3 個教學 Gmail 郵件插入新增行事曆邀請,可加入到任何日曆




這是一個來自讀者的詢問:

「近日因為個人需要定期舉辦活動,希望能在Gmail 嵌入行事曆邀約,想達到2個目的:

1. 可以於信件上,透過建立好的行事曆時間、地點及內容,建立能直接加入iCalendar 或Google Calandar的連結。
2. 可以於信件上直接回覆是否參加。

讀者說他的想像是:有點類似於Facebook 上的「加入行事曆」和「參加與否、有興趣」的選項,在許多社交軟體上蠻常見的功能,因為信件仍是我主要聯繫受眾的方式,如果能自行嵌入在Gmail 中,將對於項活動主辦而言非常方便且具有高自由度。」

讀者想要達到的效果,看起來簡單,但其實沒有想像容易。

今天這篇文章,研究幾個方法,如本文開頭如片所示。讓接收郵件的人,不管是在 outlook 或 Gmail 或其他信箱,都能在郵件中直接出現一個「把活動新增到自己的行事曆」的快速按鈕。




其實,在早期的 Gmail 中,有內建插入行事曆邀請的功能,但後來這個功能被移除了。(舊版功能:Gmail 內建約會邀請功能,還可整合Google Calendar揪團喬時間

如果現在想要達成「活動行程直接插入郵件,讓收件人可以快速新增到自己的行事曆」。不使用外掛,我的研究是可以有三種作法。

當然,我這邊的做法,主要針對寄件人「使用 Gmail 與 Google 日曆」的角度來研究。




方法一:從你的 Google 日曆發送邀請郵件


最正統的做法,也是 Google 系統希望你這樣做的做法,就是從自己的「 Google 日曆」直接發出邀請。這樣你也可以在 Google 日曆上管理目前確認要參加的人員。

  • 首先在 Google 日曆上建立一個行程。
  • 在行程中,除了設定時間、地點外,仔細地描述這個活動內容(這些內容會出現在寄給對方的邀請郵件中)。
  • 邀請對象中,輸入對方的電子郵件,任何郵件都可以,對方可以使用其他郵件與行事曆系統。




假如收件人是使用 Gmail 和 Google 日曆系統,這時候他收到的信會像下圖這樣,郵件中直接看到可以參加、不參加活動的邀請按鈕。

另外我填寫在 Google 日曆上的活動內容描述,也會變成信件內容。




如果對方使用 Outlook 或其他信箱,也有效。

對方一樣會看到可以直接答覆的邀請按鈕,答覆後會自動加入他的 Outlook 行事曆(或他使用的行事曆),也一樣可以在郵件內容中看到我填寫的活動詳細介紹。





方法二:不想用侵入邀請的方式,只是希望對方可以把活動簡單加入他自己的行事曆


但是或許有另外一種情況,不想用上述「侵入性邀請」的方式(因為方法一,很有可能會讓對方的行事曆上直接出現行程,可能造成干擾)。

只是希望插入一個活動的「快速新增」按鈕,可以讓有興趣的人,把這個日期、地點、行程與相關內容,快速加入他自己使用的任何行事曆上。

這時候有兩種方式:

第一種方式是在郵件中插入該行程的「 ics 」檔案,通常這樣的檔案可以快速幫對方把行程加入自己的 Google 日曆、 Outlook 或 iOS 行事曆中。

方法與效果如下。

如果是使用 Google 日曆,麻煩的是很難獲得正確的「單一一個行程的 ics 檔案」。所以我們要繞一點路。

首先,在 Google 日曆上建立一個「暫時行事曆」,這個行事曆上沒有任何內容,只添加一個我想要獲得該行程 ics 檔案的行程。我可以在這個行程中添加時間、地點與詳細的活動描述。




進入這個「暫時行事曆」的設定中,選擇[匯出日曆],這時候可以匯出整個該日曆的 ics 檔案,但是因為這個行事曆只有一個行程,所以換言之,也就是只匯出這個單一行程的 ics 檔案。




