[教學] ChatGPT 先做知識整理，再讓 Canva、 Gamma AI 輸出簡報

 

Canva 不只是圖像設計工具，也有很多人直接把她當成簡報設計軟體，在這兩三年的線上直播中，我已經愈來愈常看到用 Canva 製作的簡報。（延伸參考：用 Canva 設計精美會議文件、專案報告、學習單，自動轉換成簡報）

因為 Canva 即使是免費帳號，也提供了非常豐富的簡報模板，加上內建的各種 ICON、圖示、中文字體元素，對大多數人來說都能輕鬆製作出好看的簡報內容。後來又有了 AI 功能加入，讓設計簡報變得更輕鬆。（延伸閱讀：Canva AI 2024 最新 15 個圖片生成、修圖自動化功能應用案例教學）

今年（2025）， Canva 更直接推出全新的 AI 問答功能，甚至可以透過指令讓 Canva 自己組合內建的各種模板與素材，一句話生成精美簡報、文件、封面等等。不過一開始，這個 Canva AI 問答功能只針對英文為主，到了 2025 年 9 月開始加入了中文的支援，現在也可以直接下指令，就讓 Canva AI 從頭到尾幫我們製作出一份有內容、有版面、有圖片的簡報。

雖然 AI 簡報很好用，像是除了 Canva AI 簡報，我之前也很常使用「 Gamma AI 」來製作各種工作、課程中的簡報。

但是，我的流程有點不一樣，我不會「直接在 Canva、Gamma 這樣工具上憑空製作一份簡報 」。而是先在 ChatGPT 上做資料收集、整理、分析後，再讓 Canva、 Gamma AI 做出美美的簡報版面。

因為一份簡報如果沒有經過資料研究、知識整理的過程，直接「給一個題目」，就要把論述、內容、案例、版面、圖像素材等一次做好，我的經驗是「很難做出正確、有效、深入」的簡報成果。

Canva、 Gamma 這類工具可以幫忙把簡報設計得很漂亮沒錯，但是卻不適合做「前期的簡報資料收集、研究、整理、分析」。

下面就分享一套我自己先在 ChatGPT 上討論專案，完成簡報大綱後，再用 Canva、 Gamma 製作簡報的流程。

階段一：利用 5 分鐘，教 ChatGPT 快速閱讀、搜尋、研究大量資料

假設我現在只有一個簡報題目「防彈筆記法說明」，那麼我絕對不會直接把這個題目丟給 Canva、 Gamma 去做簡報，那樣會非常容易出錯、出現很多幻覺、內容也不夠深入。

相對的，我會先打開 ChatGPT ，開始問題研究與資料收集，利用下面這個指令，「反覆多次」替換「知識主題」的關鍵字，讓 ChatGPT 上網搜尋後「調閱」出一筆一筆簡報內容中需要的知識、案例、素材。

你是個人知識管理專家，請跟我解釋「電腦玩物 esor 的防彈筆記法」。請一步一步分析：先「上網搜尋相關資料」，以「條列清單的格式」，用一般人也能懂的用語，兼顧廣度與深度細節，說明這個主題。

這個過程通常我會進行 5 分鐘左右，調閱出 10 筆以上資料，作為接下來製作簡報的素材庫。

階段二：利用 1 分鐘，教 ChatGPT 建立知識架構

然後，我會利用下面指令，讓 ChatGPT 整理上面調閱出來的十幾筆素材資料，做一次比對統整。

我把這個過程認為是「教 AI 建立一個知識架構」，讓 ChatGPT 對「防彈筆記法」這個簡報主題有跟我一樣的客觀資料認識，和主觀詮釋角度。

整合上面所有討論資料，建立一個「防彈筆記法方法、應用」的對比表格，呈現出「打破知識管理、資料整理迷思」的特色。

可以這樣想像，這兩個階段是讓 AI 進行製作簡報前的研究、整理，並建立「詮釋觀點」。

階段三：利用 1 分鐘，要求 ChatGPT 根據閱讀與理解，輸出簡報大綱

接下來，我才讓 ChatGPT 去製作「文字版」的簡報大綱，指令通常如下：

統整上方的討論，根據「防彈筆記法是幫你更快輸出的知識管理系統」主題，簡報對象是「一般職場工作者」，設計出 10 頁簡報大綱。請一步一步分析，先梳理上方討論的重點，根據背景、解決的問題、方法與應用，拆解出最容易讓人理解的順序。每一頁有一個明確主題，每個主題下條列關鍵重點，並帶入更多具體的數據資料細節，並且最後有吸引人的結論。

