什麼事都想做、要做?如何達到工作、生活與自我實現的時間平衡



時間管理的很多焦慮,來自於自己想做、要做的事情很多,不只工作上的任務希望依照時程完成,也希望把生活、家庭過得精采,還要認同自己的價值。

但是在這樣的過程中我們常常會發現:時間不夠、精力不足,於是「好像」天平總傾向某一端(通常是被他人要求的工作那端),而另一端的任務處理得七零八落,衍伸更多問題,或是某些很想實現的目標只能不斷的被太累、太忙等原因拖延。

所以常常在時間管理相關的課程、講座中,最容易被問的問題,很多朋友想要達到的目標之一是:「工作、生活(如果加上"自我實現"更好)怎麼平衡?」背後大家想解決的是天秤的某一端(當然,有時候是天秤的兩端)如何能夠更有時間、更有體力、更有動力的去推進呢?

在 2023 春節過年前的這一篇文章,就針對這個尤其在年初更容易被提出來的問題,就工具、技巧、心態的不同角度,分享一下我的作法。

我和胤丞老師在「高效人生商學院」 Podcast 節目中也聊過這個主題,對談下產生的想法,和這篇文章有些異同,歡迎對照參考:




建立工作、生活的統整視野(工具角度)

我常常被問一個問題:「工作、生活應該用兩種不同行事曆、待辦清單、筆記工具來管理嗎?」我的回答是:

無論要用幾種工具,但我們應該設計出一種「視野」,可以連結並同時看到所有工作、生活上的時間、專案、資料



例如我的職場工作中有企業專用的行事曆,但是,我有一份個人的行事曆,裡面連結了所有工作上的時間安排,以及我自己家庭、生活的安排,甚至把工作、生活的需要預留的時間進度、專案進度都在上面一起排出「進攻行事曆」。


有些朋友會覺得在生活中看到工作的進度會很焦慮,在工作上看到生活的進度會分心?

但是,每天 24 小時的時間對我們個人來說,就是我們整個人生的時間籌碼,只有我們明確的在上面先佔用一些工作時間,也先佔用一些生活時間,最後這些時間才會留給不同的目標專案。

並且在這樣的統整視野中:

  • 反而我們因為看到接下來工作已經有保留時間籌碼,而讓我們在放假時真正「放心」去處理生活與自己的專案,因為接下來的工作時間已經有安排。
  • 反而因為我們也看到自己為生活明確先保留的時間籌碼,讓自己在工作中真正「專心」去處理工作,而不用擔心犧牲自己的生活時間。

第一步其實就是這麼簡單,把我們想要完成的工作、生活、學習、自我實現等等所有的專案、任務,都放在一個統一的工具視野中一起管理。




將「自己」與「生活」進行專案化、任務化

甚至我在自己的待辦清單、專案任務、筆記資料系統中,也是工作、生活、自我實現目標一起管理,乃至於當系統幫我過濾出「每日推進」的重要專案時,我會看到辦公室裡的專案、家庭親子關係的專案、個人部落格的專案,可以同時思考,自由推進

一旦我們的視野被切割,例如我們的工具系統總是只能看到工作任務,那麼自然的我們就會忽略掉生活任務。

有了工作、生活的統整視野,這時候就會觸及到第二個層次的問題:

工作、生活、自我實現中有沒有對等的「目標」,或是對等的專案、任務化筆記。

很多時候我們是工作上有一些別人交辦給我們的重要專案、任務,但生活中看起來都是一些雜事、休閒。於是就算有統整的視野,但這時候工作上看到的是下個月要交付的重要產品、下禮拜要做的重要報告,但是生活中看到的只是要交個費用、買個東西、做個小旅行。

這樣一來,「輕重緩急」的判斷就會失衡了,我們會很容易地選擇工作上的事情,犧牲生活的時間,並且做完生活這些瑣事後也感覺不到價值

但這不是我們的生活、自我實現沒價值,而是我們沒有將「自己」與「生活」進行專案、任務化。

例如:
  • 生活瑣事是交個費用,但費用有沒有可能幫他設計出一個自己的理財目標呢?
  • 買個東西看似瑣事,但背後有沒有可能幫他設計出一個生活品質提升的目標呢?
  • 做個小旅行看似只是放鬆,但背後有沒有可能幫他設計出一些擴展自己視野或幫助家人運動的目標呢?


