當你有上萬筆資料如何快速找到資料? Evernote 四個整理技巧


常常有讀者問我類似問題:「當 Evernote 資料庫龐大的時候,如何能夠確保自己可以"想起" / "找到" 之前建立過的相關資料?」

無論是否使用 Evernote ,如果你的資料量很大時,要找到資料都會變成一件麻煩事。即使 Evernote 有強大的「搜尋功能」,但有時好像搜尋結果中也無法輕易看到你真正需要的資料,或是搜尋了老半天依然找不出自己需要的筆記嗎?

如果你的筆記量是幾百則,可能這個問題還不是那麼明顯。

但是像我的 Evernote 中筆記數量來到 12000 則以上,每次搜尋關鍵字,常常都會一下子找到幾百則相關筆記時,我是如何解決這樣的問題呢?

今天這篇文章,就以 Evernote 為例,跟大家分享 4 個整理技巧,如何幫助我即使有上萬筆資料,還是能快速找到我需要的筆記?

這個主題我寫過一篇心法:「你如何記得寫過什麼文章?我建立大腦輔助搜尋系統」,這篇文章則來分享具體的技巧。




一,如何更好找?減少零碎、重複與多版本筆記


首先,假如你在執行一個任務 A ,過程中收到了幾個不同的文件檔案,開了幾次會議,有幾封郵件的討論,你自己也上網搜尋了一些參考資料,這時候,你會怎麼整理這些資料?

是每一個零碎資料,都變成一則新的 Evernote 筆記嗎?那這樣一個任務做下來,有可能會產生十幾則到數十則的筆記資料,筆記很多但都是片段,而且這些資料不一定都有正確關鍵字,還有可能版本重複、衝突。

在這樣的情況下,想要快速找到某個資料,很難用大腦記得應該使用什麼關鍵字,更記不得被放在什麼地方,搜尋出來也會顯得很混亂。

所以第一步我會這樣做:一個任務盡量只用一則筆記來管理,就這麼簡單的原則。

這則筆記用任務名稱來命名,例如「 A 專案的封面」、「 B 專案的行銷活動」,跟這個任務有關的資料碎片,盡量不要開另外一則筆記,而是直接整合在這則筆記中,例如插入文件檔案、複製郵件內容。如果真的要另外一則資料筆記管理大量資料,也要把該則資料筆記用「記事連結」連結到這則任務筆記中。

意思就是,在「這則唯一的任務筆記」中,我可以一次找到所有任務相關的資料。

這樣一來,我的搜尋就變得很明確,我要找某一個資料時,不是去搜尋片段的資料,而是找到這個資料相關的「任務」,只要找到那則任務筆記,就能找到最正確的資料。

而我們通常容易記得專案、任務的關鍵字,他們的關鍵字相對固定而準確。

例如我在職場多年,累積了大量的行政文件、檔案、經驗、流程步驟等等資料,而我的管理方式就是「每一個獨立行政任務」只有「一則任務筆記」,所以跟這個行政流程相關的圖文檔案、郵件內容、執行步驟都整合在這則任務筆記中。

於是當我要找什麼資料時,不是上山下海亂找,而是先知道這個資料是哪個任務要用的資料,接著搜尋那個任務名稱,找到任務筆記, 資料就在裡面。






二,如何聚焦去找?例用標籤建立固定的需求關鍵字


前面的步驟是關鍵基本原則,但即使把握一個任務一則筆記的整合原則,我還是在這十幾年的時間裡產生了破萬則的筆記。而且這些筆記來自我的生活、家庭、興趣、不同工作專案、不同的工作需求。

於是往往一個關鍵字,可能找到許多不同需求的資料,反而一下子找不到我當下真正的需求。

所以在第二步,我會利用 Evernote 的「標籤」功能,為每一則任務筆記「定義」「需求關鍵字」

例如「名片盒」(定義包含聯繫資料的任務筆記)、「辦公室行政流程」(定義跟工作行政任務有關的筆記)、「專訪與演講」(定義跟邀請我上課有關的課程任務筆記)、「重要帳戶資料」(定義跟我個人帳號、銀行有關的任務筆記)。

這樣一來,我可以在「專訪與演講」的標籤分類中搜尋「第二大腦」,可以找到以此為主題的課程相關資料,但不會因此找到可能來自電影心得、網路文章、撰寫書籍的其他有此關鍵字的筆記。

利用「標籤」的好處是,一則筆記可以加上多個標籤,這樣可以有更彈性多元的定義。

而比起自己在筆記中下關鍵字會造成的關鍵字不固定問題,利用「固定名稱的標籤」,可以讓搜尋更聚焦準確





三, 如何提升找到的機率?建立相關筆記的連結


有時候的問題在於,不太確定自己到底可以找什麼。因為大腦不一定記得自己做過什麼任務?擁有什麼資料?