在文字資料的處理，內容的推理思考上， ChatGPT 這類工具一定還是做得比 Canva、 Gamma 等工具要好，

所以先在 ChatGPT 上完成文字版的簡報大綱，再把大綱貼上 Canva、 Gamma 去製作簡報。

階段四：將 ChatGPT 簡報大綱複製到 Canva ，完成簡報設計

最近 OpenAI 有推出新功能，可以直接在 ChatGPT 啟動 Canva ，但需要先把 Canva 切換到英文版，才會比較容易成功，但實際嘗試還是偶爾會失敗。

根據下面簡報大綱，保留完整內容、架構、分頁，利用 canva 製作出精美簡報：

1｜為什麼知識管理常常「用不久、產出慢」

常見困境：資料四散（聊天室、信箱、雲端）、會議逐字稿無法落地、剪藏一堆卻用不上。

你可以自查的三個數字（本週就量）：

找資料時間：一天花幾分鐘在找「那份檔案／結論」？

下一步明確率：每個任務是否都有「下一步×1」？

會議落地率：上週會議行動在 7 天內完成比例（％）。

結論：若重心放在收藏與分類，輸出速度自然變慢；我們要把筆記變成工作介面。

2｜防彈筆記法的定位：為輸出而設計

核心精神：任務導向＋動態演化＋簡單精準。

一句話：每個任務一則筆記（SSOT），把目標、行動、決策、依據、變更都寫回「同一張」。

成功判準（你能立刻觀察）：

打開任務筆記就知道現在要做哪一步。

週檢視只需要翻看「那些任務筆記」，不用重找來源。

3｜系統骨幹：5 層結構（從雜到精）

收件匣：先丟進來，不分類；每日或隔日批次清空。

暫時筆記：把一則素材改寫成「問題／關鍵資訊／下一步」。

專案目標筆記（一個任務一則）：聚焦目標、下一步、決策紀錄。

資源／經驗筆記：將過程踩雷與做法沉澱成可重用清單。

永久任務筆記（SOP）：把重複流程標準化。

建議節奏：收→用 SLA 48 小時；每週 20–30 分鐘做整體覆盤。

4｜一個任務、一則筆記（最小可用模板）

抬頭：任務名稱（動詞開頭）｜完成條件（可驗收）｜截止日。

主體三欄：

決策紀錄：[YYYY-MM-DD] 結論＋依據連結

下一步×3：動詞＋產出｜Owner｜Deadline

參考片段：只留「可直接引用的 3 點」

變更/風險：本週狀況、阻礙與備案（各 1–2 行）。

現場示例（行銷報告任務）：

完成條件：能於 10 分鐘會議中清楚回答 3 個決策題。

下一步：彙整近 30 天投放成效圖｜A｜10/29

5｜收集網頁學習資料：輸出導向的收法

工具任你用（Reader/Glasp/Save to Notion/NotebookLM…），關鍵在寫上自己的話：

每個高亮配**「我怎麼用」1 句**。

每篇文章只留下可用片段×3（論點/數據/步驟）。

作業節奏：

看到就「一鍵收件匣」→每日或隔日批次清空→拉進對應專案筆記。

設指標：收件匣未清空天數 ≤ 2 天。

產出檢核：專案筆記中能直接引用為段落或決策依據；不要讓引用回頭再找原文。

6｜會議記錄：只保留「會帶來動作」的東西

兩張表就夠了：

決策表：議題｜結論｜依據連結｜備案

行動表：Action（動詞）｜Owner｜驗收標準｜Deadline｜所屬專案連結

24 小時分流規則：行動嵌回各自專案筆記，不要留在「今天會議」頁。

追蹤指標：

行動卡 24h 歸位率＞90％；次週落地率＞70％。

7｜復盤：把「心得」改寫成「下一次會做的事」

任務筆記內建復盤區：

本次做法摘要（≤3 句）／成效&失誤（各 1–2 點）

下次改進×1–3（動詞＋驗收條件）／可複用規則（1 句）

節奏：每日 3 分鐘微復盤＋每週 20–30 分鐘沉澱 SOP。

