Google Drive 幫檔案時間管理：雲端硬碟檔案任務化教學

我從以前在電腦硬碟上做檔案管理時，就常常有這樣的困擾：

重要的檔案無法集中在一個方便取用的地方；最近需要的文件總是散落在不同資料夾的深處；一些需要我關注修改的資料，沒有辦法像是時間管理的任務清單那樣，主動的提醒我：「應該要去處理的檔案」。

有沒有辦法把「檔案管理」任務化，成為一個我可以最快找到重要檔案、提醒需要的文件，甚至擺脫分類資料夾帶來的資料處理缺乏效率的壞處，讓平常工作時更簡單直覺使用這些檔案呢？

在 Windows 與 Mac 的內建檔案管理中，都有一些方法可以優化這個檔案處理流程。而在雲端服務：「 Google Drive 雲端硬碟」裡，也包含很多符合 GTD 原則的任務化時間管理方法可以活用，這篇文章，就是要來分享我個人的實作心得。

2014/10 補充，更完整的 Google 雲端硬碟工作方法教學：活用 Google Drive 雲端硬碟 12個激發工作潛能技巧教學 




就像我在「10步驟改造 Gmail 信箱當個人時間管理與工作排程系統」一文裡所做的事情一樣，我覺得最有效的 GTD 方法，或者說最有效的時間管理方法，不是建立一份獨立的待辦清單就能達到，而是要「把自己的整個工作環境」都 GTD 化、任務化。

例如當進入信箱時，收件匣的清單就只是我必須執行的任務清單。例如當進入檔案總管裡，就能看到自己需要處理的檔案。

只有當自己的工作環境可以進行時間管理的最佳化，讓資料庫類型的資料不再只是資料，也有任務清單的結構，那麼我們處理事情就會事半功倍，這也是這篇文章想要探討透過 Google 雲端硬碟來將檔案文件任務化的原因。

Google 雲端硬碟是一個非常強大的線上作業系統，如果你還不是很深入了解，歡迎先閱讀我的系列重點心得：

• Google Drive 雲端硬碟、文書協作平台 一個月後使用心得
• Google Drive 文書之外幫你解決辦公室的10大問題教學
• Google Drive 文書處理大開外掛之門！強化編輯外掛程式實測

• 1.把檔案總管用「時間軸」排序成待辦清單：

一般來說預設的檔案排序是以檔案名稱來排序，這有時候有用，但大多時候缺乏邏輯，除非我們很用心的幫檔案想名稱，但即使如此，檔案總管也無法動態的呈現出「我們最近需要的」檔案，因為這個需求是一直在變的。

所以在工作上一個相對好的檔案排序方法（在 Windows 與 Mac 上也一樣），我認為是依據檔案的開啟時間、修改時間來排序，把最近打開過、編輯過的檔案排在前面，那麼不就等於一進入檔案總管，就會在最前面看到最近需要的檔案。

換個角度說，這就是把「需要處理的任務」排列到前方，也就是將檔案管理任務化的第一步。

在 Google 雲端硬碟中，有三種這類排序可以使用，他們分別代表的意義是：

• 上次修改日期：從電腦端或線上端，任何人修改過的檔案，就排序在最前面。
• 我上次編輯的日期：從電腦端或線上端，我修改過的檔案，就排序在最前面。
• 我上次開啟的日期：從線上端，我在雲端硬碟線上開啟過的檔案，就排序在最前面。

• 2.「打破資料夾」限制，直接看所有近期工作檔案

我自己的習慣是優先把「 Google Drive 」當檔案總管來使用，也就是線上優先，所有文書處理盡可能使用 Google Docs 原生格式，而其他像是微軟的 Office 文件、 PDF 或各種圖檔，也利用 Google 雲端硬碟直接線上開啟瀏覽，或是利用 Google Drive 內建 Web App 線上編輯。

所以我自己習慣的檔案排序方式是「我上次開啟的日期」，上次我在雲端硬碟上使用過的檔案就會排列在最上方，而這就代表了基本的「最近需要處理」的意義。然後再依據需求，彈性切換另外兩種排序方式。

不過，一般檔案我們一定會用資料夾分類，各自檔案還是隱藏在各自的資料夾裡面，那即使重新排序了，不也還是看不到自己需要的真正檔案嗎？

所以 Google 雲端硬碟裡有一個好功能，在左方功能列可以找到「近期」與「所有檔案」這兩個頁面。

打開「近期」或「所有檔案」，就能打破資料夾的限制，直接顯示所有 Google 雲端硬碟裡面的單一檔案文件，輔以上面提到的時間軸排序方法，這樣一來，就真的讓「最近進行中的檔案」可以在一個頁面上一目了然的處理了。

• 3.即時追蹤「處理中」的工作

Google 雲端硬碟的右上方可以打開「活動動態」清單，這裡可以即時的看到有哪些人當下在你的 Google Drive 中編輯修改了檔案。詳細的操作可以參考：「聰明的文件管理方法！ Google Drive 即時文件編輯活動動態」。