把這個 ics 行事曆檔案做一個簡單的「重新命名」,不一定需要,只是這樣檔案看起來更親切。




然後來到 Gmail 或任何電子郵件系統,撰寫一封新郵件,郵件中可以自由撰寫想要的內容,但是記得附加檔案要加上這個 ics 檔案。

最後寄出郵件。




當 outlook 郵件系統收到這封郵件後,附加檔案的 ics 行事曆檔案可以直接點擊,或是選擇[新增到行事曆],對方就能直接在 outlook 行事曆中添加一個完整內容的行程。




如果對方也是使用 Gmail ,這時候 ics 檔案會自動轉換成郵件開頭的[新增到日曆]窗格,可以讓對方快速預覽行程內容,並把這個活動行程,單獨添加到自己的 Google 日曆中。





方法三:在郵件、網頁插入一個新增到 Google 日曆的超連結


同樣是不想侵入性的邀請,只是希望對方可以快速把行程添加到行事曆,還有第二種方法,但是只針對對方也是使用 Google 日曆時。

首先我們在 Google 日曆建立一個「公開行事曆」,之後想要讓任何人都能快速新增的行程,就放在這個公開行事曆中,所以,要進入這個專用行事曆的[設定],勾選[公開這個日曆]。





接著,來到這個公開行事曆中,建立一個行程活動,並在行程的[...]選單,選擇[發布活動]。

可以獲得一個專門用來讓對方新增相同行程的「網址連結」。

效果像是這樣:[ Evernote 子彈筆記六小時課程 7/11 ]。





我們可以把這個活動的網址連結,插入在郵件中,發布在網頁上。

但是,對方必須要使用 Google 日曆,才能把這個行程,快速新增到自己的行事曆中。



或許,有一些外掛、第三方服務,可以更好的解決上述問題。

不過如果只使用 Gmail 和 Google 日曆,那麼上述三種方法的教學,就是可以在郵件中快速插入新增行事曆邀請的方法,並且其他前兩種方法,可以讓對方快速加入自己的任何日曆工具中。

如果你知道更好的方法,也歡迎留言讓我知道。

有興趣的朋友,還可參考:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:3 個教學 Gmail 郵件插入新增行事曆邀請,可加入到任何日曆

留言

  1. 新書沒辦新書會
    實屬可惜
    你現在還有時間
    不要把疫情當成一個躲在舒適圈的理由
    後悔是一顆毒藥
    過了,你怎麼可能補得回來
    辦吧

    回覆刪除
    回覆
    1. 如何做室內空間的控管
      可以參考疾管局

      刪除
    2. 疾管局_youtube
      https://www.youtube.com/user/taiwancdc/videos

      刪除
    3. 剛想到一個類比
      新書發表會沒辦
      就好像是,小孩子長大了,要出嫁了
      結果沒給辦一場風風光光的喜宴
      然後說:去公證就好了,省事
      的那種fu~
      一輩子,都會記得這種事情:喜宴沒辦

      刪除
    4. 哈哈,感謝您這麼期待新書分享會

      刪除
    5. Esor 脾氣也太好,要是我早就後台關閉匿名留言!

      刪除
    6. 我覺得讀者是很希望我辦的意思啦^^

      刪除
    7. 路人乙,很簡單;有聽過犬儒主義嗎?^^,當然不是指esor
      你不是 esor
      且你不懂他
      這是他的想做的事情,但只是因為疫情的關係

      刪除
    8. 疾管局的控制手法已經是世界 no.1
      但要花一點時間研究一下

      研究東西,就是 esor 的專長
      然後現場就可以控管得很安全且符合現在的法令

      刪除
    9. 商周如果不願意借空間
      就外面租一個場地

      刪除
    10. 我的意見已經傳達
      我們討論的是一個行動方案
      路人來這裡噴個一句,什麼有效的建議都沒有
      版主可以刪文了
      因為重要訊息都已經傳答
      可以維持版面的整潔,謝謝。

      刪除
    11. 把30道難題
      介紹給大家
      也是一種對自己的挑戰

      刪除

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