2013年12月27日 星期五

把 Evernote 當作最佳時間管理軟體:優點、心得與策略

2016 最新時間管理方法Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐 2016 版

對我來說, Evernote 是目前最佳的時間管理軟體。咦? Evernote 不是筆記工具嗎?似乎很難直接和任務排程、待辦清單、時間管理連結在一起,但正是因為 Evernote 首先是一個筆記資料庫,所以他在執行時間管理時帶著非常多的優勢:
  • 1.關於排程任務:時間管理的一個重點就是安排待辦清單,而 Evernote 可以直接把「筆記」當作待辦任務來排程,於是每一個任務都跟著他的完整資料,而不是分開的。
  • 2.關於時間提醒:對於知識、文書、資料工作者來說, Evernote 本身就可以當作文書處理軟體,於是,當彈出一則任務筆記提示時,我可以直接在這個筆記上工作,而不用另外找處理工具。
  • 3.關於專案分類:當工作開始複雜後,單純的時間排程就要變成依據專案來分類的排程, Evernote 的分類、標籤、連結三大功能,可以勝任更複雜的時間管理需求。
今年開始,我捨棄了 Remember the Milk、 Google Tasks ,嘗試了 Wunderlist ,最後我選擇了以「 Evernote 」當作時間管理的主要、唯一工具,理由正是上面所述,在 Evernote 中我可以同時完成「任務資料的整理」、「任務的時間排程」,以及「任務的執行本身」。




我的想法是,時間管理不是目的,只是要讓執行更順暢的一種方法,既然如此,不一定需要「獨立的工具」來做時間管理,如果能夠直接在「執行的工具」上做時間管理不是更好嗎?

而 Evernote 正是我平常工作、生活的「執行工具」,現在 Evernote 也加入了時間提醒和待辦清單的功能,就讓我們直接在這個執行的平台上,完成輔助的時間管理需求吧!

下面,就讓我分享這段時間實際使用 Evernote 當作時間管理工具後,一些相關的筆記策略。



  • 1.每日從筆記庫裡建立明日的下一步行動
我在 Evernote 收集的筆記,其實很多時候就如同我需要去執行的任務。我可能剪貼一篇文章因為我想要「閱讀」,我記一則會議記錄因為我必須「處理」會中的結論,我把靈感寫在筆記中因為我想要「實現」他。

仔細想想,「筆記」不就已經是我各式各樣的「任務」嗎?

所以我之前寫下這篇文章:「一個小改變就讓我的 Evernote 充滿全新「動力」的筆記策略」,建議大家可以試試看,在筆記的標題加上「具體的行動提示」,例如剪貼一篇文章就在標題加上「閱讀」,這其實是讓筆記「現出本來面」,看起來更像是他原本應該要是的任務與行動。

既然筆記就是我的任務,我每天的筆記就是我今天收集進來需要執行的任務,所以我會在每天結束之前,打開 Evernote 整理筆記,把準備明天執行的任務(筆記),建立成提醒事項。

這樣第二天早上我只要打開 Evernote, 就能清楚的在整個筆記資料庫的最前面,看到今日必須執行的任務了!




  • 2.盡可能不要加上時間提醒,因為整個筆記本已經是待辦清單
時間管理時我們很容易陷入一個陷阱:把所有任務都排上時間線。其實,這樣只會讓待辦清單看起來很瑣碎、很龐雜,缺乏邏輯。而且我們通常無法預期到兩三天之後明確的時間使用情況,一旦預排了卻做不到,只會變成浪費時間在重新調整時間而已。
參考:最省時間的時間管理方法:如何讓時間管理不浪費時間的技巧
在 Evernote 中,我們可以讓這件事情變得更簡單卻更有條理。

前面說「筆記,就是任務」,既然如此,出現在筆記清單裡,不就等於像是「排好準備執行的任務」一樣嗎?所以那些不是真的下一步準備執行的筆記,全部都不需要加上時間提醒。就讓他們躺在筆記資料夾裡,這樣就是任務排程了。

Evernote 的筆記清單,原本就可以看做一種任務的待辦清單。




  • 3.利用沒有時間提醒的「提醒事項」追蹤任務
但是,幾十則、上百則筆記都是任務,不也是看起來很繁雜?所以這時候我會利用「沒有時間提醒」的「提醒事項」,讓裡面「尚待排程」的關鍵任務突顯出來,就像下圖這樣。

