2015年2月22日 星期日

五個步驟讓我們開工日不會面對處理不完的工作壓力

這兩天和朋友聊天,聊到春節假期即將結束,但是朋友開始感到焦慮,問其原因,原來是新春開工就有許多重大的工作任務接踵而來,自己的筆記本裡已經寫下了長長的一串待辦任務清單,想起這一大串任務,就讓自己更想逃避開工日。

這時候,怎麼辦才好呢?雖然,十幾二十個以上的工作任務不可能自己忽然完成,你該做的事情終究自己必須花時間去做到。

但是,確實可以有一些方法,讓這份落落長的待辦清單「變短,讓自己上工日不會面對一份處理不完的任務清單,也讓自己相對減少開工日的壓力,這個方法不是幫你把任務自動完成,而是幫你紓解恐懼、降低拖延,讓工作順利開始前進。





  • 步驟一:拆解那些沉重的工作任務

即使已經有一份落落長感覺做不完的工作任務清單,但是大多時候我們寫下來的任務清單可能還不夠長,在把任務清單「變短」之前,要先把任務清單「變長」。

這是什麼意思呢?可以參考電腦玩物之前的這篇文章:「待辦清單最佳化,用 To-Do List 建立有效時間管理方案」,也就是說我們必須先把那些看起來複雜沉重的任務,再拆解出更小的行動單位,拆解出更多可以在半個小時到一個小時內處理完成的任務單元。

例如年後開工第二天我可能必須要準備一份對整個公司的上台簡報,這個任務看起來很大很重,這時候我就要把這個任務進一步拆解成:規劃主題、寫出大綱、收集素材資料、寫出更多內容、製作簡報畫面、練習報告時間等等具體的,可以在一個小時內完成的小行動單元。

這時候雖然我們的待辦清單又變得更長,但是裡面的任務看起來卻會變得更簡單,看起來會像是真的做得到的最小任務單元




  • 步驟二:分類你的待辦任務

接著,開工日我可能不只要面對準備一份上台簡報的工作,我可能還必須企劃三月的專案、要準備跟某個部門開會的資料、要開始處理之前承接的一個課程計畫、要去跟某個客戶接洽新的合作計畫。

要把上述這些工作的待辦任務全部羅列出來,就會是落落長看起來完成日遙遙無期的清單,面對這樣不知道終點在哪裡,看起來需要花費無法估算時間的清單時,就會造成我們開工日的緊張壓力。

這時候,先試著把這些任務做分類吧!

最簡單的就是依據每個工作專案來分類,或者依據你的工作性質做分類,分類之後,原本看起來三四十個待辦任務,就會轉變成三到四個具體的工作方向,你開始可以知道開工日應該優先處理哪一個方向、哪一個專案裡的任務。




  • 步驟三:排出每個分類裡的任務處理順序

有了具體方向後,進入每一個工作分類的任務清單中,開始排列這個分類裡的任務順序,所謂的順序,就是你覺得這些工作的重要性次序,或是你認為要完成這個大分類工作需要的步驟順序。

排出我準備上台簡報的子任務順序,排出我企劃三月專案需要的工作重要次序,排出我要去跟客戶接洽時需要準備的工作步驟。

經過這樣的排序,讓我們去發現一件事情:每一個大工作目標底下,第一個應該完成的最重要最緊急的任務是什麼

例如要完成上台簡報我應該最先寫出簡報大綱草稿、要企劃三月專案我應該先擬出專案時程、要接洽新客戶我應該先研究客戶資料。

找出每個大工作專案目標裡的第一步行動後,解開沉重工作清單束縛就開始露出了曙光。




  • 步驟四:寫出開工日早上我「可以完成」幾個第一步任務

從三四十個任務的清單中,歸納出三到四個工作方向,再從三到四個工作方向中,整理出每個目標的處理步驟、任務順序,接著找出每個方向裡的「第一步任務」是什麼?於是,我們就精簡到了三到四個必須第一步執行的重要任務。

但這時候我們必須思考一個關鍵問題:「應該要做」和「可以做到」是不一樣的兩件事情!

我應該要盡快把這四個第一步任務完成,但是我不可能一下子把他們全部完成,因為處理任務一定需要時間的,就算我心中很急,但這個必須花費的時間不可能自己消失,再急也沒有用。

所以,這時候試著另外寫出「開工日早上」我真的可以完成的兩個第一步任務是什麼?可以完成就是我保證自己一定可以在有限的幾個小時內做完的任務,而且他們是經過上述歸納排序後,我發現最重要應該優先執行的任務。




  • 步驟五:從下一步行動開始,讓工作依序展開

於是經過上面這樣的重新整理,我先拆解了看起來不可能完成的沉重工作,變成每一個都能在短時間完成的子任務,接著我分類工作分向,並把這些任務變成有順序的清單,這個順序可能代表了重要性,或是代表了他們的連續執行步驟。

然後我找出每個流程裡最開頭的第一步行動是什麼,並且實際估算時間,真正寫出「我在開工日早上應該完成,並且真的可以完成的第一步行動」。

這時候,我們就可以放下不可能任務的壓力,解開沉重工作清單的束縛,把眼光從對未來的擔憂,收回到眼前這份「當下我們必須做什麼」的開工日早上第一步任務清單上,事情便開始有了前進的轉機。

我們也不會在迷茫中因為混亂而在開工日早上無所事事,或是逃避到不重要的瑣事上,而能認真地完成重要的第一步,接著,就可以根據我們的前面排好的任務順序,開始一步一步把工作展開囉!

祝福大家,都能有一個簡單、有效、完成重要工作的開工日!

延伸閱讀:
  1. 把瑣事管理好?專案做到死也做不好
  2. 10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧
  3. 今天晚上就該做,明天早上不要做的 5 個數位工作習慣
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