3 個教學 Gmail 郵件插入新增行事曆邀請,可加入到任何日曆



這是一個來自讀者的詢問:

「近日因為個人需要定期舉辦活動,希望能在Gmail 嵌入行事曆邀約,想達到2個目的:

1. 可以於信件上,透過建立好的行事曆時間、地點及內容,建立能直接加入iCalendar 或Google Calandar的連結。
2. 可以於信件上直接回覆是否參加。

讀者說他的想像是:有點類似於Facebook 上的「加入行事曆」和「參加與否、有興趣」的選項,在許多社交軟體上蠻常見的功能,因為信件仍是我主要聯繫受眾的方式,如果能自行嵌入在Gmail 中,將對於項活動主辦而言非常方便且具有高自由度。」

讀者想要達到的效果,看起來簡單,但其實沒有想像容易。

今天這篇文章,研究幾個方法,如本文開頭如片所示。讓接收郵件的人,不管是在 outlook 或 Gmail 或其他信箱,都能在郵件中直接出現一個「把活動新增到自己的行事曆」的快速按鈕。




其實,在早期的 Gmail 中,有內建插入行事曆邀請的功能,但後來這個功能被移除了。(舊版功能:Gmail 內建約會邀請功能,還可整合Google Calendar揪團喬時間

如果現在想要達成「活動行程直接插入郵件,讓收件人可以快速新增到自己的行事曆」。不使用外掛,我的研究是可以有三種作法。

當然,我這邊的做法,主要針對寄件人「使用 Gmail 與 Google 日曆」的角度來研究。




方法一:從你的 Google 日曆發送邀請郵件


最正統的做法,也是 Google 系統希望你這樣做的做法,就是從自己的「 Google 日曆」直接發出邀請。這樣你也可以在 Google 日曆上管理目前確認要參加的人員。

  • 首先在 Google 日曆上建立一個行程。
  • 在行程中,除了設定時間、地點外,仔細地描述這個活動內容(這些內容會出現在寄給對方的邀請郵件中)。
  • 邀請對象中,輸入對方的電子郵件,任何郵件都可以,對方可以使用其他郵件與行事曆系統。




假如收件人是使用 Gmail 和 Google 日曆系統,這時候他收到的信會像下圖這樣,郵件中直接看到可以參加、不參加活動的邀請按鈕。

另外我填寫在 Google 日曆上的活動內容描述,也會變成信件內容。




如果對方使用 Outlook 或其他信箱,也有效。

對方一樣會看到可以直接答覆的邀請按鈕,答覆後會自動加入他的 Outlook 行事曆(或他使用的行事曆),也一樣可以在郵件內容中看到我填寫的活動詳細介紹。





方法二:不想用侵入邀請的方式,只是希望對方可以把活動簡單加入他自己的行事曆


但是或許有另外一種情況,不想用上述「侵入性邀請」的方式(因為方法一,很有可能會讓對方的行事曆上直接出現行程,可能造成干擾)。

只是希望插入一個活動的「快速新增」按鈕,可以讓有興趣的人,把這個日期、地點、行程與相關內容,快速加入他自己使用的任何行事曆上。

這時候有兩種方式:

第一種方式是在郵件中插入該行程的「 ics 」檔案,通常這樣的檔案可以快速幫對方把行程加入自己的 Google 日曆、 Outlook 或 iOS 行事曆中。

方法與效果如下。

如果是使用 Google 日曆,麻煩的是很難獲得正確的「單一一個行程的 ics 檔案」。所以我們要繞一點路。

首先,在 Google 日曆上建立一個「暫時行事曆」,這個行事曆上沒有任何內容,只添加一個我想要獲得該行程 ics 檔案的行程。我可以在這個行程中添加時間、地點與詳細的活動描述。




進入這個「暫時行事曆」的設定中,選擇[匯出日曆],這時候可以匯出整個該日曆的 ics 檔案,但是因為這個行事曆只有一個行程,所以換言之,也就是只匯出這個單一行程的 ics 檔案。




