目標 Deadline 怎麼訂才不會累死自己?面對死線還有動力完成?



在工作上有時候我們需要為任務設定截止日期,或者當他人交付我們任務時直接給我們訂了一條死線,無論哪一種 Deadline ,這時候太逼人的截止線會累死自己,太遙遠的截止線讓人現在沒有動力去做(太無解的也是)。

訂出「有效」的死線、截止線是一種藝術,而且面對不同專案會有不同需要解決的問題與情況,所以我不敢說精通所有設定截止線的技巧,但畢竟在職場工作十幾年,還是有一些屬於我自己的經驗可以分享。

就像去年(2022 年)我個人推出的兩個產品:《防彈筆記法》書籍、「個人數位生產力」線上課程,剛好有兩種不同的設定截止線需求。

防彈筆記法》的書相對沒有來自外力的額外要求,我需要自己負責,意思是我可以在任何時間完成,那麼我要如何設定出有效的截止線,是讓自己會有動力去推進,而不會死線一延再延,最後變成不斷拖延的目標呢?

個人數位生產力」線上課程又是另外一種情況,有來自合作單位的時間要求,某個程度是對方訂出了一個截止線,而我必須在截止線之前交付出產品。這時候要如何知道這個截止線是可行的?如果可行的話又如何真的可以如期完成呢?

近期在我和趙胤丞老師一起合作的 Podcast 節目:「高效人生商學院」中,談論了兩人對談|EP.0034|不累死又有動力的死線要怎麼訂才好?」(歡迎訂閱收聽,和本篇文章內容會有不同啟發),今天這篇文章,跟大家分享其中幾個屬於我們的關鍵技巧。




短期內可以產出什麼成果 VS 最終成果需要多少時間產出

我自己在設定截止線的時候有一個核心的指導原則:

就是優先處理「短期內可以產出什麼成果」,而不是「這個成果需要多少時間產出」。

這是什麼意思呢?

例如我要撰寫一本書,若是從「這個成果需要多少時間產出」來思考,我可能就要開始計算這本書要寫多少字數,如果要寫 10 萬字,這樣每個禮拜如果產出起碼 4000 字的一篇文章。那每個月可以產出 2 萬字,這個專案就需要安排五個月的時間。但是這樣的規劃,截止線看起來很長,很容易一開始就拖延著,加上會遇到各種意外,慢慢地過了幾個月,發現前面進度不理想,而後面來不及完成 10 萬字的份量,最後就會整個大拖延。

反過來,如果從「短期內可以產出什麼成果」設想,我會設計「一個禮拜內要把現有想法、資料整理成一個擁有完整細節的大綱」,於是一個禮拜後產出一個草稿大綱的成果。接著我看到大綱中的第一個章節已經具備基本資料,於是我設計「一個禮拜後要完成第一章節的草稿文字」。結果這一次發現還缺少某些關鍵方法論的分析,於是下一個禮拜設計出「一個禮拜後完成相關四種方法論的對比分析」,讓自己短期內繼續推進下一個需要的關鍵成果。

後面這個方法,或許在四到五次的短期成果推進後,大概經過一個多月的時間,這本書的結構細節、草稿資料就已經順利產出。

讓專案的進度處在一個我擁有專案基本成果,進可攻、退可守的狀態。

如果這時候覺得還有更多時間處理專案,我會安排更多短期的進度成果,去設計例如流程圖表(就像這次的《防彈筆記法》的最終成果)。如果發現時間不夠,專案需要趕快上線,我也不會是趕鴨子上架,而是可以在既有的基本成果中,完成最重要的加工,就能推出專案。

我之前讀過《Shape Up: Stop Running in Circles and Ship Work that Matters》這本書,他的作者是知名專案管理軟體 Basecamp 的設計團隊,他裡面提到了跟設定專案、任務截止線有關的兩個具體技巧:

  • 先設定邊界
  • 嘗試從專案的中間部分開始

這兩個技巧對我來說很有啟發,所謂「先設定邊界」,就是我們可以先思考「自己擁有多少時間」,或是「自己想要在多少時間內先產出」,然後根據自己擁有的時間來設定可以產出的成果,而不是根據成果來計算時間。從這個角度來做時間管理,確實會增加很多彈性,比起煩惱要寫完一本書到底需要多少時間,不如思考如果我只有一個禮拜,我可以產出什麼成果。

另外一個關鍵就是「嘗試從專案的中間部分開始」,當我要思考一個禮拜可以產出的成果時,與其從頭開始先去看看一個禮拜可以找多少資料,不如從中間開始,也就是一個禮拜可以先產出的跟專案核心成果最有關的成果會是什麼?這時候可能是一份具體的大綱,或是一個章節的草稿等等。

透過這樣的方式,我們可以更有彈性也更具體地去設計截止線,這時候或許不要稱呼他死線或是 Deadline ,而是應該叫做「成果線」。

也就是當要安排一個大專案、長期計畫的時間時,要思考的是「在哪一條時間線前我可以先產出什麼關鍵有效的成果」,然後透過一個成果線、一個成果線的累積,最終我們更有效率地完成專案需要的最終成果

尤其面對一些變動性很大的專案目標,或是全新且不熟悉的專案時,更要把握這樣的技巧,用一個一個短期的「成果線」讓自己有把握的往前逐步推進,可以邊做邊修改,而且短期就能看到產出成果也會讓我們更有動力。




三種截止線:應對別人已經訂好死線的專案

但是,也有很多時候我們要實現的是別人交付的專案、任務,並且對方已經幫我們設定了一個最終的 Deadline ,例如年度業績目標最後結算的日期、某個產品需要交貨的最終時間等等。

當我遇到這類型的專案時,我會幫自己設定「三種截止線」:

  1. 最終 Deadline:對方期望的最終截止日
  2. 中期專案驗證線:為了達成最終截止日,拆解成幾個階段進度的檢驗期限,設定每一階段應該達到什麼樣的成果,這樣推進下一階段成果才來得及。
  3. 短期內衝刺成果:為了滿足下一階段成果,現在我應該立刻開始衝刺、測試的成果是什麼。

(我在十年前的這篇時間管理文章中,就有提到類似做法,但現在的方法也有了一些修正:10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧

讓我提供一個比較小型的案例,有一次我收到國外客戶要求,希望兩個月後可以收到某個我們正在製作中的產品。於是第一個比較簡單的截止線出現了,也就是兩個月後必須讓國外客戶收到這個產品,這是「最終 Deadline」。

但是在我要明確答應這個 Deadline 之前,我先做了一個專案的「階段性成果拆解」,我需要推進幾個進度才能完成上述的 Deadline ,如果從最終截止線倒推來看,包含:

  • 需要多少運送日期可以把產品寄送到國外客戶手上。
  • 產品製作完成到撿貨、包裝需要多少時間。
  • 目前還剩下多少時間可以把產品製作完成。

於是我可能設定出這樣的幾個中期專案驗證線(里程碑):

  • 最後留下兩個禮拜處理產品運送事宜。
  • 中間留下一個禮拜處理產品撿貨包裝事宜。
  • 我從現在開始有一個月多一點點的時間要把產品製作完成。

這是「中期專案驗證線」,設定這個中期里程碑的好處是可以更具體的了解死線前的風險,因為要專案完全如期如計劃推進真的「很難」,但起碼我們需要讓自己掌控的是:如果我在任何時候發現無法在一個月後把產品製作完成,那麼我就應該趕快研究有什麼讓產品如期完成的替代方案,或是研究有沒有更快的包裝流程,或是詢問有沒有更快的貨運方式,乃至於可能要跟客戶溝通是否可以改期。