平衡,往往不是誰時間多、誰時間少、誰做得多、誰做得少的問題。平衡是一種感受,關鍵是我們的工作、生活、自我實現,是否有同等份量的目標設定呢?一旦有,並且這些專案任務筆記都在一個統整的視野做管理、做推進,那麼自然更容易去降低那種不平衡的感覺。





沒有真正的時間平衡,關鍵是持續推進成果

並非我們在生活中投入更多時間後,我們就覺得工作、生活是平衡了,反而很多時候即使生活中留下了時間,但依然還是覺得不平衡。更進一步的,就算工作、生活、自我實現中的某一種時間花費得比較少,也不代表就是不平衡。

關鍵是,平衡不在於時間的分配、數量的多寡,而在於是否推進了自己看得到並認同的成果。

這也就是上一段所說將「自己」與「生活」進行專案、任務化的意思,不只是把自我實現、生活家庭也當作專案來整理,而是為自己設計在興趣、休閒、生活、家庭中想要「完成的成果」

例如在工作中我們知道自己要完成一份報告,知道這個報告會影響專案的未來資源,所以我們知道要怎麼做這個報告,知道必需把這個報告做好,也可以明確評估完成這個成果後獲得的價值,或需要的改進。

那麼在生活中當我們想要和孩子一起學習面對失敗的心態,這時候就不能只是設定一個目標,也不能只是學習知識而已,我們可以嘗試設計一些「成果」。譬如說嘗試讓孩子可以在玩圍棋或桌遊之後一起討論剛剛的策略,一開始這有點困難,但透過行動的設計與調整,讓這個「成果」出現的頻率變高。


於是這時候:

  • 一方面生活中的目標不再感覺什麼都沒推進,因為有明確的成果可以驗證。
  • 另一方面生活中的親子遊戲時間,對我來說會變成重要的時間,看到他和工作同樣的價值,不再只是瑣事。

我們自己的學習與成長也是一樣,比起糾結有沒有時間,更要問的是「現階段我要完成什麼成果」,即使只是一個小小成果,例如定期產出知識文章、做出一個測試產品、解決一個工作問題,這樣的產出成果才會帶給我們明確推進的感覺,於是才會覺得這個領域有所平衡。





不是如何擁有更多時間,而是每天為僅有時間設計一個小產出

多年以前,當我的時間情境從有自由的寫作時間,慢慢地有了家庭與孩子,漸漸地工作上有更重要的專案、更多的責任,確實,有一段時期我感覺完全沒有自己的時間了,心裡也曾經有出現不平衡的感覺。

這時候,既然沒辦法擁有更多的時間,是否我就要犧牲自己的選擇呢?或者,換個角度想:

無論可掌控的時間是多是少,我都要設計一個每天的小產出,如果時間少就簡單一點的行動,但起碼不要完全沒有任何成果的累積。

例如以前的我可能每天可以空出兩三個小時的完整時段來寫文章,但現在可能沒辦法這樣做,於是我就調整成:「每天就算只有 30 分鐘,也要寫出一點文章草稿」。就在這樣的累積下,現在我雖然無法每天都產出,但每個禮拜大概還是可以維持三篇文章的產量,而且我自己認為寫的文章經過深思熟慮與更多驗證,反而更加深刻。

另外一個例子是,有段時間我的課程特別多,工作也特別多(例如去年同時寫書《防彈筆記法》、做線上課程「個人數位生產力」),但是家庭的親子時間感覺不平衡了怎麼辦?於是我設計一個很明確、很簡單,但是有成果的行動是:「無論如何每天早上出門之前,要利用孩子吃早餐的時間跟他說一個故事。(親子共讀活動)」

在這樣的過程中,我們講完了一整套的台灣歷史漫畫、完整的三國演義漫畫、資治通鑑漫畫正講到一半、所有屁屁偵探讀本(而且針對屁屁偵探中的單元,我還跟孩子利用早餐時間,完成了20個故事左右的閱讀錄音檔案,放在我的 Evernote 中)。