成效衡量：

同類任務的交付時間縮短、錯誤率下降；SOP/模板數量逐週增加。

8｜協作與追蹤：讓資訊與責任對齊

原則：SSOT（單一真相來源）＝每個任務的那一張筆記。

團隊看板只放「任務卡連結」，不複製內容，避免版本分叉。

週會範式：只帶任務筆記檢視「決策更新與下一步」。

測量：

決策回溯時間（從提問到找到結論的時間）

跨部門等待時間（等待外部回覆的平均天數）

9｜工具與 AI 的正確打開方式（不換工具也能做）

你已有的工具即可（Notion/Google 文件/Obsidian/Evernote 皆可）。

AI 三招：

把零散片段改寫成「下一步×3」；

把會議討論萃成決策表＋行動表；

把經驗重構成 SOP/模板並附上原連結。

風險控管：保留來源連結、標註假設／限制，避免黑盒決策。

10｜7 天導入計畫（立即行動）＋結語

D1–D2：選 3 個進行中的任務 → 各建任務筆記（抬頭＋三欄＋復盤區）。

D3–D4：把最近的 1 場會議，改用「決策表＋行動表」並在 24h 分流。

D5：清空收件匣，為 3 篇文章各寫「可用片段×3＋我怎麼用」。

D6：每日 3 分鐘微復盤，週末 20 分鐘沉澱 1 份 SOP。

D7：檢視三個數字：找資料時間、下一步明確率、會議落地率。

結語：不要把時間花在整理系統，而是用系統把結果做出來。

從今天開始，讓每一張筆記都能回答：「下一步是什麼？」

所以目前來說（2025/10），我還是喜歡把簡報大綱貼入 Canva （或 Gamma ），利用 Canva AI 來製作簡報。

把剛剛 ChatGPT 生成的簡報大綱貼入 Canva AI ，在對話框下面選擇：「設計」－「簡報」－「想要的風格」，就可以讓 Canva AI 協助製作簡報版面。

Canva AI 會根據簡報大綱，思考分頁、內容重點，然後先做出一個分頁版本，我們繼續按下方的「產生設計」。

這樣就能在 Canva 中完成簡報版面套用，與基本的圖文內容設計了。

最後也能進入 Canva 編輯器進一步修改。

同樣的流程，我也可以把 ChatGPT 產生的簡報大綱，貼入 Gamma，讓 Gamma AI 直接做出圖文並茂的簡報，作為專業 AI 簡報工具， Gamma 的效果還是最好的。（延伸教學：Gamma 用 AI 幫你設計簡報、網頁，瞬間完成戲劇化版面內容）

簡報不是從版面設計開始，而是從資料研究開始。

想要利用 AI 來製作簡報，但是每次在 Gamma、 Canva 上直接讓 AI 做簡報時，常常發現版面雖然漂亮，但簡報內容不夠好、有幻覺、不深入的朋友，可以利用上面分享的流程，來製作更專業的 AI 簡報。

大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：

• 2024/6 最新著作上市，歡迎支持：《高效人生工作法圖解》

• 「個人數位生產力」線上課程（可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ，獲得 500 元折價喔！）。
• 時間管理、筆記系統、AI 工具相關課程：「課程介紹連結」
• 著作：《防彈筆記法》
• 訂閱追蹤 podcast 節目：「高效人生商學院」（Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱）
• 訂閱「電腦玩物電子報」，不定期出刊。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：[教學] ChatGPT 先做知識整理，再讓 Canva、 Gamma AI 輸出簡報）