起碼不要等到最後一刻才知道自己做不完,而這時候往往沒有任何溝通轉圜的餘地了。

那麼第三條截止線:「短期內衝刺成果」呢?這是為了確保我設定的下一個中期專案里程碑有辦法相對如期完成,所以我會以一個禮拜、兩個禮拜為區間,去設定自己能夠在這段時間趕快先產出的專案(中間的)關鍵成果。

例如這個產品可能有附加產品、行程流程、產品的主要圖像、產品宣傳素材等等工作要做,這時候為了確保第一階段的里程碑完成,或許我會設定一個「短期內衝刺成果」是一個禮拜後確認產品的主要圖像。

那如果一個禮拜後這個「短期內衝刺成果」無法如期完成怎麼辦?這時候我就會有「警惕」,要趕快尋求支援,要趕快找替代方式,要趕快開始溝通協調,或者必須捨下某些比較次要的瑣事。

三條截止線:

  • 最終 Deadline
  • 中期專案驗證線
  • 短期內衝刺成果

並非是說我們會設定出「完美無缺」的專案、任務期限,起碼我自己工作十幾年的經驗,無論面對自己可以完全掌控,還是自己無法完全掌控的專案,我覺得都很難訂出沒有修改的完美進度截止線

那為什麼還要設定三條截止線呢?我覺得最大的好處是,讓我下一個禮拜(或者短期內)就能警覺專案可能有時間上的風險了,並且開始找解決問題的方法了。

專案要好好完成,本來就是在不斷修正變動的過程中進行,關鍵在於我們「提早意識到需要調整」,才不會等到最終時限要到了,只能兩手一攤,無能為力,或是只能累死自己

延伸閱讀:



搭配進攻型行事曆的做法

前面分享了兩種做法,第一種作法:「短期內可以產出什麼成果」,是我應對不同專案、任務的大原則,先給自己一個短時間去產出一部分核心成果,測試到底還有什麼風險與問題,提早解決問題,就是讓時限如期完成最有效的做法。

而第二種作法:「三條截止線」就是第一作法的延伸版本,尤其面對他人直接交付給我截止日期的時候,我要懂得自己設定幾個階段的驗證線,意識到什麼時候就要開始改變作法。甚至懂得設定最近期的衝刺成果線,這樣這個當下我就可以更好的預判未來的風險,現在就開始改變作法。

而這些做法的背後有一個共通的原則,就是要設定好的死線,來自於「專案、任務的拆解」,把專案拆解出幾個階段成果,把任務拆解出具體的下一步行動,可以幫助我們更好的設定多層次的截止線,並且也知道如何調整與變動。

我在這篇文章曾經分享過很完成的專案拆解流程,而這和時間安排一直都是最緊密相關的,沒有拆解,就沒有真正的時間安排:「拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟」。

於是有些專案、任務拆解了幾次後,會更明確的掌控他們具體的執行流程,這時候我就可以更有效的利用「進攻行事曆」的做法,預先在行事曆上為不同專案留下足夠時間。

因為我們最後必須意識到一個問題:身為執行者的我,通常手上有很幾個專案、任務在進行,而且未來還可能隨時插入新的任務。

所以當我們看一個專案的時限安排時,不能只看到這個專案,還要看到我自己剩下多少時間?每天可以同時推進多少進度?要預留多少應付意外的時間?而「進攻行事曆」的方法幫助我把這些需要預留的時間都先預留在行事曆上。

不敢說我百分之百都會照著執行(事實上根本沒辦法),但同樣的道理,我總是可以提早預知來得及?來不及?時間夠還不夠?這時候要怎麼應對,有沒有哪些可以調整,還是哪些可以放棄,我才有一個明確的依據,而這同樣是讓我們看起來專案可以相對如期完成的方法。


大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年最新堆出的「個人數位生產力」線上課程,跳脫工具功能的迷思,工具選擇的困惑,要跟大家分享的是「如何建立有生產力的工作流程」,你可以套用在不同工具系統,解決具體的生產力問題,歡迎有興趣的朋友參考:(目前正在早鳥階段,"限時限量"使用老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得最低折價優惠)

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也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

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