。

這就有一個額外的好處，例如當書籍完成後，我把這個新書封面寄給推薦人，那麼推薦人獲得同樣一個共享檔案網址時，也可以看到之前我們在 Dropbox 上留言討論的重點過程，有時候我可能就不用多作解釋，很多工作流程可以自然地保留下來「提供後續使用的人」參考。

• 3. 解決具體問題，表決大家贊同的意見

最棒的是， Dropbox 的留言功能還提供「星號」與「解決」兩種按鈕。

例如我提出一個封面修改意見，其他人如果贊同可以直接打上星號，透過星號數量我就能知道這個意見是否通過。

而如果確認要進行這個封面修改動作，修改完成後我可以按下「解決」，可以隱藏這個問題留言，表示問題已經解決。

• 4. 留下解決問題的紀錄

這些已經解決的問題留言紀錄也都會保留下來，透過右上方「選項」裡的「打開已處理的留言」，就能看到之前討論完成、做出結論的所有對話。

• 5. 讓關鍵夥伴即時收到檔案重要通知

指名的留言，或是檔案有新的留言，都會用郵件的方式通知共享夥伴來查看最新檔案討論狀態。

這時候如果不想收到通知的協同合作者，也能在 Dropbox 共享網頁上取消訂閱通知。

• 6. 關閉留言

當然，不是所有的共享檔案都需要留言討論，這時候管理者也可以選擇「關閉留言」，讓其他人無法在這個檔案網頁上進行討論。

整體來說，最新的 Dropbox 留言功能等於幫共享檔案的流程加上「即時通」，並且還具備基本的問題控管操作，可以說在檔案協同合作上很大的進步，是值得大家試試看的重要更新。

我們可以看到 Dropbox 慢慢從一個單純檔案同步服務，發展成一個雲端協作平台，今天推出的留言即時通是個關鍵，而之前推出的 Office 檔案線上直接編輯更是強大的進展，這都讓我們可以重新思考如何發揮 Dropbox 超用檔案同步的檔案整理、專案管理新效果。

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