把這個 ics 行事曆檔案做一個簡單的「重新命名」,不一定需要,只是這樣檔案看起來更親切。




然後來到 Gmail 或任何電子郵件系統,撰寫一封新郵件,郵件中可以自由撰寫想要的內容,但是記得附加檔案要加上這個 ics 檔案。

最後寄出郵件。




當 outlook 郵件系統收到這封郵件後,附加檔案的 ics 行事曆檔案可以直接點擊,或是選擇[新增到行事曆],對方就能直接在 outlook 行事曆中添加一個完整內容的行程。




如果對方也是使用 Gmail ,這時候 ics 檔案會自動轉換成郵件開頭的[新增到日曆]窗格,可以讓對方快速預覽行程內容,並把這個活動行程,單獨添加到自己的 Google 日曆中。





方法三:在郵件、網頁插入一個新增到 Google 日曆的超連結


同樣是不想侵入性的邀請,只是希望對方可以快速把行程添加到行事曆,還有第二種方法,但是只針對對方也是使用 Google 日曆時。

首先我們在 Google 日曆建立一個「公開行事曆」,之後想要讓任何人都能快速新增的行程,就放在這個公開行事曆中,所以,要進入這個專用行事曆的[設定],勾選[公開這個日曆]。





接著,來到這個公開行事曆中,建立一個行程活動,並在行程的[...]選單,選擇[發布活動]。

可以獲得一個專門用來讓對方新增相同行程的「網址連結」。

效果像是這樣:[ Evernote 子彈筆記六小時課程 7/11 ]。





我們可以把這個活動的網址連結,插入在郵件中,發布在網頁上。

但是,對方必須要使用 Google 日曆,才能把這個行程,快速新增到自己的行事曆中。



或許,有一些外掛、第三方服務,可以更好的解決上述問題。

不過如果只使用 Gmail 和 Google 日曆,那麼上述三種方法的教學,就是可以在郵件中快速插入新增行事曆邀請的方法,並且其他前兩種方法,可以讓對方快速加入自己的任何日曆工具中。

如果你知道更好的方法,也歡迎留言讓我知道。

有興趣的朋友,還可參考:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:3 個教學 Gmail 郵件插入新增行事曆邀請,可加入到任何日曆

留言

  1. 新書沒辦新書會
    實屬可惜
    你現在還有時間
    不要把疫情當成一個躲在舒適圈的理由
    後悔是一顆毒藥
    過了,你怎麼可能補得回來
    辦吧

    回覆刪除
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    1. 如何做室內空間的控管
      可以參考疾管局

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    2. 疾管局_youtube
      https://www.youtube.com/user/taiwancdc/videos

      刪除
    3. 剛想到一個類比
      新書發表會沒辦
      就好像是,小孩子長大了,要出嫁了
      結果沒給辦一場風風光光的喜宴
      然後說:去公證就好了,省事
      的那種fu~
      一輩子,都會記得這種事情:喜宴沒辦

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    4. 哈哈,感謝您這麼期待新書分享會

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    5. Esor 脾氣也太好,要是我早就後台關閉匿名留言!

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    6. 我覺得讀者是很希望我辦的意思啦^^

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    7. 路人乙,很簡單;有聽過犬儒主義嗎?^^,當然不是指esor
      你不是 esor
      且你不懂他
      這是他的想做的事情,但只是因為疫情的關係

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    8. 疾管局的控制手法已經是世界 no.1
      但要花一點時間研究一下

      研究東西,就是 esor 的專長
      然後現場就可以控管得很安全且符合現在的法令

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    9. 商周如果不願意借空間
      就外面租一個場地

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    10. 我的意見已經傳達
      我們討論的是一個行動方案
      路人來這裡噴個一句,什麼有效的建議都沒有
      版主可以刪文了
      因為重要訊息都已經傳答
      可以維持版面的整潔,謝謝。

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    11. 把30道難題
      介紹給大家
      也是一種對自己的挑戰

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