這時候可能也無法使用很準確的關鍵字去搜尋,那麼如何在這種情況下進一步提升自己找到需要資料的機率呢?

所以在第三步,我會在處理一個任務時,當下如果有其他相關的筆記,就會順手建立「記事連結」。

當建立起這樣筆記與筆記間的關聯,那麼就可能觸發下面這樣的搜尋情況:例如處理簽合約任務時,連結了金額付款的任務筆記,這樣要找金額付款資料,第一時間因為關鍵字有可能先找到合約任務筆記,但也能快速連結到金額付款的任務。

利用這樣的整理技巧,第一時間沒找到真正的筆記,也會有機率連結到那則相關筆記。

當然,我們不可能做出很完美的記事與記事間的連結,真的要做也太花時間。所以我只是「處理時遇到相關筆記就順手建立連結」,只是順手的一個小動作,但以後就可以提升找到更多相關筆記的機率,而這個機率原本是很低的。






四,如何不用找?在最少數的幾則專案主目錄筆記中使用資料


雖然我的 Evernote 中有上萬則任務、資料筆記,但是如果從「專案」的角度來看,例如某次旅行專案、某本書籍專案、某系列課程專案、某系列部落格文章專案等等,其實可能只有上百個專案而已。

在整理的第四步,我針對每一個專案,都會建立一則「專案目錄管理筆記,這是我從非常多年以前就開始養成的習慣。

我會把這個專案有關的任務、資料筆記,都連結到這個「專案目錄管理筆記」,在目錄筆記中整理出大綱、分類與排程。

例如我研究了非常多種口味的義大利麵食譜,以及各種義大利麵的麵條品牌、醬料品牌等等,每一個都是一則筆記,但是我建立了一則「義大利麵總目錄」的筆記,把這些食譜、麵條、醬料筆記整理好。那麼當我要找其中一則資料時,不是到「義大利麵總目錄」這則筆記索引去找就好了嗎?

我為自己這上百個專案的專案目錄筆記建立「專案」這個標籤,進入這個標籤,搜尋關鍵字,一定可以很快找到資料來源的專案,畢竟只有上百則筆記!而透過專案目錄裡的大綱與連結,就能快速跳到需要的任務資料筆記了。






小結:


當資料庫很龐大,找資料時反而變得很困難,有可能在下面幾個問題:

  • 重複的、片段的資料太多而且分散,就算使用關鍵字搜尋,也很能一次找齊,總是漏東漏西。
  • 大腦不可能記得每一個分類方式,就算分類,等資料增加,資料也可能跑到跟原本不一樣的排序位置。
  • 大腦不可能記得有什麼資料,以及詳細資料名稱。

所以我的幾個解決辦法如下:

  • 以任務為單位,把任務分散的資料全部整合到唯一一則任務筆記。這樣從找到任務筆記出發,就能找到正確的資料。
  • 利用有彈性的標籤來標示出任務筆記的不同類型,讓自己之後可以聚焦某種類型找資料。
  • 順手加上記事連結,讓相關任務之間增加連結的機率,也增加找到相關筆記的機率。
  • 把上萬則筆記,統整成一百多則專案目錄,那麼只要在專案目錄筆記中索引,更容易找到需要的資料。

這也是 Evernote 這類資料庫工具,會比單純檔案總管更好用的地方。提供我的方法給大家參考。



歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:當你有上萬筆資料如何快速找到資料? Evernote 四個整理技巧


留言

  1. 沒辦法的事情,evernote 不是量化的資料庫
    裡面都是我們大腦的定性文字
    很硬!

    回覆刪除
    回覆
    1. 或者是說,我們的很多需要整理的資料,是無法量化的資料,所以我們需要的是如何整理與找到無法量化的資料的方法?

      刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 生成文章報告

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

如何為筆記命名,建立搜尋規則?我的標題、分類、標籤命名法

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期