只有真正明天我要執行的任務,我才會加上時間提醒。但是也有一些其他關鍵任務筆記出現在提醒清單上,讓我還是能立刻在一大堆筆記中看到重點。


方法很簡單,在筆記上點擊「提醒事項」,但不要選新增日期,就這樣結束,那麼這則筆記就會變成沒有時間設定的待辦事項,出現在最上方的待辦清單中。


我透過這樣的方式:「保持對某些筆記的持續追蹤關注,而因為沒有隨便預排時間,也減少了我要不斷重複調整時間的麻煩。

至於什麼樣的筆記我會想要保持追蹤呢?
  • 1.通常是未來即將執行,但現在還不需要排上明確時間的任務。
  • 2.或者是這個筆記資料夾內,常常會用到的某幾則筆記。
利用這樣的方法,就能讓他們「出現在最上方」,方便隨時追蹤使用。




  • 4.盡可能用同一則筆記,建立專案的瑣碎步驟小任務
有時候任務很瑣碎,或是很制式,例如要執行一個專案,總是會有「一大串固定的行政流程」必須一一執行。那麼,如果用 Evernote 進行時間管理,每一個行政流程步驟都要建立一則筆記嗎?當然不要,這樣太瑣碎。

遇到這些步驟手續時,我會直接利用筆記中的「插入核取方塊功能」,把同一個專案的瑣碎流程步驟都直接寫在同一則筆記裡,這樣我只要幫這一則專案筆記加上時間提醒就好。

進入這則筆記,我自然就會看到應該執行哪個小步驟,更棒的是,我還可以很清楚的看到已經完成哪些步驟?目前進度到哪裡?

更進一步的,我會把最緊急的那個步驟寫在「筆記標題」,這樣看起來更加一目了然。


如果說這些瑣碎的步驟任務需要其他參考資料呢?就利用 Evernote 的「筆記連結」功能,把其他參考筆記連結上任務項目後面。

這樣就不用把一堆筆記都加上時間提醒,導致我們的待辦清單看起來很瑣碎、混亂而沒有條理。




  • 5.用「重要」、「緊急」標籤建立有效的「任務處理順序」
前面的方法幫助我在 Evernote 大量筆記資料庫建立了任務清單。但是,時間管理不是建立任務清單就好,而是「怎麼使用這份清單更有效率?」的流程。

為了讓整個 Evernote 時間管理系統更有效率,我會在建立筆記的當下,就判斷性的為筆記加上「重要」或「緊急」的標籤。
參考:用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務
我可能無法在建立筆記的當下去知道什麼時候要執行他,但是我一定可以判斷這個筆記對我來說到底是重要還是緊急任務,或者是不重要也不緊急的一般任務。

所以每次新增筆記,我就會思考,這則筆記在時間管理上對我來說是「重要」的嗎?還是有「緊急」處理的需求?如果是,就加上相應的標籤,如果都不是,就不要加上標籤。


每一天早上一上班,我就打開 Evernote,首先點進「重要又緊急」(同時包含重要與緊急標籤)的類別中,我可能會看到 5 則筆記,其中又有 2 則是加上「提醒事項」的,後面這兩則表示不僅他們很重要,而且重要到一定要比其他工作優先執行,或者我已經預排了明確的執行時間。

接著我在完成了「重要與緊急」裡的筆記任務後, 我再依序執行「重要」、「緊急」分類裡的筆記任務。

Evernote 筆記有各種資料夾分類,也有前面說的時間提醒,為什麼還需要「重要」和「緊急」的標籤呢? 因為我們不太可能「到每個資料夾裡」一一找出任務執行,這樣太沒有效率;而全部都是「今天要做」的時間提醒時,我們也很難分清楚哪些是真正重要專案需要的任務。

時間管理的關鍵一直都不是時間提醒,而是「選擇重要的事情來完成」。所以我用標籤的方法,跳脫「分類的限制」,擺脫「提醒的瑣碎」,幫 Evernote 加上了這個有著重要性區別的「任務處理流程」,就讓 Evernote 可以真正成為一個對我來說有效的時間管理系統了。