當然,後來我嘗試調整課程數量,去年的書籍與線上課程陸續完成,慢慢把周末、晚上時間預留下來陪伴家人。(還是需要回頭調整自己的工作流程)

但是在那段我最忙碌的時間裡,起碼孩子和我還是一起利用一點點時間累積出很多的「具體成果」,並且現在這些成果都是我們會隨時拿出來聊天談論的話題(孩子也常常會要我播放當時我們錄製的屁屁偵探共讀錄音來聽)。





不是建立各種領域的年度目標,而是試試看整合我們的目標

最近常常有朋友詢問我關於整理知識庫、撰寫學習筆記的問題,他們說常常花了很多時間閱讀與上課,也認真寫了很多筆記,但寫完之後,真正拿出來使用的卻是少數。

這某個程度就是一種學習目標、工作目標、生活目標之間的「割裂」。


我們雖然認知到人生中需要學習成長,卻把這件事情當作一個完全獨立的目標。但一件完全獨立的事情,就代表要花掉完全額外的時間。

如果每一個目標之間不能互補、共通,就變成分配出去的時間更少,而不能事半功倍。

這時候,我會提供一個建議是,先把工作專案中遇到的問題,或是生活專案中遇到的問題列出來,針對這些問題在書中、課程中找解答,不是去整理那些書籍與課程(也不是要整理我的書籍與課程),而是把獲得的啟發與方法寫回自己的工作專案、生活專案中,然後利用僅有的時間設計小產出、小成果,實際實踐看看。

這樣一來,是不是需要花在學習與整理知識的時間更少,但花費的時間是真正對工作、生活改變有幫助的,而且累積閱讀、上課成果的同時,也在累積工作、生活成果

這就是「目標的整合」:

  • 把我的運動目標跟家庭目標整合。
  • 把我的寫作目標跟工作目標整合。
  • 把我的工作目標跟學習目標整合等等。

減少拚命地在每種領域立定目標,卻每個目標之間沒有連結與綜效。

這不僅是節省時間,也會幫助我們看到工作與學習不一定完全割裂,自我與家庭不一定完全無關,興趣與工作也可以有一些整合,那麼:

平不平衡就不一定是問題了,問題是練習整合。


大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中,不僅照顧到工作需求,也會照顧到我們的生活、自我實現需求,解析如何打造一套執行起來更有成就感,也讓自己更幸福的生產力系統。這是很多時間管理方法很少觸及的一塊,但卻是我們必須具體解決的問題,希望大家會喜歡。歡迎有興趣的朋友參考:(目前正在早鳥階段,"限時限量"使用老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得最低折價優惠)

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

我也開設了 podcast 節目,歡迎訂閱追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱)。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:什麼事都想做、要做?如何達到工作、生活與自我實現的時間平衡


留言

  1. 這些行為要達成,前提是要先打造一個系統

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    1. 擁有一個系統,會讓這些事情進行得更順暢

      不過也不需要真的花太多時間做一個很複雜的系統,這些行為背後真正的關鍵在於我自己的思考、累積,所以最核心的系統其實也很簡單,就是開始用目標的角度來寫筆記,記錄自己的思考與累積。

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  2. Esor 老師您好:
    想請問如果單就「學習」的話,該如何將本篇的文章與上次的「目標 Deadline」中所闡述的方法結合使用呢?意即什麼該設置短期的成果線,什麼該設置每天的小產出呢?
    我自己的感覺是,只用成果線的方法來應付學習方面的事情會比較好,但又好奇是不是能用每天的小產出來應付不需要很快完成的學習?

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    1. 我自己的經驗確實也是用短期成果線的方式來覆盤與強化學習,會是比較適中的方法。

      因為學習確實會有一些屬於思考、沉澱、尋找(各種資料與想法)的時間,這有點難每天都以小產出來定義他。

      不過,如果某一個主題領域的學習已經到了一定程度,我們更關注自己的產出時,那麼確實可以定義出每天的小產出,例如我為自己撰寫部落格定義的每天小產出就是:每天都要撰寫起碼一段關於生產力主題的草稿。

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    2. 原來如此,謝謝 Esor 老師🙏🙏

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  3. 真的超收穫!! 每次想到時間管理馬上就想到Esor 新年快樂謝謝你帶來這麼多實用知識

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