前面提到的檔案時間軸排序，結合這個動態的活動清單，那麼我們幾乎不會在 Google 雲端硬碟裡「錯過」需要處理的檔案，「遺漏」他人交辦的任務（當他人進行了檔案編輯時獲得提醒），而這就是時間管理的任務追蹤了。

• 4.星號標記：重要任務

前面的時間軸排序，只是讓我們知道「哪些任務可能需要處理？」但是，在待辦清單管理中，我們都知道更關鍵的是要標註出清單裡的重要任務，不可以所有瑣事都是一樣的重要性，而是應該挑出裡面必須優先執行的項目。

在 Google Drive 中，這件事情就是幫檔案打上「星號」，打上星號的檔案、資料夾，就會單獨出現在「星號標記」這個分類中。

而從時間管理上來看，這就是「優先應該執行的任務」。

• 5.顏色：特殊常用資料夾

之前我在「Google日曆 最佳化：在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程」一文中提到，我會用行事曆的顏色來區分每天行程裡的重要會議。

在 Google Drive 中也可以利用類似的方法，來突顯出「重要資料夾」的地位，你可以重要的資料夾都改成紅色，或是幫少數特殊資料夾加上你自己覺得最容易辨識的色彩，只要在資料夾'上點擊右鍵選擇「變更顏色」即可。

這樣一來，當我進行檔案處理時，就能一眼認出最特殊的常用資料夾在哪裡，例如儲存常用行政文件的資料夾？等等。

• 6.標示出「未完成」的工作

在時間管理中之所以要建立待辦清單，就是要提醒自己「哪些工作尚未完成」，這樣的需求，有沒有可能在一般的檔案管理裡面實現呢？

在 Google 雲端硬碟中，如果有其他合作者編輯了某個檔案，而我尚未開啟檢視過這份文件的話，那麼這份檔案就是用「黑色粗體」凸顯出來，顯示為未檢視的狀態。

利用這個特性，我就可以「自己手動」標示出那些「未完成」的工作。

如果我今天的工作時間到一個段落，但是還有一些文件需要留到明天處理，這時候我可以在這些重要檔案上點擊右鍵，選擇「標示為未檢視」，這樣一來，第二天我打開雲端硬碟時，就能從「黑色粗體」文件中，快速知道自己需要「接續」處理哪些資料。

• 7.任務的筆記功能

檔案只有名稱，有時候一份檔案我需要加上一些「備忘錄」，就好像任務待辦清單裡有時候會幫任務寫上註解一樣，這個需求一樣可以在 Google 雲端硬碟中達成。

如果有一份文件你要註記以後怎麼使用，或者一個檔案你要註記還需要完成哪些補充，可以直接在 Google 雲端硬碟中打開單一檔案右方的「詳細資料」，找到「說明」欄位，就可以幫每一個檔案加上自己需要的筆記。

以後在使用這些檔案時，就可以查看這樣檔案的使用備忘錄。

• 8.最少的整理分類，「搜尋」找出所有檔案

當然，永遠不要忘了數位時代最好的整理方法就是「用搜尋找出你的需要」。「最好的整理就是最少的整理，不需要整理的整理術」，與其花很多時間分類，又怎麼都無法做到完美分類，那麼不如盡可能把分類減少，然後用搜尋的方式找出你需要的項目。

在 Google 雲端硬碟裡，可以找出「各種檔案」的「內文」，也就是不只是查詢檔案名稱而已，只要上傳到雲端硬碟裡的檔案，就可以被 Google 找出內容文字，讓我們更準確深入的搜尋出需要的檔案。

• 9.互相交辦、追蹤任務：活用編輯裡的註解提醒

最後，有一個大家用得不多，但其實對於把檔案任務化方法來說非常實用的功能，就是 Google Drive 裡面的「註解」。無論是 Google Drive 裡原生格式的文件簡報，或是任何一個上傳到雲端硬碟的各式各樣檔案，都可以加上「註解」。

例如我上傳一份申請文件到雲端硬碟，和另外一位合作夥伴共用，我透過「註解」功能提醒對方要「記得填單子」，對方可以在註解上回應我「已經完成」，我檢查後可以進一步交待新任務：「必須檢附發票」，而對方可以在完成後同樣在註解答覆我。

這些「註解」都會透過電子郵件直接提醒對方，也就是一個簡單、明確的任務交接流程，並且可以從對話模式裡，非常清楚簡單地針對任何一個檔案進行互動處理，而這也就是將你的檔案任務化了。

以上，就是我在 Google Drive 雲端硬碟中將看似散亂的檔案文件加上「任務清單化」處理的方法，從而在棘手的檔案管理中，也能找到時間管理的有效步驟，提供大家參考，也歡迎大家回饋你的意見或方法。