  • 小結:
Evernote 是一個筆記編輯軟體、是一個內容資料庫,所以首先他可以「執行任務」(文書編輯、企劃構想),接著他「擁有任務需要的資料」

而如果你真的把 Evernote 當作隨身筆記的話,他更可以是一個平常我們用來「收集任務」的工具

在這個先天有利的條件下,我們只要善用 Evernote 的「時間提醒」與「標籤分類」,把待辦任務排程出來,突顯出重要緊急事件,這樣一個時間管理系統就很順理成章的完成了。

無論是 Remember the milk、 Wunderlist 還是 Google Tasks ,看起來時間管理與工作執行、工作資料都是分開的,可是,我們真的需要一個獨立的「時間管理系統」嗎?還是我們只是需要一個統一的工作執行平台?而 Evernote 首先是一個工作執行平台,只是我們用時間管理的概念來優化工作執行的流程。

這樣,似乎更能發揮時間管理真正想達到的目的,也就是:「完成工作」。


23 則留言 :

  1. 這樣的整合可以更加完整,也可以少安裝一套 to-do list 的 App。

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  2. 我覺得還是安裝一套todo list比較輕鬆
    evernote還是乖乖地當資料庫就好

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    1. todo list可以用來記瑣碎的事情。資料庫可以分成兩大種類:一個是Evernote有需要的資料(此時可以擺進Evernote存取刪改),另一個是純粹的資料(工具隨手可得,例如存在Flipboard個人雜誌也是一個管道,同時又兼具分享文章給朋友的功能)

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  3. 最近買了你的100個做筆記~ 請問這本與上一本的分別是甚麼?

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    1. 上一本是入門操作教學,第二本是筆記方法

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  4. 思考中....想請問 這樣您的Google行事曆 的主要作用還有什麼呢?
    (是不是只剩看哪些時段已經被預約走了^^? 如果是這樣, 是不是也可能可以整合到evernote呢? )

    ( 像一般每月/每年週期性的事件會選擇保留在行事曆嗎?, 例如:固定日期繳款, 月底月初固定日期要辦的事情之類的, 以及像生日紀念日)

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    1. 是的,還有專案的每個重要截止日期

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  5. 不能再同意你更多了,謝謝分享

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  6. 'Recollect' to-do list app allows you to set location-based reminders
    http://www.androidauthority.com/recollect-to-do-app-328328/

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  7. Esor有研究過"單一記事本"的功能嗎?國外有人介紹,把所有note都丟在同一個記事本,然後只有tag來分類,但也是沿用GTD的概念,個人覺得挺不錯的(管理上較彈性),目前也在試用中!不過這比較適合做工作管理,尤其是針對Next Action,若有需要留存的參考資料或遊記日記,我會另外開一個堆疊當作資料庫本來留存!
    http://www.40tech.com/2009/08/25/getting-things-done-gtd-in-evernote-with-only-one-notebook/

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  8. 我的做法跟本文有點類似,不過分類沒有這麼細...另參考資料我也不會留存在筆記本裡面(當然每週或每天都會用的資料除外),原因是即使你把筆記本整個刪除掉或是歸類在已完成,日後還是搜尋的到,如果你壓根沒搜尋過關鍵字,那代表這本筆記也不重要不是嗎?

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  9. 版大你好,記得之前有filter的功能,像是我可以把含待辦事項(就是checkbox那東西)的記事都篩選出來的功能,但windows新版(我現在是5.2)中找不到這個功能了,是被整合到哪裡去了嗎?

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  10. 您好 最近我也開始常是使用Evernote 來管理代辦事項 還有提醒 ,請問現在是不是還沒有辦法設定重複提醒呢? 比如說 希望他每三天循環一次 之類的 謝謝!

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  11. smarttm,把evernote變成gtd的專用app,行者應該會有興趣。

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  12. 請問這樣完成的任務要丟去哪裏呢?要自己手動移到某個 archived 用的筆記本嗎?這樣感覺好像有點麻煩

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  13. 請問中樞的筆記你會加上提醒或標籤嗎? 謝謝您.

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    1. 我會直接放在捷徑,隨時查看

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  14. Evernote 的編輯功能很陽春,工具列也沒有幾個選項可供使用,編輯起來不是很方便。請問有更好的編輯方式嗎?

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  15. 請問,若只是一個簡單而且單一的任務,你也會為它新增一篇文章嗎?
    如打電話給某人

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  16. 作者已經移除這